Kitabı oxu: «Автоматизация в голове, а практика в Odoo»

Эта небольшая книга для тех, кто только думает открывать свой бизнес, и для тех, у кого он есть. На чтение книги Вы потратите не более пяти дней, и, быть может, одну ночь. Вы получите ответы на вопросы:

какая автоматизация мне нужна и нужна ли;

что могут современные платформы;

что такое управленческий учет и как быстро его понять и внедрить у себя;

как сделать свой интернет-магазин;

как хорошая программа заменяет нескольких сотрудников;

за что обычно переплачивают предприниматели при автоматизации своего бизнеса.

Некоторые моменты книги потребуют умственного напряжения. Не делайте дел уставшим: это неэффективно. Рекомендую перед чтением книги хорошенько выспаться и найти тихое место, где будете только Вы и книга. Никакого смартфона, почты и мессенджеров.

Посвящается супруге-другу и партнеру Оле и первому наставнику в моей работе Гусеву Владимиру Георгиевичу

Сто слов об авторе

Михаил Скворцов. Инженер-математик. Программист. Предприниматель. Занимаюсь автоматизацией с 2003 года.

Имею производственный бизнес с 2009 года – фабрика товаров для творчества Чип-Арт www.cheap-art.ru.

Успешно автоматизировал более 50 компаний, включая свою собственную.

Вижу задачу с двух сторон: со стороны внедренца и со стороны предпринимателя.

Предлагаю быстрые, эффективные и проверенные методики перехода со старых программ.

Знаю несколько языков: русский, английский, предпринимательский, программистский и язык ученых (читаю со словарем).

Интересы: искусственный интеллект, кибер-физические системы, законы развития бизнеса, как работают деньги.

Сайт www.inf-centre.ru

День первый. Философский

Соглашение об аморальности изложения

Давайте сразу быка за рога. Стиль этой книги кому-то может показаться слишком вольным. Не читайте, если это оскорбляет Вас. Я не буду писать «Уважаемые коллеги предприниматели! В этой книге системно разбираются разнообразные аспекты вопроса автоматизации малого и среднего бизнеса. Пожалуйста, приготовьтесь спать и записывать». Я буду писать так, как говорю, когда мы общаемся лично.

Как я не хотел, чтобы у меня воровали время

Когда я был маленький, а это было в позднем СССР, мне, конечно же, очень хотелось компьютер. Я видел у друзей родителей Микрошу. Видел игру Xonix. Видел у кого-то ZX Spectrum. Кажется, я до сих пор помню запах комнаты, в которой увидел это чудо. Я думал: «Вот будет у меня такая штука, буду играть».

Примерно в 1992 году отец где-то достал б/у Spectrum. Это стало отправной точкой, но я об этом ничего, конечно, тогда не знал. Я вводил в интерпретаторе LOAD „“ для загрузки первой попавшейся программы с кассетного магнитофона. Я, может, с месяц позанимался с играми и понял, что вот вообще не мое. Грузится долго, играть не интересно. Но было очень интересно, как работает игра.

К Spectrum прилагалось руководство, напечатанное на матричном принтере. Там были основы BASIC. Я кое-что пробовал, было прикольно. Но это все тоже не вдохновляло. Всё было долго и геморно, как мне казалось тогда. Хотелось вау результата здесь и сейчас.

Я тогда находился в таком чудном возрасте, что еще играл в игрушки и уже кое-что пописывал на BASIC. Мы с братом замутили банк в комнате. Пока брат рисовал деньги, я писал софт. Через 15 минут мы были готовы к игре. Моя первая финтех программа умела хранить деньги на счете, принимать и списывать их. А еще, блин, не понимаю, как я тогда до этого додумался, тихонько изменять сумму на счете. Я, конечно, получил тогда от брата поддых за мошенничество. Хорошо, что он младший.

А еще у меня дома был арифмометр. Дед работал в банке, там списывали старую технику, он в начале 80-х притащил домой арифмометр «Счетмаш-62». Полностью исправный. Это была песня. Калькулятора у меня не было, а домашка по математике была. Я не хотел тратить на расчеты время, я считал на арифмометре. Нафига эти все перемножения столбиком?

Фигово было по выходным. Арифмометр издавал громкие звуки при счете. Тыг-дыг – это ввёл только одну цифру. А потом трщщщщ, это один поворот ручки. А если нужно умножить, то это сколько звуков-то? Пахан (мой отец) и мама разъярялись, когда слышали, что я считаю не на листике, а на арифмометре. Поэтому приходилось как-то глушить его. С этим я почти справлялся, потому что научился давно тихо работать с металлическими штуками. Я бесшумно проворачивал ключ в секретере, чтобы утащить конфет. Ключ был мой личный, мама про него не знала.

И вот в шестом классе мы по алгебре добрались до квадратных уравнений. Помните про два корня? У меня уже был Spectrum и мириться с десятком уравнений в ДЗ я не стал. Они воровали мое время. Мне в 16.00 надо было идти гулять с Лёхой. Решено было автоматизировать. Написал программу на BASIC про корни уравнения. Потом модифицировал её так, чтобы мне оставалось только списать в тетрадку решение. Это была победа.

Со временем я в свой «хелпер по алгебре» добавил и графики основных функций, которые изучают в школе, определение знака производной и пр.

К сожалению, тогда еще у нас не было интернета, и автоматизировать списывание сочинения не удалось.

И вот тогда, в свои 11 лет, я понял, что компьютер это такая штука, которая может освобождать время. Меня ругали, мне говорили: «Миша, ты должен это прорешать руками. В институте ты что, с компьютером будешь учиться? А что будет, если у тебя не будет компьютера?». Я стыдливо отводил глаза, и садился за доработку своих хелперов.

Не буду уже о том, что в институте преподы генерили данные для проверочных и домашек по вариантам с помощью алгоритмов. Ну, чтобы не списывали. У нас в группе сначала было 28 человек, и надо было 28 вариантов, например, для домашки по линейной алгебре. Я писал на Паскале решение в общем виде и за 5 долларов торговал решениями. У меня закупалось полфакультета. Я с этого купил себе первый мобильный Motorola m3788.

Дальше не буду. Вы ведь уже поняли? Компьютер это такая штука, которая может сделать рутинную работу и освободить кучу времени.

Сейчас я предлагаю подумать о том, что же из вашей работы может сделать компьютер?

Подумали? «Намесить и нарубить» не рассматривается как ответ.

Не чудо, а быстрая считалка

Компьютер, современный компьютер, это быстрая и сложная считалка. Он ничего не умеет, кроме как складывать. Даже вычитание в машинном виде делается как «извращенное сложение».

Из-за того, что компьютер быстро-быстро считает, мы можем делать интересные штуки: смотреть видео, слушать музыку, лайкать котиков.

Это всё нолики и единички. Комбинации слабого сигнала и сильного. Нет никакой магии, есть наука. И есть концентрированные, проверенные идеи людей, как сделать то или иное действие на этой считалке. Это мысли людей, понятные машине. Это программы.

Современный «искусственный интеллект» это тоже не чудо. Это умение компьютеров решать огромные системы линейных уравнений. Если кто помнит, там всё сводится к операциям с матрицами, так славно ложащимися на алгоритмизацию. Насчет умения – тоже с большой натяжкой. Это знание людей о том, как на быстрой считалке решить линейные уравнения, которые описывают вероятностную модель сходства одного объекта с другим. Вот. Сложно? Да нифига.

Итак, что имеем: есть задача. Человек придумывает решение. Затем, пользуясь абстракцией под названием «математика», делает решение повторяемым для всех задач такого типа. А потом придумывает, как это уже придуманное решение заставить работать на компьютере.

Так что ваш любимый сайт с рецептами – это очень-очень много формализованных идей и мыслей многих людей. Например: вот так мы будем хранить фотографию, вот так мы будем передавать данные, вот так мы будем хранить данные. И эти мысли так сильно детализированы, что сначала можно сойти с ума, когда понимаешь это. Детализировано всё: как хранить А, как хранить Б, как рисовать А вплоть до точки. Даже как прибавить одно число к другому и то состоит из 5 (пяти) операций.

Нормально так придумали считалку, чтобы поиметь такой гемор.

Но счастье заключается в том, что считалка-то наша и запоминает отлично. Она лучше всего на свете умеет запоминать и прибавлять единичку. А это значит, что… ТАДА!!! Если кто-то один придумал и записал, как решить задачу, нам уже париться не надо. Мы можем взять и пользоваться.

Представьте, что в школе кто-то один научился писать, и тут же весь класс научился. Не то что класс, а все люди в мире научились.

Один научился сортировать произвольные числа от 1 до 100 по порядку, и тут же все научились. Просто говорят: «А вот применю-ка я сортировку Васи».

Упражнение.

Если вы забыли всё, что знали по информатике, попробуйте придумать метод, как отсортировать числа от 1 до 100. Не придумывается?

В этом-то и секрет нашей НТР (научно-технической революции) 20-21 века. В том, что мы научились точно запоминать наработки других людей и воспроизводить их.

В 50-х годах программисту приходилось писать алгоритм той же сортировки вручную. Сегодня программист просто указывает, что массив данных сортированный. Всё.

Представляете, сколько сделано за 70 лет работы с ЭВМ? Вот Вы купили новый ноут, поставили загрузочную флешку, и через 20 минут операционная система установлена. 20 минут, и концентрированное знание, его копия, залилась на ваш персональный ноут и готова к службе вашим интересам. Это опыт сотен тысяч умнейших людей, самых токовых и талантливых, он теперь весь Ваш. Весь. Пользуйтесь.

Эпоха фреймворков

Я называю нашу новую жизнь эпохой фреймворков. Фреймворк – в программистской среде комплекс наработок для решения определенной задачи. Например, есть какой-то язык программирования. Но он сам по себе никого не удивит без библиотек и фреймворков. Скажем, надо нам в этом языке постоянно решать диффуры (дифференциальные уравнения, славная штука, я вам скажу). Кто-то из толстолобиков MIT собрал всё, что нужно, и теперь мы в языке просто говорим: ок, вот это у нас не целое, не строка и даже не текст, а диффур. Новый такой тип данных. И решается он вызовом метода «Решить». Всё, мы больше не паримся. Академики нам дали фрейворк по диффурам, дальше мы с ними сами. Если кому охота, или кто нашел ошибку, тот открывает исходный код фреймворка и копается в нем.

И вот сколько понаделано фреймворков не только в программировании, но и в быту. Мы на базе старых делаем и делаем новые. Мы берем кирпичи, которые сделали наши предки, не разбирая их, делаем свои новые кирпичи и из них строим всё, что нам надо.

Мы вообще тут книжку про автоматизацию бизнеса читаем. Какие нафиг диффуры?

Всё, больше не гружу. Просто так легче объяснить.

В общем, у нас теперь есть куча фреймворков для автоматизации бизнеса. Нет больше никаких записей в таблицах, программирования с нуля и пр. Есть уже объекты «Счета», «Клиенты», «Оплаты», «Товары», даже «Сайт» – уже объект фреймворка.

Жаль, еще нет копки «Бабло», но вроде все мы ее активно строим, пока косячно.

И вот как закружить нужный нашему бизнесу хоровод из бизнес объектов, которые уже есть, как заставить их плясать под нашу дудку, мы и узнаем из этой книги.

Выбираем фреймворк для работы

Итак, мы уже поняли, что для автоматизации нашего бизнеса нужен фреймворк. Так как же выбрать?

Те, кто считает, что для автоматизации «нужна программа», садится в машину времени, летит на 20 минут назад и читает про кирпичи из кирпичей. Если два-три полёта не изменят мнение, тогда надо перейти к упражнению №1.

Упражнение №1

Наберите в поисковой системе запрос «программа для малого бизнеса» или «разработка сайтов» или «программа для учёта». Составьте табличку, в которую запишите, сколько это стоит.

Вы вообще бизнес затеяли надолго? Навсегда или на полгода?

Считаем стоимость владения программой для бизнеса на 5 рабочих мест без доработок.

Добавляем сюда примерно 100 часов доработок по цене от 1000р/час.

И как Вам сумма? На Тайланд хватит! Вы реально хотите кому-то отдать свой отпуск?

Итак, решено. Будем строить систему под себя на фреймворке. Готовую «программу» явно лучше оставить конкурентам, пусть платят, пусть занимаются.

Теперь самое важное. Нужно правильно выбрать фреймворк, их много.

Изучите рынок. Поставьте для себя критерии и сделайте оценку.

В свое время, когда мы с супругой только начинали Чип-Арт, мы поняли, что проект пошел, и пора было внедрять программу, я составил вот такой список требований к системе:

Быстрая

Не требует много ресурсов

Может быть установлена на сервере в интернете, чтобы все мои сотрудники могли работать из разных городов

Имеет возможность доработки

Может управлять сайтом

Имеет много планов счетов для учета

Мало стоит

«Не содержит 1С»

Тогда я выбрал платформу ВС Предприятие. Всё было классно до 2014 года, когда компания ВС закрылась, а мы остались без поддержки. Пришлось всё брать на себя.

Сейчас бы я сформулировал свои требования так:

Быстрая

Современная

Безопасная

Работает на всех устройствах: на десктопах и мобильных

Может работать как локально, так и в облаке

Не требует лицензионных компонентов (например платного MS SQL Server и пр)

Бесплатный фреймворк с открытым исходным кодом

Есть API для интеграции с другими системами

Хорошо документированная

Имеется сообщество разработчиков и специалистов

Имеет в базе многоплановый учёт, склад, мультикомпани, сайт, MRP, CRM, кассовый модуль

Имеется маркетплейс с платными и бесплатными дополнениями

Упражнение.

Поищите фрейморки/платформы для бизнеса.

Для этой книги я выбрал платформу Odoo/Flectra. На её примере и пойдет рассказ. Вы можете взять любую другую, которую найдете.

Домашнее задание.

Ставим odoo/flectra на свой сервер или берем в аренду. Как? Читаем в интернете. Есть отличная инструкция на английском языке, доступна по ссылке:

https://doc.flectrahq.com/setup/install.html

Мои рекомендации:

Не поленитесь разобраться с Linux. Поставьте себе на ноут Linux Mint или Ubuntu. Они легко устанавливаются рядом с Windows и никак не помешают друг другу.

Ставьте odoo на Linux. Это будет просто.

Linux весьма полезен для бизнеса. Особенно в плане лицензий. Вы можете смело применять его везде, и никто Вам не предъявит насчет пиратства. Ведь не секрет, что кое-какой крякнутый софтец есть почти во всех конторах, а это большой грех.

День второй. Ядерный

Когда говорят «ядерный», всегда на уме образ чего-то мощного, жгучего, важного. Термоядерная газировка! Как Вам? Слюнные железы отработали?

Это с одной стороны. А с другой, ядро это самое важное. Очень маленькое, но супер-системное. Ядро в клетке содержит всю информацию об организме – полный набор ДНК, ядро операционной системы всего десяток мегабайт, но отвечает за всё: кому и как давать память, когда записать на диск, когда показать что-то на экране.

В любом бизнесе есть ядро. Например, «лечить людей от зубной боли», или «торговать продуктами», или «писать программы».

Упражнение.

Каково ядро Вашего бизнеса? Опишите фразой не более чем из 5 слов.

У Вас товары или услуги?

Разложение бизнеса на плесень и липовый мед: по базовым сущностям

Давайте упрощенно рассмотрим бизнес. Начнем с торгового. В простонародье «купи-продай». Это, кстати, сложнее, чем кажется, и база в нем не только капитал, но и нетворкинг. Что-то покупается, а затем продается с наваром. Все другие разновидности купеческого бизнеса тоже сюда входят.

Производственный бизнес: купи что-то, сделай с ним что-то, продай дороже, чем стоит все по отдельности.

Услуги: купи время специалиста, преврати в результат работ, продай результат дороже, чем купил время специалистов.

Агентский: продай информацию о чем-то или о ком-то и окажи какие-то услуги.

Ну и, разумеется, комбинации всех основных типов в разных пропорциях. Например, проектирование и постройка моста.

Упражнение.

Разложите на простые составляющие бизнес кафе.

Так вот, оказывается, практически любой бизнес можно «разложить на множители». Или «в ряд Тейлора», кому как нравится. В качестве простых компонентов будут самые простые операции:

Покупка товаров Pg,

Заказ услуг Ps,

Продажа товаров Sg,

Продажа услуг Ss,

Операции над товарами Mo.

Если бы мы были математиками, на этом месте мы бы с вами должны были завершить исследования по автоматизации бизнеса, потому как, очевидно, что бизнес это:

div(B(Pg,Ps,Sg,Ss,Mo))>0

Ну и всё, решение пусть ищут прикладники, задача мгновенно превратилась в говно и больше не интересна.

Мы не математики, ничего из этого не поняли. Но надо немного понять, потому как дальше будет всё супер просто. Когда знаешь ноты, легче играть, когда знаешь буквы, существенно легче читать, не так ли?

Когда я учился в университете, читал учебник Ландау-Лифшица по физике, испытывал чувства, похожие на те, которые Вы, возможно, испытали парой абзацев выше. Как, блин, очевидно-то? Что это вообще за крючки? Старик Ландау мог в уме проделать вычисления, занимавшие примерно 7-8 страниц формул. И для него, конечно, было кое-что очевидно от одной строки в учебнике к другой, что, разумеется, не было очевидным для меня.

Итак, давайте разбирать закорючки.

Пусть буква B (бэ большое) обозначает некую функцию, которая изображает из себя Ваш бизнес как поле денег. Как черный ящик. Вот подали в него параметры: закупки, продажи, покупка времени и на выходе она Вам денежку. Офигенно просто! Вот, готовая кнопка «Бабло», которую все строят, но никто пока не показал. Только математическая есть, и то не у всех.

Отлично. Функция есть. Есть еще такая штука «дивергенция». Удельная мощность источника поля. Просто так называется. Записывается div (что-то там такое).

Вот представьте, что вы сели в пирогу и отправились в 3-й класс решать задачку про бассейн. Втекает-вытекает. И есть труба, из которой вытекает в бассейн вода. И надо, чтобы поток был бы сильнее, чем что-то, чтобы водичка-то наливалась.

Чтобы искупаться в ванне, нужно, чтобы дивергенция потока воды из крана была больше дивергенции потока сливной трубы. К счастью, дивергенция сливной трубы управляется затычкой.

И вот нам нужно, чтобы мощность потока денег была больше нуля. Как Вам? По мне логично!

Теперь мы знаем, что наш бизнес состоит из простейших компонентов. И чтобы автоматизировать весь процесс (построить ту самую функцию Бэ Большое), нужно начать с автоматизации базовых элементов.

Итак, переходим к практической части нашего ядерного дня.

Заказы Покупателя

Счета на оплату

Заказы Поставщика

Счета на оплату поставщикам

Склад

Да, а что с ними делать то? А вот найдите всё это в Odoo, обратитесь, посмотрите, как оно устроено.

Скорее всего, скажете: «Да там всё сыро, это нельзя использовать». Отвечу так. Там нифига не сыро. Это у вас в голове пока сыро. Там есть всё, что надо. А чего не надо, там нет. Пока слушаем и учимся, микрофон в зал пойдет после.

День третий. Закон сохранения денег. Баланс

Как известно из курса физики средней группы детского сада, ничего ниоткуда не появляется и не пропадает, а просто переходит из одной формы в другую. С деньгами всё точно также. Они движутся постоянно, переходя от одного к другому. Как невидимые реки.

Можно закрыть глаза и попробовать представить свой собственный круговорот денег. Они просто проходят сквозь Вас, иногда задерживаясь, иногда ускользая.

Представьте себе систему полива в теплице. Каждому растению наливается строго дозированное количество воды и удобрений. Это как-то считается. Это как-то сначала родилось в голове агронома, потом было внесено в дозирующий компьютер, и дальше он начал руководить кормлением растений.

А вот в бизнесе как правильно считать деньги, если они постоянно движутся? Мы можем только посчитать их количество в данный момент времени. А через 5 минут нам привезут пиццу, и у нас будет на 1000 рублей меньше. А через пару часов нам оплатит клиент 20 000 и у нас будет… Да о чем я. Умучаешься всё это считать.

Значит, нам нужен не статический счетчик, а динамический. Точнее, много счетчиков. Так хочет сделать министр ЖКХ. Если бы он смог, повесил бы на каждый вход и выход из квартиры по счетчику: на воду, на какашки, на белую лампочку, на желтую лампочку у лифта, на выход воздуха из окна, на входящих тараканов. Круто, да? Он на самом деле не хотел нас ободрать как липку, а хотел наладить правильный учет, это факт.

К счастью, в бизнесе мы можем навесить виртуальный динамический счетчик почти на всё. Уж на базовые компоненты нашего бизнеса точно. А так как в бизнесе движение идет не только в одну сторону, но и в другую, то счетчики могут как накручиваться, так и скручиваться.

Чтобы не путаться, главные такие счетчики даже по-особенному назвали и собрали вместе. И называется все это:

План счетов

Это не страшное заклинание тёти Маши из бухгалтерии. Это просто список счетчиков. Счетчики называются счетами (не путать с бумагой, на которой написано, сколько кто-то хочет получить денег).

Пример кусочка плана счетов. Нумерация на западный манер.

Пример кусочка плана счетов. Нумерация по РСБУ.

Это простейший план счетов. В обычной компании несколько десятков счетов в плане счетов.

В РСБУ (российская система бухгалтерского учета) есть рекомендованный Минфином план. Он довольно объемный, древовидный, универсальный, но на мой взгляд, для малого бизнеса совсем не годится. И точно не годится для целей управленческого учета. Поэтому рекомендую брать западный и «допиливать» под себя.

План счетов может выглядеть вот так:

Важное отступление.

Мы с вами уже столкнулись с тем, что одним и тем же русским словом называются разные сущности учета. Приведу примеры.

Прозорливый читатель уже догадался и сформулировал в голове вопрос. А как связаны эти счета из плана счетов? Что, если мы по одним счетчикам насчитаем один результат, а по другому другой? Как в арба-такси – по Яндексу 520, а у шайтан-пилота «шисот писят пожялст».

Нам такого не надо! Поэтому решили, что:

Все операции должны иметь двойную запись!

Не двойное дно, дорогой читатель! Мы сейчас говорим про прозрачный управленческий учет!

Так что означает двойная запись? Это просто реализация закона сохранения. Если что-то где-то прибавилось, то где-то должно убавиться. И наоборот.

Например.

В реальной жизни: Маша съела землянику.

В реальной жизни под призмой закона сохранения: Земляника в корзинки убавилась, земляника в животе Маши прибавилась.

Пример из жизни компании.

Как в жизни: Клиент оплатил занятие.

Как в учете: сумма в кассе увеличилась, долг клиента уменьшился.

Дебет и кредит

Все слышали: «Свести дебет с кредитом». Это в простонародье так говорят, если учет на предприятии сбалансирован, все двойные записи согласованы и нет такого, что Маша «приняла» землянику, а в корзинке она осталась, и как будто бы на бумаге у нас две партии земляники в конторе: одна в корзинке, а вторая в машином животе.

Так что же такое этот самый дебет и кредит? Опять иностранщина! Ну конечно! Дебет – это приход, кредит – это расход.

В примере с Машей бухгалтер записал бы процесс кормления земляникой:

ДТ Маша

КТ Корзинка

Зачем это всё?

В стародавние времена, когда учет велся на бумаге, а жулья и хапуг было не меньше нынешнего, всегда был соблазн в учетной книге подправить что-то. Простейший вариант – подрисовать минус. Поди потом разбери. «Я не браль».

И поэтому решили всё, что с минусом, считать с плюсом, но в другой колонке. И строго следить, чтобы не было подчисток. А как колонки то назвать? Так и назвали «Приход» и «Расход». Потом уже сложилась терминология и стали называть «Дебет» и «Кредит». Показывая всем остальным, что мы тут знаем что-то крутое и умеем, и простым смертным далеко до нас. Короче, всё то же, как и в автосервисе, где «рассухариватель сапунит» и у айтишников «рутовый эсэсаш – грех».

Сейчас, конечно, и дебет, и кредит по счету часто ведется в одной колонке в таблице базы данных (я смотрел, но в Odoo верны традициям и дебет и кредит даже в разных колонках), но по историческим причинам на экране всегда показываются в разных. Вот так:

Конечно, Вы уже додумались, что есть счета, которые отражают какие-то положительные сущности, например выручку, а какие-то отрицательные сущности, например, долг по зарплате.

Вот где сидите или лежите, так там и оставайтесь. Иначе упадёте!

Есть активные и пассивные счета. Условно – активные это такие, запись в дебет которых дает увеличение суммы, а пассивные – запись в дебет дает уменьшение суммы.

Таким образом, мы столкнулись с тем, что:

по историческим причинам нельзя было писать минус, завели вторую колонку

нельзя было иметь целый счет с минусами, сказали, что такой счет будет пассивным.

И вот это всё сейчас также активно используется. И мало того, довольно эффективно. Такой подход позволяет быстро находить нестыковки и выявлять ошибки в учете.

Разумеется, если мы составили приличный план счетов, то мы хотим как-то получить сводные данные, что у нас творится в нашем королевстве в общем. Поэтому из счетов составляют:

Баланс

Баланс фирмы – это просто суммы по всем счетам плана счетов. Структуру баланса можно сделать сложной или простой, но самое главное, чтобы у вас сумма по дебету сошлась с суммой по кредиту. Вот это и есть «свести дебет с кредитом». Теперь мы знаем, что это означает составить верный баланс компании.

Дебиторская и кредиторская задолженность

Когда компания работает, бывает так, что оплата берется не авансом, а постфактум. В этом случае мы обычно говорим «этот клиент нам денег должен». А по научному «возникает дебиторская задолженность».

Понять очень просто – это сумма, которую должны нам другие компании за наши товары или услуги. Разумеется, можно понять сколько именно какая компания должна. И такая информация обычно выводится в карточку контакта во всяких программах. Например, так:

Вы уже обратили внимание, что в примере есть поле «Наш долг»? Это кредиторская задолженность.

Каковы причины возникновения дебиторской задолженности?

Отпускаем товар или оказываем услугу с оплатой «потом»

Начисляем пени и штрафы

Делаем возвраты поставщикам

Упражнение.

Придумайте не менее трех вариантов возникновения кредиторской задолженности.

С детства нас учили, что долг это плохо. Но не всякий долг плохо. Бывает долг плановый, тогда он учтен нами в бизнес модели. Например, когда компания работает в отсрочку платежа. Плохой долг просроченный. Когда нам не заплатили тогда, когда должны были.

А еще хуже, если мы не заплатили, не выполнили обязательства.

Совет: если у вас постоянно есть просроченная дебиторка, от 15% оборота, думайте, что делать. Это путь вниз к банкротству. На работе с долгом потеряется вся возможная прибыль.

Упражнение.

Пусть у Вас оборот 1 млн. Пусть прибыль заложена 25%. Пусть просроченная дебиторка составит 15% оборота. Вопрос. Во сколько раз уменьшится чистая прибыль компании?

Ответ: 250000:(250 000-150 000)=2.5 раза. Да, «как бэ на бумаге они нам отдадут», но вот пока не отдали, вы себе снимите сотку, а не 250. А если просроченная дебиторка будет больше 250, то контора пойдет в минус. Хороший результат: работать с рентабельностью 25% и уйти в минуса.

Еще совет: если у вас просроченная кредиторка, с которой не можете справиться, лучше банкротьтесь, не юлите и не врите самому себе. Ваш бизнес превратился в говно. Банкротство – хороший вариант. Пропадание и концы в воду – плохой.

Переходим к практической части:

Берем любой счет. Выставляем и проводим по базе. Физический смысл: у клиента появился долг.

Открываем карточку клиента. Смотрим, как это отразилось на дебиторке.

Берем тот самый счет, кладем оплату. Повторяем пункт 2.

Настраиваем фильтр в клиентах на «Долг>0». Получаем список должников. Можем начать обзвон.

Пара иллюстраций из Flectra:

Просто фильтр по долгам.

Ниже как раз случай, когда услуги были отпущены в долг:

Что такое Главная книга и как её читать

Все, наверное, слышали про такую штуку: «акт сверки». В российском бухгалтерском учете есть такой документ. В нем отражаются поступления и списания денег, т.е., расход и приход по какому-то контрагенту. Есть две стороны документа: дебет и кредит.

Выглядит вот так:

Внизу имеется место для печати и подписи.

Т.е., акт сверки – это документ, с которым согласились и который подписали обе стороны.

Теперь рассмотрим западный аналог: Главную Книгу (General Ledger)

Ну что? Есть разница? Акт сверки это кабина Жигулей три педали и руль, а Главная Книга – кабина Боинга. Круто, но ничего не понятно.

На самом деле, в Главной книге отражаются все финансовые операции. Можно делать срез по партнеру, по журналу операций, по счету из плана счетов, да по чему угодно. Акт сверки является частным случаем Главной Книги.

Давайте рассмотрим каждый тип строк

Берем первую строку.

Дата понятно.

Entry или запись. Указывает, что за документ породил запись. Например, это может быть счет или платежное поручение.

Журнал. Указывает, по какому журналу операций зафиксирована операция. Журнал «Счет» означает выставление счета, журнал BNK1 операции по расчетному счету и т.д. Посмотрите в настройках Учет\Настройки\Журналы.

Счет. Это счет из плана счетов. Например, дебиторская задолженность, как на примере.

Налоги пусто. Если работаете с НДС, то тут будет вид налога.

Партнер. У нас на примере Главная Книга отфильтрована по партнеру. А бывает так, что нужно вызвать по группе партнеров. Тогда в этом поле будет партнер.

Ссылка. Собственно, комментарий к оплате. Что тут может быть? Например, Customer Invoice – это выставление счета. Оплата клиента – это когда мы кладем деньги или на счет, или на баланс. Есть еще Automatic Write Off и Автоматическое разнесение, о них ниже.

Номер сверки. Есть привязка оплаты к начислению. Это как раз номер привязки.

Дебет – сумма по дебету. На примере у нас счет 101200, дебиторская задолженность. Когда счет выставляется, долг увеличивается, поэтому при операции выставления счета сумма записывается в ДЕБЕТ этого счета.

Кредит. Когда проводятся операции отмены счета или оплаты, долг уменьшается, и операции записываются в КРЕДИТ счета 101200.

Накопительный баланс. Т.к. мы проводим операции каждый день, мы можем рассчитать баланс – сумму, которую в данном примере должен нам клиент на каждый день или хотя бы на день, когда были операции. Т.е., накопительный баланс показывает, сколько денег нам остался должен клиент после совершения этой операции. Сумма с минусом означает переплату.

Как можно делать автоматическую раскладку платежей

Как Вы думаете, на что, кроме подготовки липовых отчетов для правительства, тратит время бухгалтер? На раскладку поступивших платежей.

Если платежей мало, а суммы точно соответствуют начислениям, тогда это не вызывает проблем. Надо найти счет, связать платежку и счет, и всё. Счет большинство программ сами умеют отмечать как оплаченный, если к нему привязана платежка.

А что, если деньги поступают разными суммами, в назначении платежа неясно, что это такое.

Есть подход. Нужно класть деньги на баланс, а с баланса уже можно разложить по счетам.

Нам же по факту важно только, должен ли нам клиент денег или нет. Остальное это всего лишь наши хотелки, чтобы был удобно смотреть.

Есть разные методики раскладки платежей. Самый распространенный метод – Automatic Write Off. В переводе: «Автоперемещения».

Суть. Делается второй счет типа «дебиторская задолженность». Делается настройка в программе, или программа сама учитывает всю дебиторку по всем счетам типа «дебиторская задолженность». Например, Odoo/Flectra так сама умеет.

Например, на основном счете дебиторки будет 100 руб, на специальном 200. Итого партнер должен 300. Но может быть так, что на основном -500, на специальном 500, тогда партнер ничего не должен.

И вот что делается. Если поступает сумма, большая чем сумма по счету, то мы разбиваем платеж на два хитрым образом: перекидываем поступившую сумму на другой счет дебиторки, а потом возвращаем назад сумму, которая удовлетворит наш счет. Счет отметится закрытым, суммарный долг (баланс) клиента не изменится.

Всё остальное – это разновидности этого метода. Идет игра с разбиением сумм и перемещением сумм между одинаковыми счетами.

Мы же не можем сделать проводку ДТ КТ по одному счету. Поэтому приходится вот так изгаляться.

Итог: баланс клиента не меняется, а в Главной Книге остаются следы такой деятельности.

Есть еще современные методы, где разбиение не показывается в главной книге, а хранится в специальном месте «Разбиения платежей». Но это совсем другая история.

Бюджет

Что же такое «Бюджет»? У кого-то сладко засосало под ложечкой – умм, это такая кормушка, это бесконечное количество денег… На самом деле нет, нет и еще раз нет. Бюджет – это просто дорожная карта.

Пару лет назад я ехал между двумя деревнями в Тверской области. Дорога была с поворотами. И почти на каждом повороте были следы трактора, который поворот пропустил и поехал прямо. Следы длинные, кое-где метров двести-триста в поле. Понятное дело, что топливо было не только в баке трактора, но и в бачке тракториста.

Мощи много, желания поскорей попасть в пункт «Бэ» тоже. Можно и запилиться в поле.

Так же происходит и с деньгами. Ими нужно управлять, как трактором. Они чрезвычайно активны и всегда требуют движения. Поэтому всегда нужно управлять деньгами. Но как? Ведь дорогу для них с забором и отбойником мы построить не можем. Можем! И эта дорога называется «бюджет».

Представьте себе автопредприятие. Вот директор раздает утром наряды водителям, кто куда едет. Вася едет из Бирюлево в Выхино, Петя едет из Медведково через Осташковскую улицу, далее по Енисейской, далее на Проспект Мира и далее на улицу Бочкова.

Угадайте, какое задание будет выполнено максимально правильно? Конечно второе. Есть конкретика, есть маршрут.

Также и с бюджетом.

Мы всегда должны ставить главную цель, затем определить средства ее достижения, и для каждого такого средства определить рамки: в какой временной период мы можем пропустить через эти рамки какое количество денег.

Такие рамки называются:

Бюджетные статьи

Вы их видели много раз. Статьи бывают доходные и расходные. Чем меньше Ваш бизнес, тем тяжелее управлять доходной частью бюджета: очень много рисков, очень много неопределенности. Но это делать обязательно нужно.

Примеры бюджетных статей:

Доходы: выручки от продажи товаров или услуг

Доходы: выручка от выигранных судебных дел

Расходы: интернет

Расходы: аренда

Расходы: зарплата

И т.д.

Бюджет обычно составляется на какой-то временной интервал: на месяц, квартал или на год. Он состоит из статей и сумм, которые предполагаются по этим статьям.

Если вы свели бюджет с профицитом или в ноль, то Вам будет проще управлять предприятием. Вы точно придете туда, куда хотите, если все правила будут исполнены как надо.

Типовые ошибки

Вы составили бюджетные статьи по наитию

Тогда их будет очень сложно исполнить, ведь они не имеют ничего общего с показателями работы вашего бизнеса.

Как делать? Соберите статистику за несколько месяцев. Посчитайте фактическое исполнение бюджета. На следующий период составьте статьи таким образом, чтобы они повторяли фактические результаты прошлых периодов.

Как только это будет сделано, Вы поймете, где нужно прилагать усилия, чтобы бизнес работал эффективнее.

Вы переоценили свои силы

Иногда начинающие бизнесмены говорят так: вот первые 3-4 месяца мы росли на 20-30% в месяц, так будет всегда. Через год рост будет 200%. Не факт. Кривая роста не линейная.

Вы не знаете про динамику рынка

Очень часто на рынке бывают периоды спада и подъема, сезонность. Учитывайте это в бюджете или вылетите в трубу!

Как автоматизировать бюджет

Современные ERP системы дают возможность забюджетировать всё, что хотите. А факт будет считаться автоматически.

Обычно нужно:

Составить свой план счетов под цели бюджета.

Создать статьи бюджета и связать их со счетам в плане счетов.

Придумать аналитику. Аналитические статьи.

Составить бюджет из бюджетных и аналитических статей.

В Odoo/Flectra есть готовый модуль про бюджет.

Упражнение.

Создайте бюджетные статьи. Привяжите к расходной статье счет из плана счетов, который связан с дебиторской задолженностью.

Привяжите к другой статье счет из плана счетов, который связан с кредиторской задолженностью.

Придумайте аналитические счета. Это ваши центры затрат и доходов. Например, «проект такой-то», или «Выручка по рознице».

Сделайте бюджет. Учтите, что доходы планируются с плюсом, а расходы с минусом. Ваш бюджет должен иметь нуль. На картинке выше не сбалансированный бюджет.

Попробуйте создать счет поставщика, провести его по базе. Также счет клиенту, также провести по базе. Фактические значения изменятся.

Управленческий и бухгалтерский учет

У нас исторически сложилось так, что бухгалтерский учет не имеет ничего общего с учетом на предприятии с целью управления предприятием. Обычно отчеты для директора готовятся экономическим отделом, который рассчитывает различные показатели, а бухгалтеры заняты вводом первички и подготовки отчетов для государства.

И порой квалификация тех людей, которые работают в бухгалтерии, не позволяет им участвовать в управлении предприятием и давать советы директору. Именно поэтому у них такая репутация.

У нас бухгалтерский учет «посмертный». Т.е., колбасит себе фирма, работает так, что дым из ушей идет. А в конце квартала делается отчет, и получается «убыток в миллиард».

И очень давно сразу стало очевидно, что данных бухгалтерского учета недостаточно, чтобы вести компанию в верном направлении.

В англо-саксонском учете всё продумано немного иначе. Там учет состоит из финансового и управленческого. Финансовый учет имеет целью получение достоверной отчетности для государства, владельцев и акционеров (см. определение), а управленческий имеет целью оперативное предоставление менеджменту ключевых показателей работы компании.

На Западе бухгалтеры больше экономисты, чем наши. Они являются помощниками директора, считают не только деньги компании, но и отвечают за расчет всех нужных показателей.

Этот подход мне нравится больше, потому что если мы построим правильный управленческий учет, то из него будет вытекать правильный финансовый учет, а из него правильный бухгалтерский учет, из которого будет вытекать правильная отчетность для государства.

Поэтому, задача номер «раз» – построить управленческий учет.

Живая рабочая схема на 2020 год такая:

В удобной платформе, которая гибкая, которая автоматизирует труд многих людей, которая является ИТ средой компании, ведется управленческий учет. Затем настраивается «маппинг» – проекция статей финансового учета с 1С. Выгружаются проводки по первичке. Далее 1С как «машина для отчетности» перемалывает в своих пожилых жерновах с запахом нафталина всю первичку и делает нужные отчеты, которые можно выгрузить в любом формате и отправить в ФНС и другие госорганы.

Заметка для новеньких

Чтобы сделать отчетность для государства, нужна вот такая цепочка:

ИТ среда компании с управленческим учетом → маппинг на 1С → регистры бухучета в 1С → отчетность в XML или на бумаге → канал передачи в ФНС (типа Контура, Такскома, Почты РФ и лично в окошко для бумажной отчетности)

Короче, говоря языком миллениалов: «Гемор». Да, так и есть. Но надо его настроить один раз, потом пойдет по привычке. Это всё из-за дурацких прослоек типа операторов фискальных данных, операторов передачи отчетности. Вот я не понимаю, почему имея ЭЦП я не могу сам передать данные в ФНС. Зачем столько посредников? Я бы из своей системы сделал бы XML и отправил ее, если бы не закон о бухучете, с его требованиями вести тот или иной вид учета с обязательными печатными формами и постоянно меняющимися форматами. Нужно держать бригаду программистов-мучеников, которые будут актуализировать печатные и XML формы отчетности.

Вернемся к управленческому учету.

Я крайне рекомендую сделать как на Западе. Для своего финансового учета взять их план счетов, самый простой.

Финансовый учет позволит Вам видеть правильный баланс своего предприятия. Не регламентированный баланс, а настоящий, там где:

Активы-Обязательства=Собственный капитал

Это позволит вам мониторить, как вообще ваш капитал растет или вы катитесь вниз, проедая свои деньги или деньги инвестора.

Для целей управленческого учета и бюджетов вам нужны статьи аналитического учета.

Аналитический учет

Очевидно, что статьи финансового плана счетов связаны друг с другом балансовым уравнением и системой двойной записи.

Следовательно, одну и ту же операцию Вы не можете учесть в одном случае так, в другом эдак.

А еще в обычном финансовом учете нет никаких надстроек, чтобы можно было учитывать ваши операции в разрезе проектов, в разрезе статей расходов и пр.

Для этого придумали аналитический учет. Вводится дополнительный классификатор – статьи аналитического учета.

Они, в отличие от статей финансового учета (статей плана счетов), не сидят в балансе. Они вообще могут появляться и пропадать с жизнью компании.

Пример финансового плана счетов:

А вот пример статей управленческого учета:

Технически современные программы будут вести за вас аналитический учет сами.

Вам нужно только в счетах на продажу и закупку ставить верный счет аналитического учета. И всё.

Ну вот. Мы с вами теперь знаем, как примерно считать деньги, как поставить им заборчики, чтобы не убежали. Давайте уже строить что-то работающее.

Кратенько, как поставить учет:

Берем англосаксонский план счетов, самый простой. Американский базовый, 36 статей.

Придумываем свои аналитические счета. В разрезе каких статей мы хотим видеть оборот.

Создаем бюджетные статьи. Бюджетная статья смотрит на одну или несколько статей финансового учета, укрупняя их.

Создаем строки бюджета: это связь бюджетной статьи и аналитического счета.

Из строк бюджета формируем сбалансированный бюджет.

В процессе регистрации операций правильно выбираем статьи финансового и аналитического учета.

Наслаждаемся автоматически сгенерированным балансом, бюджетом, центрами затрат.

День четвертый. Ларьковый

Отступление про бизнес-процессы

А вы хоть раз пробовали описать свои бизнес-процессы?

Я не имею в виду процессы, которые связаны с вашим продуктом, а типовые? Например, «продажа» или «отгрузка со склада»?

Если кто описывал, сейчас достает свои записи, читает и офигевает.

Если кто не описывал, то садится и описывает. Дальше читать нельзя.

Ну что? У кого получилось дерево с кучей веточек? Это вот так, это вот так, и куча частных случаев?

Теперь главное. А зачем нам бизнес-процессы? Мы хотим изучать разнообразие в движении муравьев и тли по веточкам или же мы хотим взять бревно, схватиться всей командой, разбежаться, да и пробить себе окно на рынок?

Кто-нибудь видел стенобитное орудие с веточками?

Кто-нибудь видел осиновый кол с веточками? Эта веточка для вампира-тёти, эта веточка для вампира-дяди, а эта, если он нам платит налом. Ну вот, я тоже не видел. А всё почему? А потому что, внимание: СТЕСАЛИСЬ ВЕТОЧКИ!

Да-да, в процессе шлифовки бизнес-процессов веточки всегда отрубаются, бревнышко становится крепким и ровным, пригодным для штурма.

Еще пример до того, как мы, наконец, начнем торговать.

Помните прикол про колеса-подпорки при обучении катанию на велике? Кажется, что классная идея. Только вот обучение от этого затягивается, и вообще весь процесс становится нехорошим. Человек привыкает, что на велике можно остановиться, и еще какие-то вредные привычки приобретает.

А потом папа в ярости скручивает эти подпорки: давай сам. А нифига не получается. Слезы, падения, кровь.

Так вот, сильно геморройные бизнес-процессы сначала кажутся подпорками, типа с ними легче и всё можно учесть, а потом мешают. А потом вообще вредят. Сверстники уже рубят бабло и строят филиалы, а мы еще только посыпаем стрептоцидом коленки и делаем еще подход.

А еще помните, что падать легче, когда ты маленький. Для бизнеса тоже работает. Пока ты мелкий: ну оступился, ну упал, встал да пошел. Сколько раз в день падает годовалый малыш? Да бессчетное количество раз, и ему ничего нет, даже синяка. А если вот, скажем, Вы сейчас упадете? Больно будет и синяк. А к 70-ти и перелом может быть.

Так что долой подпорки, даешь правильное интенсивное обучение в молодом возрасте.

Начинаем строительство своего ларёчка

Вот вы думаете, власти закрыли все рынки? Ну, там, где стояли палатки, отсеки, контейнеры…

Ну, физические, конечно, да. А вот в интернете ларьки как раз стоят. Везде рынок, везде торгуют. Инстаграм вообще даже рамочку вокруг фоток рисует, типа «прилавок».

Значит что? Торговать все переехали в интернет. Мы не будем рассматривать оффлайн торговлю, потому что это дорого и пусть этим занимаются те, у кого есть для этого капитал и связи.

Значит, и нам нужно налаживать торговлю в Сети.

Если вы только начинаете бизнес, помните, что самая главная причина разорения – высокие постоянные расходы. И нужно всегда на любом этапе их снижать.

Чтобы начать строить свой магазин, не нужно инвестировать в крутой сайт. Нужно сделать группу в соцсетях и начать продвигать ее.

Этап 0 «Социальная стадия»

На этой стадии вы не должны инвестировать ни во что, кроме как в свой продукт и его продвижение.

Если вы не найдете отклика и первых покупателей в соцсетях, скорее всего, ваш продукт хоть и крутой, но он не нужен.

Согласитесь, электронная чесалка для жопы с голосовым помощником – это, правда, круто, но как забавный экспонат. Вряд ли себе кто-то такое купит, если только не по пьяни (крутая идея – поставить на выходе из бара :) )

Если продукт не зайдет, вы почти ничего не потеряете, не будет кучи долгов и прочих моментов, связанных с крахом бизнеса.

Помните статистику: только каждый десятый стартап выживает после года работы.

Это надо знать, это не страшно. Есть методики, как войти в эти 10%. И часть этой методики вы сейчас читаете.

Пример «Мамкин бизнесмен»

Был пост, кажется на Пикабу, как парень собрался развозить воду в своем городке с населением 50 тыс. Добывать из скважины, разливать по бутылкам в 20л и развозить по городу. Парень писал заметки, как он начал, что он делал. Выкладывал фотки. Поищите пост, очень познавательно о том, как делать не надо.

В общем, что он сделал, привожу в том порядке, в каком он делал свои дела:

Купил здание бывшего магазина в селе, там были только стены и крыша.

Пару месяцев сам делал там ремонт и даже положил плитку на пол.

Рассчитал, что из 50 тыс. населения как будто бы 20% будет покупать воду в бутылях.

Насчет скважины ничего не было.

Про разрешительную документацию на фасовку воды и пользование недрами вообще ничего не написал.

В каментах отписали, что для развозки по плану потребуется пятитонная машина и водитель экспедитор. Если будешь работать один, не успешь нафасовать и развезти.

В том самом городе работали уже две возовозные конторы. Океан явно не голубой, а алый.

Ну и что? Мы больше ничего не слышали про этого предпринимателя, потому что он начал не с того. Он начал с помещения. И многие начинают. И сразу прогорают.

Был пост у одного из бизнес-блогеров, как они решили «открыть очередной бизнес», а точнее, спекулировать косметикой. Когда подписчиков много, и есть действующие контракты с Avon и Mary Kay, можно неплохо заливать кремы и пудры.

Так вот, они начали с того, что за 2 млн сделали ремонт в съемном помещении. Это вообще дикость. Ну и, конечно, их попросили, а 2 млн, конечно, они не вернули.

Ребята, крупные компании делают ремонт в арендных помещениях не только с помощью денег и узбеков, но и с помощью юристов. Там договоры на 200 страниц мелкими буквами. И ТРЦ охотно их заключают, потому что арендаторы стабильные и сделают красиво. И выгнать просто так, без компенсации, их не смогут.

Так что продукт, только продукт и измерение спроса не него.

Этап 1 «Интернет-магазин на бесплатном движке»

Когда заказы пошли, нужно уже всё превращать в бизнес. Систематизировать, автоматизировать.

Вот в этот момент важно заложить точки роста.

Как все делают: а, щас соберем магазин в конструкторе, есть таких много, там можно сделать почти всё, даже карты принимают и кассы можно настроить.

Нормальное решение, будет работать. Но точно ограничит в свободе действий, и конечно же, ваша информация будет лежать у кого-то. Вы и деньги свои держите в чужом кармане, и ключи от квартиры тоже храните у блогера из инстаграма дома?

Наверное, вы не догадываетесь, что у крупных площадок с заднего крылечка можно купить информацию. Думаете, теория заговора? А как тогда попадают телефоны к брокерам? Как только мы сделали ООО, нам сразу звонят, откройте счет, возьмите кредит…

Крупняк дружит с крупняком. Если вы вскрыли нишу, дела идут хорошо, а ваш бизнес в облаке у дяди, то дядя рано или поздно засечет ваш оборотишко, и попробует продать данные тем, кто готов за них заплатить. Хотите появления в вашей нише крупного бизнеса?

Расскажу, как появился крупный игрок на рынке товаров для творчества

Был, кажется, 2010 год. Моя молодая компания Чип-Арт показывала чудный рост, 20-30% в месяц. Я уже сделал интерполяцию кривой роста и понял, что к Новому 2012 году буду жить в своей квартире и заказывать цыган и медведей.

Рынок так быстро рос, что мы могли делать всё, что только хотим: поднимали цены, грузили по месяцу, был даже брак, не специально, конечно.

Но мы честно работали, не поднимая головы, 24х7, активно росли, расширялись, увеличивали обороты и команду.

И вот гнилая сеть из 6-ти магазинов с американским капиталом, которая продавала говно-товар для творчества по заряженным ценам, была куплена московским крупным швейным оптовиком. Так начался новый этап работы сети Леонардо.

Нам удалось заключить с ними контракт. А им удалось заключить контракт покруче. Все знают, что у них по состоянию на 2020 год более 110 магазинов по стране, а оборот превысил 7 млрд рублей (данный Росстата).

Леонардо делали у нас заказы супер-регулярно. Каждый месяц. И кормили нас, платя славно и исправно. Они росли и мы тоже.

И вот к 2012 году размер месячного заказа приблизился к 1 млн рублей. А потом? А вот потом было совсем не славно. Они почти закончили строительство основной сети и взялись за продукты. Те категории, которые хорошо продавались, стали делать сами: заказывать в Китае под СТМ, заказывать где-то в РФ, а часть товаров вообще стали делать на мощностях Гаммы. И категорию за категорией стали выводить наш товар. Ну, не только наш, еще многих поставщиков.

Цены стали не выше рыночных, наличие и выбор отличные. И наши клиенты, оптовые покупатели, владельцы рукодельных магазинов, стали закрываться. У них перестали покупать, потому что народ стал покупать всё в Леонардо.

В итоге к 2020 году закрылось 70% оптовых клиентов Чип-Арта. Ну и мне пришлось компанию уменьшить в несколько раз.

Вот так, ребятушки, бывает, когда в нишу приходит крупный бизнес.

Да, квартиру я тогда так и не купил, потому что сдуру инвестировал всю прибыль. Рыночный рост – это, как оказалось, казино. Нужно 50% забирать и выводить из компании, это точно.

Хотите пойти и рассказать, как у вас классно дела?

Дерзайте. Озон, Тильда, Авито – это то, что вам надо.

Да, это будет работать и потребует очень мало усилий на старте.

Этап 2 «Делаем сами всё для себя»

На этом этапе можно нарубить дров, а можно реально сделать работающий инструмент.

Зафиксируем состояние: бизнес уже пошел, это уже бизнес, а не веселое хобби, которое ворует всё свободное время и деньги. Я к чему: гипотеза проверена, спрос есть, как делать продукт, понятно, возможности бесплатных и условно платных систем исчерпаны, пришло время сделать систему под себя.

Как вообще это делается?

Представьте свою фирму через год-два. Составьте список желаний, не менее 20, что УЖЕ произошло с ней, как УЖЕ она работает.

Теперь отключите воображение, включите скептика, эдакого консерватора, который раздерёт в пух и прах все ваши хотелки, выдвигая тезисы и аргументы, почему так невозможно.

Например, вот часть желаний:

–довести объем продаж до 10 млн в месяц

Скептик:

Ок, сейчас у нас выручка миллион, все загружены до предела, времени нет ни у кого. Нужно расширяться. Значит, нам нужно масштабироваться в 10 раз. Откуда у тебя ресурс на масштабирование? Это нужно снять новую площадь, обучить новых людей и пр. А самая главная жопа заключается в том, что:

–новые сотрудники не выдадут тебе продукт сразу. Пока ты их учишь, компания не приносит прибыль;

–ты знаешь, что по нормам управления ты не сможешь сам руководить всем, как сейчас, нужны будут начальники отделов, а они сами ничего не производят, нужны будут бухгалтеры и администраторы, новые кладовщики и прочие.

Принять доводы скептика и понять, что с ростом компании ее эффективность растет нелинейно. Существует так называемая яма при переходе от микро к малому бизнесу, от малого к среднему.

Т.е. пока ты микро, ты эффективен. Стал ты микро*2, ты уже в запаре, стал ты микро*3, ты безбожно неэффективен. Стал ты микро*10, у тебя снизилась себестоимость за счет массовости, и ты опять эффективен. И так далее.

Просчитать свою яму перехода на следующий этап.

Эта та самая яма, в которую попадает любая компания. Пути два: обратно в свой уголок, там тоже нормально и безопасно, или перейти яму и брать новые высоты. Все выбирают второй путь, но он не для всех правильный.

На этапе анализа данных от вашего скептика посмотрите, а какой лишний персонал у вас получается? Т.е., тот, который раньше был не нужен, а теперь понадобится?

Например, вы междугородние перевозки. У вас три фуры, и всё идет пучком. А что будет, если будет 30 фур? Уже нужен начальник гаража, диспетчер, закупщик запчастей. И все эти ребята напрямую денег не приносят, только благодарно принимают свой оклад ежемесячно с 5-го по 10-е.

И вот тут-то придет на выручку автоматизация. Если на этапе комфорта спроектировать свою будущую систему и сразу автоматизировать процессы, которые в будущем будут стоить вам денег, то можно лихо перекинуть мостик через эту яму, не потеряв эффективности в процессе трансформации и роста.

Например, сейчас у вас один администратор, который справляется с помощью экселя или google docs с диспетчеризацией заказов.

Правильно:

Повторить весь функционал в автоматической системе, которой без разницы 1 заказ обработать или тысячу.

По мере роста тот же самый администратор сможет обрабатывать с помощью системы любое количество заказов.

Неправильно:

А, еще девочку возьмем. Сейчас лишних денег нет.

Сколько стоит автоматизация? Че, серьезно? Да за эти бабки у меня девочка полгода будет работать.

Нафига автоматизировать, если у меня девочка в Экселе это делает за 30к в месяц и еще мне чай приносит?

Если не планируете расти, то и не делайте автоматизации. Она хороша только тогда, когда реально помогает. Автоматизация ради автоматизации это фигня полная.

Автоматизация – это ваша инвестиция. Алгоритмы – это ваши роботы. Такие же сотрудники, только очень дешевые, которые не увольняются и слушаются беспрекословно.

Следующий момент – это ТЗ

Можно написать ТЗ на сто страниц, делать систему год и ничего не получить или получить то, о чем вы думали год назад. Т.е. совсем не то, что нужно сейчас.

Вы должны работать как скульптор, а не как заказчик монумента.

Т.е., последовательно, штрих за штрихом, придавать системе нужные свойства и как можно быстрее начинать в ней работать.

Нужно найти специалиста, который будет вашим «долотом», который воплотит ваш замысел, который имеет опыт, чтобы ваши идеи были реализованы правильно.

Работайте спринтами: выбрали кусочек, описали, сделали. Куски должны быть на неделю-две работы. Попробуйте продумать спринты так, чтобы через 3-4 спринта запустить пользователей.

Пример:

0 спринт установка системы и самообучение. Попробовать пройти в ней типовые кейсы: продажа, закупка, изготовление и пр. Именно так, как предполагается.

1 спринт – введение ваших базовых сущностей, которых нет в системе. Например, детализация работы спецтехники.

2 спринт – печатные формы, настройка почты, права пользователей

3 спринт – движение денег: балансы, дебиторка, кредиторка.

Всё – можно запускать пользователей. И потом уже накручивать автоматизацию, например, автоматическое выставление счетов, групповое проведение, смс уведомления и прочее.

Как выбрать платформу

Нужно подобрать ядро, систему, которая вам нравится, про которую Вы знаете, что она точно не отправит ваши данные «дяде», работает быстро, сможет стать вашей экосистемой. Т.е. будет объединять сайт, учет, прием платежей (процессинг), диспетчеризацию и пр.

Таких систем несколько. Например, Odoo. Система с открытым исходным кодом, про нее точно известно, как она работает с данными, дыр нет.

В системе должно быть много всего, что вам нужно, скажем, 70% уже есть в базовой версии. Потому как разработка – процесс дорогой, и писать с нуля это в нынешний век просто расточительство.

Подобрать специалиста или нанять команду?

Обычно процесс идет несколько месяцев, поэтому нанимать команду себе в штат не стоит. Лучше обратиться к специализированной фирме или частному специалисту.

В большие конторы нет смысла обращаться, вы просто переплатите, потому что из «выставленных часов» часть денег пойдет на оплату продакт менеджера, на написание и согласование огромного вороха бумаг и документации, на выплату зарплаты разработчикам и прочее.

Есть две популярные схемы работы: по часам, и по фиксу. По часам – самая удобная форма для разработчиков, по фиксу – для Вас. Старайтесь работать по фиксу. Иначе, если попадется не очень честный партнер, вы будете оплачивать часы, а результат будет очень медленным. Не секрет, что софтверные компании продают больше часов, чем имеют ресурсов. Догадываетесь, почему?

А нужно ли учиться самому?

Если Вы автомобилист со стажем, то, скорее всего, помните, как иногда бывало раньше. Ваша машина на подъемнике, Вас подзывает слесарь и показывает, как что-то явно «бряцает» под днищем со словами «ууууу, видишь?» и дальше идет вроде бы непонятный, но знакомый термин типа «шаровые и рассухариватель закисли, надо распрессовывать и спринцевать». Ну, или фокус с пеной из масляной горловины. Знакомо чувство?

Вы наивно полагаете, что уж в вопросах внедрения вас не прокрутят на сахарок? Хотите, чтобы за пустяшную, но вроде бы крутую операцию с Вас взяли бабла сильно больше?

Есть ценовой парадокс во внедрении информационных систем. Часто некоторые задачи кажутся заказчикам более сложными и опытный менеджер проекта попробует продать Вам эти задачи дороже, чем они есть. Но часто есть задачи, которые недооцениваются заказчиками, их делать долго и муторно. Но заказчику кажется, да ну фигня, че там делать-то? И возникает конфликт.

К таким часто недооцененным задачам чаще всего относят:

Создание печатных форм. Это самая жесть для психически устойчивых. Бывает так, что возишься с формой и 10 и 15 часов. Но заказчик обычно не готов платить за эти часы, считая цену не адекватной. Если Вам назовут цену закрученной формы типа УПД с печатью и подписями в 15 часов, не удивляйтесь. Попробуйте-ка сами ее собрать.

Интеграция с кассовыми аппаратами. Это вообще история. У каждой онлайн кассы сейчас свой интерфейс. У кого-то облако, у кого-то локальный веб-сервер, у кого-то жесткие драйвера и взаимодействие через COM порты. Старайтесь ставить подрядчикам реальные задачи, а не «Да всё нужно, чек, возврат, Z и X отчеты, а кассовые аппараты все у меня разные, а еще хотим отчет кассира через EDI, которые подписываются ЭЦП». А сколько чеков то будет? «Пока 2, но будет 1000. Делайте и считайте нагрузку для 1000 чеков в смену». Когда Вам назовут сумму с пятью нулями за решение, у Вас волосы встанут на голове дыбом. А че так дорого-то? Вон 1С же так умеет, правда у меня не 1С, она тормозит у меня, и я не хочу за нее платить. Ребята, 1С пишут сотни программистов, и их универсальные решение используют тысячи компаний. Поэтому интеграция и стоит недорого. Но, да. Тормозит и платная.

Чтобы не иметь бледный вид, ну или красный с капельками пота, когда Вам пришлют оценку задачи, потратьте время, пройдите обучение. Сэкономите массу времени. Моя лаборатория проводит учебные курсы как по самой Odoo для пользователей, так и курс молодого программиста. Сэкономите от 150 часов своего времени.

День пятый. Автоматизация

Луддиты и гуманизм

Те, кто не слушал на уроках истории байки о личной жизни учителя или еще какую-нибудь туфту, которую обычно втирают в школе вместо изучения и анализа событий прошлого, а знакомился с историей первой промышленной революции, вспомнят про движение луддитов. В общем, там история такая. Ребята в Англии были как бы против внедрения станков. Они полагали, что будут дикие сокращения на заводах, и все помрут с голода. Барагозили, буянили, жгли.

Но тогда с голоду вроде как померло не очень много народу, все как-то приспособились, кому-то даже пришлось учиться в школе, потому как неграмотным больше не удавалось заработать денег, чтобы прокормить семью.

Образование – оно же животворящая сила для общества. Отступают страхи, появляется уверенность. Уходят простые вопросы, приходят более сложные, которые заставляют нас идти вперед, развиваться духовно, физически и интеллектуально.

Сейчас мы на пороге великих открытий, связанных с обработкой и передачей информации, возможно, скоро будет создан настоящий искусственный интеллект (ИИ).

То, что сейчас называют ИИ, по сути таковым, конечно, не является. Для тех, кто слабо разбирается математике, скажу, что на сегодняшний день современный «ИИ» – это математические модели, построенные на достижениях математики 19-20 века и более ранних.

Это, хотя и большие, но обычные системы линейных уравнений и неравенств и функции над ними. Так называемая «искусственная нейронная сеть» – это математическая чисто абстрактная вещь.

Да, эти модели неплохо подходят для задач классификации, для задач прогнозирования временных рядов на несколько шагов вперед. Но и речи никакой нет про научение, мысли, идеи и т.п. вещи, которые делают человека человеком. Так что бояться совсем еще пока рано.

Каково правильное отношение к современным ИИ системам и новым ИТ возможностям. Да самое положительное. Все же в детстве мечтали стать таким сильным, чтобы поднять автобус. Или в одиночку уметь решать сразу 100 уравнений.

Скажу так – современные ИТ технологии – это хранитель и усилитель человеческих возможностей, но не более. Давайте приведу примеры:

В середине 20 века на предприятии в 1000 человек нужно было 20-30 бухгалтеров. Сейчас достаточно 5-7. Предприятие, скорее всего, выпускает продукции в разы больше, а контрагентов в десятки раз больше. Ручной труд заменил бухгалтерский софт и ERP.

На поиск нужной книги в библиотеке уходило несколько минут, сейчас доли секунды.

На денежный перевод можно было потратить полдня с походом в банк, заполнением платежки ручкой и стояние в очереди. Сейчас менее секунды.

Задание:

придумать 20 примеров ИТ-усилителей человеческих возможностей.

Групповые операции

Первым усилителем в бизнес-решениях являются групповые операции. Концепция такая: если что-то можно сделать для одной записи, это что-то можно сделать для группы записей.

Классический пример – групповая печать документов. Не нужно входить в каждый и нажимать «Печать».

При построении своей бизнес-системы всегда продумывайте групповые операции. Вашим сотрудникам должно быть также просто работать с 10 000 записей, как с одной. Тогда простые операции, которые укладываются в нашей голове в простую мысль типа «а давайте перенесем все товары из этой категории в другую?», правда, будут простыми и не встретят на совещании отпора вроде «Иван Иваныч, ну это же песец сколько времени всё переносить, переколачивать».

Групповые операции бывают как интерфейсные, которые может запустить пользователь, например, отметив то, что ему надо, галочкой, так и фоновые.

Фоновые Вы можете запускать по планировщику.

Например, отправка счета клиенту. Пусть менеджер не тратит на это время. После того, как счет создан в базе, пусть система сама отправит счет клиенту по почте или через EDI.

Или, например, проверка критического долга клиента и его финблокировка. Не вешайте эти пересчеты на момент сохранения каких-то документов, не вызывайте торможение интерфейса, пусть это считается в фоне.

IT усилитель для сотрудников

Постройте такой ИТ экзоскелет для своих сотрудников, чтобы они могли легко обрабатывать такой объем данных, который им и не снился раньше.

Тогда Вы можете сократить часть сотрудников, и делать всё то же, что и раньше.

А как же гуманизм и луддиты? Да пусть люди учатся. Пусть двигают вперед развитие нашего мира. Столько всего еще не придумано и не создано, подарите людям возможность выучиться и развивать наш мир вместо перекладывания бумажек. Вы видели, сколько бывших столоначальников сейчас стали творческими людьми? Сколько бывших бухгалтеров занимаются дизайном? Да это просто фантастика! Всем в нашем развивающемся мире найдется место, нужно только учиться и развиваться самому. Мыча что-то малограмотное и тёмное, уже не получится достичь сытости.

Ночные бдения. Приложение. Уроки Odoo
Продажи

Перед началом работы нужно познакомиться с модулем «Контакты». Полистайте его, заведите пару клиентов.

Этот модуль служит для фиксации и автоматизации работ по сопровождению продажи.

Цикл начинается с коммерческого предложения (КП), в терминах Odoo оно называется Quotation.

В некоторых переводах квоты называются «Предложения цен».

Обращаю внимание на то, что заявки-лиды, которые предшествуют продаже, это элементы модуля «CRM».

Представим себе, что клиент уже приоткрыл кейс с кэшем и говорит лениво: «Присылайте КП, посмотрим». И вот мы уже идем делать наше КП.

Переходим в модуль Продажи:

Как обычно, быка за рога, нажимаем «Создать»:

Всё предельно просто и максимально не перегружено ничем лишним.

Обратите внимание, что сверху есть кнопки, которые поведут нас по бизнес-процессу.

Давайте заполним все поля:

Какие особенности:

Есть адрес клиента, есть адрес выставления счета, есть адрес доставки. В переводе с русского на бизнесменский – фактический адрес, юридический и адрес склада.

Дата окончания – нужна для будущей аналитики. Чтобы Вы могли смотреть, а сколько у нас действующий КП, на которые мы ждем ответы.

Прайс – дело понятное. У нас в Odoo есть система прайсов. Цены в нем могут быть вычислены по разным правилам. На основании входной цены, на основании публичных цен, скидки, наценки и прочее.

Налоги подцепятся из товара. Налоги бывают с включенной в него ценой или нет. Нужно для учета НДС.

Что у нас появилось?

Теперь мы можем отправить КП на почту клиенту. Попробуйте это сделать. Появится мастер, заполнится шаблон (который Вы можете настроить). Само КП распечатается в формате PDF и пристегнется к письму, а также добавится в историю (в самом низу). Одной кнопкой теперь делается то, что раньше нужно было делать 10 минут.

Появилась кнопка «Подтвердить заказ». Наше КП станет Заказом Продаж. Нажимаете, когда клиент говорит «Окей, присылайте счет, в пятницу закинем аванс». Теперь можно выставить счет.

После нажатия кнопки «Подтвердить продажу» начинает работать вся мощь ERP – резервируются товары, если настроены пути и роутинги (маршруты, как товар будет получен и отправлен клиенту), активируются правила повторных заказов и прочее и прочее. И самое главное, создается складское распоряжение на отгрузку. Смотрите, не грузаните товар без оплаты. Это не просто кнопочка, это настоящая кнопка «старт» всей автоматизации. Пожалуй, самая крутая кнопка!

Итак, я нажал и вот что у меня:

Изменился статус.

Сформировалось складское распоряжение (1 доставка).

Появилась кнопка «Создать счет».

Важное отступление про закрывающие документы

В западном (англо-саксонском) учете нет такого понятия как «Счет», особенно «По форме 1С». Люди платят по договорам или по инвойсам.

Инвойс (invoice)– это универсальный документ, который выполняет сразу несколько функций. И вот каких:

Начисляет дебиторскую (или кредиторскую) задолженность партнеру.

Начисляет налоги.

Списывает себестоимость товара в расходы.

Формирует печатную форму закрывающих документов.

В нашем учете принято так:

Какая-то программа выписывает некую справку-хотелку, в которой вверху написано «образец заполнения платежного поручения», а внизу перечислены товары и услуги, за что предлагается заплатить.

Такая справка называется «счет», она печатается на принтере, подписывается у бухгалтера и директора, потом ставится синяя печать, всё это добро отправляется в сканер и отправляется по электронной почте партнеру. Однако юридической силы эта штука несмотря на свои печати и подписи не имеет. Ну, счет, ну и фиг бы с ним. Вот так.

Когда партнер оплатил деньги, тут уже всё серьезно. Его дебиторская задолженность уменьшилась и стала отрицательной.

Склад собрал заказ, отгрузил, выписав УПД или ТОРГ-12 + Счет-фактуру (если НДС). Это и есть классические закрывающие документы. Но они не имеют силы, пока нам партнер не поставит росчерк пера.

После того как товар доставили и у нас на руках есть подписанные документы, сделка закрылась: поступил аванс, сделана отгрузка (образовалась дебиторка), аванс зачтен в счет погашения дебиторки. Всё по нулям: долг клиента 0, наш долг 0.

Списалась стоимость реализации.

В западном учете всё немного не так, но на мой взгляд проще и понятнее:

КП.

Ага, выставляй счет.

Подтверждается продажа и создается инвойс. Сразу начисляется дебиторка, спиывается себестоимость, начисляется исходящий налог (например НДС)

Клиенту отправляется инвойс и товар.

Клиент платит. Платежка закрывает дебиторку.

Сейчас мы будем разбирать как раз создание инвойса. Он в Odoo называется Счет, хотя по факту это крутой закрывающий документ. Мы будем называть его инвойс.

Инвойс

После подтверждения заказа нужно сделать инвойс. Что он делает, мы только что рассмотрели выше.

Нажимаем кнопку «Создать счет».

Откроется мастер создания счетов:

И вот тут у вас масса вариантов. Вы можете сделать инвойс полностью по заказу, можете на аванс любой суммы. Можете выставить на полный заказ, а потом убавить количества.

В следующий раз при запуске мастер попробует сделать инвойс на то, что еще не инвойсировано.

А еще в подтвержденный заказ можно вносить дополнения. Тогда повторный вызов просто довыставит то, что не выставлено.

Вы уже обратили внимание на то, что в счете есть колонка «Счет выставлен». Odoo внимательнейшим образом считает, что заказано, что выставлено.

Инвойс, как и любой финансовый документ в Odoo, бывает черновиком и проведенным в учет. А если быть еще точнее, то у него три статуса:

Черновик.

Открыт.

Оплачен.

В черновик можно вносить изменения. После проведения изменить ничего нельзя. Даже нельзя удалить инвойс. Всё, провели и точка.

Смотрим, что получилось, когда счет провелся в учет:

Мы видим, что в счет 200 000 начислился доход от продажи.

Далее:

На этой страничке мы видим, что начислился НДС 15% на счет 111200. Это финансовый счет из плана счетов.

А на счет 101200 легла дебиторка клиента.

Если всё вместе, то вот так:

Как добраться до записей журнала в учете, показано на картинке.

Это самая суть инвойса. Пока не поймёте, дальше не идите. Пишите мне и спрашивайте.

Отмена инвойса

Для коррекции используется механизм сторнирования. Создается специальный счет-отмена, который называется кредит-нота.

Но в Odoo есть настройка, которая позволяет свернуть с этого безопасного и правильного пути, пути невозможности обмана собственника и директора нерадивыми лодырями и воришками. Это путь – включение в настройках «Отмены операций».

Если отменить счет, потом его загнать в черновик, то можно отредактировать и потом провести в учет.

Регистрация платежа

В инвойсе есть кнопка «Регистрация платежа». Если вы ведете учет вручную или операций мало, как раз удобно, чтобы положить оплату не только на баланс клиента, но и сразу привязать к инвойсу.

Здесь всё просто. Журнал оплат – это счет или касса. Можно делать частичные оплаты.

Нажимаем «Проверить» или «Провести», у кого как.

Статус инвойса изменился на «Оплачено». На этом сделка завершена.

Задание.

Проведите сделку от начала и до конца.

Потом зайдите в «Выставление счета» или «Учет», у кого как называется модуль Invoicing, и посмотрите в разделе Консультант – Записи журнала (снимите фильтр по умолчанию):

Записи журнала это и есть вся ваша первичка. Это основа вашего учета.

Для мониторинга текущей дебиторской и кредиторской задолженности прямо в карточках клиента войдите в режим Developer Mode, войдите в форму контакта, нажмите Edit Form View и вставьте следующий код:

<group>

<field name="debit"/>

<field name="credit"/>

</group>

Перед секцией notebook, которая начинается примерно так:

<notebook colspan="4">

Должно получиться примерно так:

Упражнения.

Пройдите секцию заказ Покупателя от начала и до конца, повторите за мной. На каждом этапе мониторьте дебиторку и кредиторку клиента. Как она меняется?

Когда появляется дебиторка?

Когда она списывается?

Исследуйте случай с дополнением заказа после создания инвойса.

Исследуйте случай создания инвойса на аванс.

Исследуйте случай, когда вы сделали второй заказ клиенту, который не оплатил первый. А потом одной суммой оплатил оба (через регистрацию платежа проведите не сумму инвойса, а другую).

Контакты и продукты

Разумеется, после установки системы Вы уже ознакомились со всеми модулями, возможно, даже уже испортили пару баз тестовыми данными.

И это хорошо.

Вы уже посмотрели, как работают продажи. Уроком ранее была фраза «включается вся мощь ERP». Помните? А теперь давайте разбираться. Мощь мощью, но сидя за рулем незаведенного «Белаза» не очень-то понимаешь, как увезти 200 тонн усилием воли. Давайте изучать, как заводится «Белаз».

Ключевые моменты в модуле «Контакты»

Прежде всего, давайте отметим ключевые места в Контактах:

Помните, мы вставляли на форму два поля «Итого дебиторской задолженности» и «Итого кредиторской задолженности»?

Эти поля являются вычисляемыми, они показывают баланс по счетам из финансового учета. А по каким счетам? А по тем, которые указаны в секции «Бухгалтерские проводки».

Конечно, Вы можете сделать много счетов в финансовом учете типа «дебиторская задолженность» и сможете выбирать, какие именно использовать.

Как это может пригодиться? Например, если Вы хотите отличать долг банку от долга поставщику.

Смотрим дальше:

В разделе «Склад» указаны места хранения для исходящих и входящих товаров.

Так называемые виртуальные транзитные места хранения. Нужны для складского учета.

В разделе «Продажи» можно выбрать прайс-лист. Если настроите прайс-листы, то нужный будет выбираться автоматически при создании документов, например, Заказа продаж.

Система odoo имеет встроенный портал самообслуживания клиентов, который доступен «из коробки».

Очень удобная штука, которая позволяет клиентам:

Проверить свой заказ, получив к нему доступ через портал или по прямой ссылке.

Оплатить счет онлайн (через платежный агрегатор или скачав печатную форму).

Получить доступ к проектам, задачам и пр.

Для того чтобы дать своему клиенту доступ на портал, нужно из меню «Действие» выбрать соответствующий пункт:

Обратите внимание, что предоставление доступа вызовет создание пользователя. Такой пользователь будет иметь доступ не к бэкэнду, а только к своему порталу. Вот к такому:

Для того чтобы портал работал, нужно установить модуль «Вебсайт».

Для того чтобы «сбросить пароль» вашему клиенту, нужно пройти в раздел «Пользователи», снять галочку «Внутренние» и найти его.

Продукты

Это один из самых сложных объектов, поэтому разберем его подробно. Не безумно подробно, конечно. Остановимся на том, что не понятно сразу. Например, галочка «Можно продавать» очевидна – продукт можно продавать, и он появится в нужных списках в нужных местах.

Итак, идем, например, в «Продажи», «Продукты»

Тип продукта:

Бывает складской товар, бывает потребляемый, а бывает услуга.

Если продукт – услуга, то при создании Заказа продаж, доставка не создается, и цепочка поставки на запускается.

Если он потребляемый, то для него не показываются остатки (но это не значит, что они не считаются).

Категория (на скрине у нас Brandname): это супер-важное поле, а не просто дурацкий классификатор. От категории зависит всё: цена и ее алгоритм расчета, себестоимость и ее алгоритм расчета, списание себестоимости при продаже и другие важные вещи.

В odoo есть мультивариантность. Что это значит? Вы можете создать несколько вариантов продукта, отличающихся каким-то важным параметром, например, размер, вес.

Например, есть продукт «Трактор МТЗ-500». У него 5 моделей. Логично создать 5 вариантов.

Odoo может сама сделать все варианты, если Вы заполните возможные атрибуты.

Например, пусть есть два атрибута: Цвет и Двигатель. Цвет бывает трех видов: синий, зеленый и черный. Двигатель бывает 2 вариантов: Дизель и Бензин.

Сколько будет всего возможных вариантов? Правильно, 6 шт.

Можете лишние убрать, например, если не бывает черного цвета с дизельным мотором.

Вы можете сформировать ценовое предложение по каждому варианту.

При этом odoo будет работать с вариантами, как с отдельными продуктами.

Веб-сайт может автоматически работать как конфигуратор. Если Вы меняете атрибуты, будет меняться фото и цена. Сама, ничего доделывать не нужно.

Вы уже обратили внимание на счетчики: сколько товара на руках, сколько в прогнозах и пр.?

На руках – понятно, это складские остатки. Вы их можете даже поправить вручную, прописав где у Вас что лежит:

Старайтесь не править количество руками! Хороший тон коррекции остатков – инвентаризация.

Настройки закупки

Для того чтобы включить «всю эту самую мощь», нужно указать программе, где брать товар. Не из воздуха же!

Переходим в раздел «Склад»

Не обращайте внимание на супер-жесть в переводах. Я специально оставил всё, как есть в базовой версии, не причесывал ничего, чтобы Вы сами понимали, что и как есть.

Итак, самое важное тут – это маршруты.

Галочка «Покупка» говорит о том, что этот товар мы покупаем.

Галочка «Изготовление» – о том, что делаем сами (если у нас есть производство).

А вот галочка МТО говорит о том, что весь процесс организации товара начинается сразу после подтверждения продажи. Очень удобно, когда мы сначала договорились с клиентом что-то ему продать, а потом паримся, откуда мы это возьмем. Если галочку не поставить, то автоматика не будет автоматически формировать заказ на закупку или на производство. И Вам придется это делать самому.

Переходим в раздел «Закупка»

Если у нас товар закупается, то нужно обязательно прописать поставщика. Иначе система автоматического формирования заказов на закупку не сможет сделать заказ на закупку.

Что важно при внесении поставщика. Да всё.

Название продукта и код продукта у поставщика нужны, чтобы Вы смогли отправить заказ на закупку в терминах поставщика, чтобы не переделывать 10 раз. Скорее всего, Вы уже давно работаете и видели, как чертовски неприятно получить заказ, а там не ваши артикулы, а артикулы покупателя. Но хамским письмом типа: «Вышлите в наших артикулах, я одна, а вас много» мы уже давно не отвечаем. Мы соломку стелем заранее, заполняем артикулы своего поставщика.

Количество – минимальное количество для закупки. Бывает так, что поставщик работает объемами. Поэтому часто нам нужно завести два поставщика, например, за метром провода мы едем на рынок, а за бухтой к оптовикам. И цена будет разная.

Теперь переходим в настройки категории:

Тут прямо пульт от Боинга.

Важнейшие моменты:

Оценка запасов. Именно эта настройка влияет на расчет себестоимости.

Есть вариант с ручным указанием. Есть вариант с расчетом по последней закупке.

Оценка запасов также может делаться или вручную, или автоматом. Автоматический режим приводит к тому, что у Вас может «гулять» баланс, хотя отгрузочных операций Вы не делали. Например, у Вас на складе 1000 кирпичей, который Вы купили по 100р. Оценка склада 100 000р.

А потом Вы купили еще 100 кирпичей по акции, по 50р. Но настройка оценки стояла по последней закупке или по среднему. И у Вас уже не 100 000 + 5000 р, а (1000+50)*(на что там вычисленное).

Это на самом деле мощнее, чем мы думаем. Потому как реальная стоимость остатков равна остаткам по текущим ценам, а не по ценам годовалой давности.

Далее есть настройка Stock Valutation.

Это счет финансового плана счетов, с которого будет списываться и начисляться стоимость товара при его движении: при приходе и при расходе.

Если криво настроите, то при приходной или расходной операции получите неверную проводку с нулём. Товар отгрузили, а баланс не поменялся. Грех так.

Если у Вас включен партионный учет, то можете настроить метод выбытия товара. FIFO, LIFO.

Забегая вперед, скажем, что есть возможность вести партионный складской учет по серийным номерам или по партиям.

При этом часть товара может учитываться без номеров, часть с номерами, а часть по партиям.

Цена продукта

Если у Вас есть варианты, то цену Вы можете настроить для каждого варианта.

Если используются прайсы, то можете сделать цену на основании прайса.

Но базовая цена должна быть всегда.

Себестоимость также или прописывается руками, или вычисляется.

Если Вы поставите настройку вычисления себестоимости по закупке, то нужно сделать заказ на закупку, купить товар, получить его на склад и тогда новая себестоимость перерасчитается.

Задание:

Настройте простое дерево категорий продуктов.

Сделайте разные настройки для двух категорий.

Создайте несколько товаров в каждой категории.

Исследуйте, как влияет MTO на заказ товара.

Попробуйте сделать продажу своих товаров от начала и до конца. Точно также, как в прошлый раз.

Зайдите в модуль «Закупки», посмотрите, сделались ли заказы на Закупку.

Цель: понять, как появляются и заполняются заказы на закупку.

Веб-сайт

Модуль website предоставляет базовые возможности для создания и управления Вашим сайтом.

Ключевые моменты:

Веб-сайтов может быть много в одной базе.

Вместе с веб-сайтом всегда устанавливается «Портал клиента»

Все другие модули, которые Вы устанавливаете, например e-commerce, являются расширением веб-сайта.

Внешний вид сайта определяется темой сайта. Тему можно взять готовую, а можно сделать свою. Для создания своей темы потребуется программирование.

Установите модуль website, перейдите на главную. Давайте займемся изучением, как редактировать сайт.

Редактирование сайта

Как вы знаете, сайт состоит из страниц и меню.

Когда Вы зайдете на Ваш сайт, залогинившись в системе, и когда у вашей учетной записи есть права на правки сайта (Веб-сайт – редактор и выше), Вы увидите сверху панель управления:

Смотрим, что у нас есть:

Страница может быть опубликованной или черновиком. Черновик не видим посетителям сайта.

Есть кнопка New, по нажатию можно сделать новую страницу или специальную страницу типа «Форум» или «Запись блога». Спецстраницы добавляют модули-расширения.

Есть кнопка Edit.

Нажимаем, и страница открывается в режиме конструктора:

Вы можете перетаскивать блоки на рабочую область. Блоки будут пустые. Для перехода к редактированию блока просто щелкните по нему и сделайте так, как Вам нравится.

Панель блоков переключается между блоками и параметрами.

Если Вы выделите какой-то блок, который на вашей рабочей странице, то на закладке «Параметры» появятся параметры этого блока. Через них Вы можете изменить внешний вид, фон, и пр.

Таким образом, работая в редакторе, Вы полностью собираете свою страницу.

После того, как Вы закончили, нажмите «Сохранить».

Редактировать можно любую страницу.

Меню

Для редактирования меню нажмите «Страницы\Редактировать меню».

В этом месте Вы можете мышкой перетащить пункты, сделать иерархию, переименовать, создать новые пункты меню сайта.

Управление всеми страницами

Зайдите в меню «Страницы\Управление страницами»

Вы можете менять URL страницы, можете управлять настройками видимости и индексации и пр. Ну и конечно же, удалять ненужные страницы.

Настройки SEO

Для того, чтобы поисковые машины корректно индексировали Ваш сайт, нужно обязательно им в этом помочь.

Нажимаем «Продвижение\Оптимизация SEO»

В этом месте прописываются теги title, description и keywords.

Обязательно заполните этот раздел для каждой важной страницы.

Секция «Просмотр» показывает, как примерно будет выглядеть ссылка на Вашу страницу в поисковой выдаче.

Ниже нужно выбрать изображение, которое также будет участвовать в формировании поискового сниппета и репоста для соцсетей:

Настройка темы

Вы можете немного влиять на внешний вид сайта, настроив тему. Переходим в «Настройка\Настройка темы»

Можно менять цветовые сочетания, размеры и тип шрифта, размеры меню и логотипа.

На этом возможности настройки сайта без программирования заканчиваются.

Общие настройки сайта

Из фронтенда Вы можете получить доступ к настройкам сайта:

И из «Общих настроек» можете прописать ключ от Google Analytics.

Замечание: если вы залогинены, то скрипт Google не подгружается, чтобы не искажать статистику. Скрипт виден только для пользователей.

Вы можете сменить иконку, управлять регистрацией на сайте, сменить лого, добавить языки на сайт. Сайт поддерживает мультиязычность.

Портал самообслуживания

Это большая часть Вашего сайта. Вы можете выдать Вашему клиенту логин и пароль от портала, и тогда он сможет получить доступ к своим заказам, счетам, оплатам, проектам и пр.

Портал также поддерживает режим работы без регистрации – по секретному ключу. Вы можете разово отправлять ссылки на созданные заказы и другие документы Вашему клиенту.

Например, очень удобно отправлять ссылки на выставленные счета. Их можно оплатить онлайн картой или скачать счет для оплаты.

Кроме того, в документах поддерживаются комментарии.

Для перехода на портал в меню выберите «Моя учетная запись»:

Клиенту можно отправить ссылку в виде https://site.com/my/

Зайдя в «Счета», клиент увидит:

Войдя внутрь:

Можно написать комментарий, и менеджер его увидит.

Крайне эффективная система фиксации переговоров по заказу.

На этом общий обзор модуля «Вебсайт» завершен.

Задания.

Сделайте страницу. Попробуйте наполнить ее блоками. Отредактируйте каждый блок.

Сделайте тестового клиента. Предоставьте ему доступ на портал через меню «Действие» в карточке контакта.

Сделайте тестовый заказ продаж.

Войдите в другой браузер, там, где Вы не залогинены. Войдите под учетными данными тестового клиента. Посмотрите, что он видит.

Попробуйте из заказа скопировать быструю ссылку на заказ через меню «Действие».

Откройте быструю ссылку в браузере, в котором Вы не залогинены.

Основы продвижения
Как работают поисковые машины?

В этом уроке информация дается в упрощенном виде. Самая главная задача – понять, как работают поисковые машины.

SEO – Search Engine Optimization, поисковая оптимизация. Наука о том, как продвигать сайт под поисковые системы.

Давным-давно

Когда еще не было социальных сетей, а сайты состояли из текстов и картинок, появились первые поисковые машины. А что, их раньше не было? Конечно, не было. На заре развития интернета стали появляться каталоги сайтов, чтобы можно было хоть что-то найти.

По аналогии с «Желтыми страницами».

Но в каталогах были существенные минусы: порядок нахождения сайтов в нем никак не регулировался, какие-то сайты были выше, какие-то ниже, в каталог нужно было заносить сайты вручную, описание было такое, какое написал модератор или сам владелец сайта. Поиск по содержимому был невозможен.

Современные поисковые машины

Поисковая машина – это автоматизированный каталог. Она состоит из нескольких важных частей. Но мы, пользователи, видим, как правило, только одну – сайт с поисковой строкой.

Итак, поисковая машина состоит из:

Сайта с поисковой строкой и поисковой выдачей (это видим мы).

Огромной базы данных – индекс. Эта база настолько огромна, что не помещается даже в одном дата-центре. У Яндекса 8 огромных дата-центров, у Google их сотни. Об индексе ниже.

Сложных программ, которые скачивают и просматривают все сайты, которые находят, все странички на всех сайтах. Такие программы называются «поисковыми ботами».

Кэш – копии популярных страниц.

Поискового алгоритма – само ядро поисковой системы. Это большая и сложная программа, которая просматривает индекс и сортирует сайты по запросам пользователей. Это самая важная часть поиска. Именно над ней трудятся самые светлые умы, тратятся миллиарды долларов на разработки. И благодаря развитию поиска у нас сейчас такой скачок в ИИ. Просто Google выкладывает в открытый доступ свои наработки. То, что у них было несколько лет назад, теперь есть у всех.

Дополнительных программ.

Индекс – это не сами страницы, а машинное представление о том, что же как будто бы есть на этих страницах.

После того как программа скачала страницу, на странице ищутся так называемые ключевые слова. По этим словам система пытается понять, про что собственно текст, на какой вопрос он отвечает.

Для того чтобы поисковая система правильно «поняла» наш текст, нам нужно эти ключевые слова подобрать и правильно внедрить в свой текст.

Дело в том, что удалось разместить всю нашу лексику на большие кластеры. Кластеры разместить на подкластеры. И теперь, если поисковая машина видит фразу: «Профессор, я выпью еще водочки?», то отнесет наш сайт к обсуждениям фильмов, а если встретит: «Профессор не рекомендует выпивать водку», то отнесет сайт к новостям или советам по ЗОЖ.

Второй вопрос, который пытается для себя выяснить поисковая система: «а популярен ли сайт у пользователей»? А как определить? Считается, что самый надежный способ – это посчитать ссылки, которые ведут на наш сайт со всех других сайтов. Чем больше ссылок, чем они качественнее, тем, значит, лучше сайт.

Что такое качество ссылок? Это ссылка с качественного сайта. Если сляпать сайт на коленке, залить его в сеть, а на сайте будет только ссылка на наш нужный сайт, то такая ссылка в лучшем случае не учтется, а в худшем приведет к пессимизации (понижению).

Третий вопрос, «а что пользователи делают на этом сайте?». Поисковая система всякими разными способами пытается понять, как ведут себя пользователи, пробуют ли они оформить заказ, сколько страничек листают и пр. Как они это делают? Через счетчики статистики, через cookie файлы. Да, все мы под колпаком, это факт.

Следовательно, становится очевидным, чтобы наш сайт попал в выдачу, нужно, чтобы он был в индексе и был обработан алгоритмом.

В SEO мире принято любой сайт (в том числе ваш собственный магазин на Etsy, вашу учетку в Instagram) классифицировать, и определять различные факторы.

Факторы сайта

Факторы бывают:

Внутренние. Это контент сайта, его ключевые слова, скорость работы и пр.

Внешние. Это, как правило, ссылки на Ваш сайт.

Поведенческие. Это вся информация о том, что пользователи делают на вашем сайте.

Вот мы и узнали основы SEO.

Т.е. задача сводится к тому, чтобы правильно показать наш сайт поисковой системы, приведя все факторы к оптимальным.

SEO – это правда легко понять, но тяжело сделать.

Вместо заключения

После прочтения этой книжки пустоты, скорее всего, должно стать несколько меньше, а осознанных шагов больше.

Идите вперед, не останавливайтесь. Думайте категориями фреймворков и экзоскелетов. Всё завтра мы придумываем и делаем сегодня.

На сайте моей команды www.inf-centre.ru Вы найдете новые обучающие материалы, приглашения в группы. Даже есть учебные курсы «Как стать программистом Odoo» и «Мое первое приложение для Odoo».

Удачи!