Kitabı oxu: «Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников»

© Текст. А. Фридман, 2019

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2019

ПОЛЕЗНЫЕ КНИГИ ДЛЯ УСПЕШНОГО БИЗНЕСА

Тайм-серфинг. Технология управления волнами эмоций и времени

Перед вами принципиально новый взгляд на тайм-менеджмент. Уникальный подход к управлению временем, который поможет прийти к гибкому планированию дел и более эффективному решению задач. Тайм-серфинг откроет путь, где вместо преодоления себя, вы станете своим союзником в решении задач и реализации целей. Автор этой книги – Пол Луманс – бизнес-коуч, который уже более 30 лет обучает ведущие компании и руководителей восточным техникам управления временем.

Отдел продаж по захвату рынка

Книга Михаила Гребенюка, спикера № 1 «Бизнес Молодости» – готовое руководство по созданию отдела продаж и повышению его эффективности. В ней вы найдете 17 инсайтов для руководителей, стратегии развития бизнеса, скрипты для холодных и теплых звонков, повышение конверсии и многие другие технологии, которые помогут повысить эффективность вашего отдела.

Начни с «Почему?». Как выдающиеся лидеры вдохновляют действовать

Успешная компания начинается не с миллионных инвестиций, она начинается с вопроса «ПОЧЕМУ». Есть лидеры и компании, который пользуются популярностью и имеют определенный успех. А есть те, которые способны вдохновлять других и вести за собой. Последним удается это благодаря тому, что они знают, ПОЧЕМУ существуют. Они имеют высокие цели, бросают вызов обществу, они знают, ПОЧЕМУ делают свое дело. Эта книга для тех, кто хочет вдохновлять людей, и для тех, кто хочет найти того, кто бы вдохновлял их. Эта книга создана не для того, чтобы рассказать вам, что и как делать. Её целью не является обеспечить вас планом действий. Её цель – предложить вам мотив для действий.

Мотивация как она есть. Как Coca-Cola, Ernst & Young, MARS, METRO Cash & Carry вдохновляют сотрудников

Эксперт в управлении персоналом Татьяна Кожевникова проверила уже существующие и создала собственные методы повышения эффективности сотрудников. Из этой книги вы узнаете, какие «пороки руководителей» губят даже самых замотивированных работников. И как привлечь и удержать в компании лучших.

ПРЕДИСЛОВИЕ

Я Александр Фридман, консультант по организационному развитию. Двадцать шесть лет я помогаю компаниям выстраивать и внедрять системы корпоративного управления.

Эта книга – про то, как научиться управлять точно и эффективно. Рано или поздно любой руководитель сталкивается с тем, что, несмотря на его героические усилия, в подчиненной структуре происходит совсем не то, чего ему бы хотелось, а собственные действия не обеспечивают нужных результатов. Возникают два известных вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?».

Проблему я вижу в том, что руководитель управляет другими, толком не научившись управлять собой. Он пытается наращивать результаты за счет ускорения и увеличения количества рабочего времени, и к этому же подталкивает своих подчиненных. Но устойчивые и последовательно растущие результаты нельзя получить за счет экстенсивности. Деятельность структуры должна быть точной и эффективной. Точность обеспечивает возможность делать то, что нужно, и достигать намеченных целей, а эффективность позволяет за результаты не переплачивать.

О точности, эффективности управления и потерях времени можно не слишком беспокоиться во время бурного экономического роста, когда в паруса бизнеса дует мощный попутный ветер. В этот период большинство компаний просто загоняет все издержки в базу для формирования нужной прибыли. Растущий как на дрожжах рынок это проглатывает. Но любая вечеринка когда-нибудь заканчивается, а благоприятный период сменяется – увы! – менее благоприятным.

Возможно, что для участников бурных стартапов эта книга будет неактуальна. Но если ваш стартап успешно запустится, а вы хотите продолжать развивать бизнес, то мои методики будут полезны.

Обычно те качества, которые помогают руководителю запустить бизнес, на определенном этапе начинают ограничивать его рост.

Я большой поклонник «Теории ограничений» Элияху Моше Голдратта. Его подходы позволяют определиться с тем, какие показатели работы компании реальны, а какие приводят только к иллюзиям эффективности и погоне за пустыми цифрами. Но ведь «правильные вещи» нужно «делать правильно»? Допустим, для нас очевидно, что и когда должно происходить в разных подразделениях компании. А как это обеспечить? Мой опыт подсказывает: гадости могут возникнуть и сами собой, а вот дела полезные требуют тщательной организации. А точнее – профессионального управления. Как и что делается (или не делается), зависит от того, насколько правильно вы управляете сотрудниками. Результаты компании зависят от действий работающих в ней сотрудников. Правильность и своевременность выполнения действий определяет качество управления. Вывод: люди работают настолько хорошо, насколько правильно вы ими управляете.

Каждому руководителю присущ естественный, свойственный только ему стиль управления. Естественный – поскольку формируется характером человека, его сильными и слабыми сторонами. Поэтому внутри каждого стиля, обеспечившего руководителю успех, есть столь же естественные, но неправильные подходы. Из-за этого он формирует и распространяет множество «хронофагов» – пожирателей времени, которые негативно влияют на действия сотрудников и разрушительны для точности управления. Но они успешно маскируются под верные действия благодаря нехитрой логике: раз это естественно – значит, хорошо! Тем более самому человеку кажется, что по-другому поступать нельзя. Таким образом, объясняя логику своих действий, он просто старается оправдать свой естественный стиль.

Используя терминологию из теории ограничений Голдратта, скажу: Первое Лицо компании можно считать тем «барабаном», который задает рабочий ритм. Руководители – так или иначе, вольно или невольно – подхватывают его стиль и ретранслируют его своим подчиненным. Непрофессиональное управление мешает правильно ориентированным сотрудникам и создает питательную среду для тех, кто не склонен усердно работать. Возникают дополнительные «бутылочные горлышки», которых вроде бы не должно быть согласно конструкции системы управления. А тот естественный стиль, который вначале позволил руководителю стать успешным, рано или поздно становится помехой для дальнейшего роста.

Управленческие хронофаги многочисленны. В этой книге я описал те, которые мне кажутся наиболее распространенными и разрушительными.

В подавляющем большинстве случаев компаниям – в числе решения прочих проблем – необходимо повышать точность работы корпоративного механизма.

Я считаю, что точность – одна из важнейших характеристик качества управления. Хотя обычно используют термины «эффективность» и «результативность».

Как рассуждаю я? Если система корпоративного управления обеспечивает точность, то в результате мы сможем получить любую комбинацию интересующих нас параметров в потенциально возможном диапазоне: результативность, эффективность, отдачу на используемый капитал и много чего еще, к примеру, среднюю выработку на одного сотрудника.

Компания, разрабатывая корпоративную стратегию, выбирает необходимые параметры цели. Правильно выстроенная конструкция и точность настройки системы управления обеспечивают возможность их достижения.

Но что часто мешает гарантировать точность работы корпоративных механизмов? Неоправданные потери рабочего времени. Вы наверняка неоднократно слышали про ценность времени и высокую значимость этого невосполнимого и уникального ресурса? Но знаете ли вы, насколько бережно обходятся с ним в вашей структуре?

Сроки реализации проектов зависят от того, как быстро выполняются отдельные работы и – в конечном итоге – сколько времени на те или иные действия тратит каждый сотрудник. Мы не говорим о скорости в ущерб качеству. Но качественную работу можно выполнять эффективно за оптимальное время, а можно и дольше необходимого. Время можно терять и в различных формах взаимодействия между сотрудниками и подразделениями – согласования, совещания, координация… Знакомо?

Если работы и проекты занимают больше времени, чем это необходимо, то как минимум растут постоянные издержки. Дополнительные же потери возникают из-за того, что результаты появляются позже, чем это необходимо. Конечно, «лучше позже, чем никогда», но насколько это вас утешает?

Кто отвечает за настройку всех элементов системы управления? Руководитель. Как он может обеспечить необходимый набор и правильность действий сотрудников? Он должен уметь профессионально управлять. Но хронофаги «разъедают» управленческие подходы и создают множество проблем, которые обходятся очень дорого. Бизнесмену такие привычки могут сильно осложнить жизнь и даже привести к банкротству. Не думаю, чтобы руководители нарочно стремились к расточительности. Проблема в том, что естественные, но неправильные подходы к управлению структурой и сотрудниками вызывают появление хронофагов.

Но если у руководителя нет методики, позволяющей объективно оценить логику происходящего, то он воспринимает все ситуации как единственно правильные/возможные. Даже если он интуитивно чувствует, что какой-то процесс идет не так, как нужно, то не может это самое «не так» диагностировать и реализовать более правильные управленческие подходы.

Когда бурный рост экономики сменяется стагнацией или даже спадом, то компании с более точной системой корпоративного управления получают неоспоримое конкурентное преимущество.

Эта книга для руководителей, заинтересованных в эффективном развитии себя и своей структуры. Духоподъемных мантр и мотивирующих лозунгов здесь нет. Зато есть описание диагностической методики, а значит, вы сможете выявить хронофаги, определить причины их появления, разработать методы устранения и внедрить новые подходы в повседневную практику.

Я не советую читать книгу искателям «универсальных кнопок», «волшебных таблеток» и «серебряных пуль». Я рекомендую прочитать ее тем, кто согласен, что руководитель – это профессия.

Рига, Латвия, 2 января 2019 года

О структуре книги

Я рассказываю о ключевых областях деятельности руководителя и тех хронофагах, которые могут при этом возникать. В некоторых случаях я отмечаю те возможные мотивы, которые подталкивают руководителя к расточительной модели управления. Иногда мне кажется полезным описать причины потерь времени и роста других издержек, а в случаях, которые мне кажутся слишком очевидными, я этого не делаю.

После описания хронофага и анализа возможных причин его появления я предлагаю управленческие подходы, которые позволяют исправить естественный и, увы, неправильный стиль. Некоторые рекомендации при внедрении оказывают влияние на несколько хронофагов, поэтому их описание может повторяться.

В завершающих главах я формулирую методику «перепрошивки» своих управленческих привычек и реформирования сложившейся расточительной культуры.

В книгу я включил и примеры управленческих ситуаций, которые мне кажутся полезными для иллюстрирования неправильных подходов руководителей. Все они взяты из жизни и описаны в несколько упрощенном виде, что обусловлено книжным форматом. Поэтому приведенные случаи могут вам показаться слишком простыми, и вы подумаете: «Ну что за дурак этот босс, разве так может быть на самом деле, тут же все очевидно!!!»

Возможно, вы правильно оцениваете свои потенциальные действия. А возможно, ситуация вам только показалась простой, потому что она четко описана, а вы сами находитесь вне ее. Когда же в реальной жизни вы вдруг оказываетесь внутри ситуации и являетесь главным действующим лицом, то перед вами нет четкого описания происходящего, и потому все может оказаться намного сложнее.

Все элементы системы корпоративного управления так или иначе связаны между собой и влияют друг на друга. К примеру, персональные хронофаги вызывают возникновение хронофагов корпоративных, а те, в свою очередь, приводят к потерям времени самого руководителя. Образуется усиливающая и энтропическая по своему характеру система обратной связи, или своеобразная «лента Мебиуса», сдвигающая компанию в зону неуправляемого хаоса.

Глава 1
Как и почему возникают корпоративные хронофаги?

Мало обладать выдающимися качествами, надо еще уметь ими пользоваться.

Франсуа VI де Ларошфуко, герцог, французский писатель, автор сочинений философско-моралистического характера

«Руководитель должен уделять внимание важным вопросам».

«Руководитель не должен отвлекаться на мелочи».

Эти и подобные им лозунги встречаются во множестве авторитетных источников. Действительно, Первому Лицу компании подобает видеть общий вектор ее развития и не тонуть в текучке. Но где та грань, отделяющая несущественные мелочи от важных деталей? И когда руководитель может себе позволить «парить орлом» над своей структурой? На мой взгляд, только если он располагает хорошо настроенной системой корпоративного управления.

Этим термином я охватываю взаимосвязанные элементы, которые бизнесмен создает для получения нужных ему результатов.

К основным элементам я отношу:

• стратегию;

• структуру;

• процессы;

• управление сотрудниками.

В основе функционирования и стратегии, и структуры, и процессов лежат действия отдельных сотрудников, которыми управляет руководитель. Если нужные действия он обеспечивает за счет избыточных ресурсов, то система корпоративного управления работает неоптимально и обходится дороже, чем нужно.

Поэтому точность настройки системы корпоративного управления я никак не готов отнести к мелочам и считаю крайне важным объектом внимания руководителя.

Признаки точности системы корпоративного управления:

• возможность моделирования оптимальных будущих результатов;

• возможность получения результатов;

• возможность проактивной регулировки;

• возможность своевременного выявления отклонений;

• возможность диагностики причин отклонений;

• возможность осознанного устранения причин отклонений.

Кстати, вы можете попробовать оценить каждый параметр своей структуры по десятибалльной шкале: 10 баллов предполагает ответ «всегда», 0 баллов – ответ «никогда». Не рекомендую ставить оценку 5, постарайтесь честно себе ответить: скорее «всегда» или скорее «никогда», это лучше, чем ответ «ну, бывает по-разному». Как бывает чаще?

Если в вашей системе наблюдаются большие люфты ¹, то результаты всегда будут находиться в диапазоне «АХЗ», то есть будут малопредсказуемыми, что обеспечивает руководителю возможность не скучать и постоянно удивляться делам рук своих.

Конечно, после того как мы настроили систему, обеспечили и точность ее работы, и устойчивость настроек к «человеческому фактору» и к «вводным» бизнес-среды, уже можно переместить свой фокус внимания на развитие. Но я рекомендую запланировать необходимую периодичность возврата к оценке точности работы: обратно пропорционально турбулентности бизнес-среды, темпам развития бизнеса и прямо пропорционально вашей уверенности в дисциплинированности и лояльности подчиненных.

Понимаю, что это не совсем математический подход, но логический.

Так вот, насколько хорошо – точно и надежно – работает ваша система корпоративного управления? Во многом это зависит от наличия, количества и мест возникновения управленческих хронофагов.

Управленческие хронофаги – что это такое?

Хронофаг, или «пожиратель времени», разрушает возможность правильных действий сотрудников и создает предпосылки для неправильных. Он вынуждает тратить лишнее время и вызывает неоправданный рост других издержек. Хронофагом мы будем называть некую устоявшуюся управленческую практику, которая приводит к тому, что какое-то действие или целый процесс продолжается дольше, чем это необходимо. Потери времени и других ресурсов могут возникнуть не только в процессе самого неправильного управленческого подхода, но и как последствия его применения.

Что я имею в виду под словом «практика»? Это может быть и метод управления, и подход к работе, и регламент, и спонтанно сложившийся процесс получения какого-то результата.

Хронофаг можно считать разновидностью муда (японский термин системы бережливого производства, означающий «потери»): действие, потребляющее ресурс, но не создающее ценности для клиента.

Пример. Во многих компаниях для того, чтобы получить ответ от контрагента, нужно «включать дятла»: отправлять запрос несколько раз, использовать разные каналы, дополнять письмо сообщениями в мессенджере, звонить по мобильному телефону, ловить человека в коридоре, подключать руководителя высшего звена и тому подобное. Это прямая потеря времени: сдвиг тех дел, которые могли бы быть сделаны вместо всего вышеперечисленного, выполнение несколько действий для получения ответа вместо одного их и – несмотря на это – ответ может все равно запаздывать по отношению к оптимальному сроку его получения.

К косвенным же потерям мы можем отнести: вовсе необязательное взаимное раздражение участников, неизбежную потерю производительности (когда мы находимся в негативном эмоциональном состоянии, то аналитические участки мозга функционируют много хуже), возможные неверные – в этом состоянии – решения и, в перспективе, борьбу с их последствиями.

Что можно считать хронофагом в данном случае? Отсутствие правил оптимального использования различных каналов связи или же возможность не соблюдать эти правила. Кто за это должен отвечать? Руководитель.

Возможно, вам кажется, что я сгущаю краски? Вы можете сказать: «Ну, Александр, это бизнес, тут всякое бывает…» Согласен: в бизнесе бывает всякое… Остается лишь уточнить: описанное мной – скорее досадная случайность или же закономерность и неотъемлемая часть корпоративной культуры вашей компании? Если верно предположение о закономерности, то общая величина ваших потерь, связанная с этим хронофагом, зависит от численности персонала.

Можно ли позволить себе пренебречь этими потерями? Об этом судить только вам.

Исходя из моего опыта, избыточная стоимость получения результатов редко возникает как следствие одной большой проблемы. Наоборот, множество хронофагов, каждый из которых кажется мелочью, не заслуживающей внимания, и формируют тот незаметный – в процессе – рост издержек, который в итоге буквально вызывает оторопь руководителя. В раздражении он кидается искать причины, внимательнейшим образом визирует финансовые аспекты деятельности и начинает необоснованно «резать косты» ². К сожалению, без внимания остаются те мелкие, казалось бы, симптомы/хронофаги, которые указывают на серьезные огрехи в настройке системы корпоративного управления.

Уместно ли нашему орлу ловить мух? Заниматься крупными вопросами, стратегией бывает гораздо интереснее чисто психологически. На «мелочи» – а точнее, на важнейшие детали системы управления – не хочется обращать внимания, есть надежда, что гениальные идеи все окупят. Насколько это оправданно при отсутствии «попутного ветра» в виде бурного роста экономики? Шансы, по моему мнению, нулевые.

Гениальные идеи и сильная стратегия не окупят управленческие ошибки. Без «попутного ветра» в виде бурного роста экономики шансы нулевые.

Есть и дополнительная проблема. Общая стоимость персонала неуклонно увеличивается. На это влияют и налоги, и оснащение рабочих мест, и рынок труда с растущими – пусть и постепенно – ставками. А растет ли качество работы самих сотрудников? А если растет, то насколько этот рост соответствует росту стоимости? Мои наблюдения таковы: качество работы персонала растет медленнее, чем его стоимость. Поэтому рентабельность нашего актива – а персонал мы относим к числу активов компании – падает, что называется, естественным образом. Если мы заинтересованы в эффективности, то уже не можем позволить себе игнорировать и стоимость получения результата.

Как говорит Тайити Оно, председатель директоров корпорации «Тойота» и один из авторов знаменитой производственной системы, «муда» порождает «мура» (неравномерность загрузки сотрудников и оборудования) и «мури» (перегрузка). А перегрузки, «мури», в свою очередь, подталкивают руководителя к усиленной генерации хронофагов – «муда». В итоге мы получаем цепь усиливающейся обратной связи с негативным эффектом.

Как рождаются хронофаги?

Тучные времена, быстрый экономический рост или удачно выбранное направление деятельности позволяют компании быстро развиваться и не обращать внимания на точность управления. Во времена же не столь благоприятные, при отсутствии прогнозов на скорые изменения, лучше заняться так называемыми внутренними резервами.

Проблема в том, что в период бурного роста возникает «широкая» корпоративная культура, которая на первое место ставит результат, и неважно, какой ценой он достигается. Что во время того самого роста может быть, и правильно. Но эта привычка укореняется, и с ней очень неохотно расстаются. Опять же – психологически – давить изо всех сил на педаль газа намного интереснее, чем обращать внимание на уровень расхода бензина.

По моим наблюдениям, такой подход к деятельности становится привычным вне зависимости от предпосылок к бурному росту. Ровно подобные ситуации возникали в компаниях, быстро выраставших уже после того, как рост экономики закончился, а такие организации встречаются.

В растущей компании можно выделить критически значимый – для точности и надежности системы корпоративного управления – рубеж: появление дополнительного уровня иерархии.

Вначале, на старте, Первое Лицо управляет рядовыми сотрудниками. Потом, по мере развития бизнеса, возникают дополнительные уровни: руководители рабочих групп, руководители отделов, их заместители, руководители департаментов, директора направлений и топ-менеджеры, управляющая компания, совет директоров и тому подобные образования.

Во время такого роста крайне редко целенаправленно изменяются управленческие подходы и, как следствие, корпоративная культура.

Я считаю, что культура компании в первую очередь формируется совокупностью управленческих подходов и, в очень малой степени, продекларированными ценностями, ритуалами, искусственно насаждаемыми традициями и всякого рода «наглядной агитацией». Другой вопрос – если все эти «тюнинги» синергичны управленческим подходам, но такое встречается редко. Обычно хронофаги и «ритуальные песнопения» мирно сосуществуют в параллельных вселенных. Но: разный по размерам бизнес требует и разных методов управления. Та практика, которая помогает компании быстро расти, становится губительной для уже выросшей компании. Представьте себе, что у вас «резкая» манера езды, а управляете вы маленьким хетчбеком. Потом вы пересаживаетесь на седан бизнес-класса, затем – на грузовой автомобиль. Вопрос: будет ли ваша любимая манера езды оптимальной для автомобилей разного размера, массы, радиуса разворота и тормозного пути при экстренном торможении? Еще одна метафора: на определенной высоте ракета должна производить отстрел той ступени, которая обеспечила выход на эту высоту.

Руководитель со своими естественными подходами к управлению становится «генератором» хронофагов. Необоснованные потери времени и других ресурсов возникают по двум причинам. Добросовестные сотрудники не могут работать нормально, так как вынуждены подстраиваться к неверным управленческим подходам. Недобросовестные же сотрудники имеют дополнительные возможности получить свою выгоду, как минимум – в виде возможности имитировать усилия и снижать энергозатраты.

А как мы с вами уже говорили ранее, точность и надежность работы системы корпоративного управления во многом определяется параметрами работы отдельных людей.

Для примера возьмем организационную структуру. Если мы ее разработаем неправильно, то есть неверно распишем функционал подразделений, наделаем ошибок в штатном расписании, некорректно опишем требования к должностям и плохо рассчитаем финансовую мотивацию, то даже идеальным сотрудникам не удастся обеспечить нам результат. Но если мы все эти детали, которые влияют на качество настройки корпоративной структуры, смоделируем и соберем правильно, но управленческие подходы руководителя подразделения будут способствовать неверным действиям подчиненных, то структура все равно не будет ни точной, ни надежной.

Я считаю, что все, что происходит в подчиненной вам структуре, происходит либо благодаря вашим действиям, либо благодаря вашему бездействию. А сотрудники работают так, как вы ими управляете. Поэтому утверждаю, что «генератором» хронофагов является руководитель.

Основные тезисы главы 1

Как возникают корпоративные хронофаги?

• Может ли руководитель не обращать внимания на мелочи? Да, если он умеет различать, чем заниматься не стоит и какими деталями системы корпоративного управления заниматься – в части разработки и внедрения – необходимо.

• Тучные времена и бурный рост компании способствуют возникновению хронофагов, более того – в этот период именно «размашистые» подходы обеспечивают быстрое развитие. Но изменившаяся бизнес-среда требует других управленческих подходов. То, что правильно во время бурного роста, может быть вредно в фазе более медленного роста и во время стагнации.

• Рост стоимости персонала – еще один аргумент в пользу большего внимания к действиям сотрудников. Качество персонала растет, но медленнее, чем его стоимость. Люди работают настолько хорошо, насколько правильно ими управляет руководитель. Если ему важна стоимость результатов, то необходимо не выпускать из поля зрения рациональность действий сотрудников и отходить от модели «Главное – результат» в пользу модели «Нам нужен результат, полученный за приемлемую стоимость».

• Хронофаги возникают как следствие реакции сотрудников и компании на неправильные подходы руководителя. Для того чтобы устранить хронофаги, необходимо начать не с претензий к персоналу, а с анализа собственных методов.

• Подходы, которые помогли руководителю развить бизнес, могут быть губительны для уже выросшего бизнеса. Возникновение дополнительных иерархических уровней способствует прогрессирующему росту ошибок и несуразностей, изначально вызванных естественным и привычным стилем управления.

Глава 2
Как организовать себя, и стоит ли этим заниматься?

Ни опыт, ни мастерство, ни способности, ни знания не могут сделать руководителя эффективным до тех пор, пока он не научится управлять собой.

Питер Фердинанд Друкер, американский экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных экспертов по менеджменту XX века

Должен ли руководитель быть организованным? Вопрос не так прост, как может показаться, поскольку и у организованного, и у неорганизованного человека есть сильные и слабые стороны. Сразу сделаю оговорку, что и силу, и слабость я рассматриваю исключительно с точки зрения интересов дела и потенциального – исходя из вероятных характерных подходов – качества управления структурой и сотрудниками.

Что принято понимать под неорганизованностью? Нежелание или неспособность (как черта характера или отсутствие нужных подходов) действовать размеренно и планомерно, правильно распределять время и силы и соблюдать баланс между важными и приятными делами. Неорганизованным людям редко свойственны такие качества/навыки, как целеустремленность, упорство, психологическая устойчивость, осознанность.

Я считаю, что уровень организованности руководителя оказывает большое влияние на точность управления и – как следствие – оптимальность расхода времени и других ресурсов. Более того, рискну утверждать, что неорганизованность питает среду для множества хронофагов, которые создают проблемы с точностью и эффективностью самому руководителю и сотрудникам.

Босс управляет подчиненными при помощи… своих действий. Если же управленческие подходы неверные, то каков будет итоговый результат? Но мне кажется, что существует некая подсознательная претензия: я действую так, как мне легче, а они должны все равно работать хорошо. Кроме того, такой руководитель склонен выдавать свою неэффективную суету за творческий подход.

Наверное, ощущать себя творцом, парящим на крыльях вдохновения, очень приятно. Но любая творческая работа – не путать с хаотичными метаниями – опирается на крепкую базу: художников обучают геометрии и видам проекций, будущие музыканты отрабатывают гаммы.

Я замечал, что организованность у многих является воистину болевой точкой: руководитель не хочет видеть проблему и сразу исключает этот вопрос из перечня возможных причин плохих результатов. Но я убежден: бо́льшую часть проблем для сотрудников создают недостаточно организованные руководители. Высокий интеллект, креативное мышление, экспертные знания не обеспечат стабильно растущих результатов без умения организовать себя, других и рабочие процессы.

Действия хорошо организованного человека внешне, может быть, внешне и не впечатляют, но зато обеспечивают точность управления без избыточных потерь времени и других ресурсов. В этой главе я буду давать и целевые, и комплексные рекомендации, описав перечень подходов, полезных для повышения уровня организованности.

Хронофаг «Плохое качество решений»

Неорганизованный руководитель редко может принять оптимальное решение, если в управленческой задаче много условий и критериев, просматривается несколько вариантов и последствия весьма расплывчаты. И мешать будет вовсе не слабый интеллект или отсутствие опыта, а трудность, связанная с тем, чтобы выделить достаточно времени для изучения и оценки данных, вариантов решения и сценариев их развития при воплощении. А если время и будет выделено, то будет сложно ни на что не отвлекаться в процессе их разработки. Поэтому в итоге действия могут быть и скоропалительными, и «вкусными» в ущерб полезности, и не учитывать вполне прогнозируемых негативных последствий, которых можно было бы если не избежать, то уменьшить степень вреда.

Рекомендации содержатся в главе 5, где мы будем обсуждать все возможные сложности с разработкой оптимальных решений.

Хронофаг «Пренебрежение анализом результатов»

Руководитель не стремится к анализу причин событий, предпочитая быстро отреагировать и двигаться дальше. Поэтому при плохих результатах он предпочтет сказать себе и подчиненным что-нибудь «духоподъемное» вроде: «Ничего, это бизнес, все бывает, главное – не отступать и верить в себя, нас обязательно ждет успех, нужно собраться и действовать активно!» Но если мы не проанализировали причины плохого результата, то нет никаких оснований для того, чтобы рвение и старание в будущем привели к успеху. Какой толк старательно делать то, что может быть принципиально неверным?

Пример 1. При падении продаж руководитель начинает усиливать работу с базами для привлечения новых клиентов, а также делает акцент на увеличение активности предложений. При этом не проводится комплексный анализ причин падения продаж, а в их числе может быть уменьшение конкурентоспособности продукта в связи с действиями соперничающих с вами компаний и сдвигом критериев принятия решений у клиентов.

Но, допустим, результаты отменные. Руководитель счастлив и смотрит в будущее с оптимизмом, планируя и доходы, и расходы. Но вполне может быть так, что отличные показатели связаны не столько с действиями компании, сколько с конъюнктурой рынка, и для оптимизма нет никаких оснований, кроме как веры в себя и надежды на продолжение положительного тренда.

Пример 2. Компания намного превысила плановые показатели продаж. Радость, веселье, раздача бонусов. Из разговора с сотрудниками: все было плохо, но тут подвернулся (!) хороший контракт… Вопрос: каковы шансы на то, что чудо повторится?

Рекомендации

• Любой результат должен быть проанализирован для понимания причинно-следственных связей, и уже на основе выводов можно позволить как достаточно обоснованные прогнозы, так и разработку «сейфового замка» для исправления или развития механизмов для получения нужных результатов. Любая неожиданность, что позитивная, что негативная, – признак того, что мы чего-то не знаем или неправильно понимаем значение известных фактов. Успехом можно считать нужный результат, полученный запланированными и понятными действиями. Удачу нам может принести ситуация, успех же мы создаем своими руками. В удачу можно и нужно верить, рассчитывать же можно только на успех.

• В процессе анализа результатов очень важно не подгонять факты под желаемый ответ. К примеру, в случае негатива объяснение может быть таким: «На рынке сейчас, сами знаете, что происходит». При попытке же выяснить, что, где и с кем происходит – применительно к сегменту бизнеса компании, – предлагаются факты, надерганные из различных источников и никак не позволяющие понять: а у нас-то что не так? Людям свойственно хорошие результаты относить на свой счет, а плохие объяснять «плохим рынком» и прочими внешними обстоятельствами. Руководителю лучше об этом помнить как в процессе самостоятельного анализа, так и при оценке представленных ему данных или анализа, выполненного подчиненными.

Хронофаг «Нерациональная организация рабочего процесса»

Неорганизованный руководитель склонен брать скорее числом, чем умением, компенсируя избыточными ресурсами – временем, деньгами, эмоциональной энергией, переработками для себя и сотрудников, увеличением количества персонала – отсутствие продуманности и выбора правильных подходов к выполнению работ. Для него самого проще «пять раз сбегать, чем один раз подумать», поэтому он не видит большого греха в том, чтобы вынуждать к этому и подчиненных, которых такая практика обычно демотивирует. Если же руководитель подбирает только сотрудников, подобных себе, то возникает шумный и суетливый курятник. Отсюда не только избыточные издержки, но и вероятное эмоциональное выгорание руководителя и персонала, связанное с переработками и перерасходом эмоций.

Рекомендации

• Эффективная работа проходит незаметно, без внешних эффектов. Если слышны громкие крики, вы видите вытаращенные глаза и мокрые лбы, то это говорит не о вовлеченности персонала, а о плохой организации рабочих процессов. Бывает, что стоимость получения результата вообще не имеет значения, но привычка не учитывать ее сродни мотовству. А руководитель-мот ведет свою компанию к банкротству. Поэтому не увлекайтесь «тусовкой», учитесь планировать анализ и выполнение необходимых действий и оставляйте в графике резервы, расширяя «окна координации» (резервные промежутки времени, более подробно об этом – в главе 3) для непредвиденных обстоятельств. Кстати, чем больше времени вы начинаете выделять для анализа данных, разработки решений и планирования действий, тем меньше неожиданностей будет возникать. Проверено.

• Один из канонических подходов к научной организации труда – «правило 1 к 4»: единица времени, потраченная на анализ данных, планирование или организацию работы, позволяет избежать потери четырех – как минимум – единиц времени, потраченных на нерациональную суету. А один из законов системотехники гласит: ускорение одного и даже каждого элемента системы не всегда приводит к увеличению скорости поступательного движения и может нарушить его вектор. Переводим это на язык менеджмента: попытка ускорить выполнение наугад выбранных дел в неправильной последовательности с неизбежным попутным снижением качества их выполнения не ускорит получение нужных результатов.

• Ну а что, если, допустим, вы руководитель подразделения в компании, где планирование не в чести, а все предпочитают быстро бегать и вовсе не думать? Мне кажется, что и в этом случае ваша организованность даст вам большое преимущество в умении достигать результатов. Если же в компании ценят не результативность, а лишь среднюю скорость, то мне кажется правильным начинать искать другую работу.

Хронофаг «Необязательность»

Неорганизованный руководитель часто не выполняет обязательств. Правда, он это делает непреднамеренно, от чего, увы, никому не легче. Давая обещание, он искренне готов его исполнить. Но при этом редко оценивает реальную возможность, не фиксирует обещания или не переносит их из списка в календарь и – даже если выполнил два предыдущих действия – туда может и не заглядывать, а каждый день вдохновенно разметать потоки свежих дел, не обращая внимания на свои записи.

Что может мотивировать руководителя к такому подходу?

• Стремление удивить и заслужить благосклонность собеседника: есть надежда, что показанная «расторопность» поможет наладить нужные отношения или получить выгодный заказ.

• Иллюзия всемогущества: давая обещание все сделать быстро, мы можем чувствовать эйфорию от своих больших – якобы – возможностей.

Неорганизованный руководитель, уличенный в срыве обязательства, искренне сожалеет об этом печальном факте, но не винит себя, так как он – внимание! – вовсе не хотел такого исхода. Он считает себя не более чем жертвой многочисленных обстоятельств, которые изо всех сил старался преодолеть, но ему не повезло. Поэтому, сокрушаясь, он дает вам и/или себе горячее обещание не допускать такого впредь. И действительно старается выполнить все, что наобещал. За счет повышения «скорости движения» и сверхурочных, но без изменения своих изначально ошибочных подходов. Но старание, не приложенное к правильной методике, только увеличивает неоправданные издержки.

Если напомнить такому руководителю про его обязательство, то он, возможно, тут же его выполнит. За счет срыва других. Поэтому при взаимодействии с таким человеком больше всех страдают те, кто не видит необходимости или считает недопустимым оказывать давление, именно их дела чаще всего оказываются не в приоритете. Выполняются же обязательства перед более нетерпимыми, теми, кто в любой момент, не считаясь со временем суток и правилами приличия, может рявкнуть или готов создать неприятности.

Иногда неорганизованного считают безответственным, так как оба качества порождают необязательность. Но мне кажется, что безответственным правильно называть того, кто не отягощает себя заботой о выполнении данных обещаний или просто не понимает границ своей ответственности – к примеру, в случае размытого функционала или неправильного делегирования. Неорганизованный же и понимает свои обязательства, и старается их выполнить, и переживает из-за срывов, но продолжает мучиться и работать привычным способом.

Неорганизованным руководителям свойственна еще одна плохая, на мой взгляд, привычка. Не выполнив обещания, они «ложатся на дно»: перестают отвечать на телефон, письма и сообщения в мессенджерах. Если же попробовать поймать их, позвонив с чужого телефона, то можно услышать нервный речитатив: «Я все помню, сейчас очень занят, сегодня все сделаю». И – трубка брошена. Маловероятно, чтобы дело в итоге было сделано, так как обещание давалось «под влиянием момента». Появляется в эфире такой человек только после того, как разделается с долгом, и часто как ни в чем ни бывало. Немного похоже на поведение несостоятельного должника, бегающего от кредитора. Возможно, это вызвано слабостью характера, нежеланием признать проблему и как минимум вовремя принести извинения.

Рекомендации

• Сформируйте привычку записывать свои обязательства. Используя термин «записать», я намеренно не акцентирую внимание на технологии записи: вы можете использовать блокнот, диктофон, приложение в телефоне/планшете или попросить об этом помощника, который всегда рядом. Выбор подходов «конвертации» обещаний в собственные действия и работу подчиненных – вопрос индивидуального удобства и рациональности.

• Не давайте поспешных обещаний. Во время обсуждения вы не всегда можете обоснованно назвать срок его выполнения или принять те временны́е рамки, которые вам предлагает собеседник. В ситуации, когда обсуждается сложный вопрос, вероятность такой потенциальной неизвестности я бы оценил в 99,9%. Поэтому я считаю более правильным называть не сроки выполнения, а сроки предоставления информации о возможных сроках. При этом нужно учитывать время, которое вам потребуется для анализа самой работы и сопоставления ее приоритетов с прочими задачами у вас и сотрудников, помнить об уже запланированных делах и целесообразности их отмены ради выполнения анализа.

• Ну а если обязательство необходимо взять на себя без анализа возможностей, то не позднее чем сегодня же вечером выберите те дела, которые можно перенести с наименьшими потерями, и предупредите об этом. Но мне кажется, что такие ситуации должны возникать крайне редко.

• Только в самом крайнем случае обещайте «сегодня на сегодня», ведь, чтобы сдержать слово, вам придется отменить что-то уже запланированное к выполнению. Конечно, вам может хотеться порадовать собеседника своей расторопностью, но стоит ли это обеспечивать такой ценой? Большинство нормальных людей вполне устроит ответ: «Не позднее чем завтра днем я сообщу вам о сроке выполнения задачи». Пришлите эту информацию сегодня в конце дня – раньше, чем обещали. Мне это кажется намного полезнее, чем потом решать, какое из своих обязательств нарушить.

• Вторая привычка, которая усилит первую: регулярно анализируйте свои записи. Самый простой подход – делать это один раз в день, в конце рабочего дня. Ежедневно перед уходом домой осмысливайте перечень своих дел – я считаю такой подход очень важным. Если вы твердо знаете, что в конце дня заметки будут просмотрены, то спокойно будете записывать обещания. Периодически я сталкиваюсь с таким возражением: «Что толку записывать? Я потом не помню, куда записал и забываю посмотреть». Но мне кажется бессмысленным требовать методику таблеточного свойства, которую достаточно «проглотить и запить водой». У руководителя не может быть управленческих «таблеток», только инструменты. А ими надо учиться работать и приучать себя к их применению. Поэтому мы не записываем информацию куда попало, а используем по возможности один носитель. Лично я использую больше: за рулем автомобиля – диктофон, за столом – лежащие под рукой маленькие бумажные карточки, не за столом и не за рулем – приложение «Заметки» в айфоне. Но в конце дня я все записи свожу воедино. Если же я не возвращаюсь в офис, то мой помощник пересылает мне фото моих заметок, оставленных на столе. И я знаю людей, которые этот вопрос решают разными удобными им способами. В общем, кто хочет – сможет. Чтобы организовать себя, придется приложить немного усилий, «таблеточных» методов нет. Но и привычку чистить зубы мы когда-то укореняли. Без этого – никак. Такой подход быстро входит в привычку и позволяет избавиться от целого букета проблем, поэтому мы еще будем к нему возвращаться при разборе других хронофагов.

• После того как вы выбрали срок выполнения обязательства, включите нужные действия в свой календарь, выбрав не только дату, но и точное время – к примеру, с 14:00 до 16:00 – в соответствии с описанным в предыдущей главе «режимом концентрации». Каждый день перед уходом домой просматривайте не только свои заметки, но и расписание на завтра и ближайшие дни – для того, чтобы его соблюдать или своевременно изменить с учетом возникших приоритетов.

• А как быть, если обстоятельства не позволяют вам выполнить обещание? Благодаря привычке ежедневно оценивать новую информацию и свое расписание вы это вовремя заметите, сможете проинформировать контрагента о возникшей ситуации и либо о новом сроке, либо о дне, когда вы сможете этот новый срок назвать. Мне кажется, что ответственность складывается как из умения брать обоснованные обязательства и выполнять их, так и благодаря тому, что вы будете предупреждать о невозможности их выполнения – коль скоро такая ситуация возникнет, – не дожидаясь напоминающего вопроса от человека, которого вы можете подвести.

• Я рекомендую внедрить технологию планирования в деятельность сотрудников и не забывать о возможной необходимости контроля выполнения запланированных дел. К компетенции «контроль» мы с вами еще вернемся. Руководитель полностью отвечает за работу своих сотрудников, и если этого не учитывать, то они могут вас подвести, и неважно, по каким причинам. Повторюсь, не всякое обещание можно выполнить, но эту невозможность всегда можно вовремя заметить и предупредить «кредитора». Исключение: реальный форс-мажор. Расхожую фразу «У нас всегда форс-мажор» я перевожу так: «Я совершенно не умею планировать, а потому все время вынужден „тушить” неожиданно возникающие кризисы. Что мне, видимо, нравится, именно поэтому я не анализирую причины такой ситуации и ничего не предпринимаю для ее изменения». Отличный способ оставить все как есть – убедить себя, что по-другому и быть не может, а ваш образ действий – самый лучший и единственно возможный.

Хронофаг «Спешка»

Известно, что она – согласно поговорке – хороша лишь при ловле блох. Но неорганизованный руководитель, не располагая реестром дел, а также не владея планированием, испытывает страх не успеть выполнить необходимое. Правда, страх интуитивный, так как перечня этого самого «необходимого» тоже нет, однако поэтому он становится только сильнее. Стремясь избежать проблем, человек начинает стараться все делать быстрее в надежде, что это позволит ему если не исключить опоздания, то уменьшить их количество. Ускорение выполнения работы приводит к снижению ее качества.

Пример 1. Руководитель, делегируя поручение, интуитивно стремится как можно быстрее завершить разговор с подчиненным. Человек это чувствует и тоже не рвется задавать вопросы даже в непонятных ему местах, предпочитая ритмично кивать. Возникает иллюзия согласия. В конце руководитель задает два риторических вопроса: «Все ли понятно?» и «Есть ли вопросы?» На что обычно получает ответ «да» в первом случае и «нет» – во втором. Потому что самой интонацией вопросов он показывает, что именно такие ответы его устроят более всего. В итоге недостаточно разобранное и потому неверно понятое поручение выполнено неправильно, или же к нему вообще не приступают.

Снижение качества решений и действий приводит к появлению дополнительных проблем, которые руководитель воспринимает не как следствие спешки, а как отдельные проблемы, связанные со сложностью бизнеса.

Пример 2. Второпях составленное коммерческое предложение вызывает срыв переговоров и необходимость поиска новых контр-агентов.

Рекомендации

Используйте принцип «Опаздываешь? Тормози!» Если вы чувствуете желание ускориться, то выделите в ближайшем по времени «окне координации» 30 минут для анализа ситуации. Желание может быть связано с интуитивным предчувствием недостаточности времени в сопоставлении с объемом работы. Оно может быть и верным: интуиция иногда подсказывает то, что еще не осмыслено логическими участками мозга. Но, возможно, участки мозга, отвечающие за безопасность, подстегивают вас просто так, на всякий случай. Выбрав время для сопоставления дел и выделенного на них времени, вы объективно оце́ните ситуацию и примете верное решение. К примеру, убедившись в том, что вы вышли из графика, можно переоценить приоритеты, выбрать наиболее значимые задачи, а о сроках и/или необходимости выполнения прочих дел договориться заново. От того же, что в спешке вы начнете делать все подряд за счет качества, лучше точно не станет.

Хронофаг «Коридорное диспетчирование»

Руководитель, не работая со своим расписанием так, как мы изучали в предыдущей главе, становится объектом атаки со стороны сотрудников и коллег сразу, как только появляется в поле зрения. Решение на ходу вопросов делегирования, контроля, координации, обмена информацией кажется уместным, так как – по идее – позволяет не выделять специально на это времени. Но так как все происходит на ходу, то руководитель не успевает ни во что толком вникнуть, а это ведет к возникновению уже новых проблем.

Рекомендации изложены в предыдущей главе и сводятся к упорядочиванию своих контактов посредством выделения специального периода времени, достаточного для полноценного обсуждения всех вопросов. Одновременно с этим коридорное взаимодействие нужно искоренять. Серьезные вопросы на ходу не решают, а на несерьезные не стоит тратить время. Что не мешает вам, в случае его избытка, поговорить с сотрудниками на посторонние темы, не имеющие отношения к работе.

Хронофаг «Незавершенные дела»

Есть множество начатых дел, которые двигаются гораздо медленнее, чем возможно и необходимо, или же подходят под определение «считается, что делается». Такая категория возникает, когда руководитель поручения делегирует, но не управляет их выполнением. К «незавершенке» я отношу затянутые и потерянные, упущенные дела.

Пример. Было принято решение о запуске проекта возврата потерянных клиентов. Если через месяц спросить руководителя о статусе этого проекта, то он уверенно ответит: «Мы с этим работаем», но даже под пыткой не сможет рассказать, кто из сотрудников, что и когда делает в рамках этого проекта и когда можно будет обсудить промежуточные либо финальные результаты. Причины же потери времени, а также мотивации увеличения прямых издержек и косвенных потерь от невыполнения или неоправданно затянутого выполнения принятых решений очевидны. Часто именно в незавершенных проектах скрыта недополученная прибыль. «Почти сделанное» часто хуже, чем неначатое, так как на «почти» уже потрачены ресурсы, а результатов нет. Может быть, эти ресурсы – в частности время – рациональнее было бы потратить на другие дела?

Рекомендации

Обязательно заведите «лист поручений», чтобы всегда иметь возможность посмотреть: что и когда начато, а также – что и когда должно быть закончено, кто отвечает за работу в целом и кто участвует в ее выполнении. Документ может быть как бумажным, так и электронным; если вы сформулируете нужные для вас данные, то без труда подберете наиболее удобную форму их фиксации.

Делегируйте подчиненным уместную детализацию проектов. Это позволит вам не просто ждать результата, но и понимать, какие действия необходимо предпринять для его достижения. Если их привязать к срокам, то появится возможность в случае необходимости осуществить промежуточный контроль.

Информация к размышлению. Конечно, все это лишнее, если у вас работают идеальные подчиненные. В этом случае и незавершенных дел не будет, и в выполнении рекомендаций не появится необходимости. Но идеальные – профессиональные и ответственные – сотрудники предпочитают работать с профессиональными руководителями.

Хронофаг «Срочно вместо важно»

Руководитель предпочитает заниматься мелкой текучкой и пролонгировать важные дела. У мелких дел есть много привлекательных сторон. Чтобы оправдать стремление делать то, что интуитивно больше нравится, босс маркирует их как чрезвычайно срочные, после чего немедленно к ним и приступает. Интуитивно мозг готов признать, что важное дело может быть и не срочным, но дело, которое кажется срочным, автоматически приравнивает к очень важному. Человек проводит оценку, сопоставление и расстановку приоритетов интуитивно и попадает в описанную выше естественную, свойственную алгоритму мышления ловушку.

Почему руководитель может быть склонен к такому выбору?

• Важные, значимые дела – сложные. Они обычно «многослойные», долгосрочные, имеют множество условий и ограничений, содержат риски и должны выполняться поэтапно, с привлечением подчиненных и/или внешних подрядчиков. Кроме того, все составляющие большого дела нужно выстроить в правильной последовательности и отслеживать взаимозависимости, не забывая и про координацию, необходимость в которой возникает из-за множества объективных и субъективных факторов. Неорганизованный руководитель, с ходу навалившись на важное дело, обнаруживает, что его невозможно сделать сразу. А поскольку проблем вокруг много, то он отвлекается, дав себе зарок вернуться к выполнению «как только, так сразу».

• Псевдоразминка. Мы начинаем с мелких задач, чтобы раскачать себя и уже потом приступить к делам сложным. Но мелкие проблемы затягивают, а день заканчивается незаметно. Вы – часто с деланым сожалением – вспоминаете про важные вопросы и даете себе обещание завтра начать именно с них. На следующий день все повторяется. Попутная рекомендация: если вы действительно хотите «разогреть» мозг, то ограничьте себя по времени или списку, поставив напоминание об окончании разминки. Кроме того, рекомендую помнить, что мелкие дела – хоть и даются много легче, чем сложные, все равно утомляют мозг. В общем, разминка должна разогреть и не должна утомлять.

• «Сейчас или никогда!» Руководителю кажется, что каждое отложенное на потом дело – упущенная возможность. Кроме того, у него есть обоснованное – как мы понимаем – опасение просто забыть, потерять этот вопрос и никогда про него не вспомнить.

• Я спасаю мир. Поскольку мы представляем себе «вкусные» дела как весьма срочные, то их немедленное выполнение позволяет чувствовать себя героем, предотвратившим глобальную катастрофу.

• Ложные стереотипы успешности. Считается, что руководитель должен действовать в первую очередь быстро. Эту идею часто высказывают в интервью успешные люди. Они говорят: «Главное – не медлить», «Нужно решать быстро», «Современный бизнес требует скорости» и тому подобное. Крайне редко причину успеха объясняют рассудительностью или умением тщательно анализировать ситуацию. Поэтому люди интуитивно стремятся следовать «правильной» модели, а выполнение мелких дел с высокой скоростью вселяет надежду на непременный успех.

• Знакомое дело. Небольшие дела – часто рутинные, привычные и потому их приятно выполнять, радуясь своей умелости.

• Дело – индульгенция. Если важные дела – ввиду их сложности и продолжительности – делать не очень хочется, то мелкие позволяют этого избежать и не испытывать чувства вины, не ощущать себя бездельником или прокрастинатором. Одно ощущение: я не сделал, потому что было лень или не хотелось браться. Другое ощущение: я не сделал, потому что был очень занят.

Легко быть занятым, труднее работать эффективно.

• Дело – раздражитель. Руководитель пытается исправлять мелкие, но вызывающие недовольство несовершенства. Иначе говоря, ловит блох при том, что есть гораздо более важные, но при этом и более сложные проблемы. При этом он себя чувствует вполне комфортно, правда, на результаты это почти никакого влияния не оказывает.

• Уменьшение груза обязательств. Мелкие задачи позволяют сразу получить иллюзию результата. В них нет скрытых сложностей и рисков. Раз – и готово, дело сделано. Результат видится именно в этом, а вовсе не в каких-то итогах. Вопрос закрыт, «галочка» поставлена – уже хорошо, одним меньше.

• Мелкие дела не требуют напряжения. Для того чтобы их перемалывать, не нужно включать голову. Принятие важных решений и выполнение сложных дел требуют более высоких затрат энергии, поэтому те участки мозга, которые отвечают за «экономичность» нашего функционирования – а такие есть, – направляют наше внимание на мелочи. Важные и потому энергозатратные задачи уводят за пределы фокуса.

• Гарантированная радость побед. Человек испытывает удовольствие от завершенных дел. Преодолев сложности, даже иллюзорные или маленькие, он чувствует себя победителем. Для выполнения даже части большого дела нужно много времени. За день вы сможете «съесть» три-четыре таких фрагмента, в итоге – весь день напряженно работали, устали, а радоваться нечему, так как задачи по-прежнему висят и результатов не видно. А сколько мелких дел вы можете переделать? Несколько десятков? Представляете, сколько удовольствия вы получите?

• Синдром Белого Кролика. Персонаж книги Льюиса Кэрролла «Алиса в Стране чудес» Белый Кролик на бегу приговаривал: «Ах, мои усики, ах, мои ушки, как же я опаздываю!» Неорганизованный руководитель не умеет, да и не пытается обеспечить себе обзор своих обязательств. Для чего нам нужна такая возможность? Благодаря ей мы можем не только все увидеть, но и ничего не упустить, провести объективный сравнительный анализ приоритетов и оценить свои ресурсы времени. Без этого человек, интуитивно ощущая груз обязательств и не имея возможности его оценить и распределить, испытывает два постоянных страха: опоздать и что-нибудь упустить. Чтобы заглушить эти страхи, он в порыве так называемой стрессорной активности пытается уменьшить количество дел. Именно количество. Но в состоянии стресса невозможно решать сложные задачи. Лучше всего для этого подходят маленькие дела, которые можно выполнить без включения головы, за счет простых алгоритмов. По сути это похоже на то, когда человек, нервничая, теребит пуговицу, щелкает кнопкой ручки или стучит пальцами по столу. В итоге – стресс снимается за счет мелких дел.

• Стремление «сделать побольше». Руководитель – обычно человек старательный и ответственный. Поэтому, приходя на работу, он ставит себе задачу сделать как можно больше. Намерение вроде бы позитивное. А теперь давайте рассмотрим условия задачи, которую себе ставит руководитель.

Дано: ограниченность рабочего времени (вы просто не сможете каждый раз работать по ночам) и некое константное время, за которое можно выполнить различные работы.

Цель: нужно сделать как можно больше.

Вопрос: какие дела будет выбирать мозг, получив такую команду?

Решение: нужно выбирать мелкие дела, так как именно их можно сделать больше.

Одна из проблем функционирования нашего мозга в том, что он старается как можно лучше выполнить те задачи, которые мы ему ставим, но не всегда склонен перед выполнением задавать нам вопросы: а точно ли нам нужно именно это, и если «да», то зачем? Он просто выполняет то, что мы просим. На этот же подход – сделать побольше – работает и один из законов диалектики: о переходе количества в качество. Но мне кажется, что этот закон, во‐первых, толкуется слишком упрощенно, во‐вторых – имеет ограничения «по территории». Впрочем, это справедливо для любых законов. К примеру, закон Ома для участка цепи не действует в гидравлике. Так вот, рискну предположить, что большое количество маленьких дел не обязательно доведут до нужных результатов. Поэтому путь к успеху лежит не через количество сделанного, а через качество выбора: что и когда делать, а чего не стоит касаться.

• Желание «сделать все». Его можно рассматривать как некий апофеоз предыдущего пункта, но мотивы чуть отличаются. Руководителю, конечно, хочется, чтобы дел больше не осталось и он ушел домой с легким сердцем. К чему приводит такой настрой? Допуская с вечера, что завтра, или, придя на работу, что сегодня наконец удастся сделать все, человек не проводит сравнительный анализ текущих дел и не расставляет приоритетов на выбранный период. Может быть, даже не только на день, но и на неделю. Действительно, а зачем это делать? Если я собираюсь успеть все, то и расстановка приоритетов, и выбор последовательности выполнения дел выглядят лишним действием. Зачем тратить на это время, не лучше ли потратить время на решение вопросов?

Пример. Сотрудник не выполнил то, что обещал. При этом, анализируя его работу, видно: сделано то, чего можно было и не делать, а вот обязательное не начато или же не завершено. Объяснение сотрудника: «Я думал, что все успею… я очень старался, но…» К сожалению, ни старания, ни намерения не могут изменить свойств работы. Старание – ресурс необходимый, но, как вы уже знаете, недостаточный – без правильного подхода.

• Иллюзия «переход количества в качество». Так гласит один из законов диалектики. Но любой закон действует на ограниченной территории. Руководителю кажется, что большое количество дел в итоге непременно обеспечит успех. Однако это иллюзия; нужный результат возникнет при правильном выполнении нужного набора дел, что никак нельзя заменить их количеством.

Информация к размышлению. Все эти естественные, без иронии, управленческие ошибки и приводят к тому, что руководитель загружен (на самом деле он себя загружает сам) текучкой. Естественными эти ошибки можно назвать потому, что человек следует по пути наименьшего сопротивления и дает себе неверные по сути, но кажущиеся позитивными – «Я должен стараться сделать побольше» – установки. При этом он же сетует, что на действительно важные дела времени и не остается. Причина же вовсе не в нехватке времени, а в неправильной расстановке приоритетов при выборе дел. А в результате – массивы незавершенной вовремя работы, падение дисциплины, зря потраченное время и гнетущее чувство вины.

Рекомендации

• Первым делом обеспечьте себе обзор всех своих дел. Для этого можно использовать любые из многочисленных сегодня программ или приложений, начиная с Microsoft Outlook. Основные критерии выбора: удобство использования и совместимость с другими программами. Также можно взять любой – опять же удобный для вас – бумажный носитель: планировщик, листы А4 или развешенные на стене листы флип-чарта.

• Я считаю, что главное – это ваше удобство, а вовсе не стремление выглядеть современно. Я работал с весьма успешными и профессиональными руководителями, которые использовали бумажные носители, обеспечивая всесторонний обзор своих дел, а внесение нужных данных в корпоративные ПО делегировали своему помощнику. В общем, вариантов множество, и если вы понимаете, для чего вам обзор, то гарантированно найдете способ, который будет оптимальным с различных точек зрения ³.

• Я представляю руководителя как полководца, который обдумывает план будущего сражения, размышляя над картой с нужной детализацией рельефа и обозначением дислокации своих и чужих подразделений.

• Свою «карту боя» нужно регулярно пополнять. За день к вам поступает множество вводных, которые необходимо учитывать при расстановке приоритетов. Если вы пренебрегаете этим, то будете выбирать, что делать, рассматривая неполную – на момент выбора – карту.

• Расставляйте и сопоставляйте приоритеты не в уме, а только на внешнем носителе – в компьютере или на бумаге. Такой подход позволит более объективно оценивать и соотносить значимость дел, так как все описанные выше интуитивные причины выбора «мелочевки» вы сможете подвергать ревизии за счет большей осознанности. Интуитивно принять легкое или интересное дело за срочное и потому важное очень просто. Но обозначить его как важное на бумаге гораздо сложнее – мгновенно включается критический фильтр. Когда данные отображены на внешнем носителе, а осмысливаем мы их своим мозгом, то резко повышается объективность оценки. Таким образом, мы дополняем работу интуиции нашей логикой. Доля субъективности, конечно, остается, но существенно уменьшается.

• Используйте мой принцип «Работы больше, чем времени». Вводных всегда будет больше ваших реальных возможностей. Поэтому и бесполезно стремиться «сделать все». Не получится. Вместо этого лучше рассуждать так: я должен проанализировать информационное поле и решить – что делать сейчас, что потом, что поручить подчиненным, что сделать в случае появления свободного времени, а на что вовсе не стоит обращать внимания.

Лирическое отступление: обладают ли неорганизованные люди какими-то достоинствами?

Действительно, мы обсудили множество негативных последствий плохой организованности руководителя для него самого и подчиненной структуры. Но неужели все успешные начальники – исключительно люди хорошо организованные? Конечно, нет.

Мы с вами не рассматриваем степень организованности как ключевой фактор успеха, он будет играть роль дополнения к прочим качествам и умениям. Сама по себе организованность – не обязательно хороша, неорганизованность – не обязательно плоха, равно как и наоборот.

Сильные стороны неорганизованных

• Хорошее чутье, способность увидеть будущую возможность и (при отсутствии явных ее признаков) более развитая интуиция.

• Умение с ходу, без долгого осмысления, включиться в решение любого вопроса, увидеть и использовать мелькнувшее «окно возможностей».

• Готовность и умение отойти от шаблонов, правил, легко выйти за пределы опыта, творчески подойти к решению любой задачи.

• Вера в свою звезду, отсутствие страха перед потенциальной сложностью дел и непредвиденными рисками, недостаточностью или даже полным отсутствием фактов.

• Способность быстро включиться в любую ситуацию, уверенные действия при высоком уровне «турбулентности»: быстрых и непрогнозируемых по вектору изменений.

• Быстрое, гибкое переключение от вопроса к вопросу, легкость отмены начатых дел при смене приоритетов.

• Готовность принять как данность любую ситуацию без длительного зависания в попытке понять: «Ну почему же так случилось?»

• Нет склонности к долгим переживаниям и самокопанию из-за негативных событий, привычки долго тащить на себе груз вины, быстрое восстановление запаса энергии.

За счет этих качеств неорганизованные люди часто более успешны в карьерном росте, так как производят впечатление более решительных и уверенных, сомнения им не свойственны, а готовность не моргнув глазом взяться за любое дело перевешивает неудачи. Руководителям импонирует их личная активность и готовность объединить, повести за собой людей в критической ситуации, взять на себя ответственность за будущие результаты. Мы теперь знаем, что стартовая ответственность может с высокой вероятностью обернуться финишной безответственностью, но – «бизнес, с кем не бывает»!

Пример. В департамент продаж поступает неправильно оформленный – с точки зрения указания реквизитов и совпадения формулировок в счете, акте и приложениях – договор из финансового департамента. В ответ на претензию часть ошибок исправляется, часть нет, потому что специалист их «не заметил». Кроме того, в процессе «переделки» возникают новые погрешности: очевидно, что работа выполняется «левой пяткой» в режиме многозадачности и без тщательной – что кажется разумным после выявления ошибок – проверки всех деталей. Ситуация повторяется три раза. Каждый раз сотрудник охотно бросает другие дела и тут же начинает все исправлять. Ошибки были обнаружены, потому что такое качество подготовки является нормой, и, чтобы не краснеть перед контрагентами, в департаменте продаж взяли за правило тщательно проверять все документы.

При разговоре с финансовым директором выяснилось, что человек, который занимается документацией, на хорошем счету благодаря в том числе его готовности в любой момент метнуться мухой и все исправить. На вопрос же – «А почему сотрудник вообще допускает ошибки, несовместимые с должностью и местом работы?» – было сказано: «Ну, вы знаете, у нас очень сложная обстановка, очень много работы». А почему я написал «несовместимые с должностью и местом работы»? Мне кажется, что есть требования к должности, которые предполагают допустимость определенных видов ошибок для одних должностей и недопустимость – для других. И если ошибка в цифрах и реквизитах для дизайнера – малый грех, то для бухгалтера или финансиста – расстрельная статья. При переходе из случайности в закономерность мы говорим о профессиональной непригодности. Риторический вопрос: сколько времени расходуется зря при такой точке зрения финансового директора?

Все описанные выше признаки неорганизованности, как полезные, так и вредные, могут быть выражены в разной степени, усиливаться или ослабляться другими качествами, а также жизненным и профессиональным опытом. На действия человека может оказывать влияние ситуация. Поэтому, обсуждая неорганизованность или организованность, мы говорим о наиболее вероятных качествах и подходах, не более того. Кроме того, бывают типажи «чистые», с ярко выраженным вектором, и «смешанные», которые могут показывать и одни, и другие признаки. Но, по моему мнению, каждый руководитель – скорее человек организованный или скорее человек неорганизованный.

Кстати, вы можете сами определить, к какому типу относитесь, если, конечно, еще этого не сделали. Для этого оцените каждый из перечисленных выше признаков так: «это точно про меня», «это точно не про меня» или – «иногда случается». При последнем варианте ответа попробуйте понять: случается – скорее часто или скорее крайне редко?

Если очень нужно, то можете опросить свое окружение и дополнить их мнением результаты самооценки.

Итоговые рекомендации

• Бизнес – не столько спринт, сколько марафон. Руководителю, успешно развившему компанию с помощью сильных сторон «неорганизованности», может быть сложно управлять уже выросшим бизнесом, когда или сам масштаб деятельности, или рыночные условия делают столь же быстрый рост невозможным.

• Если руководитель не может, не умеет и не готов учиться организовывать себя, то не думаю, чтобы он сможет должным образом организовать рабочие процессы. На определенном этапе развития именно точность работы системы корпоративного управления определяет долгосрочную конкурентоспособность.

• Интуитивные решения, успешные во время бурного роста, резко теряют оптимальность по мере увеличения количества условий и критериев. Рост численности персонала и появление новых иерархических уровней провоцирует хаотичность процессов, что приводит к одновременному росту издержек и снижению результатов за счет потери точности.

• Неорганизованность естественна для руководителя, это результат сочетания черт его характера и суммы привычных подходов. А любой естественный стиль управления дается без напряжения. Точнее, это напряжение легко переносится, так как опирается на естественные же для человека качества, от использования которых он получает удовольствие.

А вот теперь – внимание! – вопрос: может ли руководитель позволить себе получать удовольствие за счет компании? Ответ может дать либо он сам, если является собственником бизнеса, либо компания при оценке целесообразности пребывания человека в должности.

Какие факторы могут ограничивать профессиональную пригодность неорганизованного руководителя?

• Масштаб деятельности. Чем больше структура, тем больше возникает разнообразных дел и тем важнее уметь их учитывать и расставлять приоритеты.

• Сложность системы корпоративного управления. Это может определяться количеством уровней иерархии и территориальной разбросанностью подразделений. Чем сложнее система, тем большую значимость приобретает правильное выстраивание кросс-процессов (то есть тех, которые проходят через несколько подразделений), создание и внедрение правильных стандартов взаимодействия, распределение полномочий и формализация порядка подготовки и принятия решений.

• Сложность принимаемых решений определяется количеством условий, критериев и возможных вариантов.

• Точность принимаемых решений определяется уровнем конкуренции в сегменте деятельности. Чем выше уровень конкуренции, тем выше требование к точности решений. Уровень конкуренции определяется профессионализмом участников, грамотностью и требовательностью клиентов, насыщенностью рынка и уровнем роста экономики. Все эти факторы взаимосвязаны и давят на требуемую точность решений.

• Горизонт планирования, связанный со сроками действия решений, определяется насыщенностью и темпом развития рынка. На сложных рынках (насыщенный, низкий темп роста экономики, рациональный спрос) крайне важно не только тщательно обдумывать решения, но и обеспечить точное их воплощение и настроить чуткую обратную связь для своевременной коррекции. На сложных рынках с высоким уровнем «турбулентности» – а сейчас ситуация мне видится именно такой – значимость этих правил можно возвести как минимум в третью степень. Срок действия решений продолжительный, а корректировать их необходимо часто. Любые «люфты» в цепи «Разработка решений – воплощение – обратная связь» очень опасны.

Все рвутся бороться с плесенью, и никто не хочет устранять сырость.

Прежде чем решать проблему, выясните, является ли эта новая задача причиной, или же – следствием.

Не каждый руководитель связан с рынком. Но у подавляющего большинства есть «внутренние клиенты», поэтому неорганизованный человек сбивает правильные настройки. Если же он такой не один, то сложно себе даже представить мощь возникающего негативного резонанса, когда описанные выше последствия неорганизованности сталкиваются со «встречными/поперечными волнами» в кросс-процессах. Никакими попытками «улучшить командное взаимодействие» вам не «зашлифовать» последствия неорганизованности, коль скоро эти хронофаги свободно гуляют по компании.

Еще один закон системотехники гласит: ни одна сложная открытая динамическая система не может работать идеально. Компания как раз и является примером сложной, открытой, динамической системы. Элементами же являются люди, что только усиливает действие этого закона.

Но мы не будем – вопреки закону – стремиться к идеалу. Мы поговорим о вероятностях.

Если стремиться к тому, чтобы неорганизованного поведения, в первую очередь у руководителей, становилось меньше, то и наша система будет работать точнее. Если же не препятствовать такой негативной модели или потворствовать ей неверными подходами, то вредоносные хронофаги будут распространяться и множиться, пожирая время и другие ресурсы.

Возникает первый закономерный вопрос: как быть с диагностированной неорганизованностью?

Допустим, что вы, оценивая себя, любимого, обнаружили целый ряд признаков неорганизованности. Кто виноват – теперь понятно, остается вопрос: что делать?

Первый способ. Изменить себя. Но можно ли и нужно ли этим заниматься?

Существует причинно-следственная связь: характер – поступки – привычка – характер. На всякий случай поясню: привычки, сформированные через естественные поступки, подкрепляют и усиливают создавший их характер. Способы прямого изменения характера мне неизвестны. Но – смотрим на звенья цепи – что будет, если мы попробуем целенаправленно изменить поступки? Правильно: появятся новые привычки, которые – посредством обратной связи – будут менять уже сам характер.

Допустим, что сейчас вы не очень обязательны. Изучая возможные причины, вы наверняка увидели те, что провоцируют вас? Изучив рекомендации, вы можете изменить те свои поступки, которые сейчас влияют на обязательность? Уверен, что можете, если захотите. На чем основана моя уверенность? Сам характер предложенных действий: все они выполнимы и просто требуют подгонки под себя, чтобы вызывать минимум дискомфорта. Эта подгонка возможна? Да. Ну, или может быть возможен поиск тех рекомендаций, использование которых сразу подойдет вам на 100% и не вызовет затруднений вообще? Если вы верите, что такое возможно, – ищите, искренне желаю вам удачи. Но сначала подумайте: не будет ли такой поиск идеальной методики просто формой прокрастинации? Мой 16-летний опыт обучения этой методике показывает, что описанные рекомендации выполнимы для всех, кто действительно понимает важность изменений в управленческих подходах и готов приложить усилия.

Будет ли такая трансформация легкой? Точно нет, а количество неприятных эмоций в процессе зависит от того, до какой степени вы неорганизованны сейчас. Будет ли все получаться сразу? Тоже нет. Поэтому при изменении своих подходов последовательность и комплексность более значимы, чем энергичность и радикальность. Кроме того, вам предстоит «перепрошивка» тех подходов сотрудников, которые вы же и сформировали, чему они гарантированно не будут рады. Поэтому неизбежно будут возникать различные формы сопротивления. Нужно ли этим заниматься? Решать вам.

Не бывает плохих или хороших качеств вообще, без рассмотрения области их использования и критериев оценки. Я рекомендую рассуждать так: любое осознанное качество усиливает вас, любое неосознанное качество может вас ослабить. Неосознанное качество проявляется автоматически, мы не успеваем включить осознанность, а потому логика запаздывает и уже потом, после того как все случилось, подводит базу под то, что свойственно характеру. Мы не можем выбрать, кем родиться, но можем выбрать, кем оставаться.

Второй способ. Ограничить масштаб и правильно выбрать сферу деятельности. Я видел много людей, которые неорганизованны, но одновременно счастливы и финансово успешны. Они управляют небольшими структурами в сегментах бизнеса, где соотношение сложности рынка и размера компании как раз позволяет им на полную катушку использовать сильные стороны неорганизованного человека, а слабые стороны не приводят к большим проблемам. Я думаю, что вам легко представить себе те виды деятельности, в которых это возможно.

Пример. Есть люди, которые удачно продали свои крупные компании на пике спроса. Часть из них попыталась снова вырастить большой бизнес. Желание повторить и умножить успех, обладая намного большими в сравнении с первым стартом деньгами и опытом, вполне естественно и понятно. Но амбициозные планы не были реализованы. Общая причина: рынок стал более развитым и потому сложным, закончился бурный рост, а прежние навыки и подходы руководителя не обеспечили старого эффекта в новых условиях. В итоге – банкротство или бизнес в режиме «ни шатко ни валко», чередование небольшой прибыли с небольшими убытками.

Другие, получив деньги, занялись некрупным по масштабам бизнесом с хорошими возможностями для получения большой прибыли. Например, открыли агентство по торговле элитной недвижимостью или яхтами. Критерий – высокая стоимость единицы продукта. В таком бизнесе не нужно много людей и большой структуры.