Kitabı oxu: «Не нанимайте ассистента, пока не прочитаете эту книгу»

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

© Батырев М. В., 2023

© Шевченко А. В., 2023

© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2024

* * *

Вступление от Максима Батырева

С автором этой книги мы познакомились в одной из наших экспедиций по России. Случайная, казалось бы, встреча переросла в крепкую дружбу на долгие годы. Мы вместе покоряли не один регион нашей необъятной страны, жили в одной тесной каюте на яхте во время нашего обучения на шкиперов, создавали совместные проекты, ездили друг к другу в гости, сдружились семьями и, конечно же, непрерывно вели разговоры о нашем бизнесе, наших подходах к жизни, к близким людям, о своих командах и о тех ценностях, которые должны нести в мир предприниматели.

Знаете, бывает так, что люди «совпадают»? Совершенно, казалось бы, незнакомые взрослые люди совпали по своим взглядам на этот мир (хотя, безусловно, Александр учился многому у меня, а я – у него).

А вот два самых главных наших с Александром совпадения. Тут наши мнения совершенно одинаковы.

1. Предприниматель должен не только грести деньги лопатой, обогащаться, думать о собственной выгоде, но и многое отдавать. Иначе говоря, не только работать «в себя», покупая себе роскошные виллы, автомобили и ананасы с рябчиками, но и думать о том, как можно улучшить жизнь в своем городе, отдавать деньги на благотворительность, заниматься социальными проектами, щедро делиться своими смыслами и экспертизой.

2. Предпринимателю, как, впрочем, и наемному управленцу, жизненно необходим ассистент. В том числе и для того, чтобы легче было выполнять обязательства по первому пункту. Очень многие люди в нашей стране сильно недооценивают роль такого сотрудника в своем бизнесе и жизни. Ну а те, кто все-таки понял это и отдельно вкладывался в развитие своего ассистента, в конце концов начинают творить и жить на совершенно другом уровне.

Именно из правильных ассистентов вырастают самые надежные члены команды, которые могут впоследствии стать твоими надежными партнерами или топ-менеджерами. Это происходило и в моем, и в его случаях.

Я не могу представить себе жизнь без ассистента, человека, который будет помогать тебе долгие годы, чуть ли не больше всех остальных, создавать себя – счастливого и эффективного.

За годы нашей дружбы Александр сильно преобразовывался и, без преувеличения, даже молодел. И, как это ни странно, немалая заслуга в его преобразовании – те ассистенты, которых он подготавливал для себя. Об этом вы сможете прочитать чуть позже.

Во время нашей очередной беседы он мне рассказывал про свою системную подготовку ассистентов, свои лайфхаки и выводы. Я положил ему руку на плечо и сказал: «Ну все, мой друг, тебе пора писать книгу. Лучше тебя никто не напишет про то, как готовить себе надежных и верных помощников». Конечно же, у него проявился синдром самозванца, он начал отнекиваться и говорить, что пока не готов, но мой следующий аргумент сработал железобетонно.

«Мы же постоянно говорим с тобой о том, что нужно делать мир лучше. Тот мир, до которого мы с тобой можем дотянуться. Нет ни одной книги об ассистентах НЕ ОТ ассистентов, а от предпринимателей. Представь, скольких людей ты сможешь преобразовать, вывести на новый качественный уровень, сделать счастливыми, если поделишься своим опытом. Ты умеешь делать это лучше всех. Решайся!»

И он решился.

В ваших руках сейчас его история.

История об очень крутом человеке, моем партнере и друге, рассказанная им самим. На мой взгляд, лучше него никто об этом написать не сможет.

И я очень хочу, чтобы эту историю узнали как можно больше предпринимателей и менеджеров, потому что ваша жизнь может измениться без посещения кабинета психолога, а при правильной системной подготовке своего единомышленника, имя которому – Ассистент.

Введение

В современном мире очень остро стоит вопрос нехватки времени. Все чаще можно услышать фразу «нет времени». Обусловлен такой дефицит, конечно же, активным ростом объема информации: он не просто постепенно увеличивается, а буквально ежегодно удваивается. Появляются новые технологии, новые бизнес-модели, меняется подход, создаются новые социальные сети. Объемы контента растут со скоростью звука.

В этих условиях каждому предпринимателю приходится постоянно повышать эффективность бизнеса и, конечно, свою собственную, делать больше, чем другие, чем привык, а иногда – больше, чем можешь.

А время не меняет свой ход, и у каждого его запас ограничен – 24 часа в сутки. И только его мы можем использовать для всего – важного и неважного. Мы увеличиваем свою эффективность, концентрируемся на срочном, но не всегда на главном, пробуем делегировать в бизнесе, в семье. Многое начинаем откладывать на потом. Мол, потом посмотрю это видео, попозже прочту эту книгу, когда-нибудь займусь спортом, здоровьем. А время идет… летит, я бы сказал.

Мы хотим растянуть его, замедлить. Очень хочется выделить ресурсы для важных и неотложных дел, себя любимого, бизнеса, близких людей. Хочется успевать больше, двигаться быстрее. Но как это сделать?

Когда за плечами 20-летний опыт формирования себя и как предпринимателя, и как личности, есть над чем порефлексировать. Делаю это с удовольствием, осознанно. А главное – у меня есть на это время: не в хаосе метаться от одного к другому, а спокойно и планомерно сгружать все свои мысли.

Каждый предприниматель должен эволюционировать. Мой сегодняшний предпринимательский опыт можно условно разделить на два отрезка: первые 10 лет – интуитивно, далее – системно. Эти временные отрезки качественно и количественно различаются по выполненным делам, задачам, проектам, по эффективности, свободному времени, краскам жизни, состоянию здоровья, энергии и доходам.

Достичь этого можно, только осознав, выделив личность предпринимателя в отдельный проект и внедрив ассистента в свою жизнь. Стадия принятия такого решения сопровождалась многими страхами, а скорее даже паттернами поведения.

Ассистент? Для меня? Погружать кого-то в личное? Доверять важное, а часто и сокровенное постороннему человеку? Да и вообще… какие задачи ему передавать? Очень много вопросов и внутренних сопротивлений.

Сегодня в России зарегистрировано около 10 млн предпринимателей и самозанятых. Поверьте: каждому из них необходим ассистент, чтобы реализоваться, быть эффективнее и масштабироваться. Сейчас, оглянувшись назад, я не просто понимаю, а могу с уверенностью сказать, что первым нанятым сотрудником в компании должен быть ассистент предпринимателя. Это ваше конкурентное преимущество.

Эта книга – личная история, которая заставит вас задуматься о насущной необходимости внедрения ассистента в вашу жизнь и бизнес. Совсем не важно, богат ваш предпринимательский опыт или вы только встали на этот путь, – срочно берите ассистента! Это один из вариантов раскрытия реального потенциала – и вашего, и бизнеса.

Для себя я смог сформулировать миссию, с которой теперь иду по жизни: помогать предпринимателям высвобождать время и смещать фокус внимания на важное путем внедрения ассистента в их жизнь. Обещаю вам: если воспользуетесь этой книгой как инструкцией, вы мгновенно раскроете свой предпринимательский потенциал, возможности бизнеса, команды и окружения. Кстати, даже эту книгу я пишу с ассистентом. Но обо всем по порядку.

1. Предыстория

Мой бизнес – розничная торговая сеть. Десять лет назад компании исполнялось десять лет. К тому моменту она уже переросла из семейной во что-то большее – неуправляемую бессистемную стихию.

Попробую описать, как была устроена моя жизнь предпринимателя. Я, полный энтузиазма, тянул все на себе. Выполняя функции отдела закупок, самостоятельно работал с заказами. Правда, это было уже в нерабочее время или вовсе в выходные – брал работу на дом. В офисе на это времени не хватало, там царил хаос. Каждый стук в мою дверь начинался с фразы «я на минуточку». На такую «минуточку» уходило, как правило, очень много времени, а вопросы, с которыми приходили люди, не были решены или решались интуитивно.

Между этими хаотичными беседами приходилось выполнять еще и функции кассира, поскольку вся финансовая отчетность, распределение финансовых потоков, оплата аренды, выдача заработной платы, оплата поставщикам, подрядчикам тоже входили в мои обязанности. А вдобавок к этому переговоры, договоры, определение цен на товар, обеспечение его движения на складе, логистика, развитие сети, учет и ревизия товарных остатков, продажи и безопасность – сплошная оперативная работа. К ней добавлялись командировки – приходилось ездить к поставщикам и по всей розничной сети. На стратегию всегда не хватало времени.

Я вообще очень много ролей совмещал: предприниматель, руководитель, муж, сын, отец, водитель, ученик, наставник, партнер, арендатор, друг.

Меня несло по бешеному течению. Слишком много шума вокруг. Влетающие звонки, сообщения, рабочие, личные и семейные дела, идеи о развитии себя лично и компании – всё в один миг. Как следствие – затягивающиеся, а иногда и полностью слетающие сроки по многим задачам. Я утопал в оперативной работе. Из-за этого приходилось откладывать дела, вопросы, интересы – я ничего не успевал, мне просто не хватало времени. К тому же у меня не было единой системы хранения информации, ее сбора и распределения. Планирование ограничивалось ежедневником, листиками и заметками в разных местах. А управление выстраивалось интуитивно, через призму моего опыта и окружения. Можете представить себе, что творилось в моей голове? Она просто шла кругом. К тому же я совершенно не занимался спортом, мой вес был больше, чем сегодня, на 20 кг, я беспорядочно питался, практически не отдыхал. Времени на семью и детей почти не оставалось. Спасибо моей супруге, которая в этот период занималась семьей, детьми, всеми домашними делами сама. При этом поддерживала и меня.

Ох, а сколько же было мечт в моем рюкзаке. Еще немного – и он просто перевесил бы меня. А на другой стороне – ежедневная рутина, которая вынуждала меня работать по выходным, и постоянные мысли о том, что пора что-то менять…

Тот год и стал переломным для компании. У нас не было должностей, прописанных регламентов, обязанностей, практически отсутствовали внутренние документы, вся информация передавалась на словах. Не было конкретики, поэтому все функции оказались «размазаны», многие задачи забывались, откладывались, не делались. Нельзя было оставлять все так, как выглядело для нас привычным. В моей голове появлялось все больше мыслей о реорганизации компании.

Мое личное кредо – быть сегодня лучше, чем вчера. И нам необходимо было превратиться из универсалов в специалистов. Было очевидно, что нужно оптимизироваться, создавать отделы и передавать функции, которыми я занимался с начала деятельности. Требовалось автоматизировать всю сеть, потому что на тот момент мы работали просто в Excel. Пора было систематизировать бизнес-процессы, налаживать поставки напрямую из Китая. Кроме основного направления, в моей голове были проекты-стартапы – анализ и запуск вендингового бизнеса и анализ для собственной розничной франшизы. Для всего этого требовалось обустраивать офисы, внедрять бюджетирование и управленческий учет, нанимать людей, а вместе с тем учиться доверять и отпускать.

Так… люди… ими тоже нужно как-то управлять. Кого-то переучивать, с кем-то прощаться. Передо мной встал важный выбор: чем я должен перестать заниматься, для того чтобы стать эффективнее. Определенно мне нужно было делегировать оперативку, а самому заниматься личной эффективностью, пополнять свою энергию и поддерживать здоровье, развиваться во многих дисциплинах, особенно в менеджменте и управлении как компанией, так и своим временем. Только так я смог бы качественно думать о стратегии и целях компании, формулировать нашу миссию, ценности и строить корпоративную культуру, основанную на них.

Нужно было определять должности, прописывать регламенты и создавать единое видение, внедрять расписание и задачник – потому что ежедневник, с которым я работал, ситуацию не спасал.

Важно было развиваться не только мне, но и команде. Пришло время все изменить. Но как?

2. О важном: смысл жизни, ценности, сильные стороны

Вы можете делать что угодно, но не всё.

Дерек Сиверс

Судите о человеке по его вопросам, а не по ответам.

Пьер Марк Гастон де Леви-Леран

Очень мало людей определяют важное в своей жизни. Живут не своими ценностями, а подтягивают их из социума – но это не всегда правильно. Придерживаются принятых норм, а не важного для себя. Потом, при достижении целей, не получают удовлетворения.

Вопрос «Зачем мне это делать?» – он как раз про смыслы. Я давно задавал себе вопрос о смысле жизни и важном. В ответах мне всегда помогало саморазвитие. Оно давало ориентиры и новые подсказки. Мне очень близко высказывание о смысле жизни Виктора Франкла в книге «Воспоминания»¹: «Мы не вправе даже вопрошать о смысле жизни, потому что мы и есть те, кого вопрошают, и мы и есть те, кто должен отвечать на поставленные жизнью вопросы. Ответить же на эти вопросы мы можем, лишь сказав “да”, самому бытию-в-мире». В своей интерпретации я добавляю к этому изречению одну деталь: качество вопросов, на которые мы отвечаем, зависит от нас самих.

У одного это вопрос, где взять деньги на алкоголь, у другого вопросы о погоде или новостях, у третьего – как улучшить свою жизнь или жизнь других людей, а у четвертого – как родить и воспитать ребенка. Вопросы о том, как создать компанию, купить красивый автомобиль, построить дом, заработать много денег, побывать во множестве стран… Один задает их из позиции жертвы, ребенка, другой – из позиции активного и осознанного человека. Первый спросит из прошлого, второй – из настоящего, а третий – из будущего. И только мы сами должны повышать уровень этих вопросов.

Какие вопросы были у меня? Мой мозг говорил: думай о стратегии, о проектах, о будущем. Я понимал, что приоритетом должно быть то, на что я направляю свои внимание и фокус. Но из-за бесконечных маленьких дел я постоянно отвлекался – оперативка, тушение пожаров, ежедневная рутина. Вся энергия уходила туда. Как итог – куча незаконченных дел и тот самый рюкзак с личными и рабочими мечтами. Все это раздражало. Я понимал, что мне надо перестать чем-то заниматься, а за что-то взяться всерьез. А что вообще важно?

Я начал выписывать приоритеты и определять важное интуитивно, основываясь на своем опыте. Изучал ценности человека. Ценности – это, конечно, жизненные приоритеты, а из них появляются цели, которых уже можно достичь. Часть моих сформулированных ценностей превратилась в ценности компании, и все дальнейшие действия я мог определить в разряд «важно» или «не важно». У меня сформировался жизненный фильтр, который я готов нести до конца своей жизни.

Ценности – это важное и ключевое для человека. Формируя систему ценностей, ты будто двигаешься по четкой маршрутной карте. Ценностей невозможно достичь, но из них появляются проекты, цели, задачи, мероприятия. Во многих ситуациях не надо думать над принятием решений – просто опирайтесь на ценности. По ценностям компании мы отбираем и формируем команду – это нас объединяет и помогает достижению целей. Если в компании нет четких ценностей, каждый сотрудник придет со своими и будет их навязывать – а это приведет к конфликтам. Проще идти по жизни с людьми, которые тебе близки по ценностям. Обладание ценностями облегчает человеку поиск смысла жизни. Семьи ведь тоже создаются на основе ценностей. Потом они традиционно передаются из поколения в поколение. Ценности – самая сильная мотивация.

Рекомендации Максима Батырева

Ценности – фундамент и основа для принятия решений в жизни и в бизнесе. Они отчасти отбирают свободу, но делают тебя целостным человеком. Кстати, мы с супругой даже проводили собственную стратегическую сессию, чтобы определить ценности нашей семьи. И я честно признаюсь, что формировали мы их на протяжении двух месяцев, бурно обсуждая, насколько нам это подходит, какая из ценностей приоритетнее, глубоко прислушиваясь к себе и снова возвращаясь к диалогу. Самое главное в определении ценностей – не просто их задекларировать, а «распаковать», чтобы они были понятны всем членам семьи, всем участникам вашей команды. «Распаковать» ценность – значит ответить на вопрос «Что мы будем делать для того, чтобы эту ценность проявлять?».

Допустим, одна из наших ценностей звучит как «Развитие». А если ее распаковать, то сразу становится понятно, что она означает для нас: «Мы любопытны и хотим становиться лучше. Постоянно работаем над самоусовершенствованием и получаем новые навыки. Мы читаем минимум одну книгу в месяц и рассказываем друг другу о прочитанном. Минимум раз в году совместно заканчиваем курсы и совместно посещаем знаковые образовательные мероприятия. Обсуждаем рефлексию и фиксируем ее. Мы развиваем не только профессиональные навыки, но и личностные качества».

Успехов добиваются не те, у кого нет недостатков, а те, кто находит у себя уникальные сильные стороны и строит на их основе свою жизнь.

Тим Феррис

Я благодарен знакомству с книгой «Добейся максимума»². Автор Дон Клифтон описал взгляд на сильные стороны человека. Я согласен с ним – нужно развивать и усиливать свои сильные стороны, чтобы добиться максимального потенциала. В книге автор ссылается на тест, который выявляет сильные стороны человека. Его результаты помогут вам «набрать на ваш корабль» правильных людей и раскрыть их возможности. Тест выявляет области вашего большого потенциала для определения личных сильных сторон. Мы не можем заниматься всем. Мы должны посвятить себя тому, в чем мы сильны. Но, увы, свои таланты мы часто не замечаем, они кажутся нам чем-то обыденным, присущим и другим. После прочтения книги я прошел тест, ознакомился с результатами и полностью с ними согласился.

Питер Друкер в статье журнала Harvard Business Review под названием «Управление собственной жизнью» утверждает: усиливайте сильное, а если в чем-то вы посредственны, то правильный путь – стать выдающимися. Если вы не компетентны, не нужно довольствоваться ролью посредственности. В этом случае в свое развитие нужно вложить намного больше сил и труда, чем на пути от прекрасных достижений к совершенству.

Люди зачастую рефлексируют над тем, что не получилось, а анализу успехов уделяют мало времени. Тут можно привести отличный пример со здоровьем – мы изучаем болезни, чтобы быть здоровыми, а надо, наоборот, больше изучать здоровье. В рефлексии отлично помогает дневник. Я пробовал много вариантов ведения дневника и остановился на электронном Day One. О пользе и правилах ведения дневника можно посмотреть у Джима Рона³.

Изучите свою рабочую неделю: много ли проведено мероприятий с участием ваших сильных сторон? Постарайтесь увеличить их количество. При этом сокращайте и делегируйте те, где не задействованы ваши сильные стороны. Фокусируйтесь на силе. Говорите о ней с вашим окружением, друзьями, коллегами.

А вообще… как часто вы покупали книги или посещали обучающие мероприятия по тем темам, в которых вы и так сильны? Тут есть над чем задуматься.

Работа и жизнь в соответствии с ценностями дают безумную энергию. Когда вы в таком состоянии, время пролетает на одном дыхании и результат множится. Когда развиваешь сильные стороны, появляется воодушевление и чувствуешь себя на коне. Дела ладятся, и вселенная подкидывает возможности. Найдите то, что для вас важно, и соотнесите со своей жизнью. Обратите внимание на то, что вам не нравится: это означает, что для вас важно, скорее всего, обратное. Для меня это хаос, поэтому я люблю все системное и понятное, логичное, чтобы все было по полочкам. Остановитесь, спросите себя о важном. И пусть вы будете делать одно дело, зато особенно хорошо. Цените себя всегда выше, а затем поднимайтесь и соответствуйте этой оценке.

К чему это все? Не тратьте свое время на пустое, на не свои цели, одобренные социумом. Отстранитесь от потока, найдите важное, определите ценности и сильные стороны. Жизнь по ценностям и развитие сильных сторон – это как брать свое. Это философский вопрос: зачастую люди стремятся брать «не свое», а то, что «свое», упускают. В итоге обычно им приходится платить за это. Когда берешь свое, ты полон энергии, время летит незаметно, ты на драйве, легче даются проекты и бизнес-результаты. А когда берешь не свое – ты постоянно в поиске смыслов, предназначения и пополнения энергии.

В этой жизни невозможно всего хотеть и все успевать. Чем больше мы пробуем, тем больше нам хочется. Задавайте себе правильные вопросы, которые действительно важны для вас.

Фокус внимания предпринимателя

Представьте себя за рулем автомобиля, который для вас – бизнес и жизнь. Если вы ежедневно за рулем, куда обычно направлены ваше внимание и фокус? Конечно, на самые обыденные и привычные вещи. Вы смотрите через лобовое стекло, по зеркалам, на панель приборов, в зеркало заднего вида, в монитор для камер. Контролируете поток движения, полосу, участников, знаки и светофоры. Думаете о правилах дорожного движения, страховке, мойке, дозаправке, определяете, куда припарковаться и где обслужить авто.

Так выглядит ежедневная рутина без ассистента. Максимум, чего вы тут можете добиться, – стать профессиональным водителем, делать все быстрее, без ошибок. Но и задачи будут всё того же уровня.

А теперь представьте поездку на такси. С водителем. На заднем сиденье автомобиля ваш фокус внимания и разума может быть где угодно. Можете развиваться, проводить переговоры, отвечать на письма и звонки, читать статьи и слушать книги, планировать стратегию бизнеса. Совершенно другой фокус. И тогда уже водитель думает о вашей рутине.

Конечно, в роли такого «водителя» в своей жизни я вижу ассистента.

Как я стал проектом

Когда мы запускаем и ведем бизнес, то следуем определенному четкому плану. Выделяем и привлекаем много ресурсов, людей, используем свои опыт, знания, технологии, налаживаем связи, тратим свои время и энергию. Мы постоянно усиливаем свой бизнес. Для нас весь этот путь становится естественным процессом, и это бизнес-проект.

Проектом может стать, например, ребенок. При появлении малыша в семье родители заботятся о его развитии, здоровье. Устраивают на секции, самостоятельно занимаются его обучением, отдают ему свое время или нанимают няню. Подбирают репетиторов, тренеров, увлекают его разнообразными хобби, раскрывают его потенциал.

Но почему-то предприниматель крайне редко рассматривает себя как проект. Хотя именно без вас ни бизнес, ни ребенок никогда бы не появились. Настало время развивать себя умственно, физически и культурно, пополнять энергию и расширять свое окружение. Ведь именно от вас зависит качество реализации остальных проектов. Задумайтесь об этом, определите приоритеты. Пришло время вам стать проектом!

Как раз в этом вам поможет ассистент.

Рекомендации Максима Батырева

Как это ни странно, но сотни разговоров с предпринимателями привели меня к одному выводу: меньше всего в своем бизнесе предприниматель понимает себя самого. Почти все стараются сделать опорой своей жизни среду вокруг себя, свое положение в обществе, какие-то атрибуты успешности, количество нулей на расчетном счете, свою команду. Весь этот «успех», конечно же, важен, но он не может быть опорой. Наоборот, у большинства предпринимателей с миллиардными выручками возникает гораздо больше сложностей и страданий в жизни, чем у их сотрудников.

Опорой может быть только человек сам для себя, и тогда уже и его семья будет сильно счастливее, его команда ощутимо эффективнее, а его жизнь – гораздо качественнее.

Ни деньги, ни сотрудники, ни ваше положение в обществе НЕ МОГУТ БЫТЬ ОПОРОЙ.

3. Перед тем как управлять кем-то, научись управлять собой

Вопрос «Как ты это делаешь?» относится к продуктивности. Ведь на руководство компанией, изменения, стратегию, личное развитие и, наконец, управление ассистентом тоже нужно время. Начинать надо с себя. Я видел очень много предпринимателей эмоциональных, в хаосе и запаре, жалующихся на людей, которые, по их мнению, тупят, тормозят, мыслят иначе. У всех своя картина мира. Важно меняться, внедрять в свою жизнь новые привычки, пересматривать или вовсе искоренять старые. Будьте гибкими и открытыми новому.

Я постоянно изучаю тему личной эффективности. Чтобы управлять собой, необходимы САМОдисциплина, САМОмотивация. Человеку всегда трудно делать простые вещи. Ему сложно меняться. Он всегда будет заботиться о близких, домашних животных, машине – это проще, потому что ему самому не нужно меняться. Когда нужно заменить шины на авто, заправить его топливом, пройти ТО, не возникает никаких вопросов и сопротивления, это трудно забыть сделать. А если нужно пойти в спортзал, записаться к зубному или внедрить новый инструмент в свою работу, человеку надо меняться и он не всегда к этому готов. Здесь как раз нужно ставить цели и двигаться маленькими шажками. Круче всего – строить системы. Так, например, в книге «Атомные привычки» Джеймс Клир рекомендует не ставить цели, а строить те самые системы⁴.

Я люблю системы, начиная с мелких чек-листов, например для поездки, командировки, отпуска, тренировки, планы в ежедневнике – на утро, вечер. Но большой системы у меня не было, только мелкие отдельные чек-листы, планы в ежедневнике. Намного позже в книге «Блиц-масштабирование»⁵ я прочитал, что для масштаба предпринимателя есть три варианта увеличения эффективности.

1. Работать над собой.

2. Делегировать.

3. Создавать штаб – полностью передать ему полномочия на принятие решений за человека; автор называет это амплификацией.

Я хочу обсудить две темы: работу над собой и делегирование. О хаосе и борьбе с ним можно говорить бесконечно. Жизнь не хочет сбрасывать педаль газа, все только ускоряется. Хаос нарастает в нашей жизни все больше, инфополе переполнено, интернет везде – но у нас есть ценности и важное, и это классный фильтр, который отсекает все ненужное. Надо информационное болото осушить и сделать озеро. Есть отличная фраза: «Боже, дай мне разум и душевный покой принять то, что я не в силах изменить, мужество изменить то, что могу, и мудрость отличить одно от другого»⁶. Мы часто думаем о том, что от нас совершенно не зависит, и заполняем этими вопросами свою жизнь и жизнь тех, кто нас окружает. Надо уметь отличать одно от другого.

Я люблю плыть против течения, чтобы двигаться в противоположную сторону от хаоса, большого количества людей и информации.

Например, в июле и августе все едут на море – а я в горы. Море предпочту в сентябре: не так жарко и многолюдно. В субботу и воскресенье все идут в торговый центр – я в будни. То же с посещением кинотеатра. На работу выезжаю на 15 минут позже основного потока, когда уже пробки становятся меньше. Так же и обратно – выбираю время без пробок. Я люблю делать чек-ап в последние дни декабря или в первых числах января, когда все люди заняты праздниками. В медучреждениях немноголюдно.

Вот вам один из последних примеров: вместо того чтобы в новогодние праздники наесть несколько килограммов, я уехал к побережью на ЗОЖ-программу и не раздобрел, а скинул лишнее.

В пятницу вечером все идут в бары, а я подвожу итоги недели. Утром в выходные, пока все отсыпаются после пятницы, люблю ходить в фитнес-клуб на кардио. Ведь спортзал все выбирают в будни вечером, а я в семь утра независимо от дня недели. Даже тренажеры выбираю те, которые мало востребованы, например степпер или TRX-петли: около них всегда мало желающих и никаких очередей. Кстати, по утрам 31 декабря и 23 февраля в спортзале никого нет. И если приехать на завтрак в кафе в 9:00, там будет совершенно пусто.

Сегодня уже не представляю свою жизнь без планирования и управления временем. Для меня экспертами в этих темах стали Александр Фридман и Глеб Архангельский. Если вы не планируете и вы человек хаоса – надо исправлять это, иначе ваша команда будет не работать, а тушить пожары и отвечать на ваши срочные сообщения.

Кстати, есть один очень важный факт: даже если у вас более восьми прямых подчиненных – это тоже проблема хаоса, ведь предприниматель не может держать фокус на большом объеме в управлении.

Рекомендации Максима Батырева

Добавлю от себя, потому что все слышали о так называемом пределе управляемости, но мало кто вникал, почему неэффективно управлять больше чем восемью сотрудниками, работа которых взаимосвязана. Подобные исследования проводились множеством ученых-социологов от французского Грейкунаса до нашего Кутейщикова.

Дело в том, что если число подчиненных возрастает арифметически, то одновременно происходит геометрическое возрастание всех возможных комбинаций связей, которые могут потребовать внимания руководителя. Грейкунас ввел особую математическую формулу для определения нормы управляемости. Согласно его расчетам, введение каждого нового сотрудника в сферу подчинения данному руководителю примерно удваивает число потенциальных вопросов, с которыми они могут прибежать к нему. Если у начальника четверо подчиненных, то введение пятого увеличивает число потенциальных вопросов (конфликтов, споров) сразу на 20. А если ему подчинены 18 сотрудников, то число потенциальных вопросов возрастает до астрономической цифры – 2 359 602.

О какой управленческой эффективности может тогда идти речь?

Ему поможет наличие систем: в управлении, подведении итогов дня и недели, коммуникации с командой, восстановлении энергии и здоровья, развитии, рабочих и личных ритуалах. Есть четыре основные системы, сторонником которых я являюсь. Я их выстроил для себя, предлагаю строить их и вам.

• Система получения, обработки, хранения и распределения информации.

• Система планирования времени.

• Система развития.

• Система восстановления энергии и здоровья.

Будем двигаться по порядку. Когда в голову постоянно влетают мысли, они не дают спокойно работать и существовать. Они все время гоняются за нами. Но стоит только сгрузить всё в одно место – и ничего не забудется и не потеряется, а жить станет куда проще. С этой минуты мой мозг свободен, а пустая голова – залог ясности наблюдений и мыслей.

Многие люди любят записи. Да, это действительно классно. Но, как правило, трудно уместить всю необходимую информацию на одном носителе. Всё в разных местах: в одном блокноте, в другом, в тетради, ежедневнике, на листочках, стикерах. А потом еще потрудись и вспомни, где и что записал.

Хотя писать от руки я и сам люблю, но подвожу итоги уже в ММ-карте в ноутбуке (Mind Map, ментальная карта, карта мыслей, интеллект-карта). Итоги книги, тренинга, подготовка презентации и подготовка к переговорам, итоги встречи с людьми, разные мысли, идеи, итоги года или проекта, вводные для принятия решения – всё разношу по полочкам. Единственное правило – надо всё четко записать. Ведь если зафиксировать кратко, то можно и не вспомнить всю суть. А если записать рукой, то потом можно и собственный почерк не разобрать.

1. Моя система получения, обработки, хранения и распределения информации – это ежедневная работа с хранилищем (так я называю свою ММ-карту в ноутбуке). Ее создатель – Тони Бьюзен. Это история про визуал и удобство. Карта помогает ничего не терять, ничего не забывать. Подробную информацию о ММ-картах и программе для работы с ними можно найти в книге Сергея Бехтерева «Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт» (Альпина Паблишер, 2021).

Если я в движении, у меня нет возможности работать с хранилищем. Но тут я внезапно что-то вспоминаю, вижу, слышу, мозг подкидывает мне идею – и я незамедлительно переношу всё в заметки телефона. С этой минуты мой мозг свободен, а пустая голова, как я уже говорил, гарантирует ясность наблюдения.

Далее при работе с хранилищем информации я переношу все данные из заметок туда и распределяю по людям, срочности и важности. На встречах с командой что-то из этого идет в задачник – мне или моим подчиненным.

2. Моя система планирования времени самая простая – это гугл-календарь с четким расписанием, разбитым на конкретные временные отрезки. Обычно, посмотрев на него, те, кто работает без планирования, говорят, что это не жизнь, а скука: все запланировано, все по часам. Никогда не соглашусь с этим. Для меня выполненные важные запланированные дела – это масса удовольствия. Счастливая жизнь – это правильно спланированная жизнь.

Моя система планирования в действии выглядит так. Я работаю из трех офисов – А, В, С для простоты обозначения. Реализовать это получилось интуитивно. Когда работа ведется одновременно по множеству разных проектов, проще всего разделить их, определив рабочие позиции в разных местах. Позже я также прочел, что гораздо важнее отделять работу со стартапами от уже развивающихся или развившихся проектов. Тому есть веские причины.

Потом я уже сам пришел к тому, что мне нужен отдельный офис для работы с собой, чтобы никто не отвлекал. Эту книгу я тоже пишу в нем.

Понедельник. Офис А: розничные проекты, ассистент, пять человек в прямом подчинении.

Вторник. Офис В: три проекта, три человека в прямом подчинении, два из которых – удаленные сотрудники.

Среда. Офис С: тут я работаю один – проект «Я»: занимаюсь развитием, встречи с собой, работа над стратегией. Принимаю решения, подвожу итоги, решаю личные вопросы, подготавливаюсь к чему-либо. На этот день я назначаю встречи, могу поехать к нотариусу, в банк, в налоговую, к друзьям, партнерам, могу посетить врача, сделать стрижку, массаж, побывать в бассейне.

Четверг. Офис А: плановые встречи с подчиненными.

Пятница. Офисы В и С: плановые встречи с подчиненными, работа с задачами, подведение итогов недели.

Суббота. Офис С: развитие, итоги развития, стратегия, встречи с собой, принятие решений, личные дела, подготовка к чему-либо. Вообще-то я работаю не каждую субботу, только во время быстрых спринтов или если накопилось много дел.

Если вы пять дней в неделю работаете в одном офисе, моя вам рекомендация: попробуйте один день в неделю поработать в коворкинге, заранее спланировав этот день, чтобы никто и ничто не отвлекало.

Покажу вам свой календарь на рисунке.

В свой план я обязательно вношу напоминания о днях рождения близких, друзей, сотрудников и отмечаю важные даты. Я заранее планирую дни отпуска и командировок, билеты и брони, а ассистент прикрепляет всю информацию в календарь. Во время командировки я могу пропустить или провести планерки в телефонном режиме, поработать в коворкинге в том городе, где нахожусь. В отпуске работаю только над срочным или форс-мажором, могу провести мини-планерку по запросу. В календарные праздники решаю только форс-мажорные ситуации.

Рекомендации Максима Батырева

Мой гугл-календарь, который ведет мой ассистент, выглядит точно так же и расписан на полтора года вперед. Эволюционно, за многие годы я пришел к выводу, что очень важно для себя определять приоритеты глубокого планирования, чтобы не попасть в неприятную ситуацию из-за того, что что-то упустил. Например, для меня важно отмечать Пасху в кругу своей семьи, но так как каждый год она празднуется в разные даты, это нужно заранее учитывать при планировании на год, чтобы не удивляться, что этот праздник пришелся на какой-нибудь длинный трансфер или заграничный тур.

Отражать в календаре нужно абсолютно все, чтобы потом не обманывать себя, как я делал многие годы, когда говорил, что у меня нет времени заниматься спортом, поскольку очень много работы. Как только спорт оказался в календаре, то сразу на него начало находиться время. А так-то да. Если ты себе чего-то не запланировал, это время точно заполнится работой.

В моей системе планирования есть еще один секрет – ритуал «итоги дня и недели». Во время этого ритуала я проверяю почту, заметки, пропущенные звонки, СМС и мессенджеры, сообщения в социальных сетях, фото или скриншоты, пометки после встреч, прошиваю календарь новыми вводными и смотрю расписание на следующий день. Все, что не нужно, – в мусорке, что нужно – в ММ-карте. Я морально удовлетворен и счастлив рабочим днем, надеваю наушники, включаю музыку и еду домой. Иногда иду пешком. Такой ритуал дает мне возможность переключиться на дом и семью, при этом не думая о рабочих вопросах.

Ощущения правильно законченного дня я всегда сравниваю с завершением прочтения книги: чувство приятного послевкусия и улучшение настроения. Для меня важно, чтобы для всего было свое место: спортзал – для тренировок, офис – для работы, дом – для отдыха, семьи, чтения.

Но после ночи наступит новый день. Однажды я услышал про инструмент «Идеальное утро». Задача такая: представить свое идеальное утро в будущем. Я решил не ждать, представил и начал проживать свое идеальное утро. Для меня это спорт, книга и завтрак. Это дает мне хорошее настроение, энергию и целиком соответствует моим ценностям, все это для меня важно. Даже внедрил принцип «завтрак надо заработать». Зарабатываешь – уже достижение в копилочку для настроения.

Ведь ни для кого не секрет, что от вашей энергии и состояния зависит многое в компании и бизнесе. Хорошее настроение в течение рабочего дня плюс энергия равно увеличению финансового результата компании.

Система планирования должна быть гибкой, динамичной. За 10 лет в моем календаре многое поменялось: что-то добавляется, что-то убавляется. Я всегда пробую новые гипотезы. Например, с приходом осенне-зимнего периода я могу, исходя из своих биоритмов, перенести начало утренней тренировки с 7:00 в летнее время на 8:00 в зимнее время, тем самым попробовать увеличить свою эффективность и энергию. Если встречаюсь с подчиненными регулярно, могу сократить число встреч до одной-двух в неделю.

Я внедрял системы долго, что-то менял, улучшал, оттачивал. Этот процесс постоянный.

Для повышения своей эффективности всегда стараюсь выполнять дела по пути и предпочитаю умножение дел. Что значит «по пути»? Для меня это значит без потери времени, просто дорога в один конец. Представьте: в выходной день вы записаны на стрижку. Ехать придется из дома. Нужно собраться, выйти минут за тридцать, доехать. Затем нужно подстричься и вернуться обратно домой. В итоге часа на два растягивается такое мелкое дело.

Но ведь можно сделать это по пути с работы. А если можно решить одновременно несколько дел – то бинго. Например, после утренней тренировки я иногда записываюсь на массаж в том же месте и экономлю время на дорогу и переодевание. Можно также объединить баню, массаж и завтрак. Руководствуясь таким принципом, вам удастся сэкономить очень много времени.

Пример из моей жизни: я заканчиваю работу в четверг в 18:00, в 18:15–18:45 у меня массаж, далее в 19:00 стрижка, потом я заезжаю в ТЦ, покупаю в Askona подушку и еду в 20:45 с друзьями в кино, вместе с подушкой. Заодно еще и ужинаем все вместе.

Что значит «умножение дел»? Просто делать несколько дел одновременно, но не те, которые несовместимы, например читать и смотреть видео. Есть много дел, объединив которые можно сберечь время и распределить его на близких или другие дела. Совмещать можно много интересных дел.

Два дела: основное – поддержание физической активности; и интеллектуальное развитие. Пример: занятие в спортзале + аудиокнига.

Два дела: основное – принятие пищи; и рабочая встреча с партнером. Пример: совместный обед в кафе.

Три дела: основное – поддержание физической активности; потребность в уединении с природой и интеллектуальное развитие. Пример: занятие на стадионе + аудиокнига.

Три дела: основное – обслуживание автомобиля; прием пищи, встреча с другом. Пример: мойка авто + обед + встреча.

Три дела: основное – обслуживание автомобиля; поддержание физической формы и интеллектуальное развитие. Пример: мойка авто + спортзал + аудиокнига.

Четыре дела: основное – поддержание семейных ценностей; развитие кулинарных способностей, культурное развитие и встреча с друзьями. Пример: домашний вечер в кругу семьи и друзей с просмотром кино и приготовлением ужина.