Kitabı oxu: «Практикум по работе с офисными приложениями MSWord и MSExcel»

Начиная писать эту книгу, я вспомнил одного из первых своих дипломников в СПбГУКИ (тогда еще университет культуры), который едва не получил двойку за преддипломную практику. Проходя практику в одной из юридических фирм города, этот студент отказался выполнять работу по набору текста в документах фирмы так, как на ее компьютерах не был установлен MS Office, и текстовый процессор Word, в частности. Директор этой фирмы этим был просто шокирован: годами все делопроизводство фирмы обслуживалось текстовым редактором WordPad, и никаких проблем не возникало.

Сегодня мало кому придет в голову сравнивать возможности этих двух исторических приложений: они просто не сопоставимы. И эти десять заданий я хочу вам предложить выполнить не потому, что WordPad с ними не справится. А потому, что справиться с этими заданиями и в Wordе, учитывая всё многообразие существующих версий, далеко не так просто. Попробуйте, для примера выполнить эти 10 заданий одновременно в 3х версиях; 2003, 2007 и 2010. Многие столкнутся с проблемами.

По моему опыту работы со студентами, эти 10 заданий должны принести определенную пользу каждому, кто захочет их выполнить.

Такое вступление было написано в моей первой книге, посвященной вопросам практической работе с приложениями MSWord.

В этой книге я решил расширить эти рамки, и рассмотреть дополнительно 10 заданий по практической работе с приложением MSExcel.

ЧАСТЬ I.Практикум по работе с приложением MSWord

Основы работы с текстовым процессором MSWord

Задание 1.Создание именной папки.

На Рабочем столе ОС установить указатель мыши в месте, свободном от ярлыков, папок и файлов, и нажать правую кнопку мыши.

В появившемся меню выбрать пункт Создать, а затем, Папку.

В появившейся на рабочем столе папке с именем «Новая папка» ввести другое имя (например, «Иванова»).

В этой папке в дальнейшем осуществлять все операции с файлами и папками.

Понятие документа

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .

В этой трактовке понятия документа выделим три момента:

Информация – сведения о содержании документа, его смысловая часть.

Материальный носитель – то, на чем сохранена информация данного документа.

Это может быть бумага, магнитный диск и т.д.

Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (установить его подлинность): подпись должностного лица, фирменный знак, печать и т.д.

Эти три момента имеют особое значение, например, при работе с электронной почтой.

Понятие шаблона

Шаблон – это такой документ (образец, модель документа), в котором уже имеется записанная информация (постоянная часть), и добавляется новая (переменная часть).

Шаблон – это файл, содержащий образец документа, и средства, необходимые для создания документов данного типа.

Шаблоны сегодня широко используются для упрощения создания документов определенного вида: счета, заказы, письма, факсы и т.д. Структурными компонентами, элементами шаблонов являются стили, предназначенные для внешнего оформления содержимого документа и его абзацев.

Задание 2.Работа с шаблонами.

На Рабочем столе ОС создать файл (документ) с именем Черновик.

Установить указатель мыши на значке этого файла, и нажать правую кнопку мыши.

В появившемся меню выбрать пункт «Открыть».

Откроется текстовый файл по имени Черновик.

В этом файле в дальнейшем Вы будете осуществлять все операции по работе с документом.

Основные этапы создания документа показаны в виде схемы на рисунке 1.

Рис.1.

Понятие стиля

Стиль – это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования.

Основные стили позволяют не только красиво и качественно оформить документ, но и автоматизировать расстановку нумерации его разделов и глав, рисунков и таблиц, создать оглавление или указатель.

Стили абзацев включают форматирование символов всего абзаца, расположение абзацев, обрамление и заливку, язык, используемый для проверки орфографии.

Стили символов включают только установки форматирования символов.

Варианты стилей заголовка набраны в окне ТП Word на рисунке 2.

Рис.2.

Перейдем к первому этапу создания документа (смотрите схему на рис. 1).

Этап I. Ввод текста в документ.

На Рабочем столе ОС найти файл (документ) с именем Черновик.

Установить указатель мыши на значке этого файла, и нажать правую кнопку мыши.

В появившемся меню выбрать пункт «Открыть».

Откроется текстовый файл по имени Черновик.

В этом файле в дальнейшем Вы будете осуществлять все операции по работе с документом.

Начнем работу с документом Черновик с ввода текста.

Фрагмент текста для ввода:

"Ввод текста. Работа в сети Internet. Анотация. Наврядли найдется на сегодняшний день человек связанный каким-то образом с миром компьютеров и ничего не слышавший о глобальной сети Internet. Internet-это обширная, разветвленная сеть, которая включает в себя компьютерные узлы по всему миру, она объединяет миллионы компьютеров и десятки миллионов пользователей и предоставляет доступ к различным информационным ресурсам. В Internet можно свободно получить и размесить такую информацию, как личную и коммерческую рекламу, научные данные, базы данных и архивы (например, собрание записей классической музыки, различные правительственные документы, списки колекционеров или людей, имеющих то или иное хобби и много другой информации."

На рисунке 3 этот текст уже набран и виден на экране монитора ПК.

Рис.3.

Этап II, Форматирование текста документа.