Kitabı oxu: «38 приемов тайм-менеджмента»
Обо мне
Марков Александр
– Мне 31 год, живу в России, г. Самара;
– Психолог, бизнес-тренер, коуч;
– Предприниматель с 2005 г.;
– Автор статей, вебинаров, ведущий видеоблога [битая ссылка] markov-a.ru.
Обо мне
Больше всего я люблю заниматься саморазвитием. Поэтому я хочу с вами поделиться своими мыслями, идеями, наработками, опытом по улучшению жизни.
P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по данному материаллу, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. [битая ссылка] задавайте вопросы, постараюсь помочь. Еще возможна [битая ссылка] консультация по skype.
1 глава. Планирование
Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.
Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться – навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.
Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П»: Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.
Как планировать день – 7 способов
Одни говорят, что лучше держать все в уме, другие говорят, что нужно составлять распорядок дня на бумаге, а кто-то вообще считает, что планировать ничего не нужно, чтобы не усложнять себе жизнь.
Давайте подойдем к теории планирования с аналитической точки зрения и попытаемся обосновать зачем необходимо планирование и как оно повысит вашу личную эффективность. В данном разделе мы также рассмотрим, как нужно планировать день и преимущества использования электронного органайзера.
Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.
1 способ: Заведите список задач на день
Для чего нужен список задач?
Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:
Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.
А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.
Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.
Представим ситуацию из жизни
Вы встаете утром и идете на работу, по дороге вспоминаете что:
– Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
– Оплатить за интернет, пока не отключили.
Когда вы пришли на работу:
– Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
– Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
– После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.
Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем. Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.
К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.
Преимущества записной книжки
Записная книжка – снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:
1. Записать всегда быстрее, чем запомнить. Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами;
2. Экономия энергии. Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему;
3. Надёжность. Что написано пером – не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.
Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить – это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.
Самое главное в списке задач или в записной книжке – перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть – это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.
2 способ: Работайте со списком задач каждый день
Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.
3 способ: Сначала записать, потом делать
Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.
Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.
Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.
4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи
Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.
Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.
Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.
5 способ: Электронный органайзер
Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:
А. Экономия времени. На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.
Б. Объемы и скорость: В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.
В. Удобство. Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.
Среди электронных органайзеров рекомендую всем evernote с бесплатной синхронизацией с компьютером или более продвинутый наш Российский аналог leadertask, но синхронизация у него платная.
6 способ: Планируйте следующий день с вечера
Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время – это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.
Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.
Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.
7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности
Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.
Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта. Как правило, – это те занятия, которые больше всего не хочется делать. Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило – начинать день с лягушки, т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.
Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.
Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.
2 глава. Рабочий день
Успех любого человека зависит от того, насколько он будет эффективно работать. Допустим, необходимо сделать определенную работу. Но ее можно сделать разными способами:
Работать до усталости, потом отдыхать до восстановления сил и так продолжать дальше;
Чередовать отдых и работу чаще, не допуская усталости;
Чередовать различные типы дел;
И др. способы…
Каждый из способов, указанных выше, покажет разную эффективность, т. е. вы получите результат, потратив разное количество сил, время и др. затрат. Причем в одних делах лучше работать не прерываясь, а в других лучше делать частые перерывы для достижения максимальной эффективности и т. д. Важно понимать, какую тактику работы лучше применить, чтобы работать быстрее и меньше уставать, необходимо знать ряд закономерностей, которые описаны в этом разделе.
Как работать не уставая – 5 способов
Усталость на работе, головные боли, бессонница, объедение сладким и другие вредные привычки – результат чрезмерной умственной нагрузки. Особенно остро это ощущают работающие в центре мегаполисов таких больших городов, как Москва, Санк-Петербург и др. Все это приводит к тому, что настроение падает, ни хочется ничего делать, вы срываетесь на близких и постоянно живете в стрессе.
Ключом к высокой эффективности в умственной работе является чередование дел, которые бы загружали разные участки мозга. Так, не прерывая умственный процесс, можно дать отдых одной части мозга, пока работает другая. Затем сменить загрузку этих областей на противоположную, в итоге, вы будете использовать каждую минуту своего времени и не уставать, просто чередуя дела, также как мы чередуем руки, когда несем одну сумку с вещами не останавливаясь на отдых. Подробнее описано в данной статье.
Сейчас я расскажу 5 шагах, которые позволят работать головой не уставая.
1 способ – регулярная смена деятельности
Мы можем уменьшить умственное напряжение, не сократив нашей работоспособности просто чередуя работу полушарий мозга.
Представьте, что вы вышли из магазина с тяжелой сумкой продуктов. Сумка у вас одна, руки две. Как быстрее донести сумку домой: Меняя руки по пути или нести только в одной руке и останавливаться на отдых? Я думаю ответ очевиден. Скорее всего, когда одна рука устанет, вы возьмете сумку в другую и продолжите движение, потом снова поменяете и так сможете добраться к дому быстрее, чем если вместо смены руки – останавливаться.
Также и с нашим мозгом, мы можем уменьшить умственное напряжение, не сократив нашей работоспособности просто чередуя работу полушарий мозга. Наш мозг состоит из 2 полушарий, в одних задачах задействуется больше правое полушарие, в других левое. Подобно тому как мы можем идти, не останавливаясь меняя руки, мы можем давать отдыхать одному полушарию мозга, пока работает другое. Сначала мы загружаем левое полушарие, а правое у нас отдыхает в этот момент, потом меняем деятельность и загружаем правое полушарие, теперь левое расслабляется.
Меняя деятельность таким образом, чтобы чередовать деятельность 2 разных полушарий мы можем меньше уставать и сделать значительно больше и быстрее, с лучшим настроением.
Итак, за логику и целеустремленность у нас отвечает левое полушарие. К задачам левого полушария относится подготовка документов, аналитика, бухгалтерия, составление отчетов, программирование, обдумывание различных ситуаций, разгадывание кроссвордов и т. д.
За творчество, чувства и эмоции, гуманитарную деятельность и пассивность отвечает правое полушарие. Активизирует правое полушарие чтение художественной литературы, рисование, лепка, представление образов, все чувства: осязание, обоняние и др.
Вот почему в стрессе люди больше курят, объедаются, выпивают – это результат, того что мы усиленно думаем о стрессовой ситуации, анализируем ее и сильно грузим левое полушарие, отвечающее за аналитику. А наш организм стремиться дать отдохнуть левому полушарию, поэтому нервной системе дается сигнал о желание вкусно поесть, покурить, выпить, в общем, испытать чувства, которые бы задействовали правое полушарие и тем самым дали расслабиться левому.
Как только чувствуете, что устаете и ваша эффективность падает, то переходите к задаче, загружающей другое полушарие. К примеру, если вы работали с документами, отчетами, то отличным отдыхом для вас будет заняться творчеством: порисовать, почитать художественную литературу, послушать музыку, погулять т. к. вы испытываете больше чувств при ходьбе и, конечно же, начинает работать пространственное воображение, за которое тоже отвечает правое полушарие. Можете пообщаться по работе, это вызовет эмоции и вы отдохнете.
А если вы творческая личность, то после рисования, пения и подобных занятий займитесь разгадыванием кроссвордов, поиграйте в шахматы, подумайте как изменить жизнь в лучшую сторону и т. д. В общем, займитесь аналитическими задачами и вы увидите, как спустя 30 мин у вас будет творческий подъем.
Экспериментируйте и вы обязательно найдете занятие, которое поможет вам отвлечься и быстро восстановить работу нужного полушария.
Анализируйте загруженность полушарий
Много было сказано про работу полушарий мозга, но не менее важно знать как определить в любой момент наиболее активное полушарие?
Для этого сделайте следующее:
– Выведите руки ладошками напротив друг друга;
– Соедините, как будто вы пожимаете руку самому себе.
У вас получиться вот такое рукопожатие, а теперь посмотрите, большой палец, какой руки находится на указательном. Рука, у которой большой палец оказался на указательном – быстрее сжала ладонь. Поэтому и большой палец первым прижался и является ведущим. Это означает, что у вас сейчас активно противоположное полушарие. К примеру, на указательном пальце оказался палец большой правой руки. Это означает, что правая рука быстрее сжала кисть левой, т. е. она является активнее левой.
Теперь вспоминаем, что за движение правой руки отвечает левое полушарие, а за моторику левой – правая часть мозга. Получается что активность правой руки – результат большей загруженности левого полушария, отвечающего за логику, значит, в данный момент вы эффективнее будете работать с креативными задачами, а также быстрее отдохнете. Если на указательном пальце оказался большой палец левой руки, значит, у вас активна левая рука и правое полушарие, в этом случае разгрузите свой мозг перейдя на аналитические задачи.
2 способ – меняйте ведущую руку
Левое полушарие мозга отвечает как за логику, так и за движение правой части тела. А правое полушарие отвечает за работу левой части тела. Иначе говоря, движения правыми частями тела активизируют левое полушарие, отвечающее за логику. И наоборот, движения левыми частями тела активизируют работу правого полушария, отвечающего за воображение.
Чтобы меньше уставать при работе с логическими задачами можно просто использовать мышку и ручку левой рукой, делать повседневные обязанности левой рукой и задействовать воображение, но будьте осторожны, т. к. активизация правого полушария включит эмоции и ваша целеустремленность может упасть, а чувствительность к негативу может вырасти.
А если вы дизайнер, то, работа мышкой правой рукой позволит дольше сохранить творческий настрой, но чувствительность может упасть.
Вот почему во время эмоционального состояния мы крутим ручку в правой руке, сами того не зная, активизируем левое полушарие и наши аналитические способности растут.
3 способ – контролируйте вовлеченность
Представим что происходит с организмом во время бега: сердце начинает быстрее биться, повышается пульс, наше тело попадает в условия, когда мы начинаем значительно быстрее уставать и как бы долго мы ни старались бежать, наши силы и скорость будут со временем падать, будет нарастать усталость, усиливаться боль в мышцах и мы будем вынуждены остановиться и отдохнуть.
А теперь представим такую же ситуацию на работе – вы чем-то увлеклись, ваше сердце так же как и при беге начало сильно биться. Сначала вы быстрее делаете всю необходимую работу, но вскоре начинаете уставать. Так же, как и при беге, чем сильнее бежите, тем быстрее устанете. Если вам нужно пробежать 100 метров, то можно задействовать все силы. А если дистанция 3 км, то и темп нужно снизить. Также и при умственной работе, чем сильнее вы увлечены и выше пульс, тем быстрее вы устаете. Чем быстрее бьется сердце в состоянии покоя, тем сильнее повышается ваша раздражительность. Пульс нужно держать в норме если планируете работать не 15 мин., а длительное время.
Чтобы не уставать и сохранять пульс в нормальном состоянии нужно следить за своей увлеченностью и как только она начинает выходить за рамки, сразу менять сферу деятельности.
Как же понять что вы увлечены? Очень просто – задайте себе вопрос: Хотите ли дело, которым занимаетесь сейчас, довести до конца? Возможны такие варианты:
– Очень хочу. Значит, вы сильно увлечены и ваш пульс высокий, желательно побыстрее сменить деятельность;
– Просто хочу. Увлеченность средняя, организм быстрее устает в таком режиме, желательно на время сменить сферу деятельности;
– Немного хочу. Увлеченность умеренная, но присутствует можно продолжить работать, но эффективнее сменить сферу деятельности, пока желание не упадет, иначе вы устанете быстрее.
– Не хочу. Нет увлеченности можно работать и уставать вы будете меньше всего, т. к. пульс будет на обычных значениях.
4. способ – кардионагрузки
"Кардио" произошло от греческого слова Kardia и переводится как сердце, т. е. кардионагрузка имеет перевод сердечная нагрузка. Сердце, как и мышцы тренируется. У спортсменов пульс в состоянии покоя значительно меньше, потому что тренированное сердце за один удар может прогнать больше крови чем у обычного человека. А как мы говорили выше, чем ниже пульс тем меньше вы устаете и спокойнее становитесь. Вот почему спортсмены более спокойные и выносливые.
А теперь рассмотрим как натренировать сердце. Бег, плавание, активные танцы, велосипед – это кардиотренировки. Суть кардиотренировок состоит в том, чтобы создать условия нехватки кислорода, т. е. состояние, когда мы часто дышим. Все помнят как после пробежки задыхались сразу после остановки?
Чтобы не допустить такой ситуации в будущем организм дает команду для роста сердечной мышцы. Чтобы она справилась с нагрузкой в следующий раз и доставила необходимое количество кислорода в мышцы.
Значит необходимо 2 условия для эффективной кардиотренировки:
– Двигаться, чтобы в мышцах начался сжигаться кислород. Только в условиях движения, т. е. сокращения мышц и происходит сжигание кислорода и нехватка в организме. После чего и тренируется способность сердца прокачивать больше кровь, чтобы доставить больше кислорода к мышцам. Чем больше килограмм мышц задействовано, тем сильнее потребление кислорода;
– Поднять пульс выше 120–130 ударов в минуту, именно тогда начинается процесс нехватки кислорода, после которого сердечная мышца растет. И помните, что слишком большой пульс может навредить здоровью. Запомните такой критерий: после тренировки ваш пульс должен опуститься меньше 120 за минуту. Если этого не произошло – сбавьте темп.
Бег, плавание, активные танцы, аэробика как раз задействуют большое количество мышц, начинается нехватка кислорода в организме. Поэтому после тренировки растет сердечная мышца, чтобы избежать в будущем таких перегрузок и за каждое сокращение прокачивать больше крови. Но в отличие от обычных мышц, сердечная нуждается в тренировке каждые 1–2 дня или она снова ослабевают и вы быстрее начинаете уставать, т. к. в ткани организм с кровью поступает меньше питательных веществ и кислорода.
5 способ – исключите быстрые углеводы
Пара небольших булочек или 1 шоколадка 100 гр. Содержит около 500 ккал., что примерно равно хорошему полноценному обеду с первым, вторым, мясом, фруктами. Но отличие состоит в том, что углеводы из обычной еды расщепляются несколько часов. А шоколадка, пирожные, тортики и прочие десерты расщепляются значительно быстрее, уровень сахара моментально поднимается и ваш организм как стахановец вынужден выбросить инсулин и повысить пульс, чтобы как можно быстрее утилизировать все углеводы.
Представьте ситуацию из жизни: «вы хотите согреться за костром, который начинает потухать». Если вы бросите в костер бумагу, то она быстро загорается, сразу дает много тепла и быстро тухнет и потом становится холодно. А как горит полено? Оно горит постепенно хоть пламя и небольшое, но в течение долгого времени.
Такая же ситуация и с быстрыми углеводами – т. е. со сладким. Шоколад, булочки, пирожные и т. п. – моментально дают большой выброс углеводов, вы можете чувствовать вначале бодрящий эффект, но вскоре их действие заканчивается и вы снова хотите есть и чувствуете слабость.
Почему быстрые углеводы дают слабость?
1) Утилизация быстрых углеводов в жир. В кровь поступает быстро много энергии, резко повышается уровень сахара, эта энергия не может так быстро вся быть израсходована, поэтому утилизируется в жир. На утилизацию быстрых углеводов в жир тратиться много энергии;
2) Расщепление гликогена (не жиров). Уже через час после сладкого вам хочется есть, потому что все углеводы уже расщепились, как бумага на костре быстро сгорела, а др. энергии нет. Когда в желудке пусто, то энергия начинает поступать из гликогена – это своего рода запас, который делает печень из углеводов. Но эта энергия не дает много сил, ее недостаточно, что чувствовать себя бодро. Это как если в костер бросить мокрое полено, то оно будет плохо гореть.
Подводя итог: вы ощущаете слабость после сладкого(шоколад, булочки, пирожное и т. п.), потому что вначале тратится много энергии на утилизацию излишек углеводов в жир. Вскоре энергия перестает поступать т. к. она быстро поступила в кровь и происходит получение энергии из гликогена(не жир) в печени. Что дает мало энергии.
Если вы хотите не уставать, то избегайте быстрых углеводов: кондитерские изделия и все сладкое, что придумала пищевая промышленность. Лучше съешьте фрукт или овощ, они тоже дадут вкусовые ощущения, но принесут пользу в виде витаминов.
Куда уходит время? 8 хронофагов – поглотителей времени и борьба с ними
Сейчас я расскажу о 8 самых страшных поглотителях времени и как с ними бороться. Да, небольшое дополнение: Ниже я буду использовать экзотическое слово хронгфаг. Хронофаг произошло от двух слов: «Хронос» – время, «фаг» – поглощать и означает поглотитель времени. В общем, все что съедает ваше время – хронофаги.
А чем страшны эти поглотители времени – хронофаги
Куда уходит время? Ужас состоит в том, что мы тратим время на ерунду вместо важных дел. Ведь именно важные дела могут сильно изменить нашу жизнь в лучшую сторону. И чем больше этих важных дел удастся переделать, тем успешнее мы становимся.
Может ли поглотитель времени быть полезным?
Нет, нет, и еще 16 раз нет. Полезное дело, это когда при его невыполнении будут отрицательные последствия. А от невыполнения поглотителя времени плохих последствий не будет. Например, вы позвонили знакомому, чтобы поддержать в сложное ситуации. Это дело полезное, т. к. если вы не поможете товарищу, то ему будет тяжелее. А если у знакомого все хорошо и вы решили поболтать ниочем, то тут попахивает хронофагом. Так как ничего плохого не произойдет если не начинать разговор ниочем.
Виды борьбы с поглотителями времени
1. Избавиться от хронофага, т. е. не браться за ненужное дело. Это самый лучший вариант.
2. Отложить хронофаг. Все мы люди, не роботы, живые. У каждого из нас найдутся вредные привычки, ведь борьба с ними требует времени и сил. Что же делать, когда вы чувствуете, что не в силах противостоять хронофагу? Лучше отложить на удобное время, чтобы не прерывать важные дела, особенно когда вы на пике продуктивности. То есть на то время, когда вы устали и не в силах заниматься важными делами.
1. Телефонные звонки
Именно телефонные звонки имеют способность нас сильно отвлекать в самые неподходящие моменты. Обычно это происходит так: Вы приступили к работе, прошли стадию включения и вышли на максимальную эффективность. Но вам позвонили и отвлекли от работы, положив трубку, вы думаете о разговоре и вам снова приходится разгоняться, включаться в работу с трудом. Представьте машину, которая постоянно разгоняется и тормозит также происходит и с эффективностью в работе если сильно вас отвлекают.
Выход
– Не обсуждайте в рабочее время, например, с 9 о 18 личных дел по телефону. Переносите личные разговоры на время после работы, чтобы лишние мысли не сбивали вас.
– Не берите телефон во время важных дел, а когда почувствуете, что устаете и эффективность в деле падает, – перезвоните всем кто звонил.
– В ожидании важного звонка не тратьте более 1 мин. на неважные разговоры. Бывает, что по телефону могут сообщить более важную задачу, чем ту, которой занимаетесь сейчас. Тогда поднимайте трубку узнайте что это за дело, а далее возможны 2 варианта:
а. Незначимая задача. Скажите, что сейчас заняты, но позже, когда освободитесь – перезвоните и сможете обсудить.
б. Значимое дело. Если дело оказалось более важным, чем то, которым вы сейчас занимаетесь, тогда можно сразу же и оговорить его по телефону полностью.
– Группируйте звонки. Отведите каждый день 1 или несколько интервалов времени, например, с 11 до 12, когда вы будете перезванивать на пропущенные вызовы или звонить по своим делам. Преимущество группировки состоит в том, что в остальное время будет меньше отвлекающих факторов и вам легче будет сосредоточиться на более важных делах.
2. Нежданные посетители
Когда к вам заходят в кабинет посетители и коллеги, то отрывают вас от дел, приходится прерывать ход ваших мыслей. Даже после разговора в голове остаются мысли и включиться в работу становится сложнее.
Чтобы избежать пустых разговоров
– Повесьте табличку на дверь с надписью «Не беспокоить». Сообщите коллегам время, когда вы обычно готовы к общению, чтобы им не приходилось каждый раз ходить и смотреть повешена ли табличка.
– Уйдите от разговора. Да-да, в прямом смысле. Бывают ситуации, когда не всегда получается убедить собеседника, что вам сейчас нужно поработать. Специально на этот случай, есть более мощное оружие от болтовни;) Когда к вам подходят, чтобы поболтать, можно сразу встать и пойти навстречу. Поприветствуйте собеседника и скажите, что сейчас вам нужно идти, но по дороге вы можете обсудить важные вопросы. Если все важные вопросы кончились или их нет – идите в другое место, например, на улицу, в офис, магазин, туалет и оставайтесь там пока собеседник не уйдет.
Уважайте время других.
а) Спрашивайте если у собеседника время. Если вам необходимо обратиться к коллеге, сначала вежливо задайте вопрос: «Извините, вы сейчас не заняты?»
б) Копите дела если они несрочные. Лучше подойти и решить сразу несколько вопросов, чем по каждому вопросу в отдельности, чтобы меньше отвлекать себя и других от работы.
Когда неважный разговор завязался:
– Делайте незаинтересованный вид. Когда вы понимаете, что большого смысла в дальнейшем разговоре нет, то вы можете показать, что разговор вам неинтересен следующим способом: Не смотрите на собеседника. Например, если собеседник напротив вас, то перевидите взгляд в правый или левый верхний угол, так вы мягко покажите, что разговор вам неинтересен. Бывает, этого вполне достаточно, чтобы посетитель все понял и сам ушел.
– Используйте метод «бутерброда». Часто бывает неудобно прерывать человека. В таком случае легче сделать промежуточный переход, т. е. подготовить собеседника к вашей просьбе. Суть метода бутерброда: Сначала скажите приятное, а потом, что у вас сейчас важное дело. Таким образом, мы деликатно прерываем разговор, собеседнику легче, а нам проще.
На практике это реализуется примерно так: В момент разговора дождитесь времени окончания передаваемой мысли и перехватывайте инициативу, скажите положительное, например, согласитесь с одним из утверждением или поблагодарите за информацию, но только не критикуйте. Затем сразу же скажите, что сейчас вам нужно поработать или уйти. Очень желательно, чтобы после приятной части не упускать инициативу, и сразу сказать, что вы сейчас заняты.
Эффект можно усилить, когда после положительной фразы, вы говорите, что сейчас вам нужно выйти по делам, затем встаете из-за стола и идете к двери и выходите.
3. Ожидание и время в дороге
Ожидания перед встречей, время в очередях, в общественном транспорте. Часто приходится кого-то ждать и чем больше людей вовлечено, тем более непредсказуемые последствия могут быть. Чтобы не тратить время впустую в момент ожидания или поездки в общественном транспорте – самый универсальный способ, это читать электронную книжку, которую можно скачать на телефон или планшет. Мозговой штурм, именно этим и можно заняться в дороге, всегда берите с собой блокнот и ручку, чтобы в момент ожидания вы могли обдумать ту или иную ситуацию по работе или жизни.
4. Телевизор
Задача телевизионщиков сделать передачу или фильм захватывающими, чтобы зритель как можно больше смотрел. И это у них здорово получается, но появляется другая проблема: Очень тяжело прервать просмотр. Что уж говорить, когда после окончания одной следует не менее интересная следующая. В итоге получается, что включив телевизор на 15 мин., можно зависнуть на несколько часов, т. к. хочется досмотреть интересное до конца т. к. мы расслабляемся и тяжело прервать просмотр.
Побороть этот поглотитель времени просто – смотрите передачи в записи, так вам легче будет прервать просмотр, т. к. вы будете знать, что запись можно возобновить в любой момент. Записи многих передач есть в интернете или их можно записать с помощью рекордера.
5. Электронные игры
Игры на компьютере, планшете, телефоне представляют еще большую угрозу, чем телевизор. От электронных игр тяжелее оторваться т. к. в них мы непросто смотрим, но и взаимодействуем с виртуальной реальностью. А когда мы взаимодействуем, то еще больше увлекаемся процессом. Именно из-за отсутствия взаимодействия, оторваться от телевизора проще чем от компьютера, где оно есть. Чем больше играем, тем больше мы увлекаемся, это свойство нервной системы. Поэтому гораздо проще не начинать играть, чем потом вовремя остановиться.
Избавиться от компьютерной зависимости можно с помощью 2 шагов:
1 шаг. Исключить возможность играть. Как правило, возможно радикальным способом, например, сломать диски и удалить игры с компьютера.
2 шаг. Найти альтернативу. Но без первого шага найти альтернативу вряд ли получится, т. к. она будет не нужна, из-за желания поиграть. А когда дома будет скучно и не во что поиграть, тогда нужда заставит искать альтернативу. Альтернативой компьютерным играм может стать спортивная секция, кружок, хобби, прогулки и т. д., в общем, все что вам интересно из реальной жизни.
6. Виртуальное общение
Социальные сети (вконтакте, одноклассники), форумы – очень удобный вид связи, но зачастую неэффективный. У каждого из нас есть потребность в общении, у кого-то в большей степени, у кого-то в меньшей и зависит от врожденных качеств. Потребность в общении естественная так же как сон, еда, мы без нее не можем. В общении так же как и со сном или едой необходим баланс: Не испытывать недостатка и в то же время переизбытка.
Виртуальное общение значительно проигрывает реальному, т. к. задействует меньше чувств, когда мы только слышим собеседника, а тем более, если можем только писать. Чем меньше чувств задействовано, тем больше времени требуется для насыщения потребности. Одна минута живого общения может оставить больше впечатлений, чем 30 мин в соц. сетях.
Виртуальное общение однозначно является убийцей времени во всех случаях, когда его можно заменить реальным. Ни одно виртуальное общение не передаст таких сильных эмоций и чувств, как реальное.
Общение – это естественная потребность, как еда, сон, от нее нельзя отказаться. Но можно сделать общение более ярким, интересным и эффективным, если отдать предпочтение реальному перед виртуальным.
Ниже я приведу способы общения:
– Sms, электронная почта, сообщения в соц. сетях – эффективны только в деловой переписке. В качестве восполнения потребности общения самый неэффективный способ;
– Общение по телефону, значительно более эффективно чем с помощью текста, т. к. передает интонацию и чувства;
– Skype – еще лучше тем телефон, т. к. передает больше эмоций, через веб-камеру;
– Реальное общение – то, к чему необходимо стремиться. Это самый качественный, быстрый и эффективный способ закрыть естественную потребность в общении. Именно к реальному общению и следует стремиться, чтобы получить больше свободного времени.
7. Новости
Замечали ли вы за собой, что тратите на просмотр новостей более 10 мин. в день? Если это так и есть, то попахивает неэффективным расходованием времени. Чтобы узнать основные новости, в течение дня достаточно 5-10 мин. для просмотра сайта или прослушивания основной новостной передачи.
Если вы тратите много времени на просмотр новостей, то, скорее всего, вам не хватает впечатлений в жизни, эмоций, новых ощущений, которые необходимы любому человеку. Найдите альтернативу, больше времени проводите с близкими, найдите свое хобби, запишитесь в секцию по интересам или смените работу на более интересную.
Зачем альтернатива?
Как уже описывалось выше, компьютер не может передать такой гаммы впечатлений и чувств как реальная жизнь, поэтому, чтобы элементарно чувствовать себя счастливее – замените сидение за компом, реальным занятием. К тому же реальное занятие лучше будет вас расслаблять и отвлекать от проблем, если оно будет для вас интересным.
8. Перекуры и вредные привычки
Все знают, что курить плохо и от этого куча заболеваний. Зададимся вопросом почему люди курят, зная, что это вредит:
А. Привычка, зависимость от никотина;
Б. Расслабление от умственной нагрузки.
Для многих перекур – способ расслабиться, поэтому так тяжело избавиться от этой привычки. Но есть более легкий способ – замените перекуры чашкой чая, перекусом, общением с коллегами.
3 глава. Расстановка приоритетов
Причины неудач – неправильные приоритеты
На работе часто появляются много дополнительных задач, телефонные звонки, незапланированные встречи и т. п. Мы пытаемся все успеть, но не получается, а потом расстраиваемся что не успели выслать коммерческое предложение ключевому клиенту или сделать важный телефонный звонок.
Одной из Причин неудач является – неправильно расставленные приоритеты. Человеку свойственно распылять свое внимание, делать то, что совсем неважно. Это происходит потому, что многие малозначимые дела не требуют больших сил. И мы стараемся идти путем меньшего сопротивления. Описанные ниже способы помогут вам отличить важное от срочного, главное от второстепенного. Дела приносящие продолжительный эффект от коротких результатов. Как правильно расставить приоритеты?
Правило Парето 20/80 на практике в работе и жизни
Принцип Парето: 20% процентов усилий приносит 80% результата. Это эмпирическое правило было названо в честь экономиста Вильфредо Парето, который установил, что общество Италии можно разделить на 2 части:
1 часть: небольшая, но богатая. Это 20% населения, которому принадлежит 80% богатства.
2 часть: большая и небогатая. Это 80% населения, которым принадлежит всего 20% богатства.
Дальнейшие исследования показали, что это правило применимо практически к любому экономическому процессу и означает: «20% усилий дают 80% результата. И наоборот 80% усилий дают всего 20% результата».
Для чего нужно знать принцип Парето?
Для правильной расстановки приоритетов, т. к. если вы упустите задачи на 20% сил, то упустите 80% результата. Понимание этого принципа позволяет легче и правильнее расставить приоритеты в течение дня, чтобы получить максимальный результат.
Суть принципа Парето:
– вы можете быстро получить большую часть результата;
– второстепенные задачи нужно выполнять в конце;
– если не успеваете, то отказываться нужно от мелочей;
– большее достигается за счет малых усилий.
Вы спросите: «А почему соотношение именно 80/ 20? Почему не 75/25 примеру»?
Цифры 20 и 80 в большей степени условны и являются усреднением, в вашем случае соотношение может быть 30 на 70, 10 и 90, или совсем другим. Соотношение 20 на 80 – это лишь условный показатель, который удобен для восприятия и запоминания, а также достаточно хорошо передает действующий порядок дел в жизни во многих сферах жизни.
А есть ли смысл тратить остальные 80% усилий если основную часть, т. е. 20% вы уже сделали? Может достаточно сделать только самое важное и на этом остановиться?
80% усилий за которые мы получаем только 20% результат оттачивают наши навыки и держат нас в тонусе, что и позволяет нам получить 80% результата от 20% усилий своего рода как награда за труд. Если в жизни перестать выполнять небольшие обязательства по работе, данные обещания, мелкие просьбы коллег, то ценность человека начнет падать, люди не захотят сотрудничать с таким человеком и количество важных задач может упасть к нулю.
Как применять закон Парето
Начинать, нужно с выполнения самых важных задач, приносящих 80% результат, но после обязательно переходить к менее значимым, приносящим лишь 20% усилий и выполнять остальное, т. к. мелочи тоже важны. Если времени не хватает на все, то отдаем предпочтение важному. Но следующий день меняем так, чтобы помимо важного успевать и второстепенное, т. к. важные дела появляются благодаря второстепенным задачам.
Итог
Когда времени в обрез – не стоит распылять внимание и стараться успеть везде понемногу. Сделайте самое важное, 1 из 5 дел и в ваших руках будет 80% успеха, остальным можно пренебречь в чрезвычайных ситуациях.
Матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида в планировании
Что такое матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида? Как планировал время 34-й президент Сша? Какой принцип организации позволял справляться с огромным количеством дел? Обо всем этом я сейчас расскажу.
Очень простую и невероятно эффективную методику расстановки приоритетов использовал 34-й президент Сша, позднее ее назвали в честь его имени – принцип Эйзенхауэра Дуайта Дэвида. Все понимают, что у президента много дел и от правильно планирования времени одного человека зависят судьбы миллионов людей.
Как же поступал президент Эйзенхауэр?
А вот как – он делил все задачи на важные и срочные. Чтобы лучше понять метод, нарисуем матрицу Эйзенхауэра Дуайта Дэвида, разделив квадрат на 4 равные части. В итоге у нас получится 4 квадрата. Теперь подпишем каждый следующими названиями: Важно, неважно, срочно, не срочно. Суть принципа Эйзенхауэра заключается в том, при расстановке приоритетов необходимо сначала выполнить все важные и срочные дела. Затем важные и несрочные. Далее, неважные срочные. И если будет время-то напоследок неважные и несрочные.
Зачем?
Что же дает применение принципа Эйзенхауэра? Зачем рисовать матрицу? Почему нельзя сделать все подряд без всяких заморочек?
Наверное, все сталкивались с нехваткой времени – когда хочется успеть все запланированное, но не получается, каждый день преподносит нам сюрпризы и приходится корректировать свои планы, отказываясь от запланированного отдыха, новых возможностей по работе и т. д.
Предугадать незапланированное невозможно, а значит, хотим мы того или нет, какие-то планы приходится отменять. Но… А что если мы сначала сделаем главные задачи, а менее значимые оставим на потом. От которых и отказаться не так жалко? К примеру, проведем время с семьей вместо встречи с клиентом, который вряд ли согласиться на сотрудничество.
В этом и есть ответ на вопрос: «зачем сортировать дела». Мы просто делаем главное, а второстепенное откладываем и становимся успешнее и продуктивнее по жизни. Ведь срочное, еще не значит важное и наоборот.
1 квадрат: Важно и срочно
Сюда относятся неотложные дела, невыполнение которых, может привести к негативным последствиям. Мы начинаем все дела именно из этого раздела т. к. это самые значимые для нас задачи, да и к тому же срочные. К этому разделу можно отнести: «Неотложная операция», «Незапланированные совещания», «дедлайн в сдаче проекта».
Главное, – этот квадрат, в идеале, должен быть пустым т. к. большинство важных задач вначале не являются срочными и при правильном планировании их можно сделать до того, как они станут срочными.
К тому же все мы понимаем, что на срочные дела не всегда можно выделить столько времени, сколько необходимо. Пример из жизни – сдача экзаменов, если готовиться в последний день, то времени на подготовку может просто физически не хватить. Помимо этого, работа в режиме аврала выматывает, ухудшает психическое и физическое состояние. Поэтому все важные задачи следует выполнять до того, как они станут срочными, т. е. работать с квадратом важно и не срочно.
2 квадрат: Важно и не срочно
Регулярное выполнение всех задач именно из этого квадрата – показатель вашего успеха и продуктивности. К данному квадрату относятся дела, которые могут подождать, но от их невыполнения будут серьезные негативные последствия.
Важная задача отличается от неважной тем, что последствия при их невыполнении разные. Чем важнее задача, тем сильнее отрицательные последствия от ее невыполнения. Поэтому отдаем предпочтение выполнению сначала важных задач и только потом срочных.
В идеале все важные как срочные, так и несрочные задачи должны быть выполнены полностью. Среди дел из данной области можно отметить такие как: задачи по личностному развитию, заботе о здоровье, например: своевременно обратиться ко врачу и предупредить заболевание, овладеть базовыми навыками английского языка для повышения по работе и др., как правило, это ключевые задачи, которые могут сильно изменить вашу жизнь.
Когда мы правильно распределяем дела и начинаем работу с наиболее важных, то становится меньше авралов, т. е. мы успеваем сделать дела, пока они не стали срочными. А это очень важно ведь, когда на срочные дела не всегда хватает времени – они получаются недоделанными и мы устраиваем испытание своим нервам, пытаясь успеть к сроку. В то же время при регулярной работе с квадратом важно и не срочно вы можете уделить на каждую задачу именно столько времени, сколько она требует, в итоге количество авралов и стрессовых ситуаций уменьшится, а качество работы вырастит. По аналогии из обычной жизни лучше своевременно делать профилактику болезни, чем запустить и в конце испытывать сильную боль и серьезные последствия в будущем.
3 квадрат: Неважно, срочно
Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать». Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия. К неважным задачам можно отнести следующие: позвонил коллега и попросил помочь в несущественной задаче, вам предлагают участие в соц. опросе или просто знакомый зашел поболтать о жизни.
Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:
– вынуждены прерываться с важных задач;
– на фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.
Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным делом – перезвоните.
Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.
4 квадрат неважно и не срочно
Это самый последний список дел к которому следует приступать, ведь к нему относятся самые ненужные задачи.
Но даже самые ненужные дела тоже можно разделить на 2 части:
1. Жизненная мелочь, такие дела все-таки имеют ценность, но только если вы сделали все остальные более важные задачи из 3 квадратов. А в чем же ценность? К примеру, разобрать завал на антресолях – вроде мелочь, а приятно, или сменить подтекающий кран на кухне, укрепить стол, чтобы не шатался. В общем, такого рода задачи создают ваш уют, повышают настроение, поэтому до 4 квадрата нужно стараться добираться, чтобы жить более гармонично и полноценно.
Но если заниматься этими мелочами до того, как сделаны более важные задачи из прошлых 3 квадратов, то это не принесет должного удовлетворения.
2. Занятия фигней. Компьютерные игры, соц. сети, просмотр телевизора, алкоголь – все это только отнимает драгоценное время. Многие скажут, но ведь это помогает отдохнуть? Да, бесспорно, любое занятие фигней расслабляет, но не так качественно как здоровый отдых. Компьютер, телевизор не могут передать таких сильных эмоций, тактильных чувств, запахов и других ощущений, как в реальной жизни. Так как компьютер и телевизор задействуют меньше органов чувств, то скорость восстановления, т. е. отдыха снижается. Алкоголь тоже неэффективный способ отдохнуть, т. к. помимо отрицательного влияния на здоровье, после такого отдыха в кавычках – отходняк, головная боль и прочие неприятности.
В общем, все вредные привычки – это пустое проведение времени и от них следует отказаться полностью, но это идеальный случай. В реальности у каждого человека найдутся вредные привычки, т. к. борьба с ними требует времени, поэтому всю такую фигню, как компьютерные игры, телевизор, алкоголь и т. д. заносим в квадрат неважно и не срочно в самый низ списка дел.
Практика применения матрицы Эйзенхауэра Дуайта Дэвида
Нарисуем 4 вадрата Эйзенхаура, обозначим каждый кввдрат буквами:
А. Важно и срочно(красный);
Б. Важно и не срочно(зеленый);
В. Неважно и срочно(синий);
Г. Неважно и не срочно(белый).
Начинаем выполнение всех дел по алфавиту, т. е. сначала задачи пункта «А», затем «Б», «В» и в конце «Г». Пока не выполним дела квадрата «А», не приступаем к «Б». Затем пока не сделаем пункт «Б» не начинаем задачи из «В» и т. д. В общем, работаем последовательно шаг за шагом, не меняя порядка.
Напишите список дел на бумаге и напротив каждого пункта укажите букву(«А», «Б», «В», «Г» ) приоритет, тогда вам будет наглядно понятно, с чего начинать.
Еще можно переписать список в квадраты для наглядности, особенно, как только начнете применять метод Эйзенхауэра, но это необязательно.
Как вы уже понимаете,– суть работы с принципом Эйзенхауэра: разделение задач и концентрация на первых двух квадратах.
Работа в соответствии с принципом Эйзенхауэра поможет уменьшить количество авралов на работе и вы станете больше успевать.
11 способов расставить приоритеты дел
Наверное, каждый составлял себе план на день, подробно расписанный по времени. И все было бы хорошо, но часто происходят непредвиденные обстоятельства, которые вносят серьезные коррективы в жизнь. Именно из-за этих обстоятельств не всегда получается выполнить задуманное.
Чтобы сохранить свою продуктивность нужно уметь расставлять приоритеты в делах. Нужно знать, что делать если внезапно вам позвонят, зайдет коллега, придет электронная почта или произойдут другие ситуации. От вашей умения расставлять приоритеты в делах сильно зависит успех в любой сфере деятельности.
1. Начинайте работу с самых важных дел
Переходите к менее важным делам, только когда будут сделаны более значимые. Как же оценить важность задачи? Для этого нужно оценить последствия, которые будут вас ждать при невыполнении различных задач. Просто задайте себе вопрос: «Какие будут последствия если это не сделать?» Чем хуже последствия тем важнее задача и тем выше у нее приоритет. У неважных дел последствия от их невыполнения минимальны.
К примеру, регулярная профилактика болезни крайне важна, т. к. без нее могут быть серьезные проблемы с самочувствием, что отрицательно скажется на всей вашей жизни. Значит, профилактика болезни имеет высокий приоритет и приступать к этому делу следует как к одному из первых.
А теперь представьте как влияют на вашу жизнь: компьютерные игры, сидение в интернете, алкоголь и др.? Если их влияние на ваше будущее небольшое, то и приоритет будет соответствующий, если от них отказаться, то ничего страшного не случится, а наоборот, вы получите дополнительное время, которое можно провести с пользой.
Поэтому заходим в соц. сети или идем в ресторан только тогда, когда более важные дела будут сделаны.
2. Начинайте свой день с планирования
Прежде чем приступить к работе, задайте себе вопросы: «Какие самые важные задачи необходимо сегодня сделать? Какие дела второстепенные и к ним можно приступить только после завершения главного?» Если у вас дел более 4 на день, то напишите их на листке т. к. наш мозг не может эффективно оперировать и расставлять приоритеты в уме, когда задач больше чем 7+-2. Вспомните сколько времени вам потребуется, чтобы запомнить обычный городской 7– значный? А сколько времени чтобы записать? Поэтому намного эффективнее планировать на бумаге, а не в уме.
3. Скажите нет второстепенным делам
Второстепенные задачи можно сделать не полностью или, вообще, отказаться от них. Когда времени не хватает, лучше хорошо выполнить главное , чем стараться успеть все.
Если времени достаточно, то успеть все – самый лучший результат, это бесспорно. Но в условиях ограниченного времени можно самые неважные дела из конца списка даже не начинать или сделать не полностью. Это как в шахматах – жертва фигурой ради победы. Также и в делах научитесь жертвовать второстепенным для работы с главным.
На практике бывает тяжело отказаться от всего запланированного и вы начинаете жертвовать временем на отдых, профилактикой своей болезни и т. д. В общем, делаете дела срочные вместо важных. Чтобы искоренить эту привычку, каждый день утром пишите список дел на день и напротив каждого пункта указывайте приоритет от 0 до 10. В этом списке на день последнее дело, у которого самый низкий приоритет – не делайте, т. к. оно самое неважное для вас. Таким образом, вы научитесь говорить нет второстепенным задачам, от которых мало что зависит и будете чувствовать себя значительно свободнее.
4. Не делайте пока не запишите
Каждое новое дело сначала записывайте и только потом решайте, когда приступить. Когда появляется новое дело, то оно кажется важнее, чем есть на самом деле и все по той же причине, что наш мозг не может работать в уме с более чем 7+-2 задач. Поэтому остальное просто забывается и не получается хорошо сравнить степень важности нескольких задач. Также эффект важности могут усилить эмоции, которые неизбежно появляются при всем новом. Когда вы запишите новую задачу, то по соседству сможете обнаружить более важные дела и методом сравнения вы лучше сможете оценить, время работы над ней.
Часто бывает, что вы чем-то заняты и вам звонят и просят: ответить по email, найти информацию и т. д. Часто подобные просьбы кажутся более важными и срочными, чем есть на самом деле из-за эмоциональной составляющей, которая присутствует в любом человеческом общении.
Научитесь не приступать к просьбе сиюминутно, чтобы эмоции не отвлекли от важного на второстепенное. Скажите, что сейчас очень заняты, но освободитесь через несколько часов и сможете помочь с этой просьбой. Даже если вы сейчас не заняты, скажите, что перезвоните через несколько минут, этого времени может хватить, для оценки, в какое время лучше помочь, чтобы не сбивать свой график.
Бывают случаи, когда ответ желательно дать сразу, тогда говорите: «Я сейчас посмотрю свой ежедневник и скажу, смогу ли помочь сейчас». В любом случае, это будет лучше, т. к. у вас появляется возможность сравнить степень важности дела с запланированными ранее и сделать более взвешенное решение.
Во многих случаях можно даже не отвечать на телефонные звонки. А перезвонить можно, когда освободитесь.
5. Отделите важное от срочного
Срочные задачи не всегда являются важными. Также как важные задачи необязательно могут быть срочными. Начинать нужно с важных задач и только потом переходить к срочным. Важные задачи, часто являются стратегическими и не требуют большой срочности выполнения, например, выучить английский для повышения по работе, бросить вредные привычки, сбросить вес. и т. д.
Срочные дела, которые надо сделать прямо сейчас, как правило, появляются в результате внешних сил, это может быть телефонный звонок, просьба коллег и т. д. Часто срочные дела не являются важными, поэтому не следует к ним приступать если можете не успеть сделать важное.
6. Научитесь говорить нет
С делами просто – т. к. они сами по себе не вызывают у вас эмоций. А когда кто-нибудь просит у вас помощи, вы испытываете эмоции, чувство жалости, все это может сбить ваши планы и вместо важного вы начнете делать срочное, которое может быть совсем неважно.
Бывают ситуации, когда вы можете своей помощью навредить, это называется оказать медвежью услугу. Например, наркоман просит деньги на новую дозу, от которой может умереть. Бывают случаи, когда нами манипулируют или просят поучаствовать в незаконных делах. В таких случаях нужно научиться говорить нет. Например:
– «Извините, я сейчас не могу».
– «Почему?»
– «Извините, личная причина, не могу сказать. Желаю успешного разрешения ситуации».
– «Может, поможешь по дружбе?»
– «-/– Повторяем то же самое».
– «Ну пожалуйста».
– «-/– Повторяем то же самое».
При необходимости можно использовать прием «Заезженная пластинка», т. е. повторять одно и тоже, в данном случае последнюю фразу.
Выучите наизусть это диалог или составьте свой и тогда вы сможете сказать нет более мягко, что, согласитесь важно.
Обращаю внимание, когда у вас нет веских причин или вы понимаете, что можете обидеть другого человека, если скажете истинную причину, то говорите: «не можете по личной причине». Личная причина – на то и личная, что не всегда ее следует говорить и это встретит куда больше понимания, чем просто слово «нет» или причина, которая может показаться собеседнику не такой уж и веской.
Слово «Извините»
Важно: Когда вы отказываете в чем, то всегда говорите «извините», это простое слово непросто этикет любого современного человека, слово «извините», показывает ваш дружелюбный настрой, и главное позволяет легче принять ваш отказ, что уменьшает время разговора. Также слово «извините» – снижает вероятность грубого ответа собеседника, что для вас будет дополнительным плюсом.
Заканчивайте позитивом
В конце разговора обязательно сделайте хорошее пожелание, не так важно какое, главное сделайте и желательно искренне. Хорошее пожелание нужно и тому кто с вами говорит, чтобы легче принять отказ и вам также. Я объясню почему: «Вспомните, как вы себя чувствовали после сильного спора с кем-то? Было ли у вас такое, что из-за неприятных мыслей вы не могли делать повседневную работу?»
Любое разногласие ухудшает эмоциональное состояние. Когда мы отказываем по телефону, то отказ ухудшает эмоциональное состояние, появляется больше негатива, поэтому, чтобы не потерять эффективность, нивелируйте негив (т. е. ваш отказ) положительными мыслями. Вообще все разговоры в жизни очень желательно заканчивать позитивом, это будет хорошо для вас и для собеседника, т. к. позитив вызывает радость, а негатив – огорчение.
Если вместо личной причины сказать другую, то можно втянуться в долгий разговор, который приведет к потере времени у вас и у собеседника. Личная причина – один из самых веских аргументов, чтобы сократить время бессмысленного разговора в большинстве случаев.
Личный опыт
Расскажу о своем опыте: Я с 2005 г. стал предпринимателем и мне часто звонят и предлагают различные услуги для бизнеса: Раскрутка сайта, бухгалтерские программы и много всего прочего. 99% таких звонков для меня не актуальны. Бывает в день по несколько звонков, поэтому моя цель сэкономить и свое и чужое время. Когда я на 100% уверен, что не воспользуюсь предлагаемой услугой, я стараюсь уменьшить время разговора и в то же время тактично отказаться от ненужных товаров и услуг.
Сейчас я приведу пример моего диалога:
– «Здравствуйте, вы играете на фондовом рынке?»
– «Здравствуйте, нет».
– «Почему?»
– «Извините, не могу сказать по личной причине».
– «Я хотел предложить вам».
– «[Перебиваю] Извините, в ближайшее время я не готов разговаривать на эту тему по личной причине, благодарю вас за звонок, желаю удачного дня».
При необходимости использую прием «Заезженная пластинка», т. е. повторяю последнюю фразу несколько раз.
Если бы я начал объяснять, почему я не играю на фондовом рынке, то собеседник стал бы приводить ряд доводов, чтобы меня убедить. В итоге много потерянного времени, на бессмысленный разговор. К фразе «личная причина» сложнее всего, а в большинстве случаев невозможно, найти контраргумент.
7. Не поддавайтесь влиянию
Бывает, что просьбы коллег или личные просьбы несущественны и могут отвлечь вас от более важных дел. В этом случае отказывайте. Но делайте это осторожно и только в тех случаях, когда вы можете помочь позже или есть более приоритетное дело, которым вы оказываете большую помощь.
Почему же нельзя отказаться полностью от помощи другим и все время тратить только на себя? Дело в том, что оказание помощи поднимает наше моральное состояние, мы становимся добрее. А люди вокруг стремятся к сотрудничеству с порядочными и избегают гордых и надменных. То есть успех в любом деле зависит от морального состояния.
Отказать в Помощи можно если помогаете в другом более хорошо!
8. «А», «Б», «В», «Г» задачи
Составьте список со всеми делами, которые нужно сделать и напротив каждой задачи напишите одну из букв. Каждая буква – это приоритет. «А» – самый высокий, «Г» – самый низкий.
Буква «А». Самые важные дела, от которых сильно зависит ваше будущее. Все важные дела делятся на срочные и несрочные. Срочные помечаются дополнением «Ас», а несрочные просто «А». Сначала сделайте все важные и одновременно срочные дела «Ас» и только потом переходите к важным и несрочным «А».
К важным и срочным, т. е. к «Ас» относится: сходить ко врачу во время острой боли, сдача проекта по работе, дедлайн которого сегодня и т. д. Если таких дел несколько, то ставьте приоритет выполнения, например, «Ас1», «Ас2», «Ас3»,… Чем хуже будут последствия от невыполнения задачи, тем она важнее и выше приоритет.
К важным и несрочным относятся: выучить английский для повышения по работе, заплатить налоги и т. д. Когда дел несколько, также отмечаем их приоритетность: «А1», «А2», «А3»,…
Очередность списка «А» будет следующая: Сначала делаем срочные и важные «Ас1», «Ас2», «Ас3», и только после их выполнения приступаем к важным и несрочным «А1», «А2», «А3»,…
Срочные и неважные дела, от невыполнения которых мало что изменится, не относятся к данному списку. Например, посмотреть «КВН» или купить приправу к ужину.
Если задача требует много времени, например, выучить английский, то условьтесь делать ее определённое время каждый день, например, по 30–60 мин. и считайте выполненной в тот день, когда уделите ей запланированное время, затем продолжайте, но только на следующий день.
Буква «Б». Не сильно важные задачи, которые желательно сделать, но в крайнем случае можно и отказаться. Если не приступать к таким делам, то могут быть небольшие неприятности, но в то же время без серьезных последствий. Важно соблюдать следующее правило – не приступать к делам «Б» пока не будут сделаны задачи «Ас» и «А».
Буква «В». Дела, которые неплохо было бы сделать, но в то же время неприятных последствий не будет, – например, почитать новости, смазать дверь в доме. Приступаем к ним, только когда «А» и «Б» задачи будут выполнены.
Буква «Г». Ненужные задачи и лишние действия, которые выполняются по привычке. Старайтесь определить неактуальные для вас действия и не выполнять их, т. к. чем больше времени вы сэкономите на пустых действиях, тем больше сможете заняться более значимым.
9. Делегирование
Чем больше задач вы сможете поручить кому-то, тем продуктивнее вы становитесь. Но важно соблюдения 2 правил:
– качество должно быть на подобном уровне, как и у вас или выше;
– ваше время стоит дороже, чем стоимость, которую придется заплатить за делегированную работу.
Делегирование расширит ваши возможности и увеличит свободное время, которое можно потратить для достижения ваших целей.
10. Делайте, то, что получается хорошо
Ищите свое призвание. Наиболее важные задачи для нас те, которые максимально задействуют наши таланты. Отдавайте предпочтение тем делам, которые у вас хорошо получаются и вы делаете их очень хорошо. И наоборот не занимайтесь тем, что не нравится или это не ваше. Процесс – этот небыстрый, но необходимый. Я искал себя около 15 лет, пробуя разные сферы деятельности, пока не определил свое призвание. Слова Джона Кейнса: «Мы должны думать о будущем, ведь там мы проведем весь остаток своей жизни».
11. Не начинайте работу с мелочей
Мы так устроены, что стремимся все делать путем наименьшего сопротивления. На подсознательном уровне мы выбираем более легкое дело. Так, вместо выполнения важных задач, которые сильно влияют на наше будущее, можно провести весь день, занимаясь незначимыми делами, не представляющих особой ценности. Не поддавайтесь искушению начинать работу с мелких дел.
4 глава. Отдых
У вас было такое, что случались неприятности на работе, учебе, в личных ситуациях? Хотелось ли в такой ситуации как можно быстрее расслабиться? Давайте подробнее рассмотрим, что такое стрессовая ситуация. Стресс – это когда у вас сильное эмоциональное напряжение, которое негативно воздействует не только на нервные клетки, но и на весь организм.
Негативные мысли – именно их действие нужно остановить, чтобы избавиться от стресса. Просто взять и перестать думать о негативных мыслях сложно, зачастую невозможно, но заменить эти мысли положительными реально и это самый лучший способ.
Вам нужно уметь забыть про любой негатив. Если случится проблема, то у вас должна быть отлаженная схема того, как расслабиться и не думать об этой проблеме хотя бы 30 мин. Этого времени может быть достаточно, чтобы остановить рост негатива в геометрической прогрессии и вы смогли переключиться с эмоций на решение.
Как быстро отдохнуть – 5 способов
Наверное, каждый хотел бы научиться тормозить негативные мысли, которые неизбежно возникают в нашей жизни. Но не у всех получается в силу разных причин. В данной статье рассмотрим универсальные способы как отключиться от стресса, которые сможет применить практически любой человек.
Как же остановить негативные мысли?
Как мы говорили выше, их нужно заменить. Хорошо тогда чем заменить негативные мысли? Понятное дело, чтение книг, бытовые дела по дому, работа – помогают, но при сильных переживаниях их действия недостаточно. Что делать с сильными негативными мыслями, которые выбивают у вас землю из-под ног? «Клин клином вышибают» – говорится в пословице. Вы должны испытать другие сильные эмоции по величине, сопоставимые с негативными эмоциями именно это и поможет.
Существует 5 способов погасить негативные эмоции:
1. Упражнения на координацию
Танцы, бильярд, теннис, ролики, коньки и т. д. Принцип действия очень прост – любые движения рук и ног контролируются нашим мозгом. Левое полушарие мозга отвечает за движение правой части тела, а правое за движение левой части тела. Движения на координацию наиболее сложнее среди других, т. к. нам приходится с большим усилием контролировать положение частей тела. А Чем сложнее движения, тем сильнее приходится напрягаться нашему мозгу. Именно это напряжение и будет тем клином, который выбьет негативные мысли. Так как мы не можем мыслить параллельно, то любые упражнения на координацию уменьшают наши отрицательные мысли. Попробуйте, к примеру, поиграть в теннис и о чем-то думать – ряд ли у вас получится. Ходьба тоже отвлекает, но в меньшей степени т. к. подключаются бессознательные рефлексы и мозг почти не напрягается.
Итак, когда у вас будут отрицательные эмоции, – попробуйте отключиться с помощью упражнений на координацию: теннис, танцы, бильярд, коньки, ролики и т. д. Пробуйте, что вам больше нравится и опишите ваши ощущения на листке до и после, чтобы ваш опыт лучше закрепился в памяти.
2. Ощутить сильные осязательные чувства
Теплый душ, баня, сауна, физические нагрузки, от которых испытывается мышечная боль, массаж и т. п. Принцип действия лежит в основе физиологии человека. Боль, которую организм испытывает при осязательных чувствах, лежит в самом основании пирамиды потребностей человека, проще говоря, на бессознательном уровне рефлексов эта боль гораздо более важный сигнал, чем другие эмоции, т. к. оно связана с инстинктом самосохранения и выживаемости. Поэтому многие ходят снимать напряжение в тренажерный зал, ведь именно там можно воссоздать нагрузку на мышцы, что и позволит вам отключиться.
Итак, 2-й пункт: когда у вас будут отрицательные эмоции, то попробуйте сходить в тренажерный зал, на аэробику, массаж, баню, сауну, принять теплый душ и т. п. Все отчего вы испытываете осязательные чувства снимет напряжение. Кстати, упражнения на растяжку также создают напряжение и болевые ощущения в мышцах, что хорошо помогает забыть о проблемах.
3. Сменить обстановку на противоположную
Побыть в одиночестве или, наоборот, в компании. Если вы экстраверт, т. е. общительный человек и долго находитесь в одиночестве, то испытываете стресс. Тогда отличным способом снять стресс для вас будет выбраться в общество, чтобы отключиться от негативных мыслей.
Если вы по своей сути интроверт и последнее время много общались, то уехать за город на дачу, пойти в лес, на природу, побыть одному будет отличным способом отвлечься от негативных мыслей. Но спокойствие и одиночество поможет только, когда источником негативных мыслей было общество, например, проблемы с коллегами, в семье и т. д. Иначе говоря, вы уходите от проблемы и за счет этого отключаетесь. Но если проблема внутри вас, например, вы переживаете из-за материального состояния, своей болезни, то в одиночестве вы только ухудшите свое состояние, т. к. не будет отвлекающих факторов как в обществе.
В общем, если вы чувствуете избыток общения – езжайте на природу в лес, в места где мало людей, это позволит вам легко отключиться, но только когда источник негативных мыслей был в обществе, а не внутри вас.
4. Избегайте негативных мыслей: гнев, злость, зависть, обида и т. д.
Когда вы испытываете на кого-то негативные мысли, то вы разрушаете свой организм, выделяется гормон стресса, у вас падает настроение и жизненные силы. Негативные мысли увеличиваются как ком и вам становится очень плохо.
Как избегать негатива? Вести полноценную религиозную жизнь. Лично я регулярно хожу в православный храм, регулярно исповедую грехи и причащаюсь. Это лучше всего помогает избавиться от негативных мыслей и ощущать жизнь совсем по-другому, мир становится светлым и появляется больше сил. Опасайтесь сектантов, которые говорят, что все религии одинаковы. Секта может только усугубить ваше эмоциональное состояние. Рекомендую ходить в православные храмы, это самый эффективный и проверенный способ избавиться от негативных мыслей.
5. Затормозить негативные мысли
Можно принять успокоительное, его действие затормозит вашу мозговую деятельность и поможет вам расслабиться, но есть побочные явления – вы становитесь овощем в полном смысле этого слова, реакция падает, умственная способность тоже и действие продолжается достаточно длительно. По сравнению со способами, описанными выше, успокоительное – один из самых непродуктивных вариантов. К тому же отрицательно влияет на здоровье.
Когда вы не можете применить другие способы, а негативные эмоции нарастают, то успокоительное – выход из ситуации. Например, вы лежите в больнице и нет возможности встать с постели. В другом случае лучше применять другие более эффективные и описанные выше способы.
Алкоголь тоже помогает отключиться, но у него есть большой побочный эффект: вред здоровью, привыкание и ухудшение самочувствия на следующий день, поэтому алкоголь – еще более неэффективный способ отключения, чем успокоительное и от него следует отказаться, найдя альтернативный способ как расслабиться.
Объедение сладким – вообще не способ, т. к. действует только во время еды, а в остальное время вам хочется сладкое сильнее, чем до этого, что усиливает негативные эмоции.
Заключение
– – – – – – -
P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по данному материаллу, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. [битая ссылка] задавайте вопросы, постараюсь помочь. Еще возможна [битая ссылка] консультация по skype.
Возможные темы консультаций:
1. Психология
– Вредные привычки (алкоголь, сигареты, переедание);
– Депрессия, апатия, отсутствие смысла жизни;
– Сложности в отношениях (конфликты, отсутствие взаимопонимания, проблемы со старшими родственниками);
– Эмоциональная зависимость от других людей (родителей, любимого человека), созависимость;
– Низкая самооценка, неуверенность в себе;
И другие проблемы в области психологии.
2. Продажи
– Техники продаж и переговоров;
– Как увеличить продажи на сайте;
– Оценка спроса продаж товаров и услуг в интернете;
– Оценка рентабельности создания и ведения интернет магазина;
– Способы привлечения клиентов на сайт;
– Идеальный интернет магазин, каким он должен быть в вашей нише;
И другие вопросы в сфере увеличения продаж в вашей компании.
3. Бизнес
– Привлечение клиентов;
– Оценка рентабельности бизнеса конкурентов;
– Оценка рентабельности нового или инновационного бизнеса в перспективе;
– Стоит ли начинать бизнес в конкретной нише;
– Как сделать и раскрутить Веб студию с нуля(личный опыт);
– Диагностика и выбор оптимального пути развития бизнеса;
И другие вопросы в сфере развития бизнеса.
4. Тайм-менеджмент и личная эффективность
– Постановка и достижение целей;
– Как определить работу своей мечты и предназначение в жизни;
– Как увеличить эффективность на работе и меньше уставать;
– Разработка оптимального сочетания работы и отдыха в течении дня;
– Как перестать откладывать дела на потом;
– Как планировать, расставлять приоритеты;
И др. вопросы в области личной эффективности и тайм-менеджмента.
С уважением, Марков Александр
[битая ссылка] markov-a.ru
