Aprendre Access 2010 amb 100 exercicis pràctics

QUAN ES COMENÇA A TREBALLAR AMB ACCESS, la primera cosa que s’ha de dur a terme necessàriament és la creació d’una base de dades en blanc en la qual s’introduiran les dades que desitja emmagatzemar i organitzar. Aquest procés resulta del tot senzill i té el seu inici en el menú Archivo del programa.

1 Començarem aquest exercici tancant la base de dades actuals, la d’exemple, per a continuació mostrar-li com crear una nova base de dades en blanc. Per tancar la base de dades actual, premi sobre la pestanya Archivo i faci clic sobre el comandament Cerrar base de datos. La combinació de tecles Ctrl + U torna al comandament Nuevo del menú Archivo, preparat per crear una nova base de dades en blanc.

2 La base de dades d’exemple es tanca, però el programa manté obert el menú Archivo, que aprofitarem per iniciar el procés de creació de la nova base de dades. Mantingui seleccionada l’opció Base de datos en blanco a la secció Plantillas disponibles y premi el botó Crear.

3 La nova base de dades, denominada per defecte Database1, es carrega en l’àrea de treball del programa, mostrant el primer objecte amb què se sol treballar per confeccionar-la, la taula. Comprovi que en la Cinta d’opcions s’ha carregat al mateix temps la fitxa contextual Herramientas de tabla que, al seu torn, mostra dues subfitxes: Campos y Tabla. Amb tots els comandaments i les eines d’aquestes subfitxes treballarem més endavant. El Panell de navegació, d’altra banda, mostra la secció Todos los objetos de Access; atès que la base de dades compta de moment només amb una taula (buida) només s’hi reflecteix aquest objecte. El que farem a continuació és guardar la nova base de dades en el nostre equip. Per a això, faci clic sobre la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Guardar base de datos como.

4 Per guardar una base de dades és imprescindible, tal com indica el programa, tancar tots els objectes que es troben oberts. Al quadre de diàleg que apareix, premi el botó Sí.

5 El programa ha tancat automàticament l’únic objecte existent en la nova base de dades, la taula buida. A continuació s’obre el quadre de diàleg Guardar como, en el qual hem de seleccionar la ubicació en què guardarem l’arxiu i assignar-li un nom. Mantindrem en aquest cas la biblioteca de documents de l’equip. La base de dades que es crearà i utilitzarà al llarg d’aquests 100 exercicis li permetrà emmagatzemar i consultar la col·lecció de música de casa seva. Recollirà informació de les gravacions i intèrprets de les mateixes, classificant la música segons les diferents categories que vostè desitgi diferenciar. Al camp Nombre de archivo, escrigui el terme Colección de grabaciones i premi el botó Guardar. El format utilitzat per a les bases de dades creades amb Access 2010 coincideix amb el que s’utilitza en la versió anterior del programa i que compta amb l’extensió .accdb. Això implica que aquells usuaris que treballin amb la versió 2007 podran manejar sense problemes les bases de dades creades sobre la versió 2010.

IMPORTANT

Tingui en compte que el comandament Guardar de la Barra d’eines d’accés ràpid, representat per un disquet, emmagatzema únicament l’objecte actiu en la base de dades. Per guardar tot el document és necessari dirigir-se, com hem vist en aquest exercici, al menú Archivo del programa.

A ACCESS, SI OBRE UNA BASE DE DADES mentre es troba una altra oberta, la primera es tanca automàticament. Per obrir una base de dades existents pot recórrer a diferents processos: utilitzar la llista d’arxius recents, que es reflecteix tant en el menú Archivo com en el comandament Reciente del mateix menú, o accedir al quadre de diàleg Abrir.

IMPORTANT

Si en obrir una base de dades n’hi ha una altra d’oberta, el programa la tanca de forma automàtica, no sense abans llançar un quadre de diàleg per emmagatzemar els canvis realitzats, en el cas d’havern’hi.

1 En aquest exercici li mostrarem com obrir bases de dades ja creades i que es troben emmagatzemades en el nostre equip. Comencem amb la base de dades Colección de grabaciones, creada en l’exercici anterior i la qual es troba en blanc. Obrirem sense tancar aquesta la base de dades d’exemple Neptuno, utilitzant per a això la llista d’arxius recents que confecciona el programa durant el seu ús. Per començar, desplegui el menú Archivo.

2 Al panell de comandaments d’aquest menú pot veure, en primer lloc, una llista d’arxius de bases de dades. Es tracta dels últims documents oberts en Access. Entre ells es troba efectivament la base de dades d’exemple Neptuno. Premi sobre ella. El nombre d’arxius recents establert per defecte per a aquesta llista és de 4. Si no desitja que apareguin aquests accessos en el menú Archivo, pot desactivar la corresponent opció al panell de bases de dades recents.

3 La base de dades d’exemple seleccionada s’obre en l’àrea de treball, substituint la que es trobava oberta (comprovi el nom de l’arxiu en la Barra de títol. Sense acabar d’obrir aquesta base de dades, recuperarem la creada en l’exercici anterior, aquesta vegada des del quadre de diàleg Abrir. Per a això, tanqui el quadre d’inici de sessió de la base actual prement el botó d’aspa de la seva capçalera i, tot seguit, faci clic sobre la pestanya Archivo.

4 Abans d’accedir al quadre de diàleg Abrir, premi sobre el comandament Reciente d’aquest menú.

5 El menú s’actualitza per mostrar les bases de dades recents. A la part inferior d’aquest panell pot comprovar que el nombre d’arxius recents que es mostraran al panell de comandaments està establert en quatre, valor que vostè pot canviar al seu gust. Per accedir al quadre de diàleg d’obertura d’arxius, premi sobre el comandament Abrir. Des del quadre d’opcions d’Access també pot determinar el nombre de bases de dades recents que haurà de mostrar el panell Reciente.

6 S’obre així el quadre de diàleg Abrir, mostrant per defecte el contingut de la biblioteca de documents de l’equip. En aquest cas, faci clic sobre l’arxiu Colección de grabaciones i premi sobre el botó Abrir para obrir-lo novament a Access 2010.

7 La base de dades s’obre, sol·licitant permís per habilitar-ne el contingut. Faci clic sobre el botó Habilitar contenido i doni així per acabat aquest exercici.

IMPORTANT

Al panell de bases de dades recents, cada accés als arxius oberts recentment mostra a la seva dreta la imatge d’un pin. Si prem sobre aquest pin, l’arxiu romandrà sempre en aquesta llista.

ELS OBJECTES QUE PODEN CONFORMAR una base de dades són molts i cadascun d’ells obeeix a un propòsit diferent. Per norma general, les dades amb què treballen els objectes de la base de dades corresponen a les dades inserides a les taules. Per a les bases de dades, les taules són fonamentals ja que aquestes són les estructures encarregades de classificar de forma organitzada les dades introduïdes per l’usuari.

IMPORTANT

Els objectes que formen part d’una base de dades són els següents: taules, consultes, formularis, informes, macros i mòduls. Tal com hem dit, cada objecte té la seva funció específica i, per tant, també té opcions diferents adaptades a la mateixa.

1 En aquest exercici treballarem amb una base de dades denominades Quesos.accdb, la qual pot descarregar des de la nostra pàgina web i emmagatzemar-la en el seu equip. Quan disposi d’ella, obri-la en Access 2010 mitjançant el comandament Abrir del menú Archivo, habilitant el contingut de l’arxiu des del botó corresponent.Sàpiga que també pot obrir els objectes a l’àrea de treball d’Access arrossegant-los-hi des d’aquest panell.

2 Un cop oberta la base de dades, podem veure que, de moment, compta amb una única taula, la taula Quesos1. Per obrir-la, faci doble clic sobre el seu nom al Panell de navegació.

3 La taula en qüestió es mostra a l’àrea de treball, alhora que apareix la corresponent fitxa contextual, Herramientas de tabla. La denominació de taula es deu a la seva organització en forma de files i columnes en què es distribueixen els registres. Vegem ara quines són les opcions presentades per l’objecte Informes. Faci clic sobre la pestanya Crear de la Cinta d’opcions.

4 El propòsit dels informes és el de presentar les dades organitzades i classificades segons els criteris establerts, de manera que puguin ser impresos. Premi sobre l’eina Informe, en el grup d’eines Informes.

5 Apareix així en una nova fitxa l’informe amb el seu format predefinit i la corresponent fitxa contextual. Per tancar aquest informe, premi el botó d’aspa de la Barra de títol de la seva fitxa, sense guardar-ne els canvis. L’organització dels diferents objectes en fitxes és una novetat a Access 2010. Aquest mode de presentació proporciona més facilitat i senzillesa en la navegació.

6 Un altre dels objectes d’una base de dades és el formulari. Faci clic novament sobre la pestanya Crear i premi en el comandament Asistente para formularios del grup d’eines Formularios.

7 Un formulari és un full en què es mostren diferents camps en què s’ha d’introduir la informació sol·licitada. Els formularis poden incloure material gràfic, sons i botons de comandament. Tanqui l’assistent per a formularis prement el botó Cancelar.

Les consultes són maneres de cercar i trobar una informació concreta d’un cúmul de dades emmagatzemades en la base que poden procedir d’una o diverses taules. Per la seva banda, una macro és una acció o conjunt d’accions que s’enregistren per automatitzar tasques, i un mòdul és una col·lecció de declaracions, instruccions i procediments emmagatzemats junts com una unitat amb nom.

IMPORTANT

El mode de creació i accés a aquests objectes és comú per a la majoria: gairebé tots poden crear-se des de la fitxa Crear de la Cinta d’opcions, a partir d’un assistent o introduint-hi les dades directament, i tots ells són accessibles a través del Panell de navegació.

LA CÒPIA D’OBJECTES ENTRE BASES DE DADES permet obtenir duplicats d’objectes mantenint intacte l’objecte original. Aquest procediment també permet copiar tota la informació d’un objecte en un altre de diferent tipus, és a dir, copiar contingut d’una taula i guardar-lo com un informe.

IMPORTANT

Quan es creen nous objectes per a una mateixa base de dades, el panell de navegació es va actualitzant per mostrar les diferents categories.

1 En aquest exercici utilitzarem el quadre de diàleg Guardar como per a crear una còpia de la taula Quesos1, oberta actualment en Access 2010, i veurem com convertir-la en un informe. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Guardar objeto como.

2 S’obre d’aquesta manera el quadre de diàleg Guardar como, en el qual hem d’indicar el nom de la taula i com quin tipus d’objecte volem guardar-la. Mantindrem el nom Copia de Quesos1 que el programa assigna per defecte a la còpia i la guardarem com a taula, opció també seleccionada de manera predeterminada al camp Como. Premi el botó Aceptar.

3 Faci clic a la pestanya Inicio per comprovar quina és la taula activa en aquests moments.

4 Ara la taula activa és Copia de Quesos1, però pot comprovar al Panell de navegació que són dues les taules existents en aquesta base de dades. Perquè es mostrin els documents en fitxes de les dues taules, faci doble clic sobre la taula Quesos1 al Panell de navegació.

5 A continuació, canviarem el nom de la taula Copia de Quesos1, per la qual cosa és necessari que la taula estigui tancada. Faci clic a la pestanya d’aquesta taula per situar-la en primer pla i premi el botó d’aspa situat a l’extrem dret de la seva pestanya.

6 Utilitzarem el menú contextual de la taula Copia de Quesos1 per modificar el seu nom. Per a això, faci clic amb el botó dret del ratolí sobre aquesta taula al Panell de navegació i, del menú contextual que es desplega, esculli l’opció Cambiar nombre.

7 D’aquesta manera el nom de la taula es mostra al Panell de navegació en mode d’edició, llest per ser modificat. Escrigui el terme prueba i premi la tecla Retorn per a confirmar el canvi.

8 Ja disposem d’una còpia de la taula Quesos1, amb idèntiques característiques però amb el nom prueba. Ara crearem una còpia d’aquest mateix objecte, però convertint-lo en un informe. Faci doble clic sobre la taula prueba per obrir-la, premi sobre la pestanya Archivo i faci clic a l’opció Guardar objecte como.

9 Al quadre Guardar como, desplegui el camp Como, premi sobre l’opció Informe i faci clic en el botó Aceptar.

10 Faci clic a la pestanya Inicio per comprovar el resultat de l’emmagatzemament.

IMPORTANT

Per tancar tots els objectes que es troben oberts en mode de fitxes en l’àrea de treball d’Access, pot prémer amb el botó dret del ratolí sobre una de les fitxes i escollir del menú contextual l’opció Cerrar todo.

LES PROPIETATS D’UNA BASE DE DADES permeten afegir informació que faciliti la seva identificació, com autor, títol, assumpte, etc. Part d’aquesta informació pot ser modificada per l’usuari directament, mentre que una altra no pot ser editada, ja que és el reflex de les accions que duem a terme amb aquest fitxer.

IMPORTANT

La informació extra que proporcionen les propietats de les bases de dades no només facilita el reconeixement dels usuaris que han treballat amb l’arxiu o l’objectiu del document, sinó que, a més a més, permet agilitar la seva recerca.

1 En aquest exercici veurem com accedir a les propietats d’una base de dades i com modificar-ne algunes d’elles. Continuarem utilitzant per a això la base de dades Quesos, la qual es troba oberta en l’àrea de treball del programa, encara que amb tots els objectes tancats. Faci clic a la pestanya Archivo.

2 El nou menú Archivo inclou el comandament Información, en la vista Backstage del qual disposem d’un vincle d’accés directe al quadre de propietats de la base de dades activa. Faci clic en el vincle Ver y editar propiedades de base de datos.

3 Apareix la finestra Propiedades de Quesos oberta a la pestanya Resumen, en la qual és possible introduir informació sobre la base de dades. Introduïm ara l’assumpte de l’arxiu obert. Faci clic al quadre de text Asunto i escrigui la paraula denominaciones.

4 Premi sobre la pestanya Estadísticas.

5 En aquesta fitxa trobarà informació tan important com la data de creació de l’arxiu, el dia en què es va modificar per última vegada la base de dades, quin dia va ser l’últim en què es va obrir, etc. Faci clic a la pestanya General.

 

6 Aquesta pestanya mostra les característiques generals de l’arxiu, per exemple, el tipus, la ubicació, la seva mida, la data de creació, el programa amb què es va crear la base de dades, etc. Faci clic a la pestanya Contenido.

7 En aquesta fitxa es mostren els diferents objectes creats en la base de dades; en aquest cas dues taules i un informe. Premi ara sobre la pestanya Personalizar.

8 Aquesta fitxa ens permet crear propietats personalitzades que completin la informació sobre la base de dades. Així, per exemple, podem indicar qui ha comprovat o redactat la base, a quin departament pertany, quina és la seva data de finalit-zació o de registre, etc. En el llistat del camp Nombre, premi sobre l’opció Departamento.

9 La nova propietat pot ser de tipus textual o numèric, de data o de si o no. En aquest cas mantindrem seleccionada l’opció Texto al camp Tipo i passarem a especificar el valor de la propietat. Al camp Valor, escrigui el terme Ventas i premi el botó Agregar per afegir la nova propietat al quadre.

10 Premi el botó Aceptar per aplicar els canvis realitzats al quadre de propietats de la base de dades.

IMPORTANT

A més de les propietats de la base de dades, podem visualitzar també les característiques pròpies de cadascun dels objectes que la componen. Per a això hem d’utilitzar l’opció Propiedades de tabla del menú contextual dels objectes al Panell de navegació.

L’OPCIÓ IMPRIMIR DEL NOU MENÚ ARCHIVO d’Office ofereix tres opcions amb què és possible imprimir directament l’objecte obert sense passar per quadres de diàleg previs, accedir al quadre de configuració de la impressora i obtenir una vista prèvia de l’objecte per determinar el mode en què aquest s’imprimirà.

IMPORTANT

L’opció Impresión rápida del comandament Imprimir envia l’objecte directament a la impressora predeterminada en l’equip sin realitzar-hi canvis; l’opció Imprimir permet seleccionar determinades opcions d’impressió, com el nombre de còpies o la impressora que s’utilitzarà, abans de procedir amb la impressió de l’objecte, i l’opció Vista preliminar ofereix una vista prèvia de les pàgines i permet realitzar canvis en la seva configuració abans d’imprimir-les.

1 En aquest exercici aprendrem a preparar un objecte de la nostra base de dades Quesos para la seva impressió. Faci doble clic sobre l’informe Copia de prueba al Panell de navegació per obrir-lo.

2 A continuació, premi sobre la pestanya Archivo i faci clic en el comandament Imprimir.

3 Aquesta funció inclou tres opcions: Impresión rápida, Imprimir i Vista preliminar. En aquest cas, premi sobre l’opció Vista preliminar.

4 La Cinta d’opcions passa a mostrar activa la fitxa Vista preliminar, les eines de la qual ens permeten modificar el disseny de la pàgina i accedir al quadre Imprimir per a visualitzar les opcions de la impressora. Faci clic al centre de l’informe per reduir-ne el zoom de visualització.

5 En el grup d’eines Diseño de página de la fitxa Vista preliminar, premi sobre el comandament Horizontal. Si desitja modificar manualment els valors dels marges haurà d’accedir al quadre Configurar página.

6 A continuació, faci clic en el comandament Márgenes del grup d’eines Tamaño de página per veure quins són els marges predeterminats.

7 Com pot veure, des d’aquest botó podem aplicar un marge normal, ample o estret, que disposen d’unes mesures prees-tablertes. Faci clic sobre l’opció Normal i observi el canvi en pantalla.

8 Tot seguit, faci clic en el comandament Configurar página del grup Diseño de página.

9 S’obre d’aquesta manera el quadre Configurar página, mostrant activa la fitxa Opciones de impresión des de la qual podem establir els marges i indicar si imprimirem només les dades. En aquest cas, faci clic a la casella de verificació Imprimir sólo los datos.

10 També des d’aquest quadre podem configurar la pàgina i les columnes. Realitzats els canvis que desitgi, premi el botó Aceptar.

11 Observi en la vista preliminar com afecten l’objecte els canvis que hem realitzat al quadre de configuració de pàgina. Ara premi el comandament Imprimir de la fitxa Vista preliminar per accedir al quadre de configuració de la impressora i faci clic sobre el botó Aceptar per imprimir l’informe.

12 Per acabar, surti de la vista prèvia prement el botó Cerrar vista preliminar de la fitxa Vista preliminar.

IMPORTANT

En seleccionar la funció Vista preliminar del comandament Imprimir, la Cinta d’opcions passa a mostrar una fitxa amb el mateix nom en què es troben totes les eines per a la configuració de la pàgina i per al seu posterior enviament a la impressora que s’indiqui.