Kitabı oxu: «Настольная книга бизнес-администратора»

Глава 1. Бизнес-процессы, их характеристика и составляющие

Каждый из нас отлично знаком с деятельностью разного рода организаций, и, если поставить вопрос о том, что такое организация, думаю, вы с легкостью найдете на него ответ. Чаще всего под словом «организация» понимают команду людей, работающих на достижение определенной цели, где каждый выполняет свою функцию.

Идея деления производства на простейшие операции появилась более двухсот лет назад в голове известного экономиста Адама Смита. Он смог доказать, что разделение труда ведет к росту производительности, так как рабочие, специализируясь на выполнении определенных функций, становятся мастерами своего дела и, естественно, лучше выполняют свою работу.

Такая система давала определенные преимущества.

1. Сотрудники получили возможность специализироваться в избранной ими профессии и таким образом выработать профессиональные навыки высочайшего уровня.

2. Вследствие объединения сотрудников, выполняющих схожие функции, в отделы (например, в отдел финансового учета, работы с персоналом, производственный отдел и т. п.) затраты организации снизились.

3. Труд стал более безопасным, так как каждый теперь знал свое рабочее место, а также ту работу, которую он должен выполнять.

4. Стало легче формировать организационную структуру компании и т. д.

Однако со временем рост специализации привел к обособлению функциональных подразделений и ослаблению межфункциональных связей. Сотрудники каждого из отделов стремились повысить показатели именно своей работы, зачастую забывая об общих целях организации. В конечном итоге это привело к подмене общей цели компании частными целями каждого из отделов, что, в свою очередь, стало тормозить развитие организации. К тому же функциональная дифференциация, как выяснилось, не позволяет стимулировать заинтересованность сотрудников в конечном результате их деятельности; затрудняет обмен информацией между функциональными подразделениями; критерием результативности деятельности подразделения становится мнение его начальника, а не результат делового процесса; происходит рост числа иерархических уровней управления организацией; отсутствует ориентация на внешнего потребителя.

В России расцвет управления организацией на основе разделения труда приходится на советское время. Существовавшая тогда централизованная система планирования на срок до пяти лет была рассчитана на массовый выпуск однородной продукции. Условия на рынке диктовал производитель продукции, а не ее потребитель. В этом случае специализация производства была оптимальным решением для управления советскими предприятиями.

Что изменилось за последние полтора десятка лет? Почти все, кроме самого подхода к управлению. Сегодня потребитель является основным заказчиком производимой продукции, действует жесткая конкуренция на рынках, изменился сам стиль управления организациями. Однако подход к управлению, казавшийся оптимальным при массовом производстве, теперь уже не является эффективным.

В современном мире, где контроль осуществляют потребители, когда конкуренция с каждым годом все усиливается, а массовое производство серийной продукции становится никому не нужным, узкоспециализированная работа остается в прошлом. Сегодня для эффективности бизнеса необходимы меньшая потребность в контроле, регулировании, управлении; сплоченная команда, работающая на достижение общих целей организации; более гибкая, творческая и новаторская корпоративная структура. Все это позволит повысить и производительность и доходы компании. В эпоху постиндустриального бизнеса, в которую мы сейчас вступаем, организации будут образовываться и развиваться на основе идеи реинтеграции отдельных операций в единые бизнес-процессы, т. е. наборы действий и операций, которые вместе смогут создать результат, имеющий ценность для потребителя.

Так что же есть организация – набор определенных функций или совокупность процессов? Недостатки функциональной структуры управления побудили руководство компаний к переориентации на процессный подход. Это обусловлено прежде всего тремя основными силами, определяющими развитие современных компаний.

1. Вся власть – в руках клиентов (покупатель всегда прав). В начале 1980-х гг. в ряде развитых зарубежных стран произошла переориентация доминирующих позиций в отношениях между производителем, продавцом и покупателем. Именно клиент сегодня диктует поставщикам, что он хочет получить, когда и как, а также сколько он готов заплатить за тот или иной продукт или услугу. Задача современного производителя – произвести уникальный товар (услугу), удовлетворяющий нужды конкретного потребителя. Массовый рынок постепенно распадается на множество мелких частей, вплоть до единственного клиента.

2. Жесткая конкуренция. Еще несколько лет назад конкуренция была гораздо проще – получить большую прибыль удавалось той компании, которая представляла на рынке приемлемые по качеству продукты или услуги по наименьшей цене. Сегодня конкуренция не только усилилась, но и стала многообразной. Теперь одинаковые товары могут продаваться на разных рынках и на различных условиях: для одного сегмента рынка важна цена товара, для другого – его качественные характеристики, для третьего – качество обслуживания потребителей. К тому же современные организации вынуждены конкурировать не только с компаниями-соотечественниками, но и с более сильными зарубежными организациями.

3. Постоянные изменения. Жесткая конкуренция, изменения потребностей клиентов влекут за собой необходимость постоянного пересмотра политики организации, внесения изменений и дополнений как в тактические, так и стратегические планы компании. Только бизнесмен, шагающий в ногу со временем, может добиться ожидаемых результатов. Изменения становятся всепроникающими и постоянными. Это и есть нормальное состояние современного бизнеса.

Эти три пункта стали основой создания нового мира бизнеса. В этом мире нет места компаниям, построенным в условиях массового производства, стабильности и общего экономического роста на принципах разделения труда и жесткой функциональной дифференциации. Организации, спроектированные для эффективного осуществления своей деятельности в одной среде, не могут быть использованы для успешной работы в другой. Для развития бизнеса, когда клиенты, конкуренция и коренные изменения требуют гибкости и быстрой реакции, необходим переход к иным принципам управления компанией.

В настоящее время все более распространенным является подход, где организация рассматривается как совокупность не специализированных отделов, а различных бизнес-процессов. Этому есть свои объяснения.

1. Каждый процесс имеет своего потребителя, и сосредоточение на каждом процессе способствует лучшему удовлетворению потребителей.

2. Ценность имеет конечный продукт бизнес-процесса, предназначенный для конкретного потребителя.

3. Четкое определение всех бизнес-процессов, протекающих в организации, позволит обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить.

4. При управлении целостным процессом, который проходит сквозь множество отделов, а не отдельными отделами снижается риск субоптимизации.

5. При назначении ответственных за процесс удается избежать распределения ответственности по фрагментам.

6. Управление процессами позволяет создать лучшие условия для осуществления контроля времени выполнения работ и затраченных ресурсов.

Бизнес-процесс можно определить как совокупность логически связанных, повторяющихся действий по использованию ресурсов предприятия с целью достижения определенных результатов для удовлетворения потребностей потребителей. Бизнес-процесс составляет содержание одного акта бизнес-деятельности, который обычно начинается с производства или закупки товара по заранее намеченному плану и завершается продажей товара и получением прибыли.

Чаще всего исследователи выделяют два вида бизнес-процессов – это основные и вспомогательные, иногда говорят и о развивающихся процессах. Однако важно помнить, что не существует стандартного списка процессов для всех организаций. Каждая организация – это некая индивидуальность с определенным набором осуществляемых функций и совокупностью протекающих в ней процессов. Ниже приводится пример бизнес-процессов, возможно, существующих и в вашей организации.

К основным бизнес-процессам можно отнести:

1. Процесс разработки продукции, куда входят такие подпроцессы, как:

а) исследование продукции;

б) разработка и конструирование продукции;

в) технологическая подготовка производства и т. д.

2. Процесс удовлетворения требований потребителей:

а) развитие рынка;

б) организация маркетинга и продаж;

в) тендерное размещение заказов и т. д.

3. Процесс выполнения заказов:

а) обеспечение и материально-техническое снабжение;

б) планирование и управление производством;

в) производство и сборка продукции;

г) распределение продукции и логистика;

д) обслуживание договора и т. д.

4. Процесс обслуживания потребителей:

а) послепродажное обслуживание;

б) возврат продукции и т. д.

Вспомогательные процессы, в свою очередь, необходимы для обслуживания основных процессов, к ним относятся:

1. Процесс поддержки производства:

а) финансовый менеджмент;

б) управление человеческими ресурсами;

в) управление информацией;

г) текущий ремонт и обслуживание оборудования;

д) медицинский контроль персонала, окружающая среда и техника безопасности.

2. Процесс обеспечения развития организации:

а) совершенствование текущего процесса;

б) исследование технологии производства продукции;

в) повышение квалификации персонала;

г) расширение базы материально-технического снабжения;

д) расширение внешних связей;

е) стратегическое планирование.

Управление организацией с помощью процессного подхода осуществляется следующим образом: сначала деятельность предприятия разбивается на основные бизнес-процессы, за реализацию которых назначаются ответственные; затем эти процессы дробятся на более мелкие и т. д. Это позволяет осуществлять контроль за реализацией каждого из бизнес-процессов и более точно определять необходимые для этого ресурсы.

Систему управления организацией через проектирование и управление бизнес-процессами называют «бизнес-инжинирингом». В бизнес-инжиниринге во главу угла ставится процессный подход, где объектом управления являются процессы на предприятии.

При процессном подходе к управлению организация рассматривается не как совокупность функций, а как набор определенных процессов. Эти процессы задействуют все подразделения организации, и управление предприятием в итоге сводится к управлению процессами внутри предприятия. Каждый из процессов имеет свою конечную цель, которая, в свою очередь, и является критерием его эффективности. Через достижение целей при реализации каждого из бизнес-процессов достигаются общие цели предприятия.

Однако существование такого подхода не ведет к исключению функционального управления предприятием. Любая организация – это тот же механизм, который выполняет определенный ряд функций. И, в зависимости от того какие функции осуществляет организация, можно определить, какие процессы лежат в основе ее деятельности. Сотрудники продолжают группироваться в подразделения по признакам специализации, однако они же участвуют в различных бизнес-процессах. И от того, насколько эффективно руководитель сможет распределить роли каждого из сотрудников, зависит успех всей организации. Связь между деятельностью сотрудников по реализации своих функций и осуществлением бизнес-процессов устанавливается в различных документах – положениях об отделах, должностных инструкциях. В таких документах закрепляется не только распределение функций между подразделениями и сотрудниками, но и описывается последовательность действий каждого сотрудника при осуществлении своих обязанностей. Каждый процесс имеет свою цель, и от того, насколько грамотно выбран путь ее достижения, зависит эффективность бизнес-процесса. Управляя процессами и постоянно их совершенствуя, предприятие добивается высокой эффективности своей деятельности.

Для создания бизнес-процессов обычно используется специальный язык их описания, который позволяет представить их структуру и создать определенные модели процессов. Модель бизнес-процесса содержит полное описание составляющих его функций, ресурсов, участников, целей, информации, событий, последовательности действий. Все участники процесса выполняют свои обязанности в соответствии с этой моделью. Каждый сотрудник четко знает все свои действия в рамках всех процессов, в которых он участвует. Поскольку описание имеет многоуровневую структуру (сначала описывается процесс на уровне организации, а затем – на нижнем уровне с более высокой степенью детализации), это обеспечивает системность, структурную взаимосвязанность. Для достижения общей цели действия всех подразделений и сотрудников отлажены и скоординированы. Благодаря такому разбиению на мелкие процессы становится легче внести изменения в ход всего процесса при изменении условий ведения бизнеса. Существующая модель корректируется, изменения доводятся до исполнителей, и они начинают выполнять свои функции в соответствии с новыми условиями. Постоянная адаптация бизнес-процессов к изменяющимся условиям – эффективный механизм управления бизнесом.

Протекание бизнес-процессов должно постоянно подвергаться анализу. Выделяют несколько факторов, по которым можно оценить степень достижения цели каждого из процессов и от которых может зависеть эффективность его исполнения, затем определяют критерии оценки. Данные анализа позволяют влиять на ход процесса и совершенствовать его исполнение.

Основные показатели оценки эффективности бизнес-процессов:

1. Количество произведенной продукции заданного качества в определенный промежуток времени.

2. Количество потребителей данной продукции.

3. Количество типовых операций, которые необходимо выполнять при производстве продукции за определенный интервал времени.

4. Стоимость издержек производства продукции.

5. Длительность всего бизнес-процесса.

Все действия по управлению бизнес-процессами обязательно должны быть отражены в документах организации. Модели бизнес-процессов могут создаваться в виде схем, диаграмм, графиков. В документы обязательно должны вноситься возникшие в ходе реализации изменения бизнес-процессов. Это позволяет проследить ход процесса, оценить степень эффективности его реализации и создать банк стандартных процессов данной организации.

Для управления процессами как системой необходимо сформировать структуру протекающих в организации бизнес-процессов, т. е. выстроить их в определенном, взаимосвязанном порядке. Так как каждый процесс реализуется для достижения определенной цели, которая, в свою очередь, является шагом к достижению цели более высокого уровня, данная структура должна обеспечить в итоге достижение общих целей компании. Структура процессов, таким образом, определяется структурой дерева целей предприятия. Речь о построении целей пойдет в следующей главе.

При описании бизнес-процессов часто используют понятие реинжиниринга бизнес-процессов.

Впервые научно-практическое направление реинжиниринга бизнес-процессов (business process reengineering или BPR) появилось в США благодаря исследованиям М. Хаммера, который определял BPR как «фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных показателях их деятельности: стоимости, качестве услуг и темпах». Достаточно быстро новое направление приобрело популярность не только в США, но и других развитых странах. На первом этапе своего развития реинжиниринг бизнес-процессов рассматривался как одна из отраслей информатики, постепенно реинжиниринг бизнес-процессов стал основой современного управления бизнесом. Сегодня методы и инструменты реинжиниринга активно продвигаются и на российский рынок.

Итак, реинжиниринг бизнес-процессов можно определить как некую революцию в мире бизнеса, которая знаменует отход от базовых принципов построения бизнеса и превращает его конструирование в инженерную деятельность, где огромную роль играют специалисты в области информационных технологий. Реинжиниринг бизнес-процессов – это коренное переосмысление принципов управления и радикальное перепроектирование всех бизнес-процессов для достижения высоких показателей результативности бизнеса, таких как минимизация затрат на производство продукции, улучшение качества продукции, повышение уровня обслуживания и оперативности.

Сегодня реинжиниринг считают одним из самых эффективных методов перестройки бизнеса. Однако следует помнить, что он направлен на коренные изменения деятельности всего предприятия, а не какой-то конкретной сферы управления предприятием.

При реинжиниринге процесса управления происходит преобразование трудовых заданий от узкоспециализированных и ориентированных на конкретную мини-задачу к более многомерным, универсальным. Исчезает конвейерный принцип организации работы. Ответственность возлагается на сотрудников за осуществление одного из процессов их деятельности. Работников больше волнуют нужды клиентов, чем их начальников. В соответствии с новыми стимулами изменяются отношения и ценности, меняется организационная культура предприятия.

Для чего нужны такие изменения? Современные условия развития рыночных отношений диктуют множество причин, говорящих о необходимости постоянных преобразований бизнес-процессов (в том числе и таким радикальным методом, как бизнес-реинжиниринг). Уровень показателей большинства процессов со временем имеет тенденцию к снижению. Это означает, что только для подержания текущих стандартов надо проводить некоторый объем работ по обслуживанию производства. Если к тому же вам хочется совершенствовать процесс производства и постоянно обновлять его, то это требует не только поддержания, но и дополнительных усилий по усовершенствованиям бизнес-процессов.

Если даже организация не совершенствуется, а год от года поддерживает свой стандартный уровень производства, то, будьте уверены, ваши конкуренты не стоят на месте. И может так оказаться, что совсем скоро вам придется освободить место более «продвинутым» субъектам рынка.

Современные потребители становятся все более и более требовательными. Уровень качества товаров и обслуживания потребителей постоянно растут. Не всегда можно превзойти ожидания потребителя, что считается идеальной ситуацией, но нужно хотя бы стремиться им соответствовать. Если этого не делать, то вы гарантированно потеряете клиента.

Так, в одном из кредитных учреждений г. Саратова некоторое время назад возникла проблема длительности оформления кредитов. Кредиты оформлялись достаточно долгое время – около двух недель, что, естественно, не могло не отразиться на количестве потребителей данной услуги. Причиной таких временных расходов являлось большое количество подразделений внутри самой организации, где кредитные документы должны были быть рассмотрены и проанализированы. Затем на специальной комиссии обсуждались полученные аналитические записки по каждому из клиентов и решался вопрос о платежеспособности данного лица. Когда был поднят вопрос о скорости работы персонала, то было решено провести эксперимент, при котором один человек приходил в каждый из отделов и просил немедленно рассмотреть данный вопрос. В итоге на оформление всех документов стало уходить не четырнадцать дней, а один. Все остальное время, оказывается, документ пролеживал на столе у того или иного сотрудника. Тогда решили ввести метод по оформлению документов одним человеком с помощью усовершенствованной информационной системы, где были четко определены критерии платежеспособности клиента. Это привело к значительному сокращению времени оформления кредита и сокращению штата организации. Работники, обладающие универсальными навыками, успевали сделать гораздо больший объем работы, чем команда узкоспециализированных сотрудников.

Обобщив изменения, происходящие в компаниях, осуществивших реинжиниринг бизнес-процессов, можно сделать некоторые общие выводы. Реинжиниринг бизнес-процессов приводит к изменению трудовых заданий, а также людей, способных их выполнить. Меняются отношения между людьми, между обычными сотрудниками и менеджерами компании, пересматриваются планы личностного развития сотрудников, способы оценки и оплаты их труда, меняются ценности всей организации. Реинжиниринг бизнес-процессов изменяет практически все в этой организации, поскольку все аспекты ее функционирования – люди, трудовые задания, менеджеры, ценности – тесно связаны друг с другом.

Перечислим базовые принципы, находящиеся в основе реинжиниринга бизнес-процессов.

1. Несколько трудовых заданий объединяются в одну процедуру.

2. Сотрудники принимают самостоятельные решения при реализации своей деятельности (наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них приводит к значительному повышению эффективности их труда, заинтересованности в собственной работе).

3. Все виды работ внутри одного процесса выполняются в естественном порядке.

4. Процессы имеют различные варианты исполнения (тот или иной вариант выбирается в зависимости от конкретной ситуации, состояния и т. д.).

5. Уменьшается количество проверок, согласований и управляющих воздействий.

В общем виде последовательность шагов по реинжинирингу бизнес-процессов может быть следующей:

1. Оцениваются сильные и слабые стороны организации – ее потенциал (идеи и люди, их опыт и квалификация) и ресурсы. По наиболее интересным для организации направлениям оцениваются потенциальные и реальные рынки.

2. Для потенциальных рынков определяются возможные альтернативы позиционирования, из них выбираются наиболее приемлемые.

3. Формулируются стратегические цели всей организации.

4. Разрабатываются тактические цели, направленные на достижение общих целей организации.

5. Описываются необходимые для достижения целей бизнес-процессы.

Когда основные планы определены и выявлены необходимые для их реализации бизнес-процессы, прорабатываются конкретные мероприятия по достижению целей организации, выстраивается организационная структура предприятия.

По каждому бизнес-процессу формируется свой бюджет, который затем сводится в общий. Проводится корректировка запланированных мероприятий в соответствии с имеющимися ресурсами, выстраивается годовой план. Реализация плана должна тщательно контролироваться.

Бизнес-процессы корректируются или выстраиваются в новые процессы, когда уже разработана структура организации. Степень революционности преобразований определяется принятой стратегией, т. е. сначала необходимо тщательно распланировать процесс совершенствования, затем реализовать принятые решения (провести эксперимент), оценить полученный в результате эксперимента результат и в итоге осуществить модификацию бизнес-процесса в соответствии с теми действиями, которые дали желаемый результат. Итогом выполнения перечисленных действий и станет новый, улучшенный процесс.

На практике эффективность деятельности всей организации зависит от эффективности каждого из протекающих в ней бизнес-процессов. Это достигается прежде всего правильной, четкой постановкой реальных целей и доведением их до сотрудников, мотивированием сотрудников на достижение общих целей организации, правильным распределением зон ответственности. Интересно заметить, что результативность труда какого-либо отдела будет равна нулю, если даже один из сотрудников этого отдела работает неудовлетворительно.

Несмотря на то что эффективность деятельности компании зависит от эффективности каждого из протекающих в ней бизнес-процессов, нельзя приниматься за революционное изменение всей организации. Объектом реинжиниринга должен стать конкретный вид работ, выполняемый персоналом в определенном отделе. Необходимо не только идентифицировать процессы, происходящие в организации, но и решить, какие из них требуют реинжиниринга. Ни одна из компаний не способна пересматривать и менять сразу все свои бизнес-процессы. Обычно используют три критерия для выбора изменяемых бизнес-процессов. В первую очередь рассматриваются процессы с точки зрения их дисфункциональности (осуществление каких процессов сопряжено с наибольшими трудностями), затем определяется значимость каждого из процессов (какие процессы оказывают наибольшее воздействие на клиентов компании) и осуществимость его преобразований (какие из бизнес-процессов могут быть перепроектированы в данный момент наиболее успешно). После того как выбран процесс для реинжиниринга, необходимо подобрать так называемую реинжиниринговую команду, которая и будет осуществлять преобразование данного процесса. Такая команда должна состоять из руководителя или лидера, ответственного за осуществление изменений; человека из руководящего звена компании для обеспечения команды необходимыми ресурсами и поддержкой; хозяина процесса, который обычно является ответственным за его реализацию; потребителей или клиентов данного процесса (это важно для учета интересов потребителей); поставщиков процесса; людей, непосредственно работающих над осуществлением данного процесса. О правилах формирования команды речь пойдет немного позже.

Далее процесс реинжиниринга пойдет по определенной схеме – планирование изменений, проведение эксперимента, оценка результатов, совершенствование и внедрение в деятельность организации полученного бизнес-процесс.

В отличие от зарубежных организаций по отношению к отечественному бизнесу следует скорее использовать понятие бизнес-инжиниринга, так как процессный подход при управлении бизнесом у нас только начинает развиваться. В настоящее время наблюдается резкое изменение внешней среды, в которой работает российский бизнес, растет конкуренция, меняются потребности клиентов. В этих условиях успешно развиваются только те компании, для которых процессное управление стало реальным инструментом управления.

Таким образом, процессный подход в управлении – это следствие конкурентной борьбы, требующей внедрения инновационных технологий в качестве средств повышения производительности и эффективности деятельности предприятия.

Перечень типовых бизнес-процессов предприятия

Типовые процессы предприятия выглядят следующим образом:

1. Детальный анализ рынка и надобностей потребительской аудитории

1.1. Выявление нужд и пожеланий целевой аудитории (потребителей)

1.1.1. Качественная оценка работы предприятия

1.1.1.1. Интервьюирование потребителей

1.1.1.2. Анализ фокус-групп

1.1.2. Количественная оценка работы предприятия

1.1.2.1. Подготовка и проведение проверок деятельности предприятия

1.1.3. Изучение и прогнозирование финансовой активности потребителей, покупательского спроса потребителей

1.2. Измерять удовлетворения потребителей

1.2.1. Осуществлять мониторинг удовлетворенности продуктами и услугами

1.2.2. Осуществлять мониторинг удовлетворения потребителей при разрешении жалоб

1.2.3. Осуществлять мониторинг удовлетворенности потребителей от общения

1.3. Осуществлять мониторинг изменений на рынке или в ожиданиях потребителей

1.3.1. Определять слабые стороны в предложении продуктов/услуг

1.3.2. Идентифицировать инновации, которые обеспечивают потребности потребителей

1.3.3. Определять реакцию потребителей на конкурирующие предложения

2. Разработка ведения бизнеса и стратегии дальнейшего развития предприятия

2.1. Постоянно осуществлять мониторинг внешней среды

2.1.1. Выявлять и анализировать причины конкуренции

2.1.2. Выявлять экономические тренды

2.1.3. Распознавать и анализировать политические и правовые процессы в обществе

2.1.4. Оценивать и внедрять в производство технологические инновации

2.1.5. Анализировать демографическую ситуацию

2.1.6. Оценивать культурные и социальные изменения в обществе

2.1.7. Анализировать экологические проблемы

2.2. Определять концепцию ведения бизнеса и дальнейшую стратегию развития организации

2.2.1. Выбирать наиболее перспективные рынки сбыта продукции

2.2.2. Устанавливать этапы долгосрочного развития предприятия

2.2.3. Устанавливать дальнейшую стратегию развития бизнес-единиц компании

3. Разработка продукта/услуги, предоставляемой клиенту

3.1. Разработка концепции продукта/услуги

3.1.1. Перевод потребностей и желаний потребителя в требования к продукту/услуге

3.1.2. Детализация целей по качеству продукта

3.1.3. Детализация целей по стоимости продукта

3.1.4. Разработка жизненного цикла продукта

3.1.5. Разработка и интеграция в производство лидирующих технологий

3.2. Разработка, создание и оценка прототипов продукта/услуги

3.2.1. Разработка спецификации продукта/услуги

3.2.2. Осуществление параллельного проектирования

3.2.3. Расчет стоимости продукта/услуги

3.2.4. Оформление документации

3.3. Совершенствование существующих продуктов/услуг

3.3.1. Увеличение потребительских качеств продукта/услуги

3.3.2. Решение проблем качества и надежности продукта/услуги

3.3.3. Удаление устаревших продуктов/услуг

3.4. Проверка эффективности нового/измененного продукта/услуги

3.4.1. Подготовка к производству нового продукта/услуги

3.4.2. Подготовка и проверка процесса производства нового продукта/услуги

3.4.3. Обеспечение производства нового продукта/услуги необходимыми материалами

3.4.4. Внедрение процесса производства нового продукта/услуги в производство

3.5. Управление процессом: «Разработка продукта/услуги»

4. Продажа продукта/услуги

4.1. Позиционирование продуктов и услуг на сегментах потребительского рынка 4.1.1. Разработка ценовой политики

4.1.2. Разработка рекламной стратегии

4.1.3. Разработка маркетинговой стратегии

4.1.4. Разработка рекламного бюджета компании

4.1.5. Идентификация целевой аудитории (потребителей) продукта/услуги

4.1.6. Разработка и прогнозирование объема продаж продукта/услуги

4.1.7. Продажа продукта/услуги

4.1.8. Условия поставки продукта/услуги крупным покупателям

4.2. Обработка заявок потребителей продукта/услуги

4.2.1. Формирование банка данных заявок потребителей

4.2.2. Введение заказов в процесс производства и доставки продукта/услуги

5. Производство и его обеспечение

5.1. Планирование ресурсных затрат

5.1.1. Выбор поставщика

5.1.2. Приобретение основных средств

5.1.3. Приобретение материалов и комплектующих для производства

5.2. Реорганизация процесса производства продукта/услуги

5.2.1. Разработка нового графика производства

5.2.2. Доставка материалов или ресурсов к новому месту производства

5.2.3. Производство продукта/услуги

5.2.4. Упаковка продукта/услуги

5.2.5. Хранение продукта/услуги

5.2.6. Подготовка продукта/услуги

5.3. Поставка продукта/услуги

5.3.1. Расчет поставки продукта/услуги

5.3.2. Доставка продукта/услуги

5.3.3. Удостоверение особых заявок по обслуживанию клиента

5.3.4. Обеспечение сервиса для специальных клиентов

5.4. Процесс производства и доставки продукта/услуги

5.4.1. Оформление документации

5.4.2. Мониторинг статуса заказов

5.4.3. Обеспечение сохранности продукта во время доставки

5.4.4. Планирование и выполнение текущего ремонта

5.4.5. Осуществление мониторинга внешних ограничений

6. Разработка требований к квалификации персонала

6.1. Четко определять профессиональные навыки персонала

6.1.1. Четко определять квалификационные требования

6.1.2. Постоянно проводить тренинги для персонала

6.1.3. Мониторинг и управление процессом. Повышать квалификацию персонала

7. Расчет с потребителями продукта/услуги

7.1. Выписка счета потребителю

7.1.1. Организация деятельности по выписке счетов потребителю

7.1.2. Выставление счета потребителю

7.2. Гарантийное обслуживание продукта/услуги

7.2.1. Послепродажное обслуживание продукта/услуги

7.2.2. Гарантийное обслуживание и претензионная работа

7.3. Постпродажная работа с потребителем

7.3.1. Работа с информационными запросами потребителей продукта/услуги

7.3.2. Работа с жалобами потребителей продукта/услуги

8. Управление человеческими ресурсами

8.1. Разрабатывать и внедрять новые стратегии по управлению человеческими ресурсами

8.1.1. Четко выделять требования организации к человеческим ресурсам

8.1.2. Выявлять затраты на человеческие ресурсы

8.1.3. Определять роль организационной структуры

8.2. Прозрачность всех производственных процессов

8.2.1. Разрабатывать, анализировать и реорганизовывать функции

8.2.2. Разграничивать сферы ответственности для персонала

8.3. Прием персонала на работу

8.3.1. Прогноз потребности в рабочей силе на предприятии

8.3.2. Разработка планов по обучению сотрудников

8.3.3. Осуществление поиска, подбора и приема персонала компании на работу

8.3.4. Формирование команды

8.3.5. Перемещение служащих внутри компании для оптимизации процесса производства

8.3.6. Реорганизация и сокращение штата компании

8.3.7. Увольнение персонала

8.3.8. Трудоустройство увольняемого персонала

8.4. Обучение и развитие персонала компании

8.4.1. Приводить в соответствие квалификацию персонала и требования по развитию организации

8.4.2. Разрабатывать программы по внутреннему обучению персонала

8.4.3. Разрабатывать программы профориентации персонала

8.4.4. Разрабатывать сферы ответственности управляющих за производственный процесс

8.5. Управление производительностью, материальное и моральное вознаграждение коллектива

8.5.1. Определение показателей производительности

8.5.2. Разработка подходов к управлению производительностью

8.5.3. Разработка и управление постоянной и переменной частей зарплаты

8.5.4. Управление программами материального и морального стимулирования сотрудников компании

8.6. Обеспечение здоровья персонала

8.6.1. Разработка систем поддержки семьей персонала компании

8.6.2. Создание и поддержание корпоративного духа у сотрудников

9. Управление информационными ресурсами

9.1. Планирование информационных ресурсов

9.1.1. Определение требований к информационным ресурсам

9.1.2. Определение структуры информационных систем предприятия

9.1.3. Планирование и прогнозирование информационных технологий на предприятии

9.1.4. Установка стандартов информационных данных предприятия

9.1.5. Установка стандартов качества и контроля на предприятии

9.2. Разработка системы поддержки предприятия

9.2.1. Оценка специфических способностей предприятия

9.2.2. Выбор информационных технологий

9.2.3. Определение жизненных циклов информационных данных

9.2.4. Оценка и развитие информационного контроля на предприятии

9.3. Внедрение системной безопасности на предприятии

9.3.1. Установка уровней информационной безопасности на предприятии

9.3.2. Создание и оценка методов системной безопасности и контроля

9.4. Управление хранением и поиском данных

9.4.1. Установка базы данных

9.4.2. Сбор и систематизация информации

9.4.3. Хранение информации

9.4.4. Изменение и обновление информации

9.4.5. Поиск информации

9.4.6. Уничтожение информации

10. Управление финансовыми и материальными ресурсами предприятия

10.1. Управление финансовыми ресурсами

10.1.1. Разработка бюджета

10.1.2. Управление распределением ресурсов

10.1.3. Определение структуры капитала

10.1.4. Управление финансовыми потоками

10.1.5. Управление финансовыми рисками

10.2. Финансовые и учетные операции (транзакции)

10.2.1. Дебиторская задолженность

10.2.2. Оплата труда персонала

10.2.3. Кредиторская задолженность

10.2.4. Бухгалтерский учет

10.2.5. Выплата премий и пособий

10.2.6. Управление общехозяйственными и представительскими расходами

10.3. Отчетность

10.3.1. Обеспечение бухгалтерии внешней финансовой информацией

10.3.2. Обеспечение бухгалтерии внутренней финансовой информацией

10.3.3. Внутренний аудит

10.4. Налогообложение

10.4.1. Обеспечение выплаты налогов в соответствии с законодательством

10.4.2. Планирование налоговой стратегии предприятия

10.4.3. Выбор наиболее эффективных налоговых схем

10.4.4. Информирование руководящего состава предприятия о налоговых выплатах/вычетах

10.4.5. Управление администрированием налогов

10.5. Управление материальными ресурсами

10.5.1. Планирование капитала компании

10.5.2. Приобретение и продажа основных средств

10.5.3. Управление производственным оборудованием

10.5.4. Управление материальными рисками

11. Управление внешними связями

11.1. Обеспечение своевременного обмена информацией с владельцами компании

11.2. Управление информационными отношениями с правительством региона

11.3. Построение взаимоотношений с кредиторами

11.4. Разработка программы PR

11.5. Взаимодействие с советом директоров

11.6. Разработка информационных сообщений для открытого доступа

11.7. Управление правовыми внешними связями компании

В настоящее время большинство российских предприятий переходит на процессную модель управления. Подобная система управления предприятием основана на выделении бизнес-процессов, их детальном анализе и постоянном их совершенствовании.

Это позволяет постоянно увеличивать конкурентоспособность предприятия, постоянно повышать эффективность работы компании, помогает улучшить координацию работы подразделений внутри предприятия. Так же среди несомненных плюсов процессного управления можно отметить как простоту оптимизации и оценки процессов с точки зрения их организации, синхронизации, взаимной слаженности, так и используемых ресурсов. Итак, на сегодняшний день существует четкое определение что такое – бизнес-процесс (далее БП)

Бизнес-процесс – это "ряд последовательных действий, преобразующих материальные и/ или информационные потоки в соответствующие потоки с другими свойствами".

БП воплощается в жизнь, согласно управляющим директивам, разработанным на основе общих целей деятельности предприятия, с использованием финансовых, энергетических, трудовых и материальных ресурсов и имеет ограничения со стороны других процессов внешней среды. В качестве примера используем производство это бизнес-процесс, а в результате которого появляется товар. В каждом БП, как правило, участвует не одно подразделение, а несколько. Так, к примеру, БП "производство дивана" участвуют более пяти отделов одной мебельной фабрики. Отдел дизайна, закупок комплектующих, производственный, продвижения, сбыта и финансовый.

Описание бизнес-процесса это четкое определение того, кто, какое время и с какими затратами должен действовать, чтобы получить конечный результат (в нашем случае диван). Существует несколько категорий бизнес-процессов:

– непосредственно отвечающие за выпуск продукции;

– планирования и управления предприятием;

– ресурсные;

– преобразования.

БП можно охарактеризовать несколькими критериями:

– технологии ведения бизнес-процесса;

– существующая структура бизнес-системы;

– средства автоматизации, оборудование, механизмы и т. п., обеспечивающие реализацию процесса.

Основные показатели эффективности бизнес-процесса:

– численность выпущенной продукции определенного качества, оплаченное за оговоренный промежуток времени;

– количество потребителей;

– число типовых операций, которые следует исполнить при производстве продукции в определенные сроки;

– затраты на производство продукции;

– длительность выполнения типовых операций;

– средства вложенные в производство продукции.

Основной признак, когда предприятию необходимо описать и оптимизировать бизнесс-процессы желание владельца бизнеса и/или руководителя компании увеличить прибыль. Стоит ли говорить, что подобное желание характерно для любого руководителя предприятия. Следовательно, вопрос об описании и постоянном отслеживании грамотного исполнения бизнес-процессов должен находиться на постоянном контроле у руководства компании.

Решив описать бизнес-процессы происходящие на предприятии нужно четко представлять, что в этом случае возникает два варианта развития событий.

Первое постараться не навредить уже существующим механизмам, проще говоря – ничего не менять. И, второй вариант рискнуть и постараться при помощи изменения бизнес-процессов максимально увеличить эффективность и результативность бизнеса. Сначала необходимо провести полную диагностику работы компании – определить ситуацию на сегодняшний момент. Следующий этап работ – описание ситуации в идеале, проще говоря "как может быть". И лишь затем можно определять, чем именно эти варианты отличаются друг от друга и что необходимо предпринять, для того, что бы соединить и воплотить в жизнь желаемое и действительное.

Давайте детально рассмотрим наиболее стандартную ситуацию, когда руководство принимает решение оптимизировать БП. А именно, компания переживает некий кризис, проще говоря, снижается объем продаж, следовательно, и доход. В данном случае, большая часть российских бизнесменов, принимая решение оптимизировать БП на предприятии, надеется что это поможет значительно сократить издержки на производство продукции. И это не правильное поведение.

Кризис на предприятии, можно преодолеть лишь одним путем – значительно увеличить издержки на производство.

Задаваясь вопросом, когда и при каких условиях необходимо оптимизировать БП, можно сразу предположить, что оптимизацию БП можно проводить в любой компании и при любых условиях. На любом этапе развития предприятия должен и может стоять вопрос оптимизации бизнес-процессов. В первую очередь необходимо провести полный и детальный аудит внутренней и внешней среды компании. И если результаты внешнего (положение компании и ее торговых марок на рынке, динамика роста продаж и т. д.) и внутреннего (производство, работа отделов сбыта, финансов, маркетинга и т. д.) анализа полностью удовлетворяют хозяев предприятия, вопрос об оптимизации БП можно на время отложить. Если же результаты исследований оставляют желать лучшего, тогда имеет смысл приступать к непосредственному описанию самих БП.

Здесь следует оговорится, по большому счету, деятельность в любой компании сводиться к нескольким основным процессам:

– стратегическое планирование,

– анализ потребностей рынка,

– разработка продукта (услуги),

– продвижение, производство продукта/услуг,

– продажа продукта\услуг,

– закупка необходимых комплектующих для производства продукта\услуги.

Также при описании БП выделяются сопровождающие БП и процессы управления. Описание БП любой организации состоит из трех этапов:

– разработка стратегии;

– проектирование бизнес-процессов;

– построение оргструктуры и назначение ответственных.

Первый этап – разработка стратегии. Здесь необходимо определить следующие основные мероприятия:

– четко сформулировать цели организации;

– выявить и описать целевого потребителя продукта/услуги;

– обозначить четкий список продуктов и услуг.

После того как все вышеназванные мероприятия выполнены можно переходить, ко второму этапу работ – разработке БП компании. И лишь на третьем этапе следует перейти к проектированию своей организационной структуры.

Существуют несколько общепринятых механизмов описания БП. Итак, БП на предприятии можно описывать как по вертикальной, так и по горизонтальной схемам их прохождения.

Вертикальное описание БП показывает только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В данном случае описываются лишь вертикальные связи между родительскими и дочерними работами.

Горизонтальное же описание бизнес-процесса так же показывает, как эти работы взаимосвязаны между собой их взаимосвязь между собой, их информационные и материальные потоки, между ними. Специалисты занимающиеся организационным проектированием во время своей работы используют различную терминологию при описании БП. В частности, вертикальное описание БП чаще всего называют функциональным, а горизонтальное – процессным.

Методы описания БП

Сегодня существует три основных способа описания БП.

Первый – как последовательное текстовое описание бизнес-процесса. Пример – отдел закупок составляет договор и согласует его с юридическим отделом.

В настоящий момент большинство российских компаний, разработали и активно используют в своей деятельности регламентирующие документы, большая часть которых и представляет текстовое описание бизнес-процессов.

Однако, здесь следует отметить, что для полного и четкого анализа деятельности компании данный метод не подходит. Все дело в том, что при текстовом описании БП невозможно системно рассмотреть процессы, происходящие в компании.

Несколько лет назад специалисты по информационным технологиям создали более структурированный и оптимальный подход к описанию БП. В частности, предложили, разбить БП по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение.

Такую таблицу гораздо проще читать и понимать: в какой последовательности выполняются работы, и соответственно гораздо проще анализировать БП, происходящие в компании.

Данная форма описания БП гораздо эффективнее, по сравнению с текстовой и в настоящее время, активно используется специалистами по описанию БП.

Последние несколько лет специалисты начали интенсивно развивать и применять при описании БП графические подходы. По мнению аналитиков, графические методы обладают большей эффективностью при решении задач связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании.

Графический подход к описанию БП, в первую очередь эффективен тем, что вся графическая информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается мозгом одновременно. Кроме того, в том случае, когда человеку представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности по ее анализу.

Для того чтобы грамотно описать БП, необходимо детальным образом исследовать и описать его окружение – совокупность входов и выходов БП с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты БП могут быть как внутренними, так и внешними.

Четкое определение входа и входа в БП необходимо для того, что бы более четко описать непосредственно сам БП и его границы.

Классификация входов и выходов бизнес-процесса

Входы и выходы в БП можно условно разделить на два типа: первичные и вторичные. Благодаря подобному делению получаются первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы. Это необходимо для того, чтобы сохранить принцип Парето 20 на 80. Это все дело в том, что во время описания окружение БП количество всевозможных входов и выходов оказывается очень большим. В результате описанное окружение БП получается неоправданно большим и насыщенным. Кроме этого на описание этих входов и выходов у эксперта, как правило, уходит очень много времени и сил, и это при том, что для описания и анализа БП входы и выходы не актуальны.

Именно для того, чтобы отличить существенное от несущественного применяется деление входов и выходов бизнес-процесса на первичные и вторичные.

Первичный вход – инициирующий начало БП.

При описании любого БП необходимо сделать акцент на описание первичных входов и обязательно указать их. Что же касается описания вторичных входов в БП их можно не упоминать. Так как их все равно необходимо будет упоминать во время дальнейшей детализации БП, но на более низком уровне. По такому же принципу описываются и выходы из БП.

Первичный выход из БП – продукт, ради которого и существует весь БП.

Данное деление: «первичный – вторичный» имеет смысл использовать для того, чтобы упростить, ускорить и повысить качество работ по описанию и оптимизации деятельности компании. Основное правило использования деления процессов на «первичный-вторичный» – во время описания окружения БП необходимо сделать акцент на описание его первичных входов и выходов. Вторичные входы и выходы нужно описывать на более детальном уровне, когда найдутся подпроцессы, для которых эти входы и выходы станут первичными.

На сегодняшний день существует более 10-ти подходов или стандартов описания бизнес-процессов – ARIS, IDEF0 и др.

На первый взгляд попытаться разобраться в этом многообразии практически невозможно. Однако, при более детальном анализе того или иного способа описания БП, можно понять, все они разработаны на основании классической технологии описания БП, разработанной еще на заре рождения процессных технологий управления.

Основополагающими способами описания БП принято считать стандарты DFD и WFD. Стандарт DFD – Data Flow Diagram выглядит как диаграмма потоков данных, использующихся для описания БП верхнего уровня.

Стандарт WFD – Work Flow Diagram представляет из себя диаграмму потоков работ, используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. У этой диаграммы так же имеется другое название – диаграмма алгоритмов.

Оба вышеназванных стандарта, можно рассматривать, как классическую составляющую методологии описания БП.

Глава 2. Администратор, его обязанности

2.1. Идеальный администратор – какой он

Лидер или администратор – вот в чем вопрос

Привести организацию к достижению цели по эффективному развитию и благоприятному существованию в условиях современного рынка могут далеко не все руководители, а лишь те, кто способен объединить сотрудников организации в одну команду для решения задач и проблем не командно-принудительными методами, а с учетом их интересов, способностей и наклонностей. Таких руководителей можно выделить в отдельную группу – лидеры!

Проблема лидерства руководителя в организации остро проявилась почти одновременно в различных странах мира. В западном мире это было связано наступлением очередного управленческого кризиса. По мнению многих практиков бизнеса и научных деятелей, это выражалось в несоответствии поведения руководителей усложнившимся и трансформирующимся задачам управления. Вольное или невольное выключение из процесса решения управленческих проблем тех, кто оказывался в иерархии организации ниже «всезнающего» босса, шефа, начальника и судьи в одном лице, становилось достаточно сильным тормозом принятия эффективных решений, так что не заметить этого было невозможно.

В своих исследованиях западные ученые сопоставили сложность управленческих проблем в фирмах с возможностями сильных и умных руководителей этих фирм, принимавших на себя всю тяжесть интеллектуальной работы, но не допускавших в силу своего статуса («Я сам все решу»…) участия других людей в этой работе. В результате выяснилось, что успешным в бизнесе может быть лишь тот руководитель, который является лидером, т. е. обладает природным даром вести за собой людей, не прибегая к методам нажима, принуждения. Именно руководители-лидеры могут объединять людей в группы, команды, имя которым «коллективный интеллект».

Существуют факторы, которые показывают необходимость лидерского управления организациями, фирмами и в России. Обобщение процессов, протекающих на современном этапе в российском бизнесе, позволяет получить следующую картину.

1. Современные проблемы становления и функционирования российского рынка и экономики настолько сложны, что требуют для решения приложения сил наиболее талантливых в интеллектуальном отношении руководителей.

2. Усилия даже самых талантливых руководителей в некоторых ситуациях могут оказаться недостаточными для решения проблем современного бизнеса. Все чаще и чаще возникает необходимость привлечения других работников фирмы. Руководители-администраторы в своем большинстве к этому не склонны и нередко на это не способны прежде всего из-за дестимулирующего стиля обращения со своими подчиненными. Суть этого стиля – в соотношении наказаний и поощрений в пользу последних. У лидера же привлечение людей к совместным размышлениям получается без особого труда – само собой, естественно. Он организует команду, которая действует и думает как одно целое – коллективный разум.

3. Источником межличностных конфликтов в организациях более чем на 50 % является унижающее подчиненных поведение администратора-босса, которому, с его точки зрения, все дозволено. Лидер же в отличие от администратора не несет в себе конфликтного начала ни в себе, ни в своем обращении с командой. Он является скорее объединителем тех людей, с которыми он будет совместно решать те или иные проблемы. Критика его носит конструктивный характер, так как она скорее направлена на проблему или действия, которые производятся при решении данной проблемы, а не на человека, совершающего данные действия.

С чем едят администратора. Или кого – он

В бизнес-культуре Запада понятие «администратор» нередко используется на одной планке с понятием «менеджер». Правда, иногда можно встретить и такое сочетание, как «менеджер-лидер». Чаще всего это соотносится с понятием «топ-менеджер». Администратор – это руководитель, который управляет организацией и руководит работниками этой организации жесткими приказными (нажимными) методами. В этом нет ничего плохого. Более того, такое управление нередко показывает свою чрезвычайную эффективность и полезность. Негативная сторона этого метода управления проявляется тогда, когда элементы административного управления становятся единственными инструментами в работе с сотрудниками фирмы, когда босс становится идолом, которому все должны беспрекословно подчиняться, и нельзя проявлять никакого самоуправства. К сожалению, эта практика стала ведущей тенденцией во многих странах мира, а в российских фирмах эта тенденция проявляется в особенно яркой форме. Это происходит в большинстве своем из-за появления у человека соответствующих возможностей при достижении определенной ступеньки в иерархии.

Реальный администратор не всегда идеальный

Реальный администратор, как правило, в своих действиях руководствуется требованиями высшего руководства или тех людей, кто продвинул его на данную должность, от кого зависит его будущая карьера. В данном случае при таком руководстве администратора не интересуют проблемы, потребности управляемого коллектива. Он обращает на это внимание только в случае наличия приказов, распоряжений, команд со стороны владельцев контрольного пакета акций. В своей работе он совсем не интересуется или мало интересуется отношением тех, кто отдан ему в подчинение. Данный руководитель способен хорошо командовать, но только соблюдая интересы главных боссов. Такой руководитель чаще всего оказывается неспособным активизировать интеллектуальный потенциал сотрудников для решения задач в интересах фирмы. Все подчиненные для него на одно лицо, и он отличает их только по степени участия в исполнении решений, выполнении команд, продиктованных сверху или им лично.

Стиль руководства администратора исключает какое-либо обсуждение, высказывание предложений по поводу решения поставленных задач. Он убежден, что управляемому коллективу необходима твердая руководящая рука в решении не только крупных, но и мелких дел. Для него все, кто ниже него в иерархии, находятся на одном уровне вне зависимости от расположения на социальной лестнице. И побуждать их к деятельности, по его мнению, необходимо одинаковыми средствами, среди которых на первом месте стоят методы командного воздействия: распоряжение, принуждение, контроль, наказание, запугивание, давление и т. д. В организации администратор может быть человеком, с которым можно успешно работать и сосуществовать, но сотрудничать с ним на равных практически оказывается невозможным.

Для достижения успеха администратор прибегает к любым методам и средствам, и в крайних проявлениях эти действия превращаются в тиранию. Однако добиться результата не значит получить благоприятный результат, полезный для фирмы.

Администратор уверен, что подчиненные все стерпят, точнее, должны стерпеть от своего руководителя. Если же не захотят, то их надо принудить, поставить на свое место. В этой работе администратор считает возможным использование любых средств для демонстрации своего привилегированного положения руководящей элиты перед рядовыми сотрудниками и руководителя высшего уровня перед подчиненными.

Такое отношение к людям обусловливается изначальным позиционированием администратора: «Я выше других, так как нахожусь на такой должности, иначе бы мне не поручили заниматься такой ответственной работой».

Наблюдение за поведением подобных администраторов позволяет обозначить их поведение такими выражениями, как «император в миниатюре» или «царек». Они стремятся избавиться от всех непослушных и инакомыслящих, а также от тех, у кого просто есть идеи лучше их. К тому же эти «императоры», как правило, имеют имперские вкусы и замашки, которые начинают обходиться организации день ото дня все дороже и дороже. Дополнительные льготы превосходят не только то, что действительно необходимо для нормального выполнения служебных обязанностей, но и элементарно здравый смысл, громадные премии и вознаграждения, никак не связанные с положением или с результатами деятельности «царских владений». Как показывает жизнь, чем хуже результаты деятельности таких руководителей, тем выше получаемые ими привилегии и богатства.

Однако надо отдать должное, большинство администраторов-руководителей обладают талантом хорошо командовать, распоряжаться, наказывать сотрудников за нерадивое отношение к выполняемой ими работе. Но, за редким исключением, у таких руководителей не получается эффективно поощрять, стимулировать, ободрять, мотивировать сотрудников. Они иногда даже с удовольствием любят надавить на сотрудника, заставить крутиться, как белка в колесе, ради достижения поставленных ими целей. Это у них получается намного лучше, чем повести людей за собой.

Сотрудники слушаются их не как авторитетов, обладающих какими-либо интеллектуальными преимуществами, профессиональными качествами, навыками (а таковы, быть может, действительно им присущи), а из-за страха попасть под шквал бесцеремонной, порой унижающей критики.

Администратор-руководитель умеет настоять на своем мнении, часто способен вне зависимости от силы сопротивления коллектива продавить нужную линию. Он использует свое служебное положение для принуждения сотрудников к выполнению определенной работы. Эти перечисленные достоинства администратора уже настолько себя исчерпали в условиях разворачивающейся демократии и рыночной экономики, что постепенно в глазах людей превращаются из добродетелей в недостатки и даже пороки.

Деятельность такого администратора нередко является компенсацией его слабости как руководителя.

Зачем администратору быть лидером

Администратор обеспечивает функционирование организации, лидер – ее развитие, и делает он это на основе коллективных и потому взвешенных решений путем согласования интересов работников организации и включения их в работу без принуждения и нажима. Получается это у него потому, что он способен воспринимать нужды трудового коллектива и его проблемы и принимать на себя ту долю работы по удовлетворению этих нужд и решению проблем, которую остальные члены коллектива взять на себя по каким-либо причинам не могут.

Важнейшая особенность лидера – умение обозначить задачу и предложить такие границы решения, чтобы это касалось всех или по крайней мере большинства членов коллектива. Возглавлять трудовой коллектив как целое может лишь тот человек, который формулирует задачу, волнующую большинство коллектива, который принимает на себя ответственность за создание пусть не всех, но обязательно значимых условий решения этой задачи.

Лидер способен понимать и ясно выражать общие интересы команды, всего коллектива, готов вступиться за человека, если с тем обходятся несправедливо, ставит вопросы о нуждах коллектива перед владельцами предприятия, не дожидаясь приказов и распоряжений от вышестоящего руководства. Лидер понимает то, о чем люди предпочитают умалчивать, способен улавливать и выражать мнения членов коллектива по любым значимым для них вопросам. Он готов жертвовать личными интересами ради интересов организации независимо от занимаемой должности, принимать на себя функции представителя коллектива. Лидер настойчив в отстаивании интересов своих коллег.

Лидер – это человек с представительскими способностями. Он является выразителем общих для коллектива позиций его членов. Именно поэтому люди объединяются вокруг него и идут за ним даже тогда, когда поднимаемые им вопросы не затрагивают прямо их личных интересов. Человек становится действительным лидером не только потому, что он способен и склонен выражать интересы людей. Лидер действует практически, чтобы потребности людей удовлетворялись справедливо и их личные проблемы решались успешно. При этом его успех тем более вероятен, чем точнее он видит связь между возможностями разрешения проблем коллектива и тенденциями развития своего предприятия.

Лидер способен вовлекать людей в деятельность, не отдавая прямых распоряжений и команд. Он является неформальным авторитетом, ему подчиняются, за ним идут, даже если он не имеет никакого руководящего поста. Лидер оптимистичен, уверен, что подавляющее число проблем, которые встают перед людьми, разрешимы. Он в высокой степени наделен умением поддержать человека, умеет убеждать, склонен поощрять, умеет планировать совместную работу с учетом интересов и возможностей каждого члена коллектива. Люди без особых колебаний соглашаются на участие в делах, которые он организует, зная, что он не станет предлагать им бесполезную работу. Лидер умеет увлечь людей на выполнение незапланированных, неординарных заданий. Он способен вовлекать людей в выполнение необходимых коллективу, но не всегда выгодных для отдельных исполнителей дел. Умеет вызывать полезные высказывания сотрудников, способен использовать для принятия решений мнения и предложения коллектива, противоположные собственной позиции.

Лидер – это человек, за которым идут не в силу формального подчинения по должности или из-за страха перед начальством, а потому что он обладает способностями и умениями делать организуемые им дела интересными и привлекательными для других людей. Он ведет за собой людей, а не висит над ними угрозой наказания за фактические или мнимые промахи в работе. Это, однако, не исключает применения им наказаний. Но если он прибегает к ним, то делает это нечасто, но так тонко и продуманно, что достоинство людей не принижается, а их активность и добросовестность в работе повышаются.

Успех лидера в руководстве, в управлении любым процессом зависит от того, насколько у него развиты творческие способности, а именно: инициативность; умение решать новые нетрадиционные проблемы; способность оригинально подходить к любым задачам; критический дар; альтернативное, многовариантное мышление; способность видеть проблемы там, где для других все ясно; способность распознавать недостатки в хорошо работающих системах; склонность все усовершенствовать; умение психологически перестраиваться, когда меняются условия или возникают принципиально новые задачи; способность действовать вопреки мнению людей, но в русле их интересов; установка на решение нетрадиционных задач вопреки привычным для этого методам; склонность к самостоятельности, в частности предпочтение работы с вышестоящим руководителем, который не детализирует задания; новаторство; настроенность против всех проявлений бездумности. Лидер воспринимает критические замечания как указатели направлений по совершенствованию дела или как источник новых идей и новых подходов; он открыт ко всему новому; способен к риску; склонен и способен выдвигать при обсуждении проблем много идей.

Человек, которого мы можем назвать лидером-креативщиком, привлекает к себе людей, прежде всего способных распознавать новые проблемы и формулировать их в такой форме, которая многим представляется интересной и влекущей. Люди ценят в нем его могучий интеллект, его способности браться за решение таких проблем, которые некоторым кажутся сомнительными, неразрешимыми и даже опасными.

Лидер-креативщик может не заниматься специально организацией людей для совместной работы над проблемами, которые он ставит. Люди сами идут за ним, так как проблемы в его постановке увлекают, а смелость и дерзость его решений притягивают внимание к нему, как к предмету подражания. Он не командует, самое большое – приглашает к обсуждению. Для многих людей это воспринимается как приказ, на исполнение которого они идут добровольно и нередко в материальном смысле совершенно бескорыстно. Общение с лидером-креативщиком на равных льстит самолюбию многих людей и тем самым еще более увеличивает их добровольную зависимость от него, хотя он к этому может не прилагать никаких сколько-нибудь заметных усилий.

Успех лидера в большей мере зависит от того, обладает ли он бойцовскими качествами. Лидер-боец – это волевой, уверенный в своих силах человек. Он первым атакует, он не теряется в опасных ситуациях, когда чувствует свою правоту, без колебаний вступает в борьбу с любым обстоятельством или любым человеком, самостоятельный, независимый и упорный, он готов бороться за то, во что верит. Он склонен делать уступки деловым партнерам; но в то же время он по-умному бескомпромиссный.

Только тот человек может вести за собой людей, который обладает готовностью поддержать их в трудные моменты. Это в большой степени верно. Люди тянутся к человеку, уважающему других людей, способному оказывать им помощь в поисках решений, способному к сопереживанию, умеющему ободрять людей, выражать сочувствие. Таковым и является лидер. С ним легко разговаривать на любую тему, он умеет хранить тайны. Люди идут за ним, потому что верят, что в случае необходимости он придет им на помощь.

Главное, что влечет к такому человеческому типу, – это доверие к людям. Как известно, когда человек доверяет людям, те в большинстве своем относятся так же.

Но только сбалансированность качеств «утешителя» с рациональным подходом к решению проблем смогут принести пользу делу. Одни утешения без анализа путей выхода из трудностей и без практических действий по решению проблем не могут служить основой длительного влияния одного человека на других людей.

Лидер + администратор

Из описаний, приведенных выше, может возникнуть представление, что лидер – это воплощение позитива, а администратор – негатива. Но это далеко не так. Психология управления требует осуществлять оценку деятельности людей не столько на основе учета умений, сколько на основе учета целей, которые ставят перед собой лидер и администратор. Конечно, администратор технологически по умениям и способностям решать задачи часто отстает от лидера, который усиливает свои возможности объединением работников в коллективный мозг организации. Но надо отдавать отчет, насколько серьезными могут быть негативные последствия действий сильного лидера, добивающегося антигуманных целей. В связи с этим можно сказать, что менее эффективный, но порядочный администратор намного лучше, чем талантливый, ведущий за собой многих людей лидер-негодяй.

Современные условия хозяйствования сформировали социальный заказ на поиск и выдвижение руководителей-лидеров. Но это не исключает полностью административного управления. В определенных звеньях управленческой иерархии (при некоторых обстоятельствах и в определенных сферах) административные методы без их негативных особенностей должны и будут применяться. Вопрос состоит в том, что в управлении людьми в зависимости от особенностей управляющей системы каждый раз надо предметно и точно определять оптимальное соотношение лидерских способов руководства и административных методов управления с точным указанием адресов, уровней, звеньев, подразделений, где они необходимы, желательны и эффективны. А это требование вызывает необходимость сформулировать одно важное правило работы современного руководителя. Он должен, бесспорно, быть лидером. Но в то же время он должен обладать умением, когда того требуют обстоятельства, «включать» административные методы управления.

Только ясно представляя себе особенности лидерского типа управления и требования, предъявляемые к нему современным бизнесом, можно вести отбор и оценку кандидатов на руководящие должности. Но для этого необходимо также знание отношения работников управления к лидерству и администрированию. Дело в том, что лидерство – это удел далеко не любого руководителя: оно трудно по реализации. Административное управление проще, стандартнее и, самое главное, предпочтительнее из-за бесконтрольности и доступа к доходам предприятия, оно психологически комфортней для людей с низкими духовными и интеллектуальными притязаниями.

2.2. Планирование рабочего дня

Эффективное управление рабочим временем – залог успеха любого руководителя. Это возможно при развитом чувстве времени. Под этим понятием подразумевается внутренний голос, который может подсказать, сколько ехать от дома до офиса, сколько потребуется времени на подготовку отчета о выполненном проекте, какое количество шагов нужно сделать, чтобы точно по времени зайти в зал совещаний, который сейчас час. Зачастую эту способность чувствовать время называют «внутренними часами».

Многие заменяют чувство времени сознательным расчетом. Но управление временем – это не простой подсчет количества затраченных часов. Некоторые раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Затем плюсуют и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Задайте себе вопрос, сколько времени вам потребуется на выполнение того или иного задания, и постарайтесь определить, откуда вы получаете ответ.

Управление временем требует от человека составления реального плана, который воплощается. Но необходим инструмент для успешного планирования, а не убежденность в том, что планируй не планируй – все равно будет по-другому. И основная причина заблуждений – слабое чувство времени. Погрешность внутренних часов человека мала, она позволяет точнее распланировать свой день. Но и погрешности суммируются. И чем больше дел вы неверно оценили по их продолжительности, тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось: «Хотели как лучше, а получилось…». Вы вынуждены признать – никто, кроме вас, в невыполнении плана не виноват.

Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия лишь в точности определения времени. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда наше чувство времени давало большие погрешности. В детском возрасте нас не интересовало управление временем. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена – 10 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное действие, особенно если мы выполняли его уже неоднократно. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено – плюс-минус полчаса.

Чувство времени имеет большое значение для успешной работы и вообще для жизни человека. Давайте посмотрим, где именно оно применимо и какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем.

Чувство времени можно определить как физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно, особенно для руководителя. Потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Это очень важное отличие – чувствовать время, а не считать в голове, сколько займет та или иная работа.

Управление временем включает в себя такой элемент, как планирование деятельности, в котором большое значение имеет чувство времени. Многие из нас составляют план на день, однако далеко не всем удается сделать все и по планируемому графику. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем, сколько надо времени для выполнения каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов почему-то срывается.

Важным моментом в системе планирования рабочего времени является контроль за правильным использованием этого времени. В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, требуемые ресурсы и возможности сотрудничества; получает апробированные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В конечном итоге руководитель познает самого себя, что помогает не просто работать, а самосовершенствоваться для достижения высоких результатов.

Нередко проблемы в организации времени связаны с неправильным планированием. При неправильном планировании можно потратить целые месяцы, а то и годы своей драгоценной жизни в дороге по ложному пути.

При планировании рабочего дня необходимо придерживаться принципа «Работа подчиняется мне, а не я – работе»! Для эффективной организации рабочего времени руководителя предлагаем золотые правила, следуя которым вы добьетесь высоких результатов.

Правило № 1. Главные задачи выполняйте рано утром.

«Кто рано встает, тому бог подает». Многие переносят большой стресс, когда уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождения незапланированных разговоров, важных непрошенных гостей, с которыми срочно надо решить вопросы, телефонных звонков и многое другое, что напрочь перечеркивает все самые хорошие задумки. Однако то, что выполнено заранее (например, перед такими повседневными делами, как разговоры по телефону, совещания, ответы на деловые письма), непременно создаст ощущение истинного успеха; результат ранней работы уже никто не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих руководителей заключается в том, что они еще ранним утром, находясь дома или на рабочем месте, непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное дело или по крайней мере начать его. Такое решающее опережение в любом случае окупается.

Правило № 2. Выполняйте задания в порядке приоритета.

Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию, так как во входящей деловой почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. Широко распространенной ошибкой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках очень мало времени. Чтобы как-то удлинить свой рабочий день, в случае крайней необходимости некоторые прихватывают еще и часть, а то и полностью ночь. Надо помнить, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, чего мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить всю необходимую работу. Возможность справиться с потоком рутинных дел, договоренностей, деловых встреч – это четко установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Практики рекомендуют воспользоваться АБВ-анализом в выстраивании приоритетности дел: приоритет А говорит о необходимости срочного выполнения определенной группы дел, приоритет В – о возможности отложить дела на некоторое время. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет А.

Правило № 3. По возможности выполняйте только самые важные дела.

В. Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Необходимо контролировать намеченные сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности зачастую 80 % решений принимаются за 20 % времени. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20 %, от которых и будет зависеть успех дела. Кроме того, составляя план рабочего дня, необходимо учитывать, что планировать нужно не более 60 % вашего времени, а 40 % – это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

Правило № 4. Используйте делегирование.

Деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам – это непозволительная роскошь. Те функции, выполнение которых в состоянии взять на себя другие, непременно должны выполняться именно ими. Если у вас совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует срочно заняться их набором с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющихся сотрудников. Так как делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее всего длительное время пользоваться платными услугами сторонних организаций, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм, оказывающих необходимые услуги.

Правило № 5. Небольшие однородные задачи и дела группируйте и выполняйте сериями.

Рутину и мелочи необходимо объединять однородные задачи в рабочие блоки. Человеку, который умеет сосредоточиться на одном деле, намного проще сделать всю необходимую работу, чем тому, кто постоянно отвлекается. Из-за таких перерывов человеку требуется больше времени и усилий для концентрации на определенном занятии и подготовки к очередному погружению в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему и сходных по характеру работ (например, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками, телефонные разговоры, ответы на корреспонденцию) в рабочие блоки по 30 минут или более (блок должен длиться не более часа), то экономия времени окажется существенной.

Правило № 6. Выкраивайте спокойный для себя час (неприемный час).

На практике хорошо зарекомендовало себя ежедневное планирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время для концентрации. Этот час обязательно нужно занести в план, что существенно повысит производительность вашего труда. Для выполнения чрезвычайно важных заданий и тех дел, которые не требуют сиюминутного решения, но занимают большой объем времени для подготовки, необходимо иметь возможность работать спокойно, без отвлечений. Для руководителя недопустимо, чтобы двери рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. д. Поэтому необходимо планировать время для личных неприемных часов. Для этого нужно переключить телефон на секретаря, помощника или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, достигнуть наивысшей работоспособности и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно ответить и позднее.

Правило № 7. Устанавливайте жесткий регламент на переговорах.

Определяйте временные затраты для выполнения определенных задач. Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Очень часто деловые люди жалуются на слишком затяжные и нерезультативные переговоры. Обсуждать следует все самое необходимое, но не более часа. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Кстати, о назначении времени переговоров. Лучше всего встречу планировать на 11 часов утра, тогда есть гарантия, что она непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом, нежели вы бы назначили на час раньше или позже обеда. Время – деньги, и если последние постоянно считают, то временные затраты, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, крайне редко кто учитывает.

Правило № 8. Выполняйте большие задания небольшими частями.

Из-за того что результат отдален по времени, людям свойственно уклоняться от крупных и сложных заданий или затягивать с их выполнением, проще говоря, откладывать их в долгий ящик. Цели и проекты при планировании времени руководителя тоже следует разбивать на небольшие блоки и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по полтора-два часа. Это надо выполнять систематически, иначе можно и не справиться в установленный срок. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение других оставшихся задач.

Правило № 9. Устанавливайте для себя сроки выполнения дел категории «А».

Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. В каждой организации, подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к отклонению запланированных важных дел. Стоит ли делать это, решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств. Ограждать себя от такого рода моментов можно и нужно. Если же заранее в рабочем календаре забронировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их, как заранее запланированные совещания или деловые встречи, к тому же выделить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это выработает определенный психологический настрой на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний, то встретите свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок.

Правило № 10. Обязательно согласовывать план дня с секретарем.

Для того чтобы создать лучшие условия для своей работы, необходимо согласовать свои планы на день и приоритеты с секретарем. Он будет в курсе ваших дел и поможет оптимально распланировать день. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой – снижает как минимум наполовину.

Правило № 11. Учитывайте в рабочих планах перепады своей работоспособности.

Практически все из нас ощущают на себе, что в течение рабочего дня работоспособность, производительность труда падает. И происходит это даже независимо от того, «жаворонок» вы или «сова». Поэтому необходимо запланировать наиболее важные дела на пик вашей работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать намного больше и с лучшим результатом, чем в период снижения работоспособности. Рутинную работу, не имеющую большого значения, следует переносить и выполнять в послеобеденное время. При планировании рабочего времени на день необходимо помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно назначать деловые встречи с клиентами и переговоры, проводить собеседования с сотрудниками, совещания. В период спада работоспособности можно заняться консультациями и телефонными звонками, диктовкой писем, разбором корреспонденции.

Не важно, кем или чем вы руководите – крупной фирмой, маленькой организацией, группой единомышленников или семьей, но от организации вашего времени и, следовательно, времени ваших подчиненных непосредственно зависит успешность действий и скорость развития организации.

Многие специалисты-практики дают советы по эффективному планированию своего рабочего времени, к которым также стоит прислушаться.

Необходимо хорошо позавтракать и без спешки – на работу. Не выспавшись, без завтрака как можно скорей на работу – такой старт может просто испортить день! Если нет времени для неспешного завтрака, то это – вопрос установления приоритетов, нужно просто раньше ложиться.

1. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий концентрации сил.

2. Приступать к работе без раскачки. Следует категорически отказаться от такой привычки, как многоразовые приветствия, обсуждения последних новостей. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы не робот. Однако их лучше перенести на менее напряженное время, например обеденное и послеобеденное.

3. Подготовить к работе свой письменный стол утром. Убрать со стола все ненужные для решения задач группы «А» бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

4. Устанавливать сроки. Сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. Надо стараться приспосабливать их к своим интересам, планировать вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи. Это часто получается легче, чем вы думаете. Для поручения дел подчиненным лучше давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи.

5. Своевременно делать паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность сугубо персональны. Главное – делать их регулярно.

6. Избегать скачков в работе и всегда стараться доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает ваше время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанные однажды действия.

7. Необходимо использовать временные промежутки. Не рекомендуется оставлять незаполненными промежутки времени. Когда они появляются, нужно использовать их с максимальной пользой.

8. Необходимо завершать несделанные дела. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) рекомендуется завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять завалы.

9. Контроль за результатами и самоконтроль – важнейшие функции управления. Контроль и самоконтроль – важнейшие параметры организация труда. Сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов – непременное условие нормальной работы.

10. План на следующий день лучше всего составлять накануне вечером, а утром его перепроверить.

Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Управление временем невозможно без наличия чувства времени. Нужно его развивать, приложить немного усилий – и довольно скоро получите ощутимый результат. Лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты приложенных усилий, тем более если эти результаты адекватны затратам.

Мозг человека содержит в себе механизм целеполагания, который безошибочно направляет и ориентирует на достижение определенных целей. Благодаря этому механизму человек добивается любой поставленной перед собой цели, если только она ясна, а он при этом достаточно настойчив. Процесс достижения цели происходит почти автоматически. Но именно целеполагание и является главной проблемой для большинства людей.

Величайший враг потенциала в достижении успехов и свершений – зона комфорта, стремление застрять в колее и сопротивляться всем переменам, пусть даже и позитивным. Каждому свойственно бояться и избегать перемен, желать, чтобы все оставалось, как есть, но одновременно и улучшалось. Однако любой рост, прогресс, развитие требуют перемен. Перемены неизбежны, жизнь никогда не стоит на месте. Она всегда меняется в том или ином направлении. Ситуация становится то лучше, то хуже, но никогда не остается прежней.

Правила и советы по планированию рабочего дня, которые мы предлагаем, не носят строго обязательного характера. Некоторые из них могут показаться бесполезными, однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных практических ситуациях. Мы не настаиваем на том, что необходимо применять их все, так как каждый человек устроен по-своему, и к каждому нужен индивидуальный подход. Необходимо воспользоваться всеми перечисленными методами и выбрать для себя наиболее эффективные и оптимальные, те, которые позволят вам лучше организовать своей рабочий день. В управлении известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, т. е. любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени. Следует знать: время не менее ценный капитал, чем деньги, так как последние являются зачастую следствием организации первого.

2.3. Составление бизнес-плана

Назначение и принципы разработки бизнес-плана

В настоящее время все более возрастает роль бизнес-планирования. Все производственные мероприятия и их последствия должны быть заранее просчитаны во избежание финансовых потерь. С другой стороны, это планирование в условиях свободного предпринимательства осуществляется строго внутри организации. Это относится практически ко всем бизнес-проектам и применимо для любой организации.

На начальном этапе разработки проекта для оценки эффективности и целесообразности реализации производятся расчеты по множеству показателей: определяется потребность в материальных, трудовых, организационных ресурсах, выбирается оптимальное территориальное размещение для создаваемого предприятия и производства, принимаются планировочные, технические, технологические и другие решения, на их основе рассчитывается экономическая эффективность создаваемого проекта и т. д.

Вместе с тем для принятия различных решений по проекту и руководителю непосредственно, и всем другим предполагаемым участникам его реализации целесообразно иметь компактный документ, в котором бы отражались основные, достаточные для принятия инвесторских решений, данные. Таким документом служит бизнес-план инвестиционного проекта.

Бизнес-план – форма представления инвестиционного проекта в виде компактного документа, составляемого, как правило, на стадиях предварительного технико-экономического обоснования и содержащего основные сведения об условиях инвестирования, целях и масштабе проекта, объеме и номенклатуре намечаемой к производству продукции, потребных ресурсах, конкретную программу действий по его осуществлению, возможные экономические и финансовые результаты. Он заключает в себе детальное изложение целей, условий, путей и эффективности осуществления инвестиционных проектов.

Основная функция бизнес-плана состоит в том, чтобы дать целостную системную оценку условиям, перспективам развития, просчитать экономические и социальные результаты и затраты будущего осуществления проекта. Данные, заключенные в бизнес-плане, необходимы всем участникам инвестиционной деятельности:

– руководителю для определения экономической целесообразности реализации проекта и выработки программы действий в процессе реализации;

– кредиторам для оценки эффективности и прибыльности будущего проекта и на этой основе принятия решения по кредитованию проекта;

– органам государственного управления в целях регулирования и контроля экономической деятельности, принятия решения о финансировании проекта из государственного бюджета, льготного кредитования и т. д.

Таким образом, бизнес-план содержит в себе строго упорядоченную информацию об экономических планах и перспективах будущего осуществления проекта, мероприятиях по его реализации, финансовом и организационном снабжении программы. Он также выполняет функции рекламы для самих участников проекта.

Содержание бизнес-плана и его структура зависят от размеров создаваемого проекта и области производства и сбыта, в которой он будет реализован. В зависимости от уровня инновационности проектов бизнес-планы, имея сходную структуру, как правило, различаются полнотой проработки разделов и широтой их содержания на разных стадиях разработки. Перед составлением бизнес-плана обычно производится сбор и анализ достоверности необходимой информации, определяются цели и задачи разрабатываемого бизнес-проекта.

Затем на основании данных бизнес-плана намечается финансовая и производственная стратегия, анализируется конкурентоспособность будущей организации, ее продукции или услуг, производится прогнозирование положения на мировом и отечественном рынках, определяются способы решения экономических проблем и методы достижения высоких экономических, финансовых и производственных показателей. Здесь важнейшее значение приобретает достоверность и полнота содержащейся в бизнес-плане информации.

Естественно, для потенциальных инвесторов, кредиторов и деловых партнеров по осуществлению бизнес-проекта наиболее важны в бизнес-плане показатели его финансовой и экономической эффективности, так как их в первую очередь интересует возможность возврата вложенных в проект средств. Кредиторы, в частности, волнуются о сроках возврата кредитов при предоставлении соответствующих условий по кредитованию. Таким образом, необходимость достоверности и полноты информации, содержащейся в бизнес-плане, для данных участников реализации бизнес-проектов имеет первостепенное значение. Однако бизнес-план также должен служить рекламой для потенциальных инвесторов с целью привлечения их к финансированию рассматриваемого бизнес-проекта.

Итак, учитывая вышеупомянутые требования к бизнес-плану от всех заинтересованных сторон, при его разработке нужно использовать следующие принципы:

– объективность и достоверность входной и выходной информации;

– достаточное количество параметров выходных и промежуточных данных, необходимых для принятия решений по проекту на любом этапе принятия решения и реализации;

– комплексность и основательность анализа воздействия основных факторов на проведение и итоги реализации бизнес-плана;

– максимально возможная краткость бизнес-плана. Как правило, не рекомендуется составлять бизнес-план на 25 и более страниц, за исключением сложных сфер бизнеса (например, венчурных проектов), где бизнес-план может достигать 40–50 страниц. Все базовые материалы нужно прикладывать в приложении, так как в основном тексте могут содержаться только необходимые показатели и данные. Особенно не рекомендуют перегружать начальную часть текста плана:

– не должно быть общих и неконкретных фраз;

– необходимо каким-либо образом осуществить выделение привлекательных конкретных бесспорных преимуществ проекта;

– не рекомендуется допускать приукрашиваний и искаженного интерпретирования выходных и других данных, влияющих на принятие решений по проекту.

Содержание и разделы бизнес-плана инвестиционного проекта

Нет строгой структуры бизнес-плана, не позволяющей отклоняться от нее. Однако можно выделить следующие разделы, которые желательно включить в итоговую реализацию:

– общие сведения, включая положение о конфиденциальности;

– резюме;

– краткое описание предприятия и отрасли;

– основная сущность инвестиционного проекта;

– оценка рынков сбыта и конкурентов;

– план маркетинга;

– инвестиционный план;

– производственный план;

– организационный план;

– финансовый план и показатели эффективности проекта;

– анализ рисков проекта;

– выводы и предложения, использованные в резюме;

– приложения.

Бизнес-план начинается с титульного листа, который содержит в себе наименование и адрес предприятия-инициатора проекта, его название, время разработки бизнес-плана.

Общие сведения состоят из данных об основных реквизитах предприятия-инициатора бизнес-проекта (включая адреса, телефоны, факсы, фамилию, имя и отчество руководителя предприятия и исполнителя проекта), его географическом расположении, отраслевой принадлежности, сфере и организационно-правовой форме деятельности. Как правило, в этом же начальном разделе указываются цели инвестиционного проекта, технико-экономический уровень намечаемых к производству продукции или услуг, их конкурентоспособность и возможность сбыта и продажи, общие параметры инвестиционных затрат и их окупаемости.

Цель и суть осуществления инвестиционного проекта должны быть освещены конкретно, ясно, понятно, коротко и, что очень важно, вызывать ощущение реальности. Основная цель проекта должна иметь количественную определенность, т. е. в этом разделе должны быть конкретные данные о наращивании объема производства или об объеме выпуска качественно новой продукции и т. д. Причем допускается деление целей на подцели с установлением последовательности и сроков их достижения.

Кроме того, в этом же разделе, как правило, приводят сведения о технико-экономическом уровне предприятия, производства, предлагаемой к выпуску продукции и ее конкурентоспособности на внутреннем и внешнем рынках. В него включают также данные о капитале организации, финансовой устойчивости, методах управления, обеспечивающих его стабильное положение на занимаемом рынке.

Положение о конфиденциальности исполняет роль предупреждения лиц, допускаемых к ознакомлению с бизнес-планом, о конфиденциальности содержащейся в нем информации и ввиду этого также входит в общие сведения. На бизнес-план допустить наложение грифа секретности в целях ограничения круга потенциальных читателей.

Резюме – это краткое отображение сути и вероятных экономических, социальных и экологических результатов расчета инвестиционного проекта с указанием его преимуществ, полученных по итогам маркетинговых исследований. Оно также должно соответствовать требованиям рекламы инвестиционного проекта в тех случаях, когда у автора проекта возникает необходимость в привлечении компаньонов, в долевом участии других инвесторов, в привлечении средств для финансирования проекта и т. п.

Наиболее общую структуру этого раздела можно представить следующим образом:

– изложение преимуществ объекта инвестирования по сравнению с достигнутым уровнем производства и выпускаемой продукции или услуг на других существующих или находящихся в разработке аналогичного направления и профиля организациях;

– данные потребности в различных ресурсах для реализации рассматриваемого проекта;

– экономические, социальные и финансовые результаты, которые ожидается получить в результате реализации проекта (прибыль, рентабельность, срок окупаемости, увеличение числа рабочих мест и уменьшение вредных выбросов и т. д.);

– сведения о планируемых объемах выпуска продукции или услуг, объемах продаж, затратах на производство и т. п.

Резюме рекомендуется писать в последнюю очередь, после составления всех разделов бизнес-плана и проведения всех необходимых обоснований и расчетов.

Описание предприятия и отрасли проводят в целях освещения текущего состояния дел в данной отрасли, приводят сведения о прогнозах ее развития и отражения места и положения предприятия-инициатора инвестиционного проекта, предлагаемого к созданию предприятия, производства среди других предприятий отрасли. Основная цель раздела состоит в раскрытии потребности в продукции, работах, услугах на фоне общего состояния развития отрасли и ее способности наполнения рынка. Также целесообразно в разделе осветить сравнительные данные о состоянии производства намечаемой к выпуску продукции за рубежом, в других странах.

Неплохо в этом разделе указать потенциальных конкурентов на рынке планируемой к выпуску продукции или услуги, отражать их сильные и слабые стороны, показать динамику продаж в отрасли и отдельных товаропроизводителей, осветить факты и возможности появления новых или аналогичных видов продукции. Для проектов крупных организаций важно указать сведения о доли продукции организации в общем объеме продукции, выпускаемой и реализуемой отраслью.

Этот раздел принято разделять на несколько подразделов:

– анализ настоящего состояния и возможностей развития производства запланированной к выпуску продукции в отрасли;

– информация об объеме производства и реализации, а также расчет удельной доли планируемого объема производства в общем объеме производства в отрасли;

– территориальное положение и состояние отраслевого рынка; кроме того, здесь указывается характеристика потенциальных покупателей, их пристрастий и возможностей, и на основе этого рассматривается фактический объем продаж, объем возможного неудовлетворенного спроса и тенденции развития рынка;

– сущность бизнес-проекта – это подраздел резюме, в котором рассматриваются следующие характеристики:

а) характеристика продукции, работ или услуг, которые намечается производить, предлагать на реализацию в ходе бизнес-проекта, то есть их функциональное назначение, основные и специфические свойства и достоинства, технологичность, универсальность, возможное соответствие стандартам, стоимость и т. п.;

б) рассмотрение бизнес-проекта по стадиям его развития. Здесь показывается идея проекта, разработанные эскизы, рабочий проект, пробная партия продукции, серийное производство, излагаются правила гарантийного и послегарантийного обслуживания;

в) информация об условиях экспорта продукции. Если таковые условия имеют место быть, то в бизнес-плане следует указать данные о конкурентоспособности предлагаемой продукции на внешнем рынке, ценах ее реализации (по данным маркетинга), патентной чистоте, решениях по поводу организации сбыта и созданию дилерской сети и т. п.;

г) сравнение планируемой к выпуску продукции (услуг) с аналогичной отечественной и зарубежной продукцией конкурентов, выявление отличий;

д) обоснование фактов, указывающих на успешную реализацию бизнес-проекта.

Этот пункт считается одним из наиболее важных. Поэтому он должен быть кратким, но емким, для того чтобы четко показать основные идеи проекта, его достоинства, способы осуществления, планируемые результаты, характер и возможный объем производства продукции или услуг, а также конкурентоспособность на внутреннем и внешнем рынках создаваемой организации и ее продукции (услуг).

Оценка рынков сбыта и конкурентов

Таковая оценка в бизнес-плане имеет большое практическое значение, ведь если у продукции нет покупателей (или нет желающих пользоваться описанными услугами), то даже при самом высоком ее качестве, современных технологиях производства и высоких ее технических характеристиках она окажется непроданной. Итак, при создании и реализации бизнес-проектов всегда определяют возможности и рассчитывают объем сбыта планируемой продукции, находят способы ее продвижения к потребителям, рассчитывают цены спроса и предложений на нее и узнают эти параметры для аналогичной продукции, представленной конкурентами. Для этого проводят тщательный анализ рынков.

Анализируя рынки сбыта продукции, их можно разделить на следующие виды:

1. Рынки, на которых потребители не знают о продукции, ее особенностях и свойствах и поэтому не могут сравнить ее с другой аналогичной продукцией.

2. Рынки, на которых потенциальные потребители знают о продукции, но не покупают ее и по каким-либо причинам предпочитают конкурентов.

3. Рынки, на которых потребители приобретают запланированную к выпуску продукцию. Пользуясь данными анализа указанных рынков, определяют положение рассматриваемого в плане предприятия на рынках соответствующей продукции, рассчитывают емкость интересующего рынка и возможный объем сбыта на нем, намечают выгодные цены реализации продукции.

Как правило, анализ рынков сбыта в бизнес-плане проекта проводится с соблюдением определенной последовательности, а именно:

– изучение и характеристика рынка;

– сегментация рассматриваемого рынка;

– определение потенциальных покупателей;

– определение возможного уровня продаж;

– оценка возможностей и методов продвижения продукции;

– определение выгодных форм реализации;

– выбор дилеров и посредников в реализации продукции;

– выбор сети гарантийного и послегарантийного обслуживания.

Однако практически у любой продукции (услуг), даже если она является высококачественной и обладает выгодными техническими характеристиками и свойствами, всегда найдется конкурентоспособный аналог, способный вытеснить ее с товарного рынка. Поэтому при реализации бизнес-проектов, в основе которых лежит производство продукции или оказание услуг, важно оценить потенциальные возможности всех конкурентов и рассмотреть их преимущества перед намечаемой к выпуску продукцией или услугами. Для этого по каждому виду рассматриваемой продукции проводится оценка ее конкурентоспособности. В бизнес-плане же это отражается посредством рассмотрения следующих факторов:

1. Качество, технико-экономические показатели продукции, престиж торговой марки, уровень послепродажного обслуживания, уровень упаковки, гарантийный срок службы, уникальность, многоплановость использования, надежность, патентная чистота.

2. Цена продажи продукции, скидки при различных условиях поставки, формы оплаты продукции.

3. Методы сбыта (прямая доставка, работа с торговыми представителями или оптовыми посредниками), применяемая система доставки и складирования.

4. Методы продвижения продукции на рынок (прямые продажи, демонстрационная торговля, участие в торгово-промышленных выставках и ярмарках, методы стимулирования покупателей, реклама и т. п.).

5. Методы продвижения продукции по каналам сбыта (продажа на конкурсной основе, стимулирование посредников выгодными ценами и условиями продаж, маркетинг, реклама через СМИ).

Таким образом, раздел оценки рынков сбыта и конкурентов состоит из следующих частей:

– сведения об основных потребителях запланированной на выпуск продукции, как оптовых, так и единичных, и их территориальном расположении;

– данные об объеме и ценах реализации, а также о возможностях увеличения сбыта продукции;

– информация о размерах, уровне и тенденциях развития интересующих рынков сбыта, а также о методах выхода на рынки и сопряженных проблемах;

– данные о путях выхода на внешние рынки, экспортных возможностях и их расширении в процессе реализации бизнес-проекта;

– материалы по стратегии сбыта и продвижения продукции на рынок, содержащие расчет цен продажи, описание ценовой, маркетинговой и рекламной политики, сервисного обслуживания и других мер стимулирования сбыта;

– информация о потенциальных конкурентах, их возможностях, доли на рынке, финансовом положении, техническом уровне и имидже.

План маркетинга.

Этот раздел бизнес-плана во многом связан с предыдущим разделом, поэтому иногда их объединяют. План маркетинга обычно составляют для обоснования объема, метода, цены реализации продукции, определения рекламной политики и методов стимулирования сбыта. Разработка маркетинговой стратегии бизнес-проекта часто является основным условием эффективного функционирования организации. По сути, стратегия маркетинга представляет собой систему организации и управления производственно-хозяйственной деятельностью. Построение такой системы базируется на анализе состояния и перспектив развития рынков и разработке определенного количества функций и методов создания новой продукции с новыми, более прогрессивными свойствами, ее производству в соответствии с потребностями и емкостью рынка, обеспечению возможного желаемого уровня себестоимости, установлению выгодных цен реализации на продукцию, формировании ее сбыта на основе тщательного изучения спроса и предложения. Разрабатываемая стратегия помогает производителю выпускать такое количество продукции (услуг) и такого качества, чтобы она пользовалась постоянным спросом на рынке, и ее производство обеспечивало бы должную норму отдачи на производственный капитал и, соответственно, норму прибыли, устраивающую производителя. Эти вопросы рассматриваются в разделе обоснований эффективности бизнес-проектов. К конкретным же функциями маркетинга, проводимого при реализации бизнес-проектов, обычно относят:

– оценку состояния рынков намеченной к выпуску продукции;

– определение возможностей, условий и методов проникновения и завоевания интересующих сегментов рынка, вытеснения конкурентов и стимулирования сбыта;

– минимизацию риска финансовых вложений.

Кроме того, подготавливая к реализации бизнес-проект, важно проанализировать не только рынки планируемой к выпуску продукции, но и рынки инвестиционных ресурсов, а также рынки материальных ресурсов, необходимых для производства.

Итак, структурированный план, в котором подробно рассмотрены маркетинговые исследования во всех направлениях деятельности по разработке и реализации бизнес-проекта, показанные в логической взаимосвязи и определенной последовательности, является планом маркетинга.

План маркетинга состоит из следующих разделов: описание рынков и их основных сегментов; описание потребителей планируемой продукции и основных конкурентов; анализ возможных трудностей при сбыте продукции, возникающих по вине конкурентов, методы их устранения, а именно обеспечение конкурентного преимущества и стимулирование сбыта; определение основных целей и стратегии маркетинга, то есть плана действий по всем направлениям и позициям маркетинговых исследований, по интересующим рынкам; методы контроля маркетинговых исследований.

Если в бизнес-проекте предполагается производить не один, а несколько видов продукции или их ассортиментных групп, то придется работать на нескольких рынках и их сегментах. Тогда следует составить план маркетинга по каждому виду, ассортиментной группе или позиции представленной в номенклатуре продукции.

Кроме этого, в маркетинговом плане имеет смысл рассмотреть вопросы ценообразования. Для этого придется провести анализ по следующим показателям: влияние на цены рыночной конъюнктуры; при какой величине цен будут покрыты издержки производства и получена необходимая норма рентабельности на вложенный капитал; как принятые цены отражают спрос на продукцию и конкуренцию на рынке; какие мероприятия помогут в борьбе с демпингующими конкурентами; какова наиболее выгодная стратегия ценообразования в сложившихся условиях.

Затем в плане маркетинга нужно разработать методы и формы сбыта продукции (поставки со склада производителя или с промежуточных территориальных складов и баз, работа с посредниками, оптом или в розницу), рассчитать требуемое количество и вид применяемого транспорта, а также необходимую емкость складов и количество требуемых запасов на складах.

Таким образом, структура плана маркетинга имеет вид:

1. Мероприятия по максимально возможному удовлетворению требований потребителей продукции (услуг) в процессе реализации бизнес-проекта.

2. Оценка возможных просчетов и ошибок и соответствующих им потерь при определенных прогнозируемых вариантах реализации проекта.

3. Данные о маркетинговой среде осуществления проекта и о возможных маркетинговых посредниках.

4. План мероприятий по организации рекламы и расчет затрат на нее.

5. Данные о возможных потребителях продукции (услуг).

6. Методы стимулирования сбыта.

7. Мероприятия по предпродажной подготовке и послепродажному обслуживанию.

Следующий раздел бизнес-плана – инвестиционный план – это своеобразный план осуществления на практике всех важных этапов реализации бизнес-проекта во времени от начала его разработки до выпуска продукции и вывода предприятия на расчетную величину использования производственных мощностей, а иногда и до момента его ликвидации. Когда бизнес-проект имеет своей целью не производство, приобретение и перепродажу товаров, он является коммерческим, и его инвестиционный план выглядит как календарный план реализации, разбитый на этапы в зависимости от характера товара, масштабов проекта и наличия складских и торговых площадей. Таким образом, план реализации бизнес-проекта нужен всегда.

При составлении календарного плана реализации бизнес-проекта, в основе которого лежит новое строительство или реконструкция и техническое перевооружение уже имеющихся зданий и сооружений, связанные с производством необходимых строительных и монтажных работ, а также установкой оборудования, в нем рассматривается следующий перечень данных:

1. Этапы предпроизводственной подготовки.

2. Сроки проведения работ по этапам, а также отвода или аренды земельного участка, проведения изыскательских, проектных, строительных, монтажных и пусконаладочных работ.

3. Список необходимого технологического и другого оборудования, технологической оснастки, инструмента, специальных материалов с указанием сроков их приобретения и доставки.

4. Проект подготовки кадров.

5. Прогноз возможных затрат на предпроизводственную подготовку.

6. Программа вывода организации в целом и производства на проектную и расчетную мощности.

7. Перечень возможных источников и способов привлечения капитала.

Производственный план.

Как видно из названия, этот раздел бизнес-плана составляется для бизнес-проектов, в основе которых лежит организация производства и выпуск продукции. Основная цель производственного плана в том, чтобы определить обеспеченность бизнес-проекта производственными и технологическими ресурсами и показать всем заинтересованным в нем лицам и деловым партнерам реальность и прибыльность производства продукции в необходимом объеме и качестве в течение запланированных сроков.

Обычно при составлении производственного плана опираются на данные плана сбыта продукции (услуг) и расчета производственных мощностей организации в целом и технологической линии, а кроме этого используют расчетные данные издержек производства, запасов материальных и производственных ресурсов и готовой продукции. Производственный план состоит из следующих разделов:

– перечень главных требований к технологии и организации производства;

– техника и технология производства продукции, которую планируется использовать. Здесь же рассматривается их доступность для использования в рассматриваемом проекте, оцениваются возможные затраты на приобретение новых технологий, патентов, лицензий на право производства продукции по ним;

– планируемый объем производства и производственная база. Здесь приводится определение производственных или проектных мощностей по годам, планируемых объемов выпуска продукции, расчет обеспеченности необходимым количеством оборудования и возможностей увеличения объема выпуска продукции;

– расчетные потребности в сырье, материалах и энергии всех видов. В этом разделе нужно также указать объем потребностей в комплектующих изделиях и топливе, с разбивкой по временным периодам реализации бизнес-проекта и расчетом их стоимости;

– обеспечение выпуска продукции ресурсами и планируемые затраты на производство. Этот раздел представляет собой своеобразную схему обеспечения производства ресурсами с указанием источников и сроков их получения (поставщиков), а также разработки мероприятий по совершенствованию продукции, повышению ее качества и технических характеристик, технологии изготовления и организации производства;

– данные о трудовых ресурсах. Рассматривается наличие и потребность в кадрах, источники и методы их привлечения, программы подготовки и повышения квалификации персонала, планируемые затраты на обучение и подготовку кадров;

– расчет планируемых издержек производства. Здесь должен быть представлен расчет всех видов издержек, распределение затрат по статьям калькуляции. Все вычисления приводятся с указанием используемых норм затрат и цен на потребляемые ресурсы;

– мероприятия по обеспечению экологической безопасности производства. Рассматриваются предлагаемые мероприятия по защите окружающей среды с указанием затрат на их осуществление.

Разрабатывая производственный план, нужно опираться на большое количество данных о проекте: от их качества зависит точность и достоверность показателей эффективности бизнес-проекта. Поэтому очень важно, чтобы используемая информация была качественной, и достоверной, и полной. Как правило, это информация о структуре и объемах планируемого производства; намеченная номенклатура и объем производства продукции (услуг); технология производства данной продукции; план организации производственных процессов в пространстве и времени; показатели трудоемкости выполнения операций и тарифы по оплате труда работников; нормы загрузки и производительности оборудования; объем, характеристики и стоимость необходимых ресурсов, материалов и комплектующих изделий; потребное количество энергии, пара, топлива, сжатого воздуха и т. п. с указанием их стоимости; необходимые услуги сторонних организаций; планируемый объем перевозок по всем видам грузов и транспорта и затраты на них.

Данные, представленные в производственном плане, интересуют не только самого производителя, но и всех остальных участников реализации бизнес-проекта. Так как эта информация является важной составной частью оценки эффективности и прибыльности проекта и его надежности, то она оказывает прямое влияние на реакцию привлекаемых инвесторов, партнеров и кредиторов.

Итак, производственный план является одним из первоочередных пунктов бизнес-плана, который подвергается пристальному вниманию со стороны экспертов при экономической и экологической экспертизе рассматриваемого бизнес-проекта.

Организационный план.

В нем описывается принятая стратегия, форма и структура управления осуществлением бизнес-проекта.

Главным пунктом в данном разделе принято считать разработку организационной структуры управления деятельностью проекта. Здесь рассматриваются следующие показатели: форма (линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная, проектная), принятые функции и задачи будущих служб и отделов; форма и порядок взаимодействия исполнителей, а также порядок координации, учета и контроля действий по осуществлению проекта. Особое внимание следует уделить подбору лиц, наделенных правом принимать управленческие решения по ряду вопросов на определенных этапах развития деятельности бизнес-проекта. Кроме того, во избежание потерь в будущем нужно четко регламентировать круг обязанностей и ответственность отделов, служб и исполнительных лиц.

Здесь же принято определять потребность в руководителях и специалистах, необходимых для работы бизнес-проекта, формулировать требования, предъявляемые к их профилю, опыту, специализации и квалификации, условия принятия их на работу; устанавливать порядок и систему оплаты труда и премирования руководителей и специалистов, их участие в распределении прибыли и другие формы материального и морального поощрения эффективной работы руководящего звена.

В состав организационного плана включаются такие подразделы, как:

– организационная структура управления проектируемым предприятием, а именно структурная схема, состав и функции представленных в структуре подразделений, способы организации взаимосвязи и координации их деятельности, распределение обязанностей между руководителями и исполнителями;

– перечень требований к управленческому персоналу и сведения о нем, то есть данные по специальностям, возрасту, опыту работы, образованию, долевому участию в распределении прибыли проектируемой организации;

– план материального стимулирования и поощрения руководящих работников и специалистов.

Помимо этого в первой части раздела можно указать форму собственности, сведения об учредителях, собственниках организации и их партнерах.

Можно также коротко описать требования по отбору специалистов, сведения об их аттестации, программу повышения квалификации и т. д.

Финансовый план и показатели эффективности проекта.

В этом плане показывают предстоящие финансовые вложения, их источники и планируемые финансовые результаты. Финансовый план в первую очередь используется для контроля финансовой обеспеченности бизнес-проекта на всех этапах его реализации и оценки его инвестиционной привлекательности.