Стратегическое планирование

Пример программы

_________________________________________________________

ПРОГРАММА ПО ПЕРЕЕЗДУ В НОВЫЙ ОФИС

17 декабря 2008

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА

Переехать в новый офис, который лучше прежнего и расположен в центре города. Сделать это так, чтобы деятельность компании не останавливалась ни на один день.

ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ ЗАДАЧИ

1. Назначить ответственного за программу и обучить его, как управлять выполнением задач по программе.

_______________________

Зам. по админ вопросам

2. Добиться, чтобы каждый держатель задачи по этой программе изучил ее, сдал проверку, подтвердил даты завершения своих задач по программе.

_______________________

Ответственный за программу

3. Ответственным за финансирование переезда назначается руководитель Финансовой службы 21-го отдела, все заказы на приобретения по этой программе подаются ему, он осуществляет выделение средств для оплаты.

_______________________

Ответственный за финансы

4. Ответственным за производство ремонтных работ назначается начальник 12-го отдела. Он работает со всеми подрядчиками.

_______________________

Начальник 12-го отдела

5. Ответственный за программу еженедельно в четверг в 15:00 проводит координацию с держателями задач по этой программе.

______________________

Ответственный за программу

6. Каждый держатель задач посылает ответственному за программу письменный доклад об исполнении установленной формы в течение рабочего дня после завершения задачи.

_______________________

Все держатели задач

ЖИЗНЕННО ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ

1. Если в фонде финансирования переезда остается менее $5000, ответственный за финансирование получает дополнительные средства, чтобы выполнение не останавливалось из-за нехватки средств.

______________________

Ответственный за финансы

2. Проверять еженедельные отчеты. Если есть неисполнение, создающее угрозу своевременному завершению программы, необходимо организовать передачу функций ответственного за программу непосредственно Генеральному директору.

_______________________

Представитель офиса учредителей

3. Юридическая служба контролирует наличие всех документов по этой программе и их дееспособность (подписанные договоры, защищающие интересы компании). Если возникает угроза, вопрос должен быть вынесен на рассмотрение Совета учредителей.

_______________________

Начальник 20-го отдела

РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ

РАЗДЕЛ 1. Официальные вопросы

1. Написать письмо и достичь согласия с арендодателем о прекращении договора аренды.

_______________________

Начальник 20-го отдела

2. Произвести оплату по новому договору аренды.

_______________________

Начальник 8-го отдела

3. Внести в папку Главного бухгалтера и Директора данные об оплате аренды: условия, периодичность, санкции, суммы.       ___________________

      Руководитель отдела персонала

РАЗДЕЛ 2. Ремонт и оснащение офиса

1. Найти дизайнера.

___________________

       Зам. по админ вопросам

2. Получить предварительный дизайн-проект.

___________________

Зам. по админ вопросам

3. Условно: если дизайн-проект не устраивает, найти нового дизайнера.

___________________

Зам. по админ вопросам

4. Заключить соглашение с дизайнером.

___________________

Зам. по админ вопросам

5. Составить предварительный проект с учетом сметы и необходимой суммы.

___________________

Зам. по админ вопросам

6. Одобрить предварительный проект с учетом сметы и необходимой суммы.

___________________

      Директор

7. Найти ремонтную бригаду для выполнения работ.

___________________

Секретарь

8. Произвести заказы мебели и декора.

___________________

Зам. по админ вопросам

9. Выполнить ремонтные работы в офисе.

___________________

Зам. по админ вопросам

РАЗДЕЛ 3. Коммуникации

1. Собрать данные о телефонных провайдерах, предоставляющих услуги: тарифы, сроки подключения, получить отзывы их реальных клиентов.

___________________

Секретарь

2. Выбрать телефонного провайдера и заключить договор на предоставление.

___________________

Секретарь

3. Установить мини-АТС в новом офисе.

___________________

Секретарь

4. Организовать надежный способ получения почты в новом офисе.

___________________

Секретарь

5. Договориться с телефонным провайдером о постановке старых телефонов на переадресацию звонков в новый офис или на автоответчик.

___________________

Секретарь

6. Передать данные в отдел маркетинга относительно изменения телефонных номеров, почтового и физического адреса.

___________________

Секретарь

7. Проконтролировать своевременное завершение работ.

___________________

Зам. по админ вопросам

РАЗДЕЛ 4. PR и маркетинг

1. Разработать информационную листовку со всеми данными (новый адрес, телефоны, как добраться и т.д.).

___________________

       Маркетолог

2. Сделать рассылку по почте и эл. почте (не только клиентам, но и всем, с кем мы взаимодействуем).

___________________

Маркетолог

3. Разместить информацию на сайте компании.

___________________

Маркетолог

РАЗДЕЛ 5. Переезд

1. Запланировать дату переезда.

___________________

Зам. по админ вопросам

2. Описать обязанности сотрудников при переезде (рабочие группы, ответственные, обязанности по упаковке, обязанности по распаковке).

___________________

Зам. по техвопросам

3. Провести тренировку сотрудников по их обязанностям по переезду.

___________________

Зам. по техвопросам

4. Найти транспортную компанию для технического обеспечения.

___________________

       Секретарь

5. Осуществить переезд согласно проекту.

___________________

Зам. по техвопросам

6. Организовать субботник для приведения нового помещения в порядок.

___________________

Зам. по техвопросам

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАДАЧИ

Переехать в новый офис до 25 февраля 2009 года.

Организация, действующая как причина

¹⁹

Для того чтобы заставить дела в организации идти правильно, нужно разумно оценить, что действительно необходимо сделать, оформить это в виде задач, а затем на самом деле добиться полного ВЫПОЛНЕНИЯ этих задач.

У нас есть все данные, необходимые для того, чтобы привести организации к расцвету.

Так что, когда этого не происходит, мы обязательно обнаружим, что виной тому:

1. абсолютно нереальный анализ того, что необходимо сделать, чтобы дела по-настоящему пошли;

2. перекрестные приказы: подчиненные ставят другие задачи, идущие вразрез с жизненно важными задачами;

3. неисполнение жизненно важных задач;

4. ложные доклады о действиях или ложные данные в отношении задач;

5. отсутствие настойчивости при выполнении одного действия и полного его завершения;

6. отвлекающие факторы, ведущие к чему-либо из вышеперечисленного.

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА

Масштабный замысел, который хотят осуществить и над осуществлением которого работают. Это является обобщением в высокой степени, типа «стать обученным консультантом».

ЖИЗНЕННО ВАЖНАЯ ЗАДАЧА

По определению, ЖИЗНЕННО ВАЖНАЯ задача – это то, что необходимо выполнить ради самой возможности действовать.

Для человека самая большая проблема заключается в его неспособности отличить важное от неважного. «Каждая задача такая же, как и любая другая задача» – это часть А=А=А (все равно всему равно всему равно всему).

Требуется здравый смысл, чтобы исследовать область и выяснить:

1) что НЕОБХОДИМО выполнить;

2) что НЕ СЛЕДУЕТ выполнять;

3) выполнение чего желательно, но не более того;

4) что является несущественным.

Поскольку специализироваться на остановках это такое естественное занятие для человека, он будет склонен делать акцент на том, что НЕ СЛЕДУЕТ выполнять. Хотя это и есть в списке, помните, что это ОСТАНОВКА.

ВСЕ ОСТАНОВКИ ПРОИСХОДЯТ ИЗ-ЗА ЦЕЛЕЙ, КОТОРЫХ НЕ УДАЛОСЬ ДОСТИЧЬ.

ЗА КАЖДОЙ ОСТАНОВКОЙ СТОИТ ЦЕЛЬ, КОТОРУЮ НЕ УДАЛОСЬ ДОСТИЧЬ.

Если в организации отсутствует движение, то за этим всегда стоит цель, которую не удалось достичь.

В СВЯЗИ С ЭТИМ СУЩЕСТВУЕТ ЗАКОН: ВСЕ, ЧТО ВАМ НУЖНО СДЕЛАТЬ, ЧТОБЫ ВЕРНУТЬ ЖИЗНЬ И СПОСОБНОСТЬ ДЕЙСТВОВАТЬ, – ЭТО ВОЗРОДИТЬ ЦЕЛЬ, КОТОРУЮ НЕ УДАЛОСЬ ДОСТИЧЬ. ВСЕ ОСТАНОВКИ НЕМЕДЛЕННО ИСЧЕЗНУТ.

Этот закон настолько мощный, что может практически оживить мертвого!

Он применим к организациям.

Он применим к городам и государствам.

Если вы отклоняетесь от созидательной цели для того, чтобы «прекратить атаки», то вы отказываетесь от цели. Вы получаете остановку. Настоящий способ прекратить атаки – это расширить область ответственности. И подбросить угольку в топку цели. Таким образом, все атаки, которые вы проводите, должны быть ориентированы НА УВЕЛИЧЕНИЕ ОБЛАСТИ ВАШЕГО ВЛИЯНИЯ И УКРЕПЛЕНИЕ ОСНОВНОЙ ЦЕЛИ.

В этом смысле задачи являются целями.

Цели необходимо достигать. Они представляют собой нечто, что нужно СДЕЛАТЬ.

ДЕЙСТВУЙТЕ КАК ПРИЧИНА

Когда человек перестает быть причиной в ситуации, он становится ЗРИТЕЛЕМ. Затем он становится следствием. Затем его нет.

Человек является причиной, предпринимая действия, а не обдумывая туманные мысли.

Вы можете заниматься корзиной для ВХОДЯЩЕЙ КОММУНИКАЦИИ просто как зритель.

Зрительство очень распространено в современном обществе. Журналы, газеты пишут чудные произведения, в которых рассматривается то, насколько странно идут дела. Писатель абсолютно не понимает происходящее. Он просто смотрит на него.

Зрительство расположено не настолько низко, как полное следствие.

Человек, который является полным следствием (не является причиной), – аберрирован. Он даже не смотрит.

Таким образом, существует шкала градиентов причинности. Это не абсолют. Человек успешен настолько, насколько он способен БЫТЬ ПРИЧИНОЙ.

Например, можно быть причиной выполнения задачи. В какой степени человек способен добиться ее выполнения, в той степени он и является причиной.

Тот, кто не работает упорно над выполнением задач, является либо просто зрителем, либо полным следствием.

СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Организация находится где-то на шкале причинности. Любая организация. Любого типа.

Организация либо может определить, каковы жизненно важные задачи, и добиться их выполнения, либо нет.

Это градиентная шкала.

Организация добивается успеха или терпит неудачу в той степени, в которой каждый штатный сотрудник является причиной.

Это достигается за счет того, что каждый штатный сотрудник выполняет задачи – и маленькие, и большие.

Следовательно:

а) если задачи, описывающие то, что НЕОБХОДИМО выполнить ради самой возможности действовать, поставлены и

б) выполняются, причем без неисполнения и

в) без ложных докладов,

тогда:

данная организация находится очень высоко на шкале причинности И ПОЛНОСТЬЮ ВОЗЬМЕТ ВЕРХ НАД ВСЕМ СВОИМ ОКРУЖЕНИЕМ.

На самом деле это проще простого.

Здесь можно потерпеть неудачу следующим образом: выполнять пункт (а) по отношению к вещам настолько общим, что это вызывает бездействие.

Некоторые люди находятся в таком плохом состоянии, что ставят задачи вроде «сдвинуть гору» и приводят всех к крупному провалу. Так как выполнить такую задачу совершенно невозможно, да и причин для этого, вероятно, тоже нет. Это подавляющая задача. Поэтому «то, что НЕОБХОДИМО выполнить» означает лишь «то, что НЕОБХОДИМО выполнить». То, что жизненно важно и необходимо, а не просто является хорошей идеей.

Вот несколько задач типа «НЕОБХОДИМО ВЫПОЛНИТЬ» в качестве примера:

А. Добейтесь 100-процентного качества производимой продукции.

Б. Добейтесь того, чтобы публика знала о предоставляемых продуктах и услугах и желала их получить.

В. Добейтесь того, чтобы административные механизмы работали ради привлечения клиентов в организацию и их обслуживания.

Или еще несколько:

Г. Добейтесь того, чтобы публика знала об объеме предоставляемых продуктов и услуг и желала их получить.

Д. Создайте отличные, молниеносные линии, чтобы справляться с потоком.

Или:

Е. Получите 200 000 долларов в резерв.

Ж. Добейтесь того, чтобы всем руководителям и сотрудникам бухгалтерии провели проверку на знание оргполитики по финансам.

З. Разверните продвижение на полную катушку.

И. Предоставляйте прекрасные услуги.

К. Направьте на техническое обучение достаточное количество людей, чтобы в дальнейшем справиться с предоставлением.

Л. Найдите более просторное и шикарное помещение, чтобы справляться с потоком, когда он возрастет.

М. Направьте всех сотрудников на курсы по административному обучению, для того чтобы уменьшить число промахов на линиях потоков.

Вы поняли идею.

Руководитель, который является лишь зрителем того потока, что приходит в его корзину для входящей коммуникации, не делает ничего другого, кроме того, что способствует появлению дев-ти.

Вы можете оценить ситуацию.

Вы можете доводить выполнение задач до конца, до окончательного завершения.

Каждый руководитель и каждый сотрудник находятся где-то на шкале причинности. Они могут подняться выше, просто ставя задачи и упорно работая над ними, чтобы эти задачи были выполнены, выполнены, выполнены.

Конечно же, для этого нужны идеи. Но идеи появляются, прежде всего, в результате наблюдения, сделанного с интересом, и взвешивания ситуации – перед тем как поставить первую задачу.

Вы даже можете поднимать организацию по градиенту, чтобы люди не чувствовали себя раздавленными. Ставьте и выполняйте небольшие задачи. Затем ставьте все большие и большие задачи.

Ну, вы уже поняли.

Это дорога, которая ведет ОРГАНИЗАЦИЮ к тому, чтобы она могла действовать как причина.

Программы, их использование. Как избежать ненужной работы

²⁰

Время сотрудников очень часто тратится впустую из-за того, что не используется система программ и проектов.

Пример: какой-нибудь сотрудник делает полностью макет для какого-нибудь рекламного листка. Затем обнаруживает, что данный рекламный листок не соответствует оргполитике и не используется. Это означает, что работа сделана впустую.

Пример: сотруднику приказано сделать огромную доску, чтобы поместить на нее адреса клиентов. После того как проделано много работы, эта доска так и не используется.

ПОЧЕМУ? Прежде всего эта работа никогда не была частью какой-либо программы. Она не была частью какой-либо общей деятельности. Поэтому она не является частью действия команды.

Вот правильная процедура того, как отдавать приказ штатным сотрудникам о выполнении ЛЮБОГО проекта, который потребует затрат времени:

1. Посмотрите, действительно ли существует ситуация.

2. Выясните «ПОЧЕМУ» этой ситуации.

3. Позаботьтесь о составлении общей программы. Добейтесь ее одобрения в качестве программы с указанием того, кто будет выполнять каждую ее часть.

4. Позаботьтесь о том, чтобы различные части этой программы были написаны в качестве проектов С ПОСТАВЛЕННЫМИ ЗАДАЧАМИ и с указанием того, кто будет выполнять каждый проект. Добейтесь их одобрения.

5. Обеспечьте выполнение проектов.

6. Завершите все проекты.

7. Доложите о завершении программы.

Это правильная последовательность. Поступать как-либо иначе – значит пропускать шаги данной последовательности.

Поэтому, когда данную процедуру сокращают, может казаться, что все в этой организации сумасшедшие. Возможно также, что в этой организации сотрудники будут носиться как угорелые и будут перегружены работой, ничего при этом не производя.

Программу обычно составляет один из главных руководителей организации.

Жизненно важно, чтобы он ссылался на оргполитику компании как на основу своей программы.

Генеральный директор должен одобрить эту программу как не противоречащую оргполитике компании.

Главы отделений обычно составляют проекты. Эти проекты одобряются вышестоящими руководителями.

Когда программа одобрена, она издается как местная директива.

Проекты издаются отдельно в качестве местных директив, и в них дается ссылка на соответствующую программу (указывается ее номер).

Один из главных руководителей компании отвечает за их выполнение.

О полностью завершенной программе докладывается генеральному директору.

Выглядит это как большое количество писанины, а избавляет от большого количества работы.

Программы и проекты можно легко исправить и привести в соответствие с оргполитикой. Когда работа уже выполнена, она стоит дорого и ее невозможно исправить.

Мудрый сотрудник поднял бы шум, добиваясь использования этой системы. А когда ему скажут перекрасить комнату отдыха, он спросит: «А где программа и приказ-проект?» Он регулярно будет обнаруживать, что зачастую выполняет работу, не одобренную никем, кроме его начальника. И которую остальная часть организации не одобряет.

Программы устанавливают приоритеты. Они позволяют сотрудникам работать как команде. Благодаря программам деньги организации вкладываются правильно – в ту работу, которая необходима.

Не стоит и говорить, что программа должна разрешать реальные ситуации, те ситуации, которые подавляют производство и процветание.

Эти шаги жизненно важны при управлении организацией и для работы в ней.

Вам не надо бегать как угорелому и не нужно погружаться в апатию. Добейтесь, чтобы ваши сотрудники были заинтересованы в программах и проектах, не трудитесь впустую, процветайте.