Kitabı oxu: «Развитие живой компании. Практикум по организационной терапии в гештальт-подходе», səhifə 11

8.10. Цикл работы с организацией. Итоги

На линии времени проект сотрудничества терапевта с организацией может выглядеть, например, так (рис. 2):

Рисунок 2. Проект на линии времени

Эта схема – удобный ориентир. При этом всегда помним, что каждый клиент уникален, а значит, и способ работы с ним вам предстоит создавать заново.

Глава 9
Сессия с командой

Все великие перемены в жизни одного человека, а также и всего человечества, начинаются и совершаются в мысли. Для того чтобы могла произойти перемена чувств и поступков, должна произойти прежде всего перемена мысли.

Лев Толстой

Это основной формат работы в организационной терапии, ее ядро. Давайте обсудим подробно, что такое сессия с командой, как к ней готовиться, как проводить и другие важные вопросы. Заодно мы слегка коснемся организации и проведения сборных мероприятий: бизнес-лагерей, интенсивов и т. п.

Сказанное в этой главе относится к разным видам сессий: предварительной, стартовой, поддерживающей и отчасти – к терапевтической. Если какие‐то мысли относятся только к некоторым из них, мы делаем соответствующие оговорки.

В прошлых книгах Михаил также много писал о сессиях (особенно в «Бизнес-процессах» и «Стратегии»). Но время идет, мы приобретаем новый опыт, наши взгляды развиваются. Мы плавно перешли из бизнес-консультантов в оргтерапевты. Основу этой главы написала Ольга, Михаил был редактором. Прежде бывало наоборот :).

Здесь мы описываем проведение сессий больше с точки зрения бизнес-консультанта. А в терапевтические слои работы с клиентами нырнем глубже в следующем разделе книги.

9.1. Что такое сессия, зачем и когда она нужна

Это формат практической работы управленческой команды организации над важными для нее задачами.

Сессии часто называют стратегическими, поскольку на них решают ключевые вопросы, выходящие за рамки повседневного управления. При этом вовсе не обязательно заниматься именно разработкой или корректировкой стратегии: есть множество других не менее важных и более распространенных задач – по правде говоря, стратегией всерьез занимаются нечасто. Другие названия: рабочая сессия, командная сессия, организационная сессия и пр.

Мы будем в основном использовать термин «сессия с командой» как наиболее точный.

На сессию можно выносить разные темы. Например:

• Компания хочет выработать осознанную, согласованную стратегию дальнейшего развития: решить, куда и как двигать бизнес в ближайшие годы.

• Необходимо разобраться, что не так в работе организационного механизма, навести порядок в бизнесе, отладить его.

• Пора подвести итоги года (квартала, проекта и пр.), наметить цели на следующий и пути их достижения.

• Произошло серьезное изменение на рынке, в обществе – надо решить, как бизнесу жить дальше, как избежать угроз и воспользоваться возможностями.

• Собственник хочет передать команде текущее управление, чтобы самому заняться стратегией, новыми направлениями или вообще выйти из управления. Но люди недостаточно мотивированы и включены в развитие бизнеса. Как быть? Сессия – подходящий формат для решения этой задачи.

Казалось бы, все это обычные задачи управления, руководители каждый день их решают. Однако практика показывает, что почти все рабочее время с утра до ночи занято текучкой. И так годами. Где уж тут найти время и силы, чтобы поднять голову и подумать о стратегических вопросах развития бизнеса!

Вот для этого сессия и нужна. Освободить свое сознание для больших задач, сосредоточиться на них, сонастроиться с коллегами по команде – и совершить «квантовый скачок» в развитии бизнеса.

Если проводить сессию в ключе организационной терапии, она позволяет не только совместно вырабатывать важные решения. Сессия сильно влияет на компанию как на организм: помогает ему становиться более целостным, зрелым и осознанным, а команде – живой и включенной в развитие бизнеса.

Сессия может проводиться:

• как с участием приглашенного консультанта или оргтерапевта,

• так и самостоятельно руководителями организации, если они обладают необходимыми компетенциями и опытом.

Сессия может быть как одиночной, так и частью длительного проекта по развитию организации. Мы обычно проводим с компанией-клиентом последовательность сессий разного типа (с интервалами в несколько месяцев), а также других работ, как описано в главе 8 «Цикл работы с организацией».

Практическое задание 45

Есть ли у вас опыт участия в командных сессиях? Как они проходили? К чему удавалось прийти в итоге? После сессии что‐то внедряли в жизнь организации? Компания и команда – менялись?

Какие вопросы и задачи вашей «учебной» организации есть смысл вынести на сессию?

9.2. Заказчик сессии и его запрос. Сонастройка

Оргтерапевту очень важно заранее обсудить с Заказчиком его запрос, ожидания: от сотрудничества вообще и от ближайшей сессии в частности.

• Если предстоит первая сессия с организацией, то для прояснения запроса обычно нужна отдельная консультация, а порой и несколько: очных или удаленных.

• Если сессия – очередная, поддерживающая, то обычно достаточно встречи перед ее началом за чашкой кофе. Мы обычно еще и созваниваемся за несколько дней до сессии.

Часто Заказчик в ходе этого разговора начинает лучше понимать, чего же он на самом деле хочет. Оргтерапевт помогает: через внимательное слушание, уточняющие вопросы, прояснение непонятных высказываний.

Также в диалоге с оргтерапевтом владелец компании начинает видеть путь: как перейти от всего того, что его не устраивает, напрягает и страшит в своем бизнесе – к желаемому состоянию.

Если совладельцев у бизнеса несколько, задача по подготовке сессии усложняется: вам надо понять запрос и пожелания каждого, а им – договориться между собой. Как правило, нужна предварительная сессия, в которой участвуют все собственники: мы обсуждали это в пункте 8.4 «Согласие в верхах».

Отдельно стоит сказать про сонастройку оргтерапевта и Заказчика, а особенно – группы Заказчиков. Для успеха сессии и всего проекта развития организации очень важно, чтобы вы хорошо понимали и чувствовали друг друга, были на одной волне и, конечно – доверяли. Сонастройка начинается еще при вашем первом общении, часто удаленном. Оргтерапевт последовательно работает над укреплением отношений и взаимопонимания с клиентом.

Иногда в ходе предварительных переговоров оргтерапевт понимает, что сонастройка еще недостаточная, а значит – пока рискованно вступать в проект развития этой организации. Вероятно, сопротивление на сессии и после нее будет зашкаливать, а Заказчик станет главным противником перемен, лидером сопротивления: в основном неосознанно.

Для успеха и вам, и ему надо быть «по одну сторону баррикад» (хотя лучше бы обойтись без них), чтобы шеф направил свою могучую энергию и авторитет на поддержку перемен, а не против них. В таком случае мы настоятельно рекомендуем помочь Заказчикам глубже погрузиться и в оргтерапевтический подход, и в конкретные бизнес-методики, лично прожить прочувствовать их: на практике, не в теории!

Вот проверенные варианты:

• Пройти с вами предварительную сессию.

• Пройти ваше сборное мероприятие: практикум, бизнес-лагерь и т. п.

Рекомендуем – длительностью хотя бы один день, а лучше дольше: хотя бы два-три дня. Очень желательно, чтобы от компании приехали несколько ключевых людей: все совладельцы, а лучше и основные топы⁶².

После ряда трудных проектов мы приняли решение, что это обязательно: особенно в крупных организациях (от нескольких тысяч сотрудников), в компаниях со сложной для изменений корпоративной культурой (негибкой, авторитарной, бюрократической и пр.), в фирмах, входящих в холдинговые структуры, и так далее.

Такое практическое погружение Заказчика в наш подход – необходимое условие нашего с ним сотрудничества. Мы объясняем это тем, что работаем на результат, а без подобной предварительной сонастройки он будет гораздо меньше возможного.

Даже если вы с Заказчиком давно и хорошо знакомы, прошли вместе большой путь, перед сессией желательно встретиться, чтобы снова почувствовать друг друга и сонастроиться. А если до этого вы общались только удаленно – тем более.

Эта неформальная встреча, совместный утренний кофе очень важны – за долгие годы мы, пожалуй, ни разу не обходились без них. Обычно встречаемся в отеле, где проходит сессия: например, в уютном лобби-баре, где обычно бывает кофе-машина. Важно, чтобы беседа проходила узким кругом: только Заказчики и оргтерапевты, без сотрудников компании-клиента. Обычно такая встреча занимает не более часа.

Помимо неформального общения, важно:

• Понять ситуацию в компании и команде на текущий момент (еще накануне она могла быть другой) – как это видит Заказчик. Его приоритеты здесь и сейчас.

• Рассказать или напомнить ему про несколько моментов:

– На сессии он дает своим людям возможность проявиться. Сам говорит мало, больше наблюдает и слушает, иногда задает вопросы.

– Не ругает людей, даже если на его взгляд они неправы. Обещает команде не наказывать и не увольнять сотрудников за то, что они говорят правду – даже если она неприятная. Выполняет свои обещания.

– Поддерживает свою команду: его отношение, слова и дела важны для людей.

– Дает людям понять, что сессия – это не «волшебная таблетка», которая разом решит все проблемы организации. Настраивает себя и их на долгую системную работу по развитию бизнеса.

– Спокойно относится к тому, что ведущий сессии часто замедляет группу и отдельных ее участников. Что все происходит не так быстро, как, возможно, хотелось бы и самому Заказчику, и его людям.

• Договориться, что он всегда полностью поддерживает вас при группе. Если возникают сомнения и недовольства – обсуждает это с вами, но только тет-а-тет, не при команде. Например, во время кофе-брейков. Вы регулярно общаетесь в ходе сессии и после нее, укрепляете контакт.

Активно поддерживать оргтерапевта, ведущего сессии – в интересах Заказчика и компании! Ведь если ведущий теряет авторитет в глазах группы, он теряет и способность помочь организации. Это совсем не обязательно связано с низкой компетенцией специалиста. Порой так происходит из‐за того, что психологические защиты участников команды и их сопротивление победили стремление собственника бизнеса к его развитию. А все последующие попытки изменить организацию будут проходить сложнее, т. к. люди повысили свои навыки и мощь в саботаже перемен⁶³.

Практическое задание 46

Пообщайтесь с первыми лицами своей «учебной» организации (если, конечно, это не вы:)). Видят ли они ценность в проведении стратегических сессий? Чего от них ожидают? Есть ли у компании и ее первых лиц опыт проведения сессий или участия в них? Успешный или, наоборот, болезненный?

Каковы их запросы на возможную сессию? Если Заказчиков несколько – они на одной волне: друг с другом, с вами? Если нет, как помочь им сонастроиться?

Какие варианты погружения их в оргтерапию и конкретные бизнес-методики вы видите?

9.3. Кто участвует в сессии?

От этого во многом зависит ее продуктивность и результат. Ответ будет разным в зависимости от компании, количества сотрудников, задач сессии и пр.

Рекомендуем консультанту подробно проговаривать с Заказчиком количество и состав участников еще на стадии подготовки. Компании надо заранее организовать полноценное участие всех, кого решили пригласить. Чтобы во время сессии они вдруг не оказались в командировке или отпуске, чтобы не пришлось уезжать с середины мероприятия.

На сессию с расширенной командой мы рекомендуем приглашать от 15 до 30 человек – ключевых людей организации. Обязательно участвует вся управленческая команда верхнего уровня: собственники, наемные топ-менеджеры и руководители среднего звена. Иногда – ведущие специалисты, даже если у них нет сотрудников в подчинении, но от них многое зависит в компании (например, юрист, закупщик, специалист по логистике и т. п.).

Очень важно пригласить тех, кто хотя и не занимает руководящей должности, является неформальным лидером в коллективе – ведь на его мнение в дальнейшем будут ориентироваться другие сотрудники. Это относится в том числе к авторитетным бригадирам, рабочим и пр. Без их поддержки изменения вязнут. Пусть они будут за перемены, а не против.

Даже если сотрудник не ключевой, но активный и разумный, стремится улучшать бизнес – зовите, такие люди очень важны.

Если компания крупная, то даже всех руководителей на сессию не пригласишь. Тогда приходится выбирать, кого позвать, а кого нет. Важно соблюдать баланс – чтобы участвовали представители разных подразделений и направлений, не только руководители, например, коммерческого отдела («а логистику решили не звать»).

Если компания территориально распределенная, имеет филиалы в разных городах, хорошо, чтобы руководители этих филиалов тоже приняли участие в сессии. По крайней мере, тех филиалов, которые имеют отношение к ее задачам.

Нередко на сессию приглашают сотрудника, который лишь недавно пришел в компанию или только собирается выходить на работу, особенно если это руководитель. На сессии он узнаёт о компании столько, сколько может не узнать и за год обычной работы. Ну и для команды он становится гораздо более понятным: за несколько дней, проведенных в глубокой совместной работе, можно познакомиться куда глубже, чем в ежедневной текучке. Вы сможете глубже рассмотреть новичка, а он – компанию. Чтобы потом не было разочарований.

Звать ли на сессию тех, кто не очень хочет туда ехать, сомневается в полезности мероприятия и вообще противник перемен? Если этот человек важен для бизнеса, от него зависят многие решения, он планирует продолжать работать в компании – однозначно звать! Особенно если он пользуется авторитетом среди коллег. Альтернативные лидеры становятся скептиками и пессимистами по разным причинам. Им кажется, что в команде их не слышат, не принимают их мнение, не ценят их заслуги. Такие люди зачастую болеют душой за компанию, очень лояльны. Но перегорели при многократных попытках что‐то изменить – больше не верят, что это возможно. На сессии, при грамотном ее проведении, их настроение порой меняется радикально. Хотя поначалу они могут выражать свое недоверие, обесценивать саму идею сессии, проверять ведущих «на прочность». Важно давать такому участнику место проявиться и возможность быть услышанным, при этом ведущему – сохранять устойчивость⁶⁴.

Если по поводу кого‐то Заказчик сомневается, приглашать ли его на сессию – лучше пусть приглашает. У нас не раз бывало такое, что мы предварительно подробно обсуждали с собственником, кого брать, а перед самым началом во время живой встречи с ним вдруг узнавали, что кого‐то значимого для бизнеса он почему‐то не взял: «забыл», или человек для него сложный, или тот отпросился, или… Мы ясно понимали: этот участник важен на сессии – собственнику приходилось экстренно организовывать его доставку :).

С другой стороны, чем больше группа по количеству людей, тем медленнее она движется вперед, развивается. Прежде нам случалось работать с командами в 40 и более человек, но по мере нашего углубления в терапевтический подход мы стали ограничивать размер групп ради глубины работы.

Важно взять на сессию всех, кто нужен, и при этом не звать лишних людей – тех, кому развитие бизнеса не интересно, кого нет шансов вовлечь, сотрудников совсем уж рядовых должностей (водители, уборщицы и т. п.). Жаль, когда многие участники пассивно молчат всю сессию, кто‐то шушукается с соседом или сидит в смартфоне – эти люди становятся балластом для активной части команды. Каждая компания ищет свой разумный баланс по составу и количеству участников.

Практическое задание 47

В вашей «учебной» компании кого бы вы пригласили на сессию? Почему именно этих людей? А кого… забыли?

9.4. Подготовка участников к сессии

Какие рекомендации важно дать команде для подготовки к сессии?

Желательно, чтобы люди приехали с правильным настроем, в хорошем физическом и эмоциональном состоянии – от этого зависит начало сессии, да и в целом ее ход.

Чтобы участники понимали, что едут не развлекаться, а работать: это не корпоратив и не праздник, хотя зачастую удовольствия от сессии как минимум не меньше:).

С другой стороны – чтобы ехали более-менее добровольно, а не по принуждению собственника, с интересом и желанием изменений. Хорошо, если у них есть внятные запросы, что именно они хотели бы улучшить в своей работе и работе компании. Все это важно обсудить с собственником в предварительном разговоре. Оргтерапевту не сто́ит надеяться (чтобы потом не разочаровываться), что каждый участник приедет на сессию с предвкушением и осознанным запросом, – тем не менее мы делаем для этого все возможное.

Если у вас как у консультанта есть материалы, которые помогут команде правильно настроиться на сессию, полезно дать их команде заранее. Так, перед стартовой сессией по наведению порядка мы рекомендуем самым ключевым людям прочесть книгу Михаила «Бизнес-процессы». А остальным участникам – совместно с шефом посмотреть видеозапись, где Михаил рассказывает суть нашего подхода, обсудить с ними увиденное, ответить на их вопросы, дать им возможность проговорить сомнения вслух. Однако не перегрузите людей информацией, чтобы у них не было ощущения, что они устали от вас еще до начала сессии:).

Правильно подобранные материалы для подготовки к сессии и информация о вас помогут не только лучше понять ваш подход, но и снизить тревогу участников перед началом мероприятия. Многие люди опасаются перемен, ведь в них много риска и неопределенности. Чем лучше участники понимают, про что будет сессия и как она будет проходить, тем меньше будут переживать за себя и свои подразделения, меньше фантазировать о возможных негативных последствиях изменений. В начале сессии будет меньше напряжения – вам как ведущему удастся быстрее установить контакт с группой.

Кроме того, материалы и предварительное общение с собственником формируют адекватные ожидания и у него, и у команды. Ожидания к самой сессии, к оргтерапевту как ее ведущему.

Люди будут меньше ждать готовых ответов на свои вопросы и «волшебных таблеток» (хотя в какой‐то мере это неизбежно). Будут больше готовы к непривычному для многих формату: смотреть в непростые темы, исследовать их без взаимных обвинений, совместно искать подходящие решения. Слышать друг друга и договариваться, не ожидая, что руководство само все решит и скажет «как надо».

Что еще важно? Пусть участники сессии приедут на нее отдохнувшими! Это сильно влияет на их отношение к происходящему, на продуктивность их работы на сессии. А значит, и на результаты, на ту отдачу, которую Заказчик получит, вкладывая деньги и время в работу с оргтерапевтом.

Кстати, и Заказчику тоже важно хорошенько отдохнуть, выспаться перед сессией.

Именно для этого мы рекомендуем людям приезжать на место проведения сессии накануне. Спокойно погулять на свежем воздухе, сходить в бассейн или SPA, на массаж, поспать 8–10 часов.

Как‐то владелица компании сказала нам: «Как хорошо, что вы предупредили о важности отдыха перед сессией! Я впервые за несколько месяцев выспалась и проснулась без будильника». Неудивительно, что и сессия прошла хорошо, продуктивно.

Мы тоже стараемся приезжать в отель, где будет сессия, накануне ее начала, причем не поздно ночью. Для ведущего отдыхать и набираться сил – важно!

Практическое задание 48

Если бы вы собирались проводить сессию со своей «учебной» компанией, что рекомендовали бы будущим участникам для подготовки к ней? Как добились бы того, что большинство приедут на нее с энтузиазмом и в работоспособном состоянии?

9.5. Организационные вопросы

Ощущения участников сессии и ее результаты во многом зависят от места проведения, длительности, расписания дней и т. д.

Хорошо, если процесс подготовки к сессиям (впрочем, как и другие бизнес-процессы) у вас отлажен и работает четко.

9.5.1 Формат и место проведения

Про место. Мы всегда рекомендуем выездной загородный формат: чтобы на сессию команда ехала в отель, пансионат или дом отдыха. Хорошо, если это уютное место, где можно не только заниматься, но и приятно прогуляться на свежем воздухе вечером и во время обеда. Прекрасно, если есть бассейн и другие спортивные активности.

В красивом, чистом природном месте мышление у людей работает по‐другому, не как в городе. Это сильно повышает качество работы команды на сессии и отдачу от нее. Если уж Заказчик решил провести сессию – пусть получит от нее максимальные результаты! С владельцами бизнеса и топами мы часто работаем в прекрасных местах разных стран мира: люди мыслят шире, масштабнее, сознание не перегружено текучкой. Красивые виды, солнце и море дают вдохновение и силы.

Отель и зал в нем лучше бронировать заранее, особенно на высокий сезон – незадолго до сессии свободных хороших (а порой вообще каких‐либо) площадок может просто не быть. На корпоративной сессии это делает организация-заказчик. Если сборное мероприятие организуете вы, то и вопрос места проведения лежит на вас. Как‐то мы не смогли забронировать зал и номера в любимом симпатичном отеле на юге Турции за полгода до мероприятия – они уже были заняты.

Очень желательно, чтобы команда (включая Заказчика) оставалась ночевать в месте проведения сессии, не разъезжалась по домам. Тогда у участников по вечерам после окончания группы будет время на отдых и на неформальное общение: поговорить по душам, попеть под гитару, поиграть в спортивные игры – кому что нравится. Часто такого свободного времени людям не хватает в суете текущей работы в офисе и на производстве. А уж компаниям, территориально распределенным по разным регионам – и вовсе: зачастую на сессии коллеги впервые видят друг друга живьем, не по телефону или через интернет.

В неформальных разговорах по вечерам незаметно решаются давно висящие вопросы, уходят обиды и конфликты, накопленные за долгое время. Просто за счет того, что наконец‐то удалось посмотреть друг другу в глаза, не будучи загруженными сотней срочных дел и жесткими дедлайнами⁶⁵, увидеть живого человека, а не свою фантазию на его счет.

А иногда проблемы не решаются сразу, даже обостряются – на следующий день сессии люди говорят, что весь вечер выясняли отношения. Оргтерапевт помогает участникам признать существование напряженной ситуации, прояснить чувства каждого из них по этому поводу, сказать друг другу что‐то важное, о чем‐то попросить и, возможно, договориться. Напряжение, копившееся месяцами, постепенно снижается или уходит вовсе: «заклятые друзья» порой становятся действительно друзьями, начинают успешно сотрудничать. На одной из наших сессий помирились коммерческий директор и начальник склада: до сессии они не разговаривали почти год!

Важно и то, что люди переключаются от бытовых вопросов: в отеле им не надо готовить еду, заниматься с детьми и пр.

Происходит перезагрузка людей, команды – что, собственно, и нужно:).

Если нет возможности вывезти всю команду за город, настоятельно рекомендуем проводить сессии хотя бы вне офиса, в котором обычно работает команда. Например, арендовать подходящий зал в каком‐нибудь центре для бизнес-семинаров и тренингов. Надо, чтобы люди вышли за рамки привычных стен, чтобы никто не отвлекал их текущими вопросами и звонками, не ходил мимо и не заглядывал в зал, чтобы во время перерывов участники не бегали на свое рабочее место проверить почту и раздать указания подчиненным. Чтобы своим вниманием команда включилась в происходящие на сессии процессы как можно полнее.

Мы уже несколько лет не соглашаемся проводить сессии в офисе компании-клиента – результаты стали ощутимо лучше. Хотя, конечно, это связано не только с местом…