Kitabı oxu: «Gestión de proveedores. COML0210»

Capítulo 1

Proceso de compras en la logística interna

1. Introducción

Actualmente, el sistema productivo de las empresas ha cambiado sustancialmente. La globalización de la economía, la apertura de nuevos mercados, deslocalizaciones, privatizaciones, la incorporación de las nuevas tecnologías, internet, etc., han provocado que los plazos de producción de los bienes y servicios sean cada vez más ajustados en tiempo, lo que ha llevado a estas empresas a repensar el modelo de aprovisionamiento de materias primas, bienes y servicios necesarios para la producción de sus productos finales y la venta de estos a sus clientes, en tiempo y forma pactados con ellos.

En realidad, esto es básicamente fruto de la gran competencia existente, ya que hoy en día gracias a internet, las diferencias espaciales no son un inconveniente para ser un competidor potencial en más de medio mundo. Es por ello que una pequeña diferenciación en los bienes y servicios con los del resto de la competencia, hace que estos tenga un posicionamiento más elevado respecto del resto y esto se consigue desde el comienzo del sistema productivo, desde la propia selección de los proveedores que van a suministrar las materias primas, bienes y servicios necesarios para la obtención del producto final.

Todo este sistema es similar a un engranaje de una maquinaria de reloj que ha de estar perfectamente engrasada y puesta a punto para que el cumplimiento de las condiciones y plazos pactados de proveedores y acreedores sea el adecuado, con el único objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes y así cumplir con las obligaciones pactadas con los consumidores finales.

2. Importancia de la función de compras en la logística interna de la empresa

Actualmente las empresas se mueven a diario en un mercado global donde la rapidez de reacción, la flexibilidad, las capacidades de negociación, el número de competidores, etc., son las variables que rigen el éxito o fracaso de las mismas. Todas las empresas necesitan a su vez de otras para que las suministren de todas aquellas materias primas, servicios o bienes que les son necesarios para obtener el producto final que venden a sus clientes. Ninguna realiza todo el sistema productivo de forma autosuficiente, ya que en el resultado final no sería el adecuado bien en términos de calidad-precio o en términos de tiempo de realización o entrega.

Es por ello que el proceso logístico es tan importante para ellas; todas las materias primas, bienes y servicios de los que han de ser suministrados, se han de tener en forma y plazos preestablecidos para el correcto funcionamiento de su sistema productivo.

Sabía que...

La logística es básicamente un término militar que se ocupa del movimiento de los ejércitos, del transporte de estos así como de su mantenimiento.

Cuando se habla de proceso logístico generalmente se piensa en el transporte y distribución de los productos terminados al cliente final. En sí esta apreciación es correcta pero no resulta ser una definición completa ya que supone una parte de lo que realmente significa.

Definición

Logística comercial

Conjunto de conocimientos, técnicas, métodos y procedimientos que pretenden dar respuesta a todos los problemas que se plantean por el manejo de los flujos reales de la empresa, desde las materias primas o inputs hasta los productos terminados u outputs.

Por tanto, todas las actividades de la empresa que involucran el movimiento de materias primas, bienes o servicios necesarios para la obtención de producto o servicio final destinado al consumidor, van a formar parte de este proceso logístico. Pero es más, si se piensa que para la obtención del producto o servicio final son necesarias otras actividades o servicios como son el almacenamiento, la administración, la seguridad, etc., estos también formarán parte de ese gran engranaje que es el proceso logístico de la empresa. Todas estas actividades, materias primas y servicios deberán de estar sincronizados para lograr que todo el sistema productivo obtenga la mayor eficiencia posible, de esta forma se podrá dar respuesta de la manera más satisfactoria a las necesidades de los clientes.

3. Plan de compras y programa de necesidades

Dado que el proceso logístico en la empresa engloba desde la recepción de las materias primas, bienes o servicios necesarios para la obtención del producto final hasta que este es recibido por el cliente, prácticamente todos los departamentos que conforman la empresa van a tener relación o van a participar de dicho proceso logístico, de lo contrario el engranaje o cadena que forma este proceso se detendrá o romperá en algún momento, haciendo inviable la máxima de obtener la mayor eficiencia en el sistema productivo.

3.1. Interacción entre los departamentos de la empresa

Sin lugar a dudas, el proceso logístico tiene su razón de ser en el departamento de compras de la empresa que a su vez tendrán relaciones con el resto de departamentos que conforman la empresa. El origen de todo, la gestión de las compras de materias primas, bienes y servicios para la obtención del producto o servicio final, por tanto, será responsabilidad de este departamento la buena organización de todas aquellas actividades de compra con el objetivo de que, todos los bienes o servicios se encuentren con el tiempo suficiente para su utilización el proceso productivo.

Las funciones de todo departamento de compras serán:

1 El aprovisionamiento de las materias primas, bienes y servicios.

2 La evaluación de los precios de las compras realizadas.

3 Evaluación de los proveedores/acreedores a los que se les realiza las compras.

4 La realización de todo el trabajo administrativo y contable relacionado con la compra a proveedores y acreedores.

5 Todas aquellas funciones que la organización y política de la empresa le encomiende.

Hay que tener en cuenta que el proceso productivo no debe detenerse en ningún momento, por lo que la estrategia de este departamento será fundamental ya que ante posibles interrupciones del suministro de materias primas, bienes y servicios, el departamento de compras deberá de buscar soluciones alternativas para continuar con el proceso productivo igualando o minimizando los costes.

A su vez, este departamento deberá estar en comunicación directa con el resto de departamentos de la empresa; bajo ningún concepto deberá de ser parte aislada de la misma sino servir de amalgama para el resto, ya que sus decisiones afectarán directa o indirectamente al resto de departamentos:

1 Departamento de producción: existe una relación directa con este departamento ya que el aprovisionamiento de las materias primas dentro de las condiciones pactadas con los proveedores, es responsabilidad directa del Departamento de Compras.

2 Departamento de Marketing: es fundamental el estudio de las ventas y el gasto en cuanto a la adquisición de los materiales, bienes y servicios necesarios para el producto final.

3 Departamento Financiero: para la obtención de toda la información que este departamento necesita relativa a los resultados, en relación a costes, márgenes, beneficios, rentabilidad, etc.

4 Departamento de Ventas: decisiones sobre plazos de entrega a los clientes basados en plazos de finalización de los productos o servicios; departamento de igual importancia dentro del proceso logístico ya que dicho proceso, no acaba con la adquisición de las materias primas sino con la entrega del producto final al cliente o consumidor.

5 Departamento de Recursos Humanos: la elección del personal profesional adecuado que va a formar parte del Departamento de Compras, es fundamental para que se obtenga los objetivos marcados por la empresa.

Actividades

1. Elija una empresa de la economía real y determine el tipo de relaciones del Departamento de Compras con el resto de departamentos.

Aplicación práctica

Manuel D. M. es contratado por la empresa de nueva creación Impresiones 3D New Age, S. L., cuyo objeto es la creación de impresiones en 3D de piezas para la industria de la automoción. Le han encargado la misión de crear desde cero el departamento de compras.

Nadie en la empresa tiene conocimientos y experiencia previa en esta área a excepción de Manuel, siendo su tarea la de indicar a la dirección de la empresa, ¿cuáles serán las funciones de este nuevo departamento y las relaciones con el resto de departamento de la empresa (Dirección, Producción, Almacén, Financiero y Recursos Humanos)?

SOLUCIÓN

Manuel deberá de exponer a la dirección las siguientes funciones del nuevo departamento de compras:

1 Asegurar en primer lugar el flujo continuo de la producción de piezas en las impresoras.

2 Desarrollar e implementar fuentes principales y secundarias de suministro de materias primas.

3 Establecer relaciones con los distintos proveedores.

4 Reducir los costes de las materias adquiridas a los proveedores.

5 Indicar al Departamento de Recursos Humanos la formación adecuada del personal contratado en el Departamento de Compras o del tipo de perfil profesional necesario para las nuevas contrataciones.

6 Establecer una base de datos en constante actualización de los distintos proveedores a nivel nacional o internacional.

En cuanto a la relación que tendrá con el resto de departamentos, compras dependerá directamente de la dirección de la empresa, manteniéndose al mismo nivel con el resto de departamentos y teniendo con el departamento de producción, una relación más estrecha y en contacto permanente para cumplir con el objetivo de, asegurar el flujo continuo de la producción.

Por lo tanto, todas las decisiones que el departamento de compras toma son de vital importancia para el correcto funcionamiento de la empresa ya que dichas decisiones, de una forma u otra va a terminar repercutiendo en el producto final o servicio.

No obstante, encuadrar dentro del organigrama de una empresa la función logística no es sencillo, ya que si departamentos como administración o financiero, compras, recursos humanos, dirección, etc., tienen las funciones y su ubicación bastante definidas, el área de logística va a depender de factores como el tipo de empresa, la actividad a la que se dedica o la importancia que desde la dirección de la misma se conceda.

Aun así, existen una serie de posiciones frecuentes del departamento o área de logística en la mayoría de las empresas actuales:

1 Como un departamento de asesoramiento o staff para la dirección de la empresa, no asumiendo responsabilidades de manera directa en la toma de decisiones. Esta opción por norma general puede ser encontrada en la pequeña y mediana empresa.

2 Como departamento dependiente del comercial. Esta forma de ubicar el área logística se encuentra fundamentalmente en empresas eminentemente comerciales, ya que el peso del departamento comercial dentro de la estructura organizativa de la empresa es tan grande, que requiere de un área propia de logística en dependencia directa del comercial.

3 Como departamento o área propia al mismo nivel jerárquico que el resto de las principales áreas. Este tipo de organización es propio de empresas cuya actividad fundamental es la producción (industria), ya que se requiere de un nivel de coordinación entre fabricación y logística muy eficiente.

Aplicación práctica

Manuel D. M. ya ha expuesto a sus directivos las funciones del futuro departamento de compras, así como las relaciones con el resto de departamentos. No obstante, le ha sugerido que elabore un pequeño organigrama donde se aprecien, las relaciones entre los departamentos y los niveles de jerarquía de la empresa.

Ayude a Manuel a su elaboración teniendo en cuenta que el departamento de compras posee una relación estrecha y en permanente contacto con producción y que los distintos departamentos de la empresa son dirección, producción, almacén, financiero y recursos humanos.

SOLUCIÓN

Un posible organigrama que Manuel puede presentar a sus directivos sería el siguiente:

En este organigrama se aprecia que todos los departamentos se encuentran al mismo nivel jerárquico exceptuando a la dirección que se encuentra en el nivel superior y al almacén, que Manuel ha creído conveniente poner en dependencia del Departamento de Compras. También se aprecia la relación directa con producción para el aseguramiento de un flujo continuo de materias primas.

Actividades

2. Busque información en internet sobre los organigramas de las empresas y analice en tres de ellas, la situación del departamento de compras indicando las ventajas e inconvenientes de las mismas.

3.2. Planificación de la producción y planificación de compras

Se debe partir de la premisa de que cualquier actividad empresarial, incluida la logística, tiene como fin la consecución de los objetivos marcados en las distintas planificaciones que la misma se marca, las cuales son:

1 La planificación estratégica.

2 La planificación táctica.

3 La planificación operativa.

Definición

Estrategia

Plan que se compone de los principales objetivos y políticas de actuación de una organización con el fin de, mediante las acciones establecidas, conseguir los objetivos marcados por la dirección.

La planificación estratégica abarca todas aquellas acciones a realizar para la consecución de los objetivos que van a marcar el futuro más lejano de la empresa. Es por ello, que en la planificación estratégica de la logística, se deberán tomar decisiones tales como:

1 Las localizaciones geográficas de las plantas, almacenes, etc.

2 Los sistemas de transportes actuales y futuros.

3 El número de fábricas, almacenes, centros logísticos.

4 Etc.

La planificación táctica sería un escalón inferior de actuación estratégica es decir, qué acciones se han de realizar para la consecución de los objetivos marcados en la planificación estratégica. Por ello, una planificación táctica de la logística tratará de tomar decisiones sobre:

1 El diseño de los almacenes o centros de logística.

2 La propia ubicación de la logística dentro del seno de la empresa.

3 Las dimensiones de la flota de transporte

4 Los recursos humanos y de capital necesarios.

5 Etc.

Por último, la planificación operativa sería el escalón más bajo de todas aquellas acciones a realizar para la consecución de las metas u objetivos establecidos en los planes estratégicos de las empresas. La planificación operativa de la logística fijaría su atención en acciones como:

1 Las distintas previsiones de compras, ventas.

2 Los programas de almacenamiento y de transporte.

3 Etc.

Actividades

3. Enumere las diferencias más significativas entre las distintas planificaciones del departamento o el área de compras.

Por tanto, todo plan logístico necesariamente ha de pasar por la organización de las actividades logísticas de tal forma que los recursos materiales y humanos se optimicen garantizando en todo momento el mejor bien y/o servicio al cliente. Para ello, es fundamental una buena planificación de las compras pues toda actividad empresarial va a necesitar de materiales y suministros de bienes y servicios necesarios para la obtención del producto o servicio final destinado al cliente.

Es muy importante que en esta gestión de la planificación de las compras se tengan en cuenta las siguientes acciones:

1 Un plan de compras: ha de contener un pronóstico de las mismas, programas, políticas y presupuestos de compras ya sea para toda la empresa o para determinados departamentos o áreas.

2 Precio y calidad de las compras: se podría decir que el precio de los bienes y/o servicios necesarios a adquirir por la empresa es un el elemento que más atención requiere, ya que en muchos sectores va a suponer casi el 50 % del precio de venta del producto o servicio, por lo tanto, cualquier variación en los precios de compra, puede repercutir mucho en los beneficios de la empresa e incluso hacer que desaparezcan las posibles economías de escala de las que pueda beneficiarse la misma.

Definición

Economía de escala

Poder que la empresa obtiene como consecuencia de alcanzar un nivel óptimo de producción para ir produciendo más a menos coste. El ejemplo típico de economía de escala es la compra al por mayor; a medida que se aumentan en número de materias primas compradas, el precio de las mismas de manera unitaria disminuye.

Por tanto, es fundamental que la empresa lleve un control exhaustivo de todos los costes de las materias primas necesarias y de los suministros de bienes y servicios necesarios para la obtención de producto final, mediante la realización de una contabilidad analítica.

En cuanto a la calidad, es evidente que influye en la calidad final de los productos o servicios de la empresa. En ocasiones la calidad es el factor que hace que los clientes finales se decanten por determinados bienes o servicios independientemente de su precio, por tanto:

1 Condiciones de pago y entrega: la mejora en las condiciones de pago a los proveedores podrá suponer la empresa en primer lugar, una fuente de financiación en la medida que pueda retrasar el pago de los mismos sin costes adicionales o superiores al precio del dinero. Evidentemente, esta política redundará en el precio final del producto, participando en los planes y decisiones de precios que se tomen desde la dirección. Los plazos de entrega son fundamentales sobre todo en aquellas empresas que trabajan con stocks en almacén mínimos, bien por motivos de reducción de costes, bien por motivos de espacio que a su vez, redundan en una reducción de costes y, por tanto, en el precio final del producto o servicio.

Para una buena planificación de las compras, será necesario una adecuada política o plan de compras que permita a la empresa la consecución de sus objetivos a medio y largo plazo. Como guía para la toma de decisiones, deberán de ser flexibles para que puedan dar el suficiente margen y permitir adaptarse a las situaciones cambiantes que se producen en los mercados.

Actividades

4. A la hora de realizar una planificación de gestión de las compras, ¿qué aspectos habrá que tener en cuenta?

Como responsabilidad directa del responsable de compras y en muchos casos, en relación directa con el departamento de logística (siendo el objetivo principal el abastecimiento de materias primas y servicios necesarios para la satisfacción de las necesidades de la producción) el plan de compras deberá de contener aspectos tales como:

1 Las fuentes de abastecimiento. En este aspecto se prestará atención a variables como:Los tipos de materiales y la disponibilidad de los mismos en los mercados.La competencia existente.Las condiciones entre los diferentes proveedores.La ubicación geográfica de las fuentes de suministro.La solvencia económica de los proveedores.El aseguramiento de una corriente ininterrumpida de las materias primas y suministros de bienes y servicios necesarios para la producción.Prestigio, honradez, etc., del proveedor.

2 Las especificaciones. Este aspecto hace referencia a todas aquellas características y tolerancias establecidas y aceptadas para las materias primas y servicios adquiridos.

3 El precio y la calidad. Precio del producto o servicio y calidad del mismo, entendiendo por calidad, que el producto o servicio satisface las necesidades esperadas por el cliente.

4 Investigación y desarrollo. Básicamente en este aspecto se hace referencia a la búsqueda de nuevos materiales, mejoras en los ya existentes, la ampliación de las fuentes de abastecimiento, etc.

5 Ética. En relación a todos aquellos aspectos morales de conducta que deben de ser realizados por los compradores en los ejercicios de sus actuaciones.

6 Previsión de compras anticipadas. Este aspecto hace referencia a las compras realizadas a los proveedores y acreedores como consecuencia de hechos o eventos que son provocados por situaciones de incertidumbre y que pueden afectar al normal funcionamiento de la producción de la empresa.

7 Venta de material excedente o subproductos. Entendiendo como material excedente todo aquel adquirido por la empresa y no incorporado o procesado en el proceso de producción y que no van a tener aplicación futura en los procesos de producción. En cuanto a los subproductos, hace referencia a aquellos materiales que son obtenidos como consecuencia de la realización del proceso de producción. Como ejemplo de subproducto típico que se encuentra en la producción de aceite de oliva está el hueso de aceituna, el cual es utilizado como biomasa o como componente para la elaboración de pellet.

4. Secuencia del ciclo de compras para la empresa

Ninguna empresa es autosuficiente al cien por cien en relación a los bienes y servicios que necesita para la producción de sus productos o servicios que produce, por lo que es necesario que establezca relaciones comerciales con terceros para el abastecimiento de dichos bienes y servicios. Estos terceros (proveedores/acreedores) deberán tener una relación estrecha con la empresa para que todos los suministros se encuentren en las condiciones pactadas y en el momento adecuado para el correcto abastecimiento para la producción.

Se puede afirmar que la operación de compra es, si cabe, la más importante de todas las operaciones que realiza la empresa, ya que involucra a todo el proceso que se inicia desde el proveedor, la adquisición de los materiales, la negociación en las condiciones de pago a los proveedores y la recepción de las mercancías. La gran importancia de esta operación radica fundamentalmente en la necesidad de asegurar el abastecimiento de bienes y servicios que necesita la empresa para su producción, requiriendo para ello de una adecuada organización que va a involucrar a diferentes áreas de la empresa y, dependiendo del tipo de empresa, involucrará a unas áreas u otras.

Por tanto, la organización de la actividad de compras podrá ser de dos tipos:

1 Organización centralizada. En este tipo de organización, una única área de la empresa se encarga de todas las compras necesarias para la misma. Las ventajas fundamentales de este tipo de organización son:Una mayor especialización de las personas involucradas en las decisiones de compra.La obtención de una calidad uniforme en todas las compras.Unas mayores ventajas en precios y descuentos al centralizarse todo el proceso de compra.En cuanto a las desventajas de este tipo de organización, sin lugar a dudas la principal y más importante es la poca flexibilidad que posee este tipo de organización, ya que en muchas ocasiones la toma de decisiones no es la adecuada, no permitiendo modificaciones o adaptaciones ante cambios en las condiciones pactadas, sobre todo si existen necesidades cambiantes ante organizaciones empresariales con entidades geográficas dispersas.

2 Organización descentralizada. En este tipo de organización, las decisiones de compra van a estar delegadas en cada uno de los responsables de compra de cada una de las áreas o entidades geográficas de la propia empresa. Por tanto, entre las ventajas fundamentales se encuentran:El mayor conocimiento de los proveedores locales.La mayor atención de las necesidades específicas de cada una de las unidades que conforma la empresa.Una mayor agilidad en las compras.En cuanto a las desventajas se destacan:La menor uniformidad en la calidad de los bienes y servicios adquiridos.Una falta de esquematización en el procedimiento de compra.La no posibilidad de aprovechamiento de los descuentos y beneficios en precios y condiciones con los proveedores.La inexistencia de compradores especializados en la empresa.

Actividades

5. ¿Qué ventajas e inconvenientes existen entre la organización centralizada y descentralizada? Razone su respuesta.

Por tanto, el proceso de compra no es sencillo ya que en gran medida va a depender del tipo de empresa y de un gran número de variables que van afectar a la toma de decisiones de compra. No obstante, todas las empresas poseen estas cuatro etapas del proceso de compras:

1 Detección de las necesidades y requerimientos de bienes/servicios.

2 Selección de los proveedores.

3 Seguimiento y recepción de los pedidos.

4 Almacenamiento y registro de las compras.

Aplicación práctica

Manuel D. M. continúa con su proceso de puesta en marcha del departamento de compras, pero un directivo y socio de la empresa le ha preguntado cuáles son las ventajas y desventajas de la actual organización que ha elegido Manuel para la empresa. Esta persona no lo tiene muy claro y necesita que la ilustren en esta materia.

Ayude a Manuel a darle una explicación que satisfaga a su jefe la necesidad de información que tiene.

SOLUCIÓN

Manuel comenta a su jefe que la actual organización del departamento de compras alude a una organización centralizada de las compras. En esta organización, una única área de la empresa (el departamento de compras que dirige Manuel) se encarga de todas las compras necesarias para la misma, siendo las ventajas fundamentales de este tipo de organización:

1 Una mayor especialización de las personas involucradas en las decisiones de compra.

2 La obtención de una calidad uniforme en todas las compras.

3 Unas mayores ventajas en precios y descuentos al centralizarse todo el proceso de compra.

No obstante, Manuel ha de reconocer que este tipo de organización también posee desventajas siendo sin lugar a dudas la principal y más importante, la poca flexibilidad que posee este tipo de organización, ya que en muchas ocasiones la toma de decisiones no es la adecuada, no permitiendo modificaciones o adaptaciones ante cambios en las condiciones pactadas, sobre todo si existen necesidades cambiantes ante organizaciones empresariales con entidades geográficas dispersas.

4.1. Detección de necesidades y requerimientos de bienes/servicios

En esta primera etapa del proceso de compras, las áreas de las empresas que requieren de un determinado bien o servicio redactan su solicitud de compra al departamento área de compras de su unidad. El departamento de compras o área de compras analizará ese pedido teniendo en cuenta los pedidos anteriores realizados para que los bienes y servicios requeridos, coincidan en aspectos tales como especificaciones, cantidades, periodo de recepción, etc.

Estos pedidos se realizan normalmente en un formulario o ficha de compra que contendrá información relativa al nombre del proveedor, descripción del bien o servicio, cantidad, fecha de entrega, etc.

Sabía que...

No existe un modelo o ficha de compra normalizado. Cada empresa tendrá su propio modelo que cumplimentar y que no necesariamente ha de ser enviado al proveedor como nota de pedido, ya que generalmente los proveedores tendrán el suyo propio.

4.2. Selección de proveedores

Esta segunda fase del proceso de compra se divide en dos partes:

1 Proceso de investigación y búsqueda de proveedores.

2 Selección de los proveedores.

La fase de investigación y búsqueda de proveedores se realiza por el departamento de compras y comienza con la verificación de los ya existentes para todos o algunos bienes y servicios, y la necesidad de búsqueda de otros nuevos para la obtención de mejoras en aspectos tales como calidad, precio, tiempo de entrega, especificaciones, etc. Esta fase no tiene por qué realizarse continuamente, ya que requeriría de una gran inversión en tiempo y dedicación del departamento de compras que unido con el gran número de proveedores con los que suele trabajar una empresa, haría que el resto de funciones del departamento se ralentizaran en exceso.

Lo normal es que esta tarea de búsqueda que requiere un elevado coste en tiempo, se realice periódicamente con el objetivo de obtener una base de datos de proveedores, para que en el supuesto de que sea necesario el cambio, se acceda a la información necesaria de marea rápida y efectiva.

Muchos de los proveedores que van a formar parte de esa base de datos ni siquiera van a ser localizados por el responsable de la empresa, ya que toda esa información vendrá de los mismos proveedores a través de sus propios departamentos de comerciales que tienen por objetivo la captación de nuevos clientes.

La base de datos de proveedores ha de ser lo más completa posible, por lo que no solo basta con los datos básicos de los mismos, será necesaria información tal como revistas técnicas, folletos, catálogos, cartas, etc., es decir, toda aquella información que pueda ofrecer el proveedor y que pueda ser útil para la toma de decisiones o selección del proveedor.

La fase de selección del proveedor tiene como misión la comparación de las distintas propuestas obtenidas por los proveedores más adecuados en función de las necesidades de la empresa. Para realizar una buena selección se ha de tener en cuenta aspectos como el precio, la calidades de los bienes o servicios, condiciones de pago, plazos de entrega, etc. No es sencillo tomar la decisión y de hecho, las empresas se valen de técnicas y cálculos para ayudarse y cerciorarse, siendo lo más probable que la decisión tomada sea la más acertada.

Una vez tomada la decisión de cuál va a ser el proveedor seleccionado, se deberán de iniciar las negociaciones con el mismo para así adecuar las condiciones de compra de los bienes y servicios, finalizando dicho proceso con la orden de pedido y/o compra y la firma formal del contrato entre la empresa y proveedor.

Actividades

6. Establezca un producto o servicio y realice una pequeña búsqueda por internet de proveedores de dichos productos y/o servicios y realice una pequeña tabla donde se expongan las características que los diferencian.

4.3. Seguimiento y recepción pedidos

Una vez que el contrato con el proveedor se ha formalizado y se han realizado los pedidos de compra, el proceso no acaba aquí sino que continúa mediante un seguimiento por parte del departamento encargado de las compras, a través de contactos telefónicos, e-mail, etc., con el proveedor. En la práctica representa una constante supervisión del pedido, ya que es muy importante para determinadas empresas, que los bienes y servicios sean suministrados en un plazo de tiempo muy determinado.

La gran mayoría de las webs de proveedores permiten realizar un seguimiento de los pedidos incluso si la empresa de transporte no forma parte de la misma.

Sabía que...

El término Follow-up significa acompañar, seguir, fechar y hace referencia a la fase de seguimiento del pedido por parte del departamento de compras, con el objetivo de anticiparse ante posibles problemas, sorpresas desagradables, etc.

4.4. Almacenamiento y registro de las compras

La última etapa del proceso de compras hace referencia al almacenamiento de los bienes y materias primas así como su registro de entrada. En esta fase, una vez recibido el pedido, es verificado para comprobar si las cantidades, especificaciones, calidades, precio, etc., son las convenidas y acordadas en la orden o pedido de compra.

Una vez que todo se ha verificado y coincide con lo acordado, se permite la entrada en el almacén de la empresa para su posterior incorporación en el proceso de producción. Esta comprobación y registro se lleva a cabo mediante la utilización de documentos tales como el pedido, albarán y la posterior factura, la cual será satisfecha al proveedor en los plazos y formas de pago convenidas en la negoción llevada a cabo con él y fijada en el contrato de suministro.

Actividades

7. En el supuesto de que la materia prima que se recepcione en el almacén de compras de una empresa fuesen productos a granel, en concreto semillas de diferentes variedades, ¿de qué formas se podrían determinar que las cantidades recibidas se corresponden con el producto solicitado y que poseen la calidad que se ha solicitado al proveedor?

5. Descripción y especificación de la compra para la empresa

Dado que el proceso de compra es el más importante de todos los procesos que se pueden llevar a cabo en la empresa, todo lo relacionado con la descripción y especificaciones asociadas a la compra, es de suma importancia de la misma, ya que la calidad, especificaciones, características, etc., del producto final, están en relación directa con las calidades, especificaciones, características, etc., de los materiales, bienes y servicios adquiridos para su producción.

Es el departamento de compras o área de compras del departamento en cuestión, el responsable último de que todos los materiales y servicios adquiridos cumplen con las especificaciones que la empresa solicita para su producto o servicio final. Existe una variable que si bien no se encuentra directamente relacionada con las descripciones y especificaciones de las compras, sí influye mucho en la calidad del producto final, esa variable es el tiempo de entrega, el cual si no se cumple puede ocasionar un retraso en la producción y por consiguiente, un retraso en los plazos de entrega del producto o servicios al cliente final, lo que sin lugar a dudas redunda en la calidad de los bienes o servicios que se ofrecen a los clientes.

5.1. Factores de compra

En la actualidad, la inmensa mayoría de las empresas, independientemente del tamaño y actividad de las mismas, se encuentran dentro de un mercado globalizado que contribuye a que los tradicionales factores de riesgo asociados a la compra estén a merced de los cambios que sufre el mercado o mercados en los que opera. Por tanto, la estrategia de compras elegida por la empresa deberá de estar basada en la evaluación de los requerimientos y en las condiciones del mercado.

Aspectos como los niveles de coste de los compradores, cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relación a establecer con ellos así como los tipos de contratos a suscribir, son factores que van a afectar la estrategia de compras de la compañía.

No hay que olvidar que la globalización ha traído consigo un mayor mercado en el que operar pero a su vez, un mayor número de potenciales competidores, con lo que la estrategia más eficaz para lograr la diferenciación con estos comienza desde el primer escalón del proceso productivo, las compras de materiales, bienes y servicios para el proceso productivo; incluso las estrategias logísticas de abastecimiento de las materias necesarias y de las entregas de los productos terminados al cliente van a marcar la diferencia respecto de los consumidores.

5.2. El riesgo asociado a la compra

Por tanto, el riesgo asociado a la compra es una variable que se encuentra presente en todas las empresas actuales. Este riesgo es el punto de partida de todo departamento de compras, los cuales deben de ser capaces de establecer las estrategias y políticas de compras necesarias para ser capaces de poseer, sistemas de aprovisionamiento y cadenas de suministro lo suficientemente ágiles y capaces de responder a los continuos cambios que se producen en el mercado o mercados en los que operan y a su vez, tomar y ejecutar las decisiones necesarias para la generación de ahorro y reducción de los riesgos. Por ello, el departamento de compras deberá de estar formado en parte por profesionales capaces de gestionar estos riesgos minimizándolos o eliminándolos en la medida de las posibilidades con las que cuentan cada empresa.

Entre los riesgos más significativos asociados a las compras se pueden establecer los siguientes:

1 Riesgos estratégicos: aquellos vinculados a la propia estrategia de la compañía y del mercado en los que operan, como por ejemplo las posibles incertidumbres en las fuentes de suministro, la situación política de los países en los que se encuentran presentes, etc.

2 Riesgos operacionales: aquellos que va a afectar a la operatoria diaria de la empresa, como por ejemplo huelgas, aumentos en los precios, etc.

3 Riesgos financieros: como por ejemplo los tipos de cambio, cotizaciones de las materias primas, etc.

4 Riesgos reputaciones: en este grupo se encuentran aquellos como la pérdida del liderazgo en el mercado, daños en la imagen pública de la empresa, etc.

5 Riesgos legislativos: son aquellos derivados del establecimiento de normativas y legislación de los gobiernos en los que operan o donde se encuentran sus sedes.

Actividades

8. Busque información relativa a una empresa de la economía real que haya sufrido el riesgo asociado en la compra derivado de las reputaciones de sus proveedores.

No es posible la eliminación de todos los riesgos pero sí cabe la posibilidad de reducir aquellos cuya toma de decisiones dependen directamente de la empresa. Por ejemplo, algunas de las medidas que se pueden tomar para la reducción de estos riesgos son:

1 Conocer en profundidad a los proveedores.

2 Asegurarse de que la información que los proveedores brindan a las empresas se encuentra verificada.

3 El departamento de compra debe tener consolidada toda la información de sus proveedores en una sola base de datos.

4 Trabajar colaborativamente con otras empresas para contrastar la información dada por los proveedores.

Aplicación práctica

Una vez que el departamento se ha puesto a funcionar y la empresa comienza el trabajo de producción tras el envío por parte de los proveedores de las primeras materias primas, Manuel D. M. se da cuenta que existen una serie de riesgos asociados a las compras y que en principio no había previsto. Una de sus funciones es detallar en una previsión de las futuras compras los posibles riesgos asociados a las compras de las materias primas que necesita y que su departamento puede sufrir y por consiguiente el de producción. Actualmente las materias primas proceden de un país no perteneciente a la U. E. (Marruecos), tardando en llegar las materias al almacén desde que se aprueba el pedido una media de semana y media.

Indique cuáles son esos riesgos asociados a las compras.

SOLUCIÓN

De los riesgos más importantes asociados a la compra de materias primas que Manuel ha de realizar a Marruecos se pueden enumerar los siguientes:

1 Riesgos estratégicos: aquellos vinculados a la propia estrategia de la compañía y del mercado en los que operan, como por ejemplo las posibles incertidumbres en las fuentes de suministro, la situación política de los países en los que se encuentran presentes, etc. Tradicionalmente los países ubicados en el continente africano y en oriente medio se encuentran periódicamente en conflictos. Este es un hecho que es necesario tener en cuenta.

2 Riesgos operacionales: aquellos que va a afectar a la operatoria diaria de la empresa, como por ejemplo huelgas, aumentos en los precios, etc.

3 Riesgos reputaciones: es importante que Manuel se asegure que las materias primas que adquiere en Marruecos, no son obtenidas por los proveedores con los que trabaja en mercados negros o mediante la explotación laboral de los trabajadores. Esto de conocerse públicamente podría repercutir muy negativamente en la imagen corporativa de la empresa.

4 Riesgos legislativos: en la actualidad, la legislación europea en materia de liberalización de diferentes sectores del transporte, comercio internacional, etc., se está traduciendo en huelgas que están retrasando la entrada de las materias primas al país.

6. Petición de ofertas y pliego de condiciones de aprovisionamiento

Como todas las empresas, las administraciones y empresas públicas también necesitan de suministros de materias primas, bienes y servicios para la realización de sus productos o servicios destinados a la ciudadanía. La forma en la que las administraciones y las empresas públicas contratan con los proveedores son mediantes las licitaciones o concursos de proveedores.

Definición

Licitación

Sistema por el cual se adjudica la realización de una obra, la adquisición de materiales, bienes o la prestación de algún servicio, generalmente de carácter público, a la persona o la empresa que ofrece las mejores condiciones.

En estos supuestos, existen dos modalidades de contratación con los proveedores; los contratos menores, que no van a requerir de publicidad y, los concursos de licitación pública, que se encuentran abiertos a cualquier propuesta que cumpla con los requisitos que se establezcan por parte de la administración o empresa pública.

Los contratos menores son los procedimientos de contratación más similares a los contratos convencionales, ya que no existe publicidad por parte de las administraciones o empresas públicas, siendo estas las que mediante invitación se podrá acceder a optar a dichos contratos. Para que el proveedor sea invitado se requerirá de una labor comercial al igual de que si se tratase de un cliente más. Las empresas invitadas deberán presentar sus ofertas en base a las necesidades y requerimientos establecidos en el pliego de condiciones.

Los contratos menores tendrán un valor inferior a los 50.000 € en el caso de las obras y de 18.000 € para el resto. Dentro de este límite, cualquier administración es libre de contratar directamente con el proveedor.

Para aquellos contratos que no se encuadran en menores o los negociados sin publicidad, las administraciones y empresas públicas deberán de publicarlos en sus correspondientes boletines oficiales y en otros medios, de tal forma que el acceso a la información de dichas licitaciones o concursos de proveedores sea universal y conocidos por todos.

En la actualidad existen varios procedimientos por los que se puede adjudicar dichos contratos estando sujetos a la obligatoriedad de su publicación:

1 Procedimiento abierto: este procedimiento se caracteriza porque todas las empresas pueden participar en él siempre y cuando cumplan con los requisitos de solvencia técnica y económica.

2 Procedimiento restringido: procedimiento por el que en primer lugar se seleccionan las empresas más idóneas para el objeto de la licitación o concurso, para posteriormente las elegidas presenten sus propuestas.

3 Negociado con publicidad: en este procedimiento la adjudicación recae sobre el proveedor elegido tras la realización de una serie de consultas con los diversos candidatos y haber negociado las condiciones.

4 Diálogo competitivo: proceso utilizado cuando la administración o empresa pública no se decide por cuál es la empresa más idónea.

5 Concurso de proyectos: procedimiento elegido cuando los trabajos a realizar son del ámbito de la arquitectura, urbanismo, etc.

6 Acuerdo marco: proceso mediante el cual, la administración o empresa pública y al menos tres proveedores, fijan las condiciones y durante un periodo de cuatro años no se pueden incorporar nuevas empresas al acuerdo establecido entre ellas y la pública.

7 Sistema dinámico de contratación: sistema similar al acuerdo marco sin la restricción de entrada durante el periodo de cuatro años y realizado mediante un procedimiento totalmente electrónico.

8 Subasta electrónica: es un sistema automática y telemático de valoración de las ofertas. En la actualidad es muy reciente su implantación pero se espera que vaya en aumento dada su sencillez y simplificación del sistema de evaluación de las ofertas de los distintos proveedores.

De todos los procedimientos anteriores, el más utilizado es el procedimiento abierto, ya que cualquier empresa podrá participar siempre y cuando cumpla con los requisitos mínimos establecidos en la publicidad de la licitación o concurso de proveedores.

Actividades

9. Busque información relativa a licitaciones y concursos públicos para proveedores y exponga un breve resumen.

6.1. Procesos de licitación y concurso de proveedores

Cuando las administraciones o empresas públicas necesitan de proveerse de bienes y/o servicios, abren unos procesos denominados concursos públicos o procesos de licitación. Estos procesos de licitación se abren con una serie de condiciones a cumplir por parte de los proveedores interesados denominadas pliego de condiciones. Este pliego de condiciones es el que va a sentar las bases de colaboración entre la empresa y el proveedor durante la vigencia del contrato de suministro o prestación del servicio.

Fundamentalmente, los proveedores van a optar por presentarse a un concurso o licitación por la cuantía a la que asciende el contrato. Normalmente suelen ser montantes elevados con periodos de colaboración relativamente prologados, lo que garantiza a los proveedores un periodo de carga de trabajo largo y una garantía en cuanto al pago de las facturas presentadas por el proveedor, debido a que dichos pagos estarán garantizados mediante las partidas presupuestarias establecidas por el organismo público competente. Otras de las razones es que el trabajar para un organismo público facilitará el camino para la captación de otros clientes de calidad, ya que el hecho de haber sido seleccionado en un concurso o licitación pública, implica el haber superado una serie de condiciones establecidas en el pliego que garantizan de algún modo la eficiencia, la productividad y la calidad del proveedor en el mercado en el que opera, en definitiva es una distinción de calidad para la empresa proveedora.

Sabía que...

La normativa que regula las licitaciones y concursos públicos es el Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

Para que una empresa proveedora pueda acceder a una licitación o concurso será necesario en primer lugar cumplir con lo establecido en el R. D. 1098/2001, de 12 de octubre en el que se establecen los requisitos por los que se rigen los contratos con las Administraciones Públicas así como todos aquellos requisitos establecidos por el propio organismo y que no contradigan el real decreto anterior. Como norma general podrán ser los siguientes:

1 No haber sido condenado por delitos de asociación ilícita, corrupción, fraude, delitos contra la Hacienda Pública o la Seguridad Social, delitos contra los trabajadores o contra el medioambiente.

2 Encontrarte al corriente de pago con la Hacienda Pública y la Tesorería General de la Seguridad Social.

3 No haber sido sancionado por competencia al infringir las normas del mercado, no cumplir con las normas de Prevención de Riesgos Laborales, etc.

4 Encontrarse en proceso de concurso de acreedores.

5 No deben existir conflictos de intereses o incompatibilidades entre el personal de la empresa proveedora y la administración o empresa pública.

6 Número mínimo de empleados, perfiles profesionales, etc.

7 En otros muchos casos y dependiendo del tipo de contrato y del montante total del mismo, será necesario la constitución de avales que aseguren buenas condiciones de financiación para la empresa proveedora y una garantía a la administración o empresa pública de que el servicio o el bien va a ser prestado o entregado en plazo y forma.

Definición

Concurso de acreedores

Proceso judicial regulado por el derecho concursa derivado de una situación de insolvencia patrimonial ante la imposibilidad de hacer frente a los pagos de las deudas contraídas.

Avales o garantías provisionales

Son cantidades que oscilan entre el 5 % de la garantía definitiva a unos importes no superiores al 3 % del presupuesto del contrato excluido el IVA y en régimen de devolución, mediante los cuales la administración se garantiza que durante todo el periodo que va desde el inicio de la licitación hasta la adjudicación, el proveedor va a mantener las ofertas establecidas.

7. El acuerdo y contrato de compraventa/suministro

Una vez que la empresa y proveedor han llegado a un acuerdo en cuanto las obligaciones y derechos entre ambos, es necesario establecer dicho acuerdo regulado mediante un contrato, garantizando así que ambas partes van a cumplir con las condiciones pactadas; este contrato es el denominado contrato de compraventa. Este tipo de contrato es el instrumento jurídico básico por el que se fundamenta el derecho mercantil.

7.1. Concepto

El código de comercio no establece un concepto concreto de compraventa mercantil sino que este, parte del concepto dado por el código civil en su artículo 1445, el cual determina que: Por el contrato de compra y venta uno de los contratantes se obliga a entregar una cosa determinada y el otro a pagar por ella un precio cierto, en dinero o signo que lo represente. Esta es la definición que se denomina como contrato de compraventa civil (Título IV: Del contrato de compra venta. Capítulo Primero: De la naturaleza y forma de este contrato, art. 1445 y siguientes del código civil).

Partiendo de este concepto, el código de comercio solo se limita a calificar el contrato como mercantil:

Será mercantil la compraventa de cosas, o muebles para revenderlas, bien en la misma forma que se compraron, o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa. (Título VI: De la compraventa mercantil y de la transferencia de créditos no endosables. Sección Primera: De la compraventa, art. 325 del código de comercio). Este es el concepto que denomina a este contrato como de naturaleza mercantil.

Como este contrato en el código de comercio solo se limita a establecer ciertas especialidades, a falta de una normativa especial se deberá de atenerse a lo que regula el código civil, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 50 del código de comercio: Los contratos mercantiles, en todo lo relativo a sus requisitos, modificaciones, excepciones, interpretación y extinción y a la capacidad de los contratantes, se regirán en todo lo que no se halle expresamente establecido en este Código o en Leyes especiales, por las reglas generales del Derecho común.

En conclusión, al no existir una normativa específica en materia de contratos mercantiles, hay que estar muy atentos tanto a lo estipulado en el Código de Comercio como en el Código Civil de cara a posibles imperfecciones de los contratos, reclamaciones, etc.

7.2. Normativa reguladora

Queda claro hasta este momento que el contrato de compraventa se va a regular tanto por el Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el código de comercio y por el Real Decreto de 24 de julio de 1889, texto de la edición del código civil mandada publicar en cumplimiento de la Ley de 26 de mayo último.

A pesar de haber sido elaborado a finales del siglo XIX, en la actualidad sigue vigente componiéndose de los siguientes libros y títulos:

1 Preámbulo.

2 Libro Primero: de los comerciantes y del comercio en general.Título I: de los comerciantes y de los actos de comercio.Título II: del registro mercantil.Título III: de la contabilidad de los empresarios.Título IV: disposiciones generales sobre los contratos de comercio.Título V: de los lugares y casas de contratación mercantil.Título VI: de los agentes mediadores del comercio y de sus obligaciones respectivas.

3 Libro Segundo: de los contratos especiales del comercio.Título I: de las compañías mercantiles.Título II: de las cuentas en participación.Título III: de la comisión mercantil.Título IV: del depósito mercantil.Título V: de los préstamos mercantiles.Título VI: de la compraventa y permuta mercantiles y de la transferencia de créditos no endosables.Título VII: del contrato mercantil de transporte terrestre.Título VIII: de los contratos de seguro.Título IX: de los afianzamientos mercantiles.Título X: del contrato y letras de cambio.Título XI: de las libranzas, vales y pagarés a la orden, y de los mandatos de pago llamados cheques.Título XII: de los efectos al portador y de la falsedad, robo, hurto o extravío de los mismos.Título XIII: de las cartas-órdenes de crédito.

4 Libro Tercero: del comercio marítimo.

5 Libro Cuarto: de la suspensión de pagos, de las quiebras y de las prescripciones.Título I: de las suspensiones de pagos y de la quiebra en general.Título II: de las prescripciones.Título III: disposición general.

Además del código de comercio, en función de los tipos de contratos habrá que estar atentos a las distintas legislaciones que recientemente, han ido apareciendo conforme se han ido creando nuevas fórmulas contractuales. Por ello, es de vital importancia estar siempre actualizados en materia de legislación mercantil.

7.3. Elementos del contrato

Los intervinientes de este tipo de contrato podrán ser:

1 Personas físicas: aquellas individuales con personalidad propia y titulares de derechos y obligaciones.

2 Personas jurídicas: aquellas nacidas en base a la legislación vigente tales como sociedades, corporaciones, asociaciones, todas ellas con personalidad jurídica propia e independientes de los miembros que las componen.

Los elementos que componen los contratos de compraventa son:

1 El objeto: denominadas mercaderías pudiendo ser estas cosas no corporales, como los derechos de propiedad, patentes, etc., así como las cosas, muebles o inmuebles.

2 El precio: que ha de ser en dinero o signo que lo represente; ha de ser cierto en el momento del contrato aunque este podrá ser fijado con posterioridad, por tanto, según la forma de fijar el precio se podrán considerar como:Ventas a precio firme.Ventas a precio variables.

3 Personales:El vendedor: persona que tiene encomendada la venta de la mercancía haciendo entrega de la misma al comprador.El comprador: persona que adquiere la mercancía y paga el precio pactado en el contrato de compraventa.

Para que el contrato se entienda como mercantil, ha de cumplir con una serie de requisitos:

1 El objeto del contrato deberá de tratarse de cosas muebles.

2 La intencionalidad del comprador será la de revender las cosas adquiridas.

3 Ha de existir lucro en la reventa realizada.

Por tanto, no se entenderán como mercantiles:

1 Las compras destinadas al autoconsumo del comprador o de la persona a cuyo encargo han sido adquiridas.

2 La reventa realizada por cualquier persona no categorizada como comerciante.

Actividades

10. ¿Cabe la posibilidad de que se realice un contrato de compraventa formalizado de manera verbal? Razone su respuesta y en caso afirmativo indique ventajas e inconvenientes.

7.4. Clases de contrato

Se pueden distinguir los siguientes tipos de contratos de compraventa:

1 Por su regulación, la compraventa puede ser civil o mercantil tal y como anteriormente se ha especificado. Según el artículo 326 de código de comercio no se consideraran mercantiles:Las compras de efectos destinados al consumo del comprador o de la persona por cuyo encargo se adquieren.Las ventas que hicieren los propietarios y los labradores o ganaderos de los frutos o productos de sus cosechas o ganados, o de las especies en que se les paguen las rentas.Las ventas que, de los objetos construidos o fabricados por los artesanos, hicieren estos en sus talleres.La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de los acopios que hizo para su consumo.

2 Por las razones de sus disposiciones legales se distinguen entre:Ventas comunes u ordinarias: aquellas que se van a regir por las disposiciones generales del código civil.Ventas específicas: aquellas que se van a regir por los preceptos de excepción como ocurre con las ventas de bienes inmueble, los objetos de extraordinario valor, los establecimientos mercantiles o industriales y los valores mobiliarios de aquellos menores que están sujetos a tutela requiriendo el tutor autorización judicial.

3 Por su origen puede ser voluntarias o necesarias, dependiendo de si existe en el vendedor un libre consentimiento o le es impuesto por la ley como por ejemplo, la expropiación forzosa de un determinado terreno, por causa de utilidad pública o de interés social.

4 Por su forma las compraventas podrán ser:Ventas públicas: aquellas celebradas mediante subasta en la que la cosa, previo aviso, es intentada vender al que pague un mayor precio. A su vez, las ventas públicas podrán ser:Necesarias: cuando así es impuesta por ley.Voluntarias: cuando así es decidido por el vendedor en el ejercicio de su libre voluntad.Judicial: cuando es verificada con la intervención de la autoridad judicial, requiriendo para ello y siendo las más frecuentes las celebradas ante notario.Ventas privadas: aquellas celebradas entre el vendedor y comprador a su elección y bajo el ejercicio de su libertad.

5 Por su ejecución. Básicamente este tipo de contratos de compraventa vendrá determinado por la forma de entregar la cosa objeto del contrato de compraventa. Por tanto, se puede diferenciar entre:Compraventa ordinaria: aquella en la que la cosa objeto del contrato es entregada de una sola vez o en una sola vez.Compraventa de suministro: aquella en la que la cosa objeto del contrato se ha de entregar de forma sucesiva y periódica entera o fraccionada.

7.5. Obligaciones de las partes

Como todo contrato entre varias partes, todas ellas tendrán una serie de derechos y en este caso, de obligaciones. Por tanto, tanto comprador como vendedor estarán mutuamente obligados a:

1 Obligaciones del vendedor:Obligación de entregar la cosa. Regulado en los art. 329 del código de comercio y 1461, y siguientes del código civil. La cosa a entregar deberá de poseer las siguientes singularidades:En el momento en el que se debe efectuar la entrega, el vendedor se verá obligado a verificar dicha entrega en el plazo estipulado. En caso de que no se hubiese pactado nada expresamente, deberá de poner la cosa a disposición del comprador en el plazo de las siguientes 24 h a la estipulación del contrato.El modo de su cumplimiento; la cosa puesta a disposición del comprador se verificará en el establecimiento del vendedor, salvo pacto en contrario.La obligación de saneamiento. Regulada en el artículo 345 del código de comercio y en el 1474 del código civil, que versa sobre la obligación del vendedor de garantizar al comprador la posesión pacífica y legal de la cosa vendida y manifestar los vicios o defectos que la misma pudiera tener. Esta obligación de saneamiento hace referencia a:La evicción se produce cuando el comprador ve alterada la posesión de la cosa adquirida ya que se le priva de todo o parte de ella como consecuencia de una sentencia firme y en virtud de un derecho anterior a la compra.Los vicios y defectos. Defectos en cuanto a la regulación que le afecta que puede ser deficiente, pronunciamientos contradictorios en la doctrina y jurisprudencia o meros defectos de calidad o cantidad. En cuanto a los vicios, se entiende por aquellos defectos que tuviese la cosa vendida que haría que de conocerlos el comprador, este no la hubiese adquirido o hubiese pagado un precio menor por ella.En el caso de que el comprador, al recibir la cosa, examina la misma no alegando defecto o vicio alguno, este perderá toda acción de reclamar contra el vendedor alegando motivos de defecto de cantidad o calidad. En el supuesto que la cosa adquirida es recibida en embalaje o enfardada, el comprador dispondrá de 4 días desde el momento de su recepción para ejercitar el derecho de acción (art. 336.2 del código de comercio). Siempre y cuando, el comprador se encuentre ante vicios ocultos o internos, dispondrá de 30 días para examinar y reclamar al vendedor, según lo estipulado en el art. 342 del código de comercio:

2 Obligaciones del comprador:Obligación de pagar el precio convenido. Para ello, son aplicables las reglas generales del código civil:El precio deberá pagarse en tiempo y lugar convenidos o en su defecto de pacto, en tiempo y lugar en el que se haga la entrega.El precio deberá ser verdadero, cierto, en dinero o signo que lo represente.El precio podrá ser exigido por el vendedor de las siguientes formas:Al contado: cuando ambas partes no han acordado expresamente el aplazamiento del pago.Aplazado: en el momento que se ha concedido el crédito al comprador.En caso de existir silencio en la venta en relación al pago, este se entenderá al contado.Pagar los intereses estipulados en caso de demora en el pago.Pagar el transporte de la cosa objeto de la compraventa, salvo pacto contrario.Obligación de recibir la cosa comprada salvo que:Haya causa justa, por lo que se podrá negar a recibirla, ya que:Adolece de vicios o defectos de calidad o cantidad.Cuando el vendedor pretenda entregarla una vez ha transcurrido el plazo de entrega.Rehúse injustificado de entrega. En ese momento el vendedor podrá optar por:Exigir al comprador el cumplimiento del contrato suscrito.La resolución del contrato según el art. 332 del código de comercio.La solicitud de una indemnización de los daños y perjuicios que le ha ocasionado el incumplimiento.Mediante procedimiento al depósito judicial (art. 332.2 del código de comercio), exigir el cumplimiento del contrato.

7.6. Forma de los contratos

Cualquier tipo de contrato podrá adquirir dos tipos de formas, verbal o escrita. Lo que sí es cierto es que dada la complejidad de las operaciones de compraventa actuales, estos contratos requieren de su forma escrita donde se establezca de manera fehaciente, todas y cada una de las múltiples cláusulas que podrán contener.

Por tanto, todo el contenido y forma de los contratos de compraventa que se realizan en la actualidad, van a depender de las propias características de la transacción a realizar por las empresas intervinientes; no obstante, con el paso del tiempo, la forma y las cláusulas que aparecen en estos tipos de contratos, han ido generalizándose hasta el punto de que según el tipo de contrato, existirán unas u otras cláusulas tipo o básicas.

En los antiguos mercados de ganado y actualmente, con el objeto de perpetuar la tradición de la compraventa tradicional, aún se suelen celebrar dichos contratos verbalmente, cerrándolos normalmente con un apretón de manos. (© Fotografía: Stefano Ember / Shutterstock.com)

Como norma general, todos los contratos podrán tener la siguiente estructura o forma:

1 Un índice en aquellos contratos cuya extensión, por su complejidad, requieran de un índice para esquematizar sus apartados.

2 Un pequeño espacio donde se exponen las definiciones terminológicas que más adelante se van a seguir utilizando.

3 Las cláusulas y estipulaciones propias que van a regir a las personas intervinientes y al objeto del contrato.

4 Anexos que detallen todos y cada uno de los aspectos que regula el contrato y que requieran de una información adicional.

Por último, los contratos de compraventa de determinados bienes o servicios, deberán de formalizarse ante notario, adquiriendo así la condición de escritura pública si bien, es posible que se realice entre los intervinientes un contrato privado preliminar como preacuerdo de la operación de compraventa.

Escritura pública de contrato de compraventa

7.7. Cláusulas del contrato

En función de los tipos de intervinientes, el objeto de contrato así como de la complejidad de la operación de compraventa, las cláusulas que se pueden establecer en este podrán ser muy diferentes entre contratos, no obstante, la gran cantidad de operaciones que se realizan han dado lugar a el establecimiento de una serie de cláusulas tipo o básicas que siempre o casi siempre, se van a repetir a la hora de confeccionar el contrato de compraventa.

A continuación, se establece una relación de cláusulas tipo o básicas existentes en prácticamente la totalidad de los contratos de compraventa que se celebran:

1 Aspectos formales: como índice, definiciones terminológicas, anexos, etc.

2 Intervinientes del contrato: que podrán ser personas físicas o jurídicas y no necesariamente en número de dos.

3 Objeto del contrato: el bien o servicio por el que se celebra dicho contrato.

4 Precio y contraprestación: así como la forma en la que se va a pagar el mismo, ya sea aplazado, al contado, en dinero o especie, etc., en el supuesto de que el precio se encuentre sujeto a determinados ajustes, estos deberán de especificarse muy claramente en el contrato así como, aquellos mecanismos para la realización de dicho ajuste.

5 Establecimiento de manifestaciones y garantías: esta cláusula hace referencia al listado de materias que el vendedor manifiesta en el contrato así como la forma en la que garantiza el cumplimiento del mismo. En este supuesto el comprador tomará la opción de comprar o no en función del cumplimiento de las mismas. Estas manifestaciones y garantías podrán estar descritas en una cláusula específica del contrato o en un anexo.

6 Posibles limitaciones a la responsabilidad de cada una de las partes: que como norma general, el vendedor responderá de fundamentalmente de las manifestaciones y garantías y el comprador, del pago, en tiempo y forma.

7 Cierre y sus condiciones: donde se especificarán las distintas operaciones que habrá que ir celebrando y cerrando para la celebración del contrato de compraventa definitivo. Este tipo de cláusula es muy frecuente en la compraventa de empresas.

8 Condiciones precedentes: las cuales han de cumplirse con anterioridad y como requisito indispensable para el cierre de la operación de compraventa.

9 Garantías: que el comprador quiera reflejar en el contrato para la celebración del mismo y que, en caso de que no llegase a la buena finalización del mismo, el comprador pueda resarcirse de las posibles pérdidas que puedan producirse.

10 Notificaciones: cláusula donde se establece la forma de comunicación para notificarse entre las partes cualquier acto en relación al contrato.

11 Cláusula: donde se especifica que ante cualquier discrepancia o incumplimiento del contrato por algunas de las partes implicadas, serán los tribunales del lugar de residencia del comprador, o aquellos lugares establecidos por otros motivos, los que se ocuparán de dirimir las discrepancias entre las partes.

12 Anexos: donde se detallarán con exactitud determinadas cláusulas o se especificará información adicional necesaria para el cumplimiento del contrato.

Aplicación práctica

Actualmente, Manuel D. M. tiene firmado un contrato tipo de compraventa con la empresa proveedora de materias primas para impresiones 3D “Plastic Advance S. A.”, situada en la ciudad de Casablanca, Marruecos.

Todas las materias primas son enviadas por barco a España a través de grandes contenedores de carga, pero actualmente el sector de la estiba se encuentra realizando paros puntuales. A Manuel se le ha ocurrido añadir una nueva cláusula en el contrato que en el caso de que por cualquier motivo ajeno al comprador, este sea resarcido económicamente por las pérdidas que pudiera sufrir por no recibir las materias primas a tiempo, en una cantidad igual al 2 % del precio de compra de dichas materias primas.

Determine de qué forma es posible implementar esta idea en su contrato de compraventa y redacte un pequeño borrador de dicha cláusula.

SOLUCIÓN

Lo que Manuel D. M. está necesitando es una nueva cláusula en su contrato de compraventa, en concreto una cláusula de garantía para el comprador, de esta forma este será resarcido de la forma convenida por las incidencias y las pérdidas producidas ajenas a sus actuaciones.

En este supuesto, la cláusula podría ser la siguiente:

CLÁUSULA xx.- GARANTÍAS. En el supuesto de que por motivos ajenos al comprador, las materias primas fueran no suministradas en los plazos establecidos en la cláusula XX, el vendedor estará obligado a abonar al comprador, una cantidad resultante igual al 2 % del precio de compra de las materias primas del lote o lotes que han sufrido dicho retraso.

7.8. Incumplimientos: resolución de conflictos con proveedores

Cuando se produce algún incumplimiento por parte de los proveedores de las cláusulas establecidas en el contrato de compraventa, se pueden llegar a producir situaciones muy delicadas en la relación comprador-proveedor, ya que en ocasiones cabe la posibilidad de que el comprador sufra grandes pérdidas económicas, laborales, de producción, etc., como consecuencia de la actuación errónea con voluntad o sin ella del proveedor.

En el supuesto de que el comprador se encuentre en esta situación tiene varias opciones para resolver este conflicto. Una de ellas es acudir a la justicia ordinaria, teniendo esta los inconvenientes de rigidez y lentitud, lo que puede acarrear para el comprador o cliente mayores problemas de los que el incumplimiento del proveedor le pudiera estar ocasionando.

Otra opción sería el arbitraje gozando este además de múltiples ventajas frente a la justicia ordinaria, es más, en el caso de problemas surgidos en aquellos contratos de compraventa a nivel internacional, esta parece ser por muchos expertos la opción más adecuada.

Definición

Arbitraje

Método de resolución de conflictos basado en la autonomía de la voluntad de solución de ambas partes.

En el arbitraje, uno o varios terceros designados por las partes intervinientes del contrato de compraventa, van a resolver las diferencias existentes que han dado lugar al incumplimiento de las condiciones estipuladas en el contrato de compraventa. Para comenzar con el proceso de arbitraje se debe realizar un convenio arbitral, donde las partes acuerdan el número de árbitros que van resolver las discrepancias, el derecho que va a ser aplicable para la resolución de las mismas así como, el procedimiento a seguir durante el proceso de arbitraje.

El procedimiento de arbitraje se caracteriza fundamentalmente por:

1 Su confidencialidad: ya que a diferencia de las resoluciones judiciales que son públicas, las partes implicadas pueden pactar la confidencialidad del procedimiento, lo que redunda significativamente en la imagen pública de las empresas implicadas.

2 La rapidez: si bien en el arbitraje ambas partes establecen de manera voluntaria y flexible todas las condiciones para resolver el problema, en un procedimiento judicial que de por sí ya es largo y tedioso, puede serlo aún más cuando una de las partes no satisfecha con la sentencia estipulada por el tribunal, puede acudir a un tribunal de instancia superior para que revise dicha sentencia y establezca otra que en este caso si sea de su beneficio.

3 Su especialización: en numerosas ocasiones, la complejidad de las operaciones de compraventa requerirán de árbitros especializados, hecho que en la justicia no tiene por qué suceder, ya que no todos los tribunales son especialistas en las distintas materias que pueden abarcar los contratos de compraventa.

Pero, ¿cuándo será recomendable acudir a un arbitraje para la resolución de los conflictos surgidos en los contratos de compraventa? Básicamente en aquellos conflictos surgidos de compraventas internacionales de bienes o servicios así como, aquellos contratos de compraventa nacionales que por su cuantía elevada requieran de una celeridad en su resolución mayor de la que la justicia ordinaria pueda ofrecer.

Una vez que las partes implicadas acuerdan acudir a un arbitraje para la resolución de sus conflictos, este resolverá mediante la emisión de un laudo que será de obligado cumplimiento por ambas partes, no obstante, este podrá ser anulado por alguna de las partes si lo solicita dentro del periodo de los dos meses siguientes a la fecha de emisión, solo si se dieran algunas de las siguientes causas previstas en la ley como:

1 La existencia y validez de un convenio arbitral.

2 La regularidad del procedimiento.

3 El cumplimiento del orden público en sentido procesal y/o material.

Sabía que...

En España el arbitraje se encuentra regulado por la Ley 60/2003, de 23 de diciembre, basada en la Ley modelo elaborada por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional, de 21 de junio de 1985.

Una vez que se ha emitido el laudo, este tendrá validez dentro y fuera del país y es ejecutable mediante un procedimiento sencillo en todos los países miembros de la convención de Nueva York de 1958, entre los que se encuentra España.

El arbitraje es la opción más ágil de resolución de conflictos frente a la justicia ordinaria.