Kitabı oxu: «Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales.»

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Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales

Juan de Dios Orozco López

ic editorial

Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales

© Juan de Dios Orozco López

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1ª Edición

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ISBN: 978-84-16758-13-5

Nota de la editorial: IC Editorial pertenece a Innovación y Cualificación S. L.

A mi esposa Ana y a mis hijos Jesús y Kika, por soportarme.

Índice

Portada

Título

Copyright

Dedicatoria

Índice

Capítulo 1 Introducción al protocolo

1. Introducción

2. Los inicios del protocolo

3. Hacia una definición moderna de protocolo

4. ¿Para qué sirve el protocolo?

5. Tipología del protocolo

Capítulo 2 El equipo humano y su organización

1. Introducción

2. El jefe de protocolo

3. El equipo de protocolo

4. Los cometidos de las áreas del equipo de protocolo

Capítulo 3 La organización de un acto. Preparación

1. Introducción

2. La organización de un acto. Aproximación a la Preparación

3. Las preguntas iniciales

4. Líneas generales de preparación. Seguridad

5. Líneas generales de preparación. Prensa y comunicación

6. Líneas generales de preparación. Protocolo y organización

Capítulo 4 La organización de un acto. Ejecución y cierre

1. Introducción

2. El papel del anfitrión

3. El papel de los invitados

4. Códigos de indumentaria

5. La precedencia de los invitados

6. El cronograma

7. El ensayo

8. Incidencias y rupturas del protocolo

9. El cierre

Capítulo 5 Los actos especiales

1. Introducción

2. Contexto e imagen pública

3. Fotogenia y telegenia

4. Conferencias de prensa

5. Declaraciones y canutazos

6. Prensa, imagen y gestión de crisis

7. Presentaciones de productos

8. Primeras piedras, inauguraciones y visitas a obras

9. Funerales

Capítulo 6 Técnicas de distribución de personas

1. Introducción

2. Importancia de la ordenación espacial

3. La finalidad de las mesas

4. Las mesas redondas

5. Mesas rectangulares

6. Mesas cuadradas

7. Mesas ovaladas

8. Últimas consideraciones

Capítulo 7 Particularidades del protocolo oficial

1. Introducción

2. Entendiendo el protocolo oficial

3. La normativa protocolaria del Estado

4. Actos oficiales

5. Protocolo en las autonomías y los ayuntamientos

6. Protocolo y diplomacia. Particularidades

Epílogo

Glosario

Capítulo 1 Introducción al protocolo
1. Introducción

Para empezar a entender el protocolo es necesario remontarse a los momentos en que el ser humano necesitó organizar sus relaciones con otros de su misma especie para evitar conflictos. Siendo gregarios y debiendo distribuir espacios y recursos, en algún momento se debieron comenzar a establecer las normas que permitieran a algunos ocupar los lugares más seguros o hacerse con la comida más nutritiva, mientras que obligaban a otros a instalarse en espacios menos cómodos o a consumir lo que aquellos despreciaban.

Es evidente que esas normas siempre debieron ser exigidas por los que más fuertes eran y los que más capacidades tenían, imponiendo sus gustos o criterios para salir siempre beneficiados. Imagino, también, cómo con el paso del tiempo, asegurada la posición de los más altos jerarcas, estos decidieron establecer normas que evitaran conflictos sociales entre los que ya estaban debidamente controlados. La historia ha demostrado que siempre fueron los poderosos los que, sin contar con los que no lo eran, establecieron leyes que les permitieran destacar y conservar la ventaja adquirida.

De la situación en la que la Ley del Talión “Ojo por ojo, diente por diente” era la única forma de limitar las acciones humanas que rompían la convivencia, hemos pasado a establecer escalas de valores que premian los logros y las aportaciones sociales y a destacar a quien la mayoría quiere distinguir. Ahora premiamos el logro que es valorado por la mayoría y no por una minoría poderosa. Así ha nacido el protocolo, que es norma de convivencia y que ayuda al éxito de las relaciones humanas.

En este capítulo haremos un recorrido histórico en el que analizaremos cómo aparecieron las primeras normas sociales, la evolución de las mismas hasta nuestros días y lo que finalmente ha perdurado porque es válido en la actualidad. El fondo, las formas y las normas han evolucionado y pasado de ser impuestas por unos pocos, en beneficio de minorías, hasta ser decididas por la mayoría y en beneficio de todos.

Las sociedades necesitan del protocolo, que coloca a cada cual en el lugar que le corresponde y premia las conductas valiosas, de acuerdo con una escala de valores que cada sociedad y cultura ha elaborado, según sus necesidades. Así se hace protocolo y así, creo yo, se debe explicar.

2. Los inicios del protocolo

Comenzar por el principio siempre es bueno. Sobre los antecedentes del protocolo en el mundo, y particularmente en Europa, otros han escrito antes que yo y probablemente lo han hecho con más profundidad. Una extensa introducción histórica al protocolo no es imprescindible para completar este libro, pero sí es necesaria para alcanzar su propósito.

Dado que se pueden desconocer los antecedentes del protocolo, solo se mencionará que la ordenación de las personas de acuerdo con su importancia relativa y los buenos modos de actuar –que provocan la comodidad de los demás y la de quien los pone en práctica– ya se tenían en cuenta hace miles de años.

El Dr. Fernández y Vázquez[1] señala que “el primer manual de etiqueta data aproximadamente de 2.000 años antes que la propia Biblia. Su autor fue Ptahotep”. En lo que se refiere a ceremonial de Estado, el mismo autor cita a los egipcios como los primeros que desarrollaron normas sobre el protocolo de Estado 3.000 años a. C.

No hay más remedio que citar a Hammurabi, sexto rey de Babilonia (1792-1750 a. C.), que creó un gran imperio y estableció uno de los primeros códigos de leyes de la historia, conocido como Código de Hammurabi[2]. Este código fue encontrado a principios del s. XX y está escrito sobre una piedra de más de dos metros de altura cuyas réplicas debieron colocarse estratégicamente en diferentes lugares de las ciudades de manera que cualquier ciudadano de la época pudiese conocer cuáles eran las normas de actuación y las consecuencias que podría acarrearle no ponerlas en práctica.

La razón para que Hammurabi escribiese o mandase escribir este código debió ser, más que la satisfacción de los dioses y la determinación de normas protocolarias, la implementación de mandatos para la convivencia y el “bienestar de la gente”. El hecho de que esté tallado sobre piedra da al mismo un carácter y una intención inmutable y perdurable.

Aun cuando las introducciones de muchos libros de protocolo hacen mención a este código, afirmando que es el primer tratado en el que se determinan normas relacionadas con ceremonial y etiqueta, yo no he encontrado en el mismo más que menciones a un sistema de castas que algunos –equivocadamente creo yo– pretenden identificar con el establecimiento de las primeras precedencias escritas. Lo cierto es que en este código de 282 leyes[3], la inmensa mayoría de estas hace referencia a conductas punibles y al modo en que se castigan. Lo he leído incluso en inglés[4] intentando descifrar la razón en la que se basan algunas publicaciones que lo citan como paradigmático, pero no he logrado encontrar las razones a las que algunos autores hacen mención.

Para que usted pueda acercarse a la realidad de este código, cito textualmente alguna de esas leyes.

Ley 153: “Si la esposa de uno lo hace matar por causa de otro hombre, irá al patíbulo”.

Ley 192: “Si el hijo de un favorito o de una cortesana, dijo al padre que lo crio o la madre que lo crio: ‘tú no eres mi padre’, ‘tú no eres mi madre’, se le cortará la lengua”.

Hammurabi ordenó escribir su código desde la perspectiva del “ojo por ojo” o “ley del talión” y en él predominan los castigos impuestos por la comisión de determinadas faltas.

Lo único que podría tener relación, casi sin interés desde el punto de vista protocolario moderno, es la jerarquización social.

Así, se establecen tres grupos fundamentales:

 Los hombres libres o awilum.

 Los mushkenum o subalternos.

 Los esclavos o wardum.

Además, en el reglamento de Hammurabi se delimitan las responsabilidades de arquitectos, médicos y otras profesiones, pero no he encontrado nada relacionado con protocolo.

Otros autores mencionan a los faraones y al antiguo Egipto como los verdaderos promotores de las primeras normas protocolarias, remontándose incluso a cronologías anteriores a Hammurabi. Lo cierto es que este código no hace mención expresa a ordenación de personas –entiéndase establecimiento de precedencias– ni a la determinación de conductas premiables, sino a las que se consideran inapropiadas y, por tanto, merecedoras de castigo.

Dado que este libro no pretende profundizar en los antecedentes históricos del protocolo, no se hace mención a ellos salvo para el caso de las religiones, por la influencia ejercida sobre las sociedades, tanto en el pasado como en el momento presente.

Es innegable que los diferentes modelos sociales están influenciados notablemente por la religión. Resulta probable, entonces, que el futuro continúe viéndose afectado por la religión en muchos aspectos. Así que, para encontrar referencias escritas relacionadas clara y directamente con el protocolo, la cortesía o la etiqueta, hay que remontarse a los libros sagrados de las principales religiones: cristiana, musulmana y hebrea. A ellas se dedica el siguiente apartado.

2.1. Protocolo en los libros sagrados

En los diferentes libros sagrados de las religiones a los que he hecho mención con anterioridad, hay numerosas crónicas que hacen referencia al establecimiento de precedencias y a los modos de actuar correctos o inadecuados.

Como ya se ha mencionado, la inmensa mayoría de las reseñas están relacionadas con las actitudes sociales premiables o reprochables y los requerimientos de pulcritud que se consideran imprescindibles para ponerse en presencia de Dios o de los hombres más venerables. También hay numerosas alusiones a la correcta forma de desenvolverse en banquetes y actos sociales.

Juan José Feijó, en uno de sus artículos[5], cita varios pasajes bíblicos en los que se destacan “[…] pautas sobre la cortesía y el comportamiento en la mesa […] y referencias al papel del Anfitrión y la colocación de los invitados de honor, las preeminencias en el banquete, la cesión de puestos, la cortesía en la mesa o el ceremonial, entre otros aspectos protocolarios”.

Uno de esos pasajes pertenecientes al Libro de Samuel dice así: “El rey estaba sentado en su sitio, según su costumbre, junto a la pared”. En tan corta frase, hay tres referencias importantísimas a los modos protocolarios de conducirse. Estas son:

 El rey se sienta en un lugar diferenciado de los demás, “en su sitio”. Con esta expresión se admite que, en su calidad de rey, tiene derecho a la elección de lugar y, por tanto, establece de modo implícito una relación jerárquica entre los que participan en el banquete.Buscando un paralelismo entre la idea anterior y una situación real y reciente, podríamos mencionar el gesto que ejecutó S. M. el Rey Don Juan Carlos en el acto por el que abdicó la Corona. En este acto, los organizadores dispusieron todos los asientos alineados, en los que se habrían de sentar D. Juan Carlos, Doña Sofía, Don Felipe y Doña Letizia. Deliberadamente se dispuso uno de los asientos de altura y de tamaño mayor que el resto porque Don Juan Carlos estaba recuperándose de una dolencia en la cadera. Lo destacable de la situación es que, a su llegada, Don Juan Carlos ocupó el asiento más destacado, mientras que, una vez firmada la abdicación, el Rey emérito cedió el asiento al futuro Rey D. Felipe VI.

 El lugar que ocupa el Rey debe cumplir unas condiciones de seguridad, “junto a la pared”. Con ello, se evita que alguien pueda acercarse al monarca por su espalda sin ser visto. Una de las funciones que, desde siempre, ha cumplido el protocolo ha sido la de proporcionar seguridad a quienes disponían este tipo de normas. Así, hubo épocas en las que nunca un jerarca se sentó dando la espalda a una ventana por temor a que se atentara contra él. La costumbre actual según la cual el anfitrión se sienta de frente al acceso del servicio tiene sus raíces en la protección de las personas importantes.El Rey D. Juan Carlos ocupó la silla más destacada hasta el momento de la firma de su abdicación. (© Fotografía: www.hola.com/realeza/casa_espanola/galeria)

 La costumbre se convierte en ley cuando se trata de protocolo, aunque la norma no esté sancionada de forma explícita. Existen normas no escritas pero que siempre se han puesto en práctica en la organización de actos. Esto es precisamente lo que se determina en la frase del Libro de Samuel. Quien asiste al acto en el que el Rey está presente, sabe que “su costumbre” –la del Rey– es sentarse en la silla pegada en la pared y nadie se sienta en ella porque conoce lo que se ha venido haciendo en anteriores ocasiones.D. Felipe ocupó la silla más alta y el lugar preferente tras la abdicación de D. Juan Carlos. (© Fotografía: www.efe.com)

Estos tres parámetros dan idea de la finalidad real del protocolo en el pasado, que sigue teniendo vigencia en el presente. Establecer normas para procurar destacar la presencia de autoridades, preservar su seguridad y hacer respetar los modos que tradicionalmente han funcionado son objetivos vigentes en el presente cuando nos referimos a la organización de actos oficiales o empresariales.

Quizá una de los pasajes bíblicos más destacados y explícitos que ofrecen una visión práctica del protocolo está en la parábola de Jesucristo relatada por San Lucas[6]:

“En aquel tiempo, entró Jesús un sábado en casa de uno de los principales fariseos para comer, y ellos le estaban espiando. Notando cómo los invitados elegían los primeros puestos, les dijo una parábola: Cuando seas convidado por alguien a una boda, no te pongas en el primer puesto, no sea que haya sido convidado por él otro más distinguido que tú, y viniendo el que os convidó a ti y a él, te diga: ’Deja el sitio a este’, y entonces vayas a ocupar avergonzado el último puesto. Al contrario, cuando seas convidado, vete a sentarte en el último puesto, de manera que, cuando venga el que te convidó, te diga: ’Amigo, sube más arriba’. Y esto será un honor para ti delante de todos los que estén contigo a la mesa. Porque todo el que se ensalce, será humillado; y el que se humille, será ensalzado”.

De este pasaje bíblico se pueden extraer algunas conclusiones protocolarias de gran actualidad.

El evangelio de San Lucas hace mención a la importancia del invitado, que está directamente relacionada con la cercanía al anfitrión. Esta es una de las más claras referencias de la Biblia, en la que se vincula directamente la mayor o menor distancia al anfitrión con la importancia del invitado. De esta forma, se pone de manifiesto que es más apreciado por el anfitrión quien ocupa los primeros puestos, mientras que, quien menos notable es, se sitúa más atrás, más alejado del anfitrión.

Confiere entonces, la distancia al anfitrión, jerarquía y honor y probablemente este es el pasaje más explícito que haga mención al establecimiento de precedencias como medida para destacar públicamente a unas personas sobre otras.

Hay también una intencionalidad manifiesta en la exigencia del respeto por las normas de conducta y una llamada clara a la modestia como valor de trascendencia social que, en caso de no ser incorporado a la conducta personal, será motivo de rechazo público. Se destaca la humildad como valor digno de consideración pública que, curiosamente, trasciende hasta nuestros días y es observada como mérito en la mayoría de las religiones.

Quizá es también interesante destacar la figura del anfitrión frente a la del invitado. El anfitrión, en el ámbito de su actuación, tiene la potestad y el derecho de premiar o reprochar conductas que la convención social de la época entiende como malas o buenas.

2.2. Las normas en la Biblia y la diestra de Dios

Son numerosas, también, las referencias a la “diestra” que se hacen en la Biblia y, muy particularmente, a la importancia de la derecha sobre la izquierda. Este hecho, el que destaca la importancia de la derecha sobre la izquierda, ha perdurado hasta nuestros días y, en la mayoría de las culturas, la derecha es el lugar de máximo honor. Sirve entonces la derecha para enfatizar la precedencia del que en este lugar se sitúa frente al que se coloca a la izquierda.

Algunos pasajes de las Sagradas Escrituras hacen mención a la derecha como lugar destacado. Si importante es estar junto a Dios, más aún es ocupar su derecha, como queda explicitado en los siguientes pasajes:

Marcos 16:19

“Después de hablarles, el Señor Jesús fue llevado al cielo y se sentó a la derecha de Dios”.

Pedro 3:22

“Él se ha ido al cielo y está a la derecha de Dios, después de someter a los ángeles, a las dominaciones y las potestades”.

Éxodo 15:6

“Tu diestra, Yahvé, de tremendo poder, tu diestra, Yahvé, aplasta al enemigo”.

El Antiguo Testamento contiene, también, numerosas referencias a lo que ya se podría entender como los inicios de la primeras ordenaciones y establecimiento de precedencias, además de distribuciones de personas en alternancia cuando concurrían a actos sociales o religiosos.

En el siguiente pasaje del Génesis se coloca al hijo menor de José a la derecha, por decisión del anciano Israel, padre de José, indicando con su gesto la preferencia de aquel, lo que causa malestar en el primogénito.

Génesis 48:13-18

“Colocó José a Efraím a su derecha, quedando a la izquierda de Israel, y a Manasés a su izquierda, quedando a la derecha de su padre, y los acercó a él. Israel extendió su mano derecha y la puso sobre la cabeza de Efraím, que era el menor, y así, cruzando las manos, puso su izquierda sobre la cabeza de Manasés a pesar de que era el primogénito […]. Que lleguen a ser muy numerosos en esta tierra. José vio que su padre tenía puesta su mano derecha sobre la cabeza de Efraím, lo que le disgustó. Tomó, pues, la mano de su padre para cambiarla de la cabeza de Efraím a la de Manasés y le dijo: ’Así no, padre mío, porque éste es mi hijo mayor. Coloca tu mano derecha sobre su cabeza‘. Israel se negó y le dijo: ’Lo sé, hijo mío, lo sé. Él también se hará pueblo, también él llegará a ser grande, pero su hermano menor será más grande que él y su descendencia formará una familia de pueblos‘. Y los bendijo aquel día con estas palabras: ’A ustedes los tomarán como ejemplo cuando quieran bendecir a alguno en Israel, y dirán: Que Dios te haga semejante a Efraím y Manasés‘. Así puso a Efraím por delante de Manasés”.

He podido contar varias decenas de frases en la Biblia que se refieren a la derecha en su significado de habilidad, destreza y fortaleza, además de lugar privilegiado. Quizá esta preeminencia de la derecha sobre la izquierda sea resultado de la propia condición humana que, en su inmensa mayoría, utiliza la mano derecha para ejecutar casi la totalidad de las acciones manuales, mientras que la izquierda queda para quehaceres de menor envergadura.

Con independencia de los Diez Mandamientos que Moisés recibió directamente de manos de Yahvé, son también numerosas las referencias bíblicas al ceremonial para llevar a cabo determinadas actividades, las normas de relación entre los hombres y, como no podía ser de otra forma, los códigos morales de obligado cumplimiento que, con la escusa de agradar a Dios, no dejan de ser verdaderas y primitivas normas que facilitaban la convivencia y evitaban disputas y enfrentamientos.

Los libros del Deuteronomio y del Éxodo contienen numerosas referencias normativas sobre moralidad y que hoy podrían, con la debida actualización, estar incluidas en un tratado de normas de etiqueta y cortesía social aunque, desde luego, enunciadas de diferente forma.

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462 səh. 154 illustrasiyalar
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9788416758135
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