Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Категоризируйте оставшиеся канцелярские принадлежности

За время осмотра ящиков стола вы, возможно, устроили там беспорядок почище того, что был. Не пугайтесь, это нормально. Прежде всего расчистите место для работы. В некоторых случаях я использую не поверхность стола, а пол. Мы готовы к следующей части Волшебной формулы: категоризации. Начните с первого ящика. Выньте из него все, располагая имеющие друг к другу отношение предметы рядом. К примеру, скрепки, скотч и клей – это предметы одной категории. Почему? Потому что они скрепляют одно с другим. Имеет смысл держать их в одном месте – когда вам понадобится что-то скрепить, вы просто выберете один из ряда этих инструментов. Степлер лучше держать рядом с удалителем скрепок и т. д. – думаю, суть вы уловили.

Обычно для канцелярских принадлежностей выделяется два-три ящика. Верхний – это ваш командный центр. Когда вам понадобится инструмент, он должен быть под рукой. Попробуйте создать свои категории. Возможно, вам поможет перечень категорий, которые использую я при организации ящиков стола.

• Скрепляющие инструменты (скрепки, кнопки и т. д.).

• Писчие принадлежности (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, ластики и т. д.).

• Предметы личной гигиены (дезодорант, женские гигиенические средства, лак для волос и т. д.).

• Товарные чеки.

• Разное (деньги, батарейки, ключи, печати, визитки, линейки и т. д.).

• Клейкие листочки (разных размеров, форм и цветов).

• CD- и DVD-болванки.

• Блокноты.

• Конверты разных размеров.

• Фирменные бланки и конверты вашей компании.

• Чистящие средства.

Какие категории вы могли бы добавить к этому списку? Как только вынете все из ящика и произведете категоризацию, возможно, обнаружите, что можете выбросить чуть больше. Дело в том, что, когда мы видим сгруппированные предметы, легче понять, что у нас их больше, чем нужно. Вспомните нашу мантру: если вы купили вещь, которая теперь не нужна, заберите ее домой; если она принадлежит компании – верните завхозу или отдайте коллегам. Избавляйтесь от всего, что вам больше не пригодится.

Протрите поверхность стола. Теперь мы готовы к последней части Волшебной формулы – организации категорий.

УДИВИТЕ ИХ!

Если эта книга лежит у вас на столе или коллеги видят, как вы носитесь по офису, и слышат таймер, они могут начать комментировать происходящее (хотя их никто об этом и не просил). «Ого! Решил организовать рабочее пространство? Интересно, хватит ли тебя хоть на пару недель?» «Ничего себе, ну и беспорядок ты тут устроил!» «Что, пытаешься победить хаос? Ну-ну, удачи». И так без конца. Когда вы услышите такой комментарий, улыбнитесь, кивните в знак согласия и продолжайте заниматься своим делом. Не обсуждайте свои действия и не пытайтесь защититься от нападок. Получайте удовольствие. Скажите себе: «Да, Реджина была права, началось. Ну что ж, посмотрим, как вы удивитесь, когда выяснится, что это работает!» У вас есть выбор: потратить силы впустую или сберечь их. Докажите этим комментаторам делом, что при желании возможно все.

Проводите организацию при помощи правильных инструментов

Нам ни к чему, чтобы организация стоила вам больших денег, но все же я порекомендую несколько предметов, которые помогут не только организовать содержимое ящиков стола, но и сохранить такой порядок вещей надолго. Первое – это подложка, которую стелют в ящик. Я предпочитаю толстые, которые выглядят как бумажные полотенца и легко моются. Их обычно продают в рулонах, так что вам придется потратить несколько секунд на то, чтобы отрезать кусок нужного размера. Прокладка станет ключевым элементом организации ящика – она зафиксирует заданный вами порядок расположения предметов. Без нее достаточно будет одного хорошего толчка – и вуаля! Хаос вернется.

Когда будете покупать прокладку, не забудьте прихватить несколько маленьких контейнеров-пеналов – в них вы станете хранить мелкие предметы, которые в противном случае начнут рассыпаться по ящику. Эти контейнеры бывают акриловыми, пластиковыми и деревянными. Я предпочитаю акриловые, потому что их можно время от времени протирать, сохраняя первозданный вид вашего ящика. Контейнеры стоят недорого, к тому же при переходе на другую работу вы сможете взять их с собой – они будут служить вам и на новом месте. Я бы купила контейнеры разной формы и размера – их можно будет складывать в ящике, словно головоломку. Я ведь предупреждала, что организация – это весело? Впрочем, если вы хотите воздержаться от покупки контейнеров, ничего страшного в этом нет.

Возможно, компания выдала вам стандартный квадратный поддон, разделенный на секции. Он идеально подойдет для узкого среднего ящика. Маленьких углублений вполне достаточно для канцелярских принадлежностей. Если вы ощущаете себя комфортнее с большим запасом канцтоваров, можете хранить это все в отдельных пластиковых ящиках. Правда, для этих ящиков понадобится дополнительное место, и это точно будет не стол. Если у вас есть невысокий шкаф, он подойдет. Если нет – попробуйте приспособить для этого нижнюю полку книжного шкафа.

Вот подсказки для организации категорий

Положите ручки, карандаши, фломастеры и прочие писчие принадлежности, которыми вы регулярно пользуетесь, в настольный органайзер размером не больше кофейной чашки. У меня были клиенты, у которых на столе стояло несколько больших органайзеров. Это создает визуальный хаос и ложное ощущение безопасности. Ограничьтесь тем, чем пользуетесь в течение дня. Вам часто нужны ножницы? Поставьте их в этот органайзер. Иначе им место в верхнем ящике стола.

Если вам больше нравится пустой стол, не держите на нем писчие принадлежности. Их тоже можно сложить в верхний ящик, а запас – в большой пластиковый контейнер. Я в данном случае предпочитаю пенал. У меня есть небольшой матовый пенал, который лежит на верхней полке одного из трех моих офисных книжных шкафов – в нем я и храню запасные ручки, карандаши и т. д. У него есть и дополнительная функция: он служит держателем для справочников, в которые я время от времени заглядываю.

Для скрепляющих инструментов использую стандартный офисный органайзер, который находится в неглубоком верхнем ящике стола и который я щедро наполняю скрепками, резинками и клипсами для бумаги. Кстати, скрепки необязательно должны быть стандартными – их дизайн может быть весьма разнообразным и веселым.

Скрепки для степлера я бы из упаковки не вынимала – их очень легко рассыпать. Одной пачки, лежащей в задней части ящика, вам хватит на несколько месяцев. У меня на столе стоит диспенсер для скотча, в отдельном пластиковом ящике лежат еще два. Скотч высыхает, так что держать его про запас в больших количествах бессмысленно.

Очень многие хранят в ящиках стола чеки. Но знаете что? Им там не место! У вас есть выбор. Первый вариант: можно взять подвесную папку (обычно это картонная папка с металлическими уголками-«крючками», используется для хранения документов в «висячем» положении) с файлами, сделать на ней соответствующую надпись и, распределив чеки по категориям, поместить их в нее. Если ваши чеки в основном небольшого размера, купите папку с широким дном, краями «гармошкой» и карманами для файлов. Второй вариант: воспользуйтесь большими, четко маркированными конвертами.

Кстати, раз уж речь зашла о конвертах – с ними мои клиенты часто перебарщивают. Зачем хранить кучу конвертов в ящиках стола, когда можно воспользоваться подвесной папкой? Если же файлы не подходят к вашим ящикам, просто обратитесь к офис-менеджеру.

Клейкие листочки нравятся всем. Признайтесь, вам ведь хотелось бы, чтобы их изобретателем были именно вы? У большинства людей любовь к этим листочкам выражается в том, что листочков в их кабинете хватило бы на целую армию. Я бы оставила одну небольшую пачку на столе (для этого существуют специальные диспенсеры), а остальное отправила в один из тех акриловых органайзеров, которые упоминала выше. Кстати, снимите с листочков прозрачную пленку, в которой их продают. Зачем? От упаковки нужно избавляться при первой возможности – она зря занимает место, и смотреть на нее не особенно приятно.

Если вы храните в ящиках что-то связанное с личными банковскими счетами, лучше заберите эти предметы домой. В мире, где каждый день крадут личные данные, рано или поздно кто-то воспользуется тем, что вы не закрыли ящик на ключ.

Некоторые мои клиенты работают в офисах, где либо бумаг не так уж много, либо их папки хранятся в архивных шкафах вне рабочего пространства. Если это ваш случай, чудесно – положите в ящик для картотеки предметы личной гигиены и прочие вещи, которые хотите иметь под рукой. Постарайтесь только не превратить этот ящик в мусоросборник.

Впрочем, предметы гигиены лучше все же держать в одном из пластиковых ящиков. А в другой можно положить еду. (Еще одно предостережение: не забывайте о правилах хранения продуктов. Вы ведь не хотите, чтобы в вашем кабинете завелись тараканы, мыши или крысы?)

Все, что лежит на дне кучи, легко забыть и трудно достать. А вам нужно знать, что у вас есть, и иметь возможность немедленно этим воспользоваться. Контейнеры помогают избежать накопления посторонних вещей в ящиках стола. Заведите несколько в ящике для картотеки и храните в них различные мелкие предметы. Хотя лично я все же предпочитаю использовать картотечный ящик по назначению. Ведь это так важно – всегда иметь под рукой нужные документы (подробнее об этом мы поговорим в марте). В задней части ящика, как уже упоминалось, всегда существует мертвая зона. Если вам нравятся блокноты, сложите их туда.

И, наконец, вездесущие CD. Диски с нужными вам материалами можно хранить в скоросшивателе или специальном кейсе. Если у вас нет достаточно глубокого ящика для хранения чистых CD, может, свободное место найдется в книжном шкафу? На худой конец, если вы часто их используете, просто поставьте за монитором специальную пластиковую стойку.

А теперь сделаем шаг назад и оценим результат труда. Предвижу, что вы удивитесь, осознав, что должным образом организованные ящики стола могут вызвать у вас ощущение контроля над ситуацией и спокойствия. Ведь все, что нужно, всегда под рукой, а значит, вы экономите время!

Третья неделя
Расчистите свой стол

На этой неделе вы можете:

• Быстро избавиться от хлама, мусора и прочих ненужных вещей.

• Решить, какие предметы стоит держать на столе.

Необходимое время: по меньшей мере 60 минут (в зависимости от конкретной ситуации возможны варианты).

Я уверена, что вид организованных ящиков вас приятно удивил. А теперь наша цель – стол. Данная зона функционирует с ящиками как единое целое. Как часто мне попадаются клиенты, которые мало того что работают в маленьких офисных отсеках, так еще и заваливают свой стол всяким добром!

Доступ к рабочему пространству

Беспорядок на столе, как и в любом другом месте, вызывается главным образом нашей неспособностью принимать решения. «А это пусть пока полежит здесь», – говорим мы, и организации приходит конец. Едва почувствовав зарождение этой мысли, гоните ее прочь!

Потрудитесь принять решение, где именно должна лежать данная вещь. Ключевой вопрос, который вы должны себе задать: «Зачем этот предмет?» Ответив на него, вы поймете, в какую категорию он входит.

Прежде чем приступить к блиц-уборке посторонних предметов со стола, оцените ситуацию. Не все рабочие пространства одинаковы. Попытаемся оценить ваше. Нам нужно понять, то ли у вас хорошая ситуация и вы просто плохо ею пользуетесь, то ли вам не повезло с рабочим местом.

Достаточно ли на вашем столе места для компьютера и работы с документами? Если да, но вам все равно вечно тесно, я готова поспорить, что всему виной – лишние предметы. Оглядите стол: не видите ли вы предметов, которые пора вернуть офис-менеджеру или забрать домой?

Большую часть стола занимает компьютер, а на меньшей вы работаете с документами, ведь так? Это обычное дело для большинства офисов. Иногда меньшая часть превращается в склад великого множества разнообразных электронных устройств – от принтеров и факсов до сканеров. Некоторые мои клиенты поставили на стол стойку для оргтехники, и теперь гаджеты у них стоят на двух уровнях. Если это ваш случай, спросите себя: а все ли эти устройства вам нужны? Если да, то нельзя ли их переместить со стола в какое-нибудь более подходящее место? Ведь вам необходимо пространство, которое позволяло бы свободно разложить документы.

Попытайтесь взглянуть на ситуацию со стороны. Помните ли вы, как выглядело рабочее пространство до того, как вы его заняли? Сузили вы его или расширили? Нет ли в вашем кабинете больших часов, притом что часы ведь есть и у вас на запястье, и в компьютере, и в мобильном телефоне? Взгляд со стороны поможет выявить и других пожирателей пространства. Прикиньте, что вы уберете со стола, после того как мы запустим таймер. У меня есть базовые правила для этой процедуры, но вначале – одна история.

Запущенный отсек Сони

Соня сказала мне, что хочет стать организованной. У нее появилось ощущение, что состояние ее рабочего места отрицательно сказывается на продажах. Увидев ее стол, я поразилась: там попросту не было свободного места. Я не могла понять, как Соня и двое ее коллег, деливших с ней отсек, умудрялись там дышать, не говоря уже о том, чтобы работать. Стол был кошмаром наяву: кипы документов, стопки папок; что важно, что нет – никто не знает.

Я включила таймер и попросила Соню сделать блиц-уборку. Поначалу она двигалась быстро, а почувствовав, что начала замедляться, я стала «заводить» ее вопросами: «Когда ты пользовалась этим в последний раз?», «Зачем это здесь?», «Тебе это и вправду нужно?». Спустя 15 минут наконец-то показалась поверхность стола. Соню это занятие увлекло. Мы с ней работали два дня и за это время вынесли столько мусора, что невозможно было представить, как все это умещалось в маленькой Сониной комнатке.

Мы создали систему папок, разобрались в ящиках стола и расчистили его поверхность. Угадайте, к чему это привело? Соня перестала опаздывать на работу, потому что больше не боялась своего рабочего места. Она начала использовать стол как рабочее пространство, а не как место, куда можно что-то положить. Вскоре ее продажи взлетели до небес.

Мы с Соней до сих пор общаемся. Она помнит тот день, когда обычный офисный стол превратился для нее в один из инструментов достижения успеха. Теперь настала ваша очередь.

Блиц-уборка стола

Вот некоторые мысли, касающиеся вещей, которые вам придется выбросить, сдать в утиль, отдать или вернуть. Прочитайте этот раздел, установите таймер – и за работу!

Документы, которые вам больше не нужны (деловые записки, старые приглашения на семинары, флаеры, меню и т. д.), отправляйте в корзину. (Документы из текущих и недавно законченных проектов отложите в сторону – категоризацией и организацией архивных материалов мы займемся чуть позже.)

Бумажные стаканчики из-под кофе имеются? В мусор! А как насчет чашек и тарелок, возврата которых ждет не дождется офисная кухня?

Возможно, вы обнаружите предметы, принадлежащие другим сотрудникам офиса. Отложите их в сторону, чтобы затем вернуть законным владельцам.

Нет ли вещей, которые нужно положить в портфель и отвезти домой?

А книг, которые надо поставить обратно на книжную полку?

Нельзя ли закрыть папки и убрать их со стола в другое место?

Вам могут встретиться папки уже завершенных проектов. Их нужно отложить, а затем отправить в архив.

Пожиратели пространства

Фотографии

Ваш стол заставлен семейными фотографиями? Почему бы не перевести их в цифровой вид! Пусть сменяются в режиме слайд-шоу на экране вашего компьютера. Или, может, сделать одну из фотографий, самую свежую, обоями «рабочего стола»? Или, скажем, повесить этот снимок на стену?

Мелкие канцтовары

Не слишком ли много у вас на столе мелких канцелярских принадлежностей? Вот вам их список для начала: степлеры, удалители скрепок, диспенсеры для скотча, подставки для ручек и карандашей. Оставьте себе по одному предмету каждого вида, а остальные раздайте тем, кто в них нуждается.

Электроточилка для карандашей

Проверьте, не занимает ли электроточилка слишком много места? Как часто вы ею пользуетесь? Не следует ли вынести ее в коридор? Заодно розетка освободится…

Цветы

Нет ли у вас на столе цветов? Действительно ли искусственным место именно здесь? Не пора ли пересадить живые? (Поднимите горшок – если корни растения пробрались в дренажное отверстие, пора подобрать горшок побольше.) Не лучше ли будет поставить цветок на полку книжного шкафа или на подоконник? Может быть, стоит оставить на работе искусственные цветы, а живые забрать домой?

Подставка для документов

У большинства офисных работников есть папки, которые всегда должны быть под рукой. Это может быть общая офисная документация или бумаги пары важных проектов. Существует несколько типов подставок для документов. Подробнее об этом мы поговорим в марте, а пока отмечу лишь, что моя любимая подставка позволяет держать папки горизонтально. Вертикальное расположение – это всегда риск, что папка раскроется, а ее содержимое разлетится по всей комнате. (Кстати, вне зависимости от того, как именно расположены папки, гораздо проще ориентироваться, когда на них есть ярлыки. Для изготовления ярлыков можно воспользоваться специальным устройством или напечатать их на компьютере.)

Если вы загружены работой, подставка для документов – то, что вам нужно. Но сначала убедитесь, что она вам в самом деле нужна и ваш ящик для папок не забит при этом всякой ерундой. Систему папок мы разработаем в марте. К тому времени мы их все переберем. Что за папки вы храните на столе? Возможно, в них лежат старые рабочие материалы, которые нужно отправить в шредер? Можно ли почистить и систематизировать ваши папки? Держите ли вы их в алфавитном порядке? Нет ли у вас документов, связанных с уже завершенными проектами и подлежащих отправке в архив?

Картотека визиток

Есть ли у вас на столе картотека визиток? Если ваши карточки разбросаны как попало, вы не сможете справиться с этим во время блиц-уборки. Этот проект потребует больше времени. Посвятите картотеке 20 минут. Быстро пролистайте карточки и вытащите те, владельцев которых вы не можете вспомнить, а также те, которые не использовали более года. Рынок меняется быстро, и не исключено, что эти люди давным-давно сменили работу. Не стоит недооценивать Интернет – он поможет вам найти кого угодно. Если все-таки жалко выбрасывать старые визитки, сложите их в конверт и приложите к другим архивным материалам.

Работа с документами

Разбираясь на столе, вы рано или поздно столкнетесь с необходимостью категоризации документов. Как уже было сказано, систему организации документов мы создадим в следующем месяце. Это один из самых сложных, длительных и важных проектов года. Пока же сгребите все документы в одну стопку и начинайте разбирать ее, распределяя бумаги по следующим категориям: «Выбросить» (сделайте это немедленно!), «Отправить в шредер» и «В работе». После этого создайте категории для проектов, которые вы ведете. В марте мы заведем особые папки, взяв документы «В работе», которые вы отложили сегодня, и разбив их на более мелкие категории. Так вы сможете лучше контролировать текущие задания. А пока просто соберите эти документы в одну папку. Это первый большой шаг. Заглядывайте в папку по утрам, чтобы понять, что вам предстоит сделать в течение рабочего дня.

Распределите документы для проектов в соответствующие папки, подготовленные заранее. Что, не подготовили? Не беда: тогда просто разложите их в алфавитном порядке. А теперь в зависимости от размера папок и частоты использования положите их либо в подставку для документов, либо в ящик стола – займемся ими через месяц. Сегодня мы просто собрали разрозненные бумаги в одну папку.

До тех пор пока вы не создадите систему документации или не усовершенствуете уже имеющуюся, пользуйтесь временными папками. Время, когда вы позволяли бумагам, словно опавшим листьям, заваливать ваш стол, прошло. Возможно, поначалу вы почувствуете себя не в своей тарелке, но через три недели, поверьте, и не вспомните, что можно работать по-другому.

Если категоризация вас пугает, крепитесь: со временем она станет для вас естественным занятием.

Решите, что вам нужно

Вернемся к вашему рабочему столу. Вы навели на нем относительный порядок. Теперь пора ответить на вопрос: какие вещи из тех, что лежат на столе, вам действительно здесь необходимы? То есть нужно понять, чем вы пользуетесь постоянно. Возьмем, к примеру, хирургов: у них в специальном поддоне лежат инструменты, необходимые при операции. Представьте, насколько неэффективной была бы их работа, если бы им пришлось всякий раз искать нужный инструмент в куче других? Столь же неэффективной становится и ваша работа, если у вас на столе хранится огромное количество предметов, которые вы держите там на всякий случай.

ВЗГЛЯНИТЕ НА СВОЙ СТОЛ

В магазинах – огромное количество офисных принадлежностей, облегчающих жизнь. Но нет ни одного человека, которому они бы понадобились все сразу! Вот список основных предметов для рабочего стола. Сообразуйте свой выбор со здравым смыслом.

Монитор.

Телефон.

Лотки для входящей и исходящей почты.

Лампа.

Справочная папка (см. Март).

Мелкие принадлежности (степлер, диспенсер для скотча и подставка для ручек и карандашей, в которой можно также держать и ножницы, и открыватель писем).

Лотки для бумаг.

Салфетки.

Держатель для клейких листочков.

Блокнот.

Если есть место – семейная фотография или цветок.

У многих моих клиентов имеется один и тот же набор, состоящий из подставки для ручек и карандашей, степлера и диспенсера для скотча. У них даже коврики для мышки на столах одинаковые. Если и вы регулярно пользуетесь этими инструментами, предлагаю купить набор, на который приятно будет смотреть. Но вообще-то, на мой взгляд, все эти предметы вам не нужны. У меня на рабочем столе стоит только плоский монитор, клавиатура и лампа. Все! В течение рабочего дня на столе скапливаются бумаги. Да, еще бутылка воды, которая всегда при мне – до тех пор, пока я не выпью свою норму (пол-литра жидкости).

Компьютер

Надеюсь, что монитор у вас плоский. Если это не так, смело просите руководство заменить его.

Телефон

Вы левша или правша? Убедитесь, что телефон находится с той стороны, откуда удобнее брать трубку. И, конечно, надо следить, чтобы телефонный провод при этом не протягивался через весь стол, роняя стоящие на нем предметы.

Настольный органайзер

Не разбросаны ли по вашему столу карандаши, ручки, маркеры, клейкие листочки и т. д.? Сложите их в по-новому организованные ящики. Если вам все же нужно держать кое-что из этих предметов на столе, воспользуйтесь органайзером или купите специальные контейнеры.

Лотки

Лотки хорошо бы использовать для входящей и исходящей почты. Подробнее этот вопрос мы разберем в марте. А пока запомните, что у этих лотков особое предназначение. Не позволяйте им превратиться в мусоросборники и не кладите туда посторонние бумаги. Если в течение дня вы пользуетесь разными видами бланков, стойка с лотками – отличное место для них: так вы сможете быстро достать нужный бланк. Пригодятся они и тем, кому приходится печатать несколько вариантов одного и того же документа. При этом можно использовать цветную бумагу. Не скупитесь – лотки из дешевого пластика хрупки и неустойчивы, от них будет больше проблем, нежели пользы.

Боксы для файлов

Многим нравятся держатели, в которых файлы расположены в ряд. У таких держателей нет стенок, и, на мой взгляд, они совершенно бесполезны. Если вы, как и я, не слишком ловки, то проклянете тот день, когда доверили важные документы этому приспособлению. А как из него разлетаются чеки и визитки! Нет, я предпочитаю переносные боксы, которые делают как из пластика, так и из дерева. Они позволяют брать нужные документы с собой. Если вы работаете дома, теплый летний рабочий день сможете проводить в саду. В офисе же такие боксы дают возможность носить документы на встречу или совещание.

К этому моменту вы научились организовывать стол и прилегающую к нему зону. Пространство вокруг вас избавлено от посторонних вещей. У каждого оставшегося предмета есть свое место. Вы точно знаете, какие канцелярские принадлежности у вас есть и где они лежат. Одним словом, вы контролируете пространство. Готова поспорить: до этой недели вы думали, что дело обстоит как раз наоборот.