Kitabı oxu: «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»

Перевод К. Барановой

Руководитель проекта А. Деркач

Корректоры Е. Чудинова, М. Смирнова

Компьютерная верстка А. Абрамов

Художник обложки Р. Гусейнов

© Regina Leeds, 2009

Публикуется с разрешения издательства DA CAPO PRESS, an imprint of PERSEUS BOOKS LLC. (США) при содействии Агентства Александра Корженевского (Россия)

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2015

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

* * *

Эта книга посвящается всем добрым людям, которые украсили мою жизнь своим присутствием. И прежде всего моему отцу Нату. Особую благодарность хотелось бы выразить Арно Фрэнкелю, Ариэлю Джозефу Тауну и Джозефу Уолшу, чьи любовь и поддержка так помогли мне в создании этой книги. Я ваш вечный должник.

Путешествие в тысячу ли начинается с одного шага.

Лао-цзы

Ах, боже мой, боже мой, как я опаздываю!

Льюис Кэрролл. Алиса в Стране чудес

Слова белого кролика, вынесенные в эпиграф, большинство из нас повторяет чуть ли не каждый день. Вы ведь тоже время от времени ощущаете себя таким Кроликом: бегаете туда-сюда, вечно в напряжении, со скрученным в узел желудком, и всюду опаздываете? «Ты и на собственные похороны опоздаешь», – наверняка вы слышали эту шутку от кого-нибудь из коллег, родственников или друзей.

«Ну да ничего, – думаете вы, – в один прекрасный день все изменится. Я буду приходить на встречи и на совещания вовремя. Я стану высыпаться и есть по три раза в день. Все будут удивляться эффективности моей работы, моему сверкающему чистотой кабинету и образцово-показательному рабочему столу. Почему? Да потому что я стану организованным!»

Да, станете. Уже сегодня начинается путешествие длиною в год, после которого вы начнете работать и жить по-новому. Но моя задача этим не ограничивается. Я хочу, чтобы вы успевали радоваться жизни. «Иди за своей путеводной звездой и ничего не бойся: двери откроются там, где ты и не думал их найти», – писал Джозеф Кэмпбелл¹.

Вот как я это вижу. Вы работаете в тихом, замечательно организованном кабинете, и он служит вам, а не наоборот. Ваши документы и проекты идеально проработаны. Дома у вас тоже все в порядке, ведь дом и работа – это две стороны одной медали, вашего жизненного опыта.

Я говорю не о Стране чудес! Знаю, что без неожиданностей в жизни не обойтись. Иногда вы все-таки будете опаздывать – то из-за гриппа, то из-за слишком жесткого дедлайна. А может, у вас найдутся и приятные оправдания для того, чтобы на работе все пошло наперекосяк, – к примеру, свадьба или рождение ребенка. Но как только вы оглядите свой кабинет и подумаете: «Здесь опять все так же, как до начала моей работы над организованностью», – наступит момент истины. В этом хаосе вы увидите систему: вещи ждут, когда вы вновь наведете в кабинете порядок.

Вы все еще не верите, что я понимаю, в каком положении вы находитесь? Давайте попробую угадать, с какими проблемами вам приходится сталкиваться.

Итак, вы приходите на работу с самыми лучшими намерениями. Иногда у вас даже есть набросок плана на день. Но потом звонит телефон, или к вашему столу подходит коллега, или вы начинаете читать электронную (а то и, чего доброго, бумажную) почту. И как-то внезапно оказывается, что вы просто разрываетесь, а к концу дня ваш план на сегодня превращается в план на завтра (и это в лучшем случае).

Вам вечно не хватает времени на то, чтобы закончить проект. Дедлайны накатывают девятым валом. И вы никак не можете понять, как же это коллеги умудряются играючи справляться со своим объемом работы, не превращаясь при этом в зомби.

В кипах бумаг на вашем столе таятся несметные богатства. (По крайней мере, на это надеетесь.) Когда-нибудь вы проведете что-то вроде археологических раскопок и разложите все по папкам. А пока ничего не остается, как делать все новые и новые копии одних и тех же документов, уповая на то, что количество рано или поздно перейдет в качество.

Ваша вторая половинка – телефон. Вы неотделимы друг от друга. Дети жалуются на то, что не видят вас. Даже когда вы вместе, все равно думаете о важной встрече или итоговом совещании. Вы знаете, что обеспечиваете их будущее, но все же сомневаетесь – не слишком ли много времени проводите на работе?

Ну и как? Если одна или две из описанных выше проблем касаются вас, эта книга – то, что вам нужно. Возможно, к этому моменту у вас уже возникло чувство вины или неловкости. Это нормально – именно так и реагируют люди, когда речь заходит об организованности (или ее отсутствии). Давайте договоримся вот о чем: чувству вины или стыда нет места в мире дзен-организации – системы, которую я разрабатываю уже 20 лет. Организованность – это навык, который вырабатывается, а не талант, с которым рождаются, и точка. Лично для меня вы – герой, потому что пытаетесь изменить свою жизнь к лучшему.

Что такое дзен-организация

Мама была невероятно организованным человеком, поэтому мое детство прошло без разбросанных повсюду журналов и газет, без шкафов, из которых вываливается одежда, и без гор немытой посуды на кухне. Лозунг «У каждой вещи должно быть свое место, и каждая вещь должна быть на своем месте» придумала не мама, но она каждый день повторяла его, словно мантру. Она так жила и меня заставляла жить так же. Мама привила мне навыки организатора, просто тогда я этого еще не осознавала.

Начав работать с клиентами, я обратила внимание на одну удивительную вещь. После окончания проекта дом или офис, конечно, выглядел по-новому. Но было и кое-что еще: пространство ощущалось по-новому. Тогда я стала думать над тем, как рассказать об этом замечательном факте остальным. И вот однажды кто-то из друзей неожиданно предположил: «А, наверное, это что-то вроде дзен?» И я закричала: «Да! Это самый что ни на есть дзен!» В тот день родилась моя теория дзен-организации, а я стала дзен-организатором и остаюсь им до сих пор.

У западного человека слово «дзен» обычно ассоциируется с миром и покоем. Но для того чтобы понять мою теорию, не нужно прибегать к медитации, становиться йогом и изгибаться в немыслимых позах или жить и работать на голых досках. Единственное требование – желание перемен.

Если вам не нравится, как выглядит ваш кабинет, не стоит отчаиваться: таким его сделали вы, а значит, вы в силах это изменить. То, как выглядит место, где вы работаете, – это отражение вашего внутреннего мира, ваших мыслей и чувств. За год вы изучите этот мир настолько, что в дальнейшем не только будете трудиться в тщательно убранном кабинете, но и забудете о стрессе и – да-да! – начнете получать от этого удовольствие.

Пожалуй, наиболее просто дзен-организацию можно описать так: это способ заставить себя создать гармонию вокруг.

Части единого целого

Древние полагали: как человек делает что-то одно, так он делает и все остальное. Если вам не удается повысить эффективность работы, попытайтесь взглянуть на свою жизнь в целом.

Вам бы очень хотелось реализовать весь свой потенциал, но проблема в том, что вы постоянно завалены работой. Не можете найти нужные бумаги? Ваш кабинет выглядит так, словно в нем только что взорвалась бомба? Вечно срываете дедлайны? План на день тонет в море писем и телефонных звонков? С этими обычными офисными бедами несложно справиться. Но для начала мне бы хотелось, чтобы вы осознали, что эта проблема простирается далеко за пределы работы.

Готова поспорить, что ваш дом внешне мало чем отличается от офиса. Если в вашем кабинете повсюду разбросаны бумаги, то, скорее всего, на полу в спальне у вас валяется одежда, а кровать никогда не заправляется.

Если возникают сложности с выполнением поручений начальства, боюсь, что и в быту вы многое не доводите до конца. Вот, к примеру, всегда ли вы закрываете дверцы кухонного шкафчика, после того как берете оттуда (или, наоборот, ставите туда) тарелки?

Организация – это не только положение предметов в пространстве. Едва войдя в кабинет, я могу сказать о его хозяине очень многое. Если вижу, что книги и бумаги занимают каждый квадратный сантиметр помещения, я делаю вывод: у клиента проблемы с ясностью мысли. Атмосфера кабинета буквально кричит об этом. Когда мы начинаем разбирать бумаги, обязательно обнаруживаются важные документы. У меня возникает вопрос: а стремится ли вообще этот клиент к успеху? Потому что в таком кабинете ему успеха никак не достичь. И еще я могу предположить, что ему необходимо научиться быстро принимать решения.

Если я вижу в рабочем кабинете чашки с засохшим кофе или пустые коробки из-под пиццы, знаю: клиент не осознает, как важно завершать начатое. Значит, беспорядок навсегда станет частью его жизни в любых ее проявлениях. Ну что, знакомо это вам? Рассмотрим другие примеры.

Салон вашей машины, случаем, не напоминает помойку? Если у вас кавардак и дома, и на работе – весьма вероятно, что примерно то же происходит и с автомобилем. В багажнике чего только нет – документы, квитанции, книги, теннисная ракетка… А бардачок вы и открывать боитесь, ведь то, что оттуда вывалится, обратно уже не запихнуть.

Ну и конечно, ваш портфель, как же мы о нем-то забыли! Легко в нем найти нужные вещи? А кстати, просроченная шоколадка лежит все так же в кармашке? И распечатки операций по давно закрытым кредитным картам все еще там? И весит ваш портфель (сумка для ноутбука, дамская сумочка) целую тонну?

Не стоит обманывать себя. Вы же помните, что мы пытаемся поставить вам диагноз, а не обвинить в чем-то. Организованность – это не более чем навык, который приобретается так же, как и любой другой, будь то умение танцевать, плавать или играть на пианино. Учитель разбивает обучение на несколько уроков, и мастерство растет с каждым днем пропорционально вашему же стремлению учиться и закреплять пройденный материал.

Тем, кому не наплевать на себя, не наплевать и на условия, в которых они живут и работают. Вам наверняка не наплевать – вы ведь читаете эту книгу.

Годовой план

Проблемы с организацией начались не вчера, а потому на то, чтобы изменить жизнь, понадобится год. Это не экстремальная диета – это новый образ жизни и особенно той ее части, которая связана с работой. Реальные перемены – это поэтапное движение вперед. Я всегда говорю клиентам, что, даже если время и деньги для них не проблема, лучше всего двигаться медленно и систематически. Только так можно добиться долгосрочных перемен. Я не хочу, чтобы вы сейчас быстренько убрали свой кабинет, а через две недели вернулись к тому, с чего начали. Важно заменить свою порочную систему той, которая будет не только работать на вас, но и развиваться вместе с вами. Уверена, это даст такой рост эффективности, о котором сейчас вы можете только мечтать. Эта книга может оказаться полезной вне зависимости от вашей профессии. Мы в основном будем говорить о традиционной работе за зарплату, но инструменты, которые вы получите в свое распоряжение, и навыки, которыми овладеете, можно будет использовать и в быту. Вы занимались ремонтом? В этой ситуации вы – работодатель и платите деньги, но именно вам очень важно правильно организовать процесс, чтобы избежать ненужных осложнений в будущем.

Если у вас есть дети, научите их тому, что узнаете из этой книги. Сегодня они забывают делать домашнее задание, а завтра, вот увидите, будут опаздывать на работу.

Приучение детей к организованности – лучший подарок, который им можно сделать.

Моя книга призвана помочь всем. Но лично мне особенно дорога одна категория читателей – работающие матери. Одновременно вести домашнее хозяйство, растить детей и делать карьеру невероятно сложно. Я очень надеюсь, что книга поможет матерям во всем мире избавиться от стресса, научиться правильно распределять свое время и получать от жизни удовольствие.

Секреты дзен-организации

Хаос – строгий начальник, пожирающий время. Обучение же навыку организованности требует не повышенных затрат энергии, а перенаправления этой энергии от одного вида деятельности к другому.

Возникает вопрос: как же мы, такие умные, оказываемся в плену хаоса? Ответ прост: мы всего лишь люди.

Вот лишь несколько характерных черт жизни в XXI веке:

• Еще никогда человек не находился под давлением такого числа средств быстрой связи.

• Чтобы сохранить конкурентоспособность, любая компания старается задействовать как можно меньшее число сотрудников для выполнения как можно большего объема работы.

• Развитие аутсорсинга привело к тому, что мы стали бояться заявлять начальству о своей перегруженности – ведь лучше иметь работу, чем не иметь ее.

Никто, кроме нас, не виноват в том, что мы сознательно отказываемся от инструментов, которые позволили бы изменить нашу жизнь. Несколько лет назад на одной из лекций я услышала замечательную фразу: «Жертв нет, есть только добровольцы». Когда понимаете, что вот-вот ступите на путь, ведущий к хаосу, остановитесь и перенаправьте свою энергию в другое русло. Добровольно шагните к успеху, научитесь завершать начатое без нервотрепки и сохраните силы для более важных дел.

Обучение организованности вполне может быть творческим процессом, так вы получите от него максимальное удовлетворение. Вот сферы, в которых закладывается фундамент вашего успеха, – мы рассмотрим каждую в отдельности, а вы решите, какая именно вам ближе (надеюсь, впрочем, что вы попробуете все):

Диета.

Физические упражнения.

Рабочий дневник.

Дримборд.

Технология.

Навыки распределения времени.

Хорошие привычки.

Системы и режим работы.

Вознаграждения.

Диета

О, как бы мне хотелось видеть выражение вашего лица, когда вы прочитали слово «диета». Эта истина всем давно известна: мы то, что мы едим. Еда влияет на ясность мысли, она дает нам энергию, позволяющую быть в тонусе в течение всего рабочего дня. Так что откажитесь от конфет и перейдите на фрукты. Возьмите бутылку простой воды вместо колы или энной чашки кофе. Добавьте столовую ложку домашнего творога к тосту на завтрак, а к кофе – омлет. Спустя какое-то время маленькие шаги на пути к более здоровому рациону повысят вашу активность и усилят концентрацию.

Физические упражнения

Человеческое тело не предназначено для многочасового сидения перед монитором. Если вы ведете малоподвижный образ жизни, даже такая малость, как ежедневная двадцатиминутная прогулка, способна добавить позитива в вашу жизнь. Именно за это время человек в среднем проходит полтора километра. Если 20 минут для вас – непозволительная роскошь, начните с пяти и развивайте успех.

Десять – пятнадцать минут занятий спортом тоже помогут вам ожить. Главное, чтобы занятия помогли перейти на новый режим жизни.

Рабочий дневник

В своей книге «Организованная жизнь за один год» я призналась, что когда-то терпеть не могла книги из серии «Помоги себе сам». Не имела привычки записывать ответы на вопросы в специальную тетрадку, считая, что это не для меня. Но потом посчастливилось прочитать замечательную книгу Джона Брэдшоу «Возвращение домой». По какой-то причине я решила изменить своим принципам и на этот раз все же записать ответы. И что вы думаете? Я и представить себе не могла, что из меня выльется подобная информация. Ручка и бумага помогли выпустить на волю глубоко спрятанные чувства, о которых я и не подозревала.

Это было настолько ошеломляюще, что я немедленно стала использовать эту технику на своих занятиях.

Итак, ведение дневника играет ключевую роль в обучении организованности – вы будете убеждаться в этом в начале каждого месяца программы. На работе ничего нового, все та же заезженная колея? Попробуем найти причину, вызывающую у вас подобную реакцию. Ее ведь можно заменить гораздо более мощными эмоциями.

Дримборд

Дримборд (от англ. dream – мечта, board – доска) – еще один проект, который поначалу может показаться бесполезным или не имеющим отношения к организованности. Но создание дримборда позволяет увидеть цель до того, как она станет реальностью. Это простой, творческий, недорогой и действенный инструмент. Много ли на свете вещей, о которых можно сказать то же самое?

Вот что вам нужно сделать. Купите доску для объявлений и клей. Сядьте и пролистайте стопку журналов, вырезая иллюстрации, соответствующие образу жизни, который вы хотели бы вести, работе вашей мечты, кабинету, куда хотелось бы приходить каждый день. Затем наклейте их на доску и повесьте ее на видном месте (необязательно на работе). Доска будет регулярно вдохновлять и напоминать о том, в каком направлении нужно двигаться. Очень может быть, что иллюстрации, которые привлекут ваше внимание, окажутся неожиданными. Когда потаенные мысли и желания выйдут на поверхность, вы осознаете, кто вы на самом деле. Приготовьтесь к сюрпризам!

Теперь перейдем к более традиционным инструментам организованности и продуктивности.

Технология

Пытаясь стать более организованными, мы часто покупаем разного рода устройства, без которых, если верить рекламе, нам никак не прожить. В этой книге мы будем рассматривать гаджеты, которые могут оказаться как очень полезными, так и бестолковыми. Не забудьте проконсультироваться с разбирающимися в технике людьми. Технологии очень быстро меняются, и наверняка к моменту выхода этой книги в продаже появятся новые устройства, о которых я пока понятия не имею. Главный вопрос, на который вам предстоит ответить: «А нужен ли мне этот гаджет?»

Помню, я так радовалась, когда купила себе сканер. Их тогда только начали выпускать, да и цена оказалась подходящей. И что же? Оказалось, мне не так уж часто приходится что-то сканировать, и эту покупку можно назвать неоправданной. В общем, урок по теме «Покупай только то, что действительно нужно» для меня бесплатным не был.

Навыки правильного распределения времени

Время не менее ценно, чем пища или деньги. Потраченное время назад не вернешь. Зачем разменивать свою жизнь по мелочам? Овладение навыками правильного распределения времени поможет создать подходящую рабочую атмосферу, а не мириться с той, что навязана вам извне.

Хорошие привычки

В течение многих лет я наблюдала, как простые привычки изменяют характер связи клиента с окружающей обстановкой. Как утверждают психологи, чтобы какое-либо действие стало привычкой, человек должен повторять его ежедневно в течение трех недель. Ключевые слова здесь – действие и ежедневно. Пропустили день – начинайте отсчет снова. И вот еще что: новая привычка должна быть действием, а не деятельностью.

Разницу сейчас объясню. Если принимаю решение каждый вечер перед уходом домой наводить порядок в офисе, я включаюсь в деятельность. Однако она состоит из многих действий, как то: поставить справочники обратно на полку, а папки положить в шкаф; помыть кофейную чашку на офисной кухне; вытряхнуть из корзины накопившийся за день мусор; полить цветы; и, возможно, написать одно-два письма коллегам. Деятельность состоит из связанных друг с другом хороших привычек. Синонимы позитивной деятельности – режим, система или даже ритуал.

Другой вариант позитивной и постоянной деятельности в офисе – немедленно убирать свои личные вещи при входе в рабочее пространство. Если вы оставляете пальто на стуле, завтрак – на книжной полке, а уличную обувь бросаете посреди кабинета, вы задаете тон всему дню, как бы говоря: все дозволено! Между тем приступать к созданию обстановки, которая позволит добиться успеха, нужно сразу после того, как входите в офис. Уважайте свое рабочее место!

Система и режим

Один из самых распространенных вопросов, которые мне задают студенты, звучит примерно так: «Реджина, я стараюсь быть организованным, но спустя две недели все опять выглядит так, будто ничего не делал. Какой смысл этим заниматься?» На это я обычно отвечаю, что сделать уборку – еще не значит стать организованным. Организованность предполагает наличие системы, которая позволяет не допускать хаоса на рабочем столе. Слово «система» вполне можно заменить словом «режим». Наверняка у вас в жизни имеется множество ритуалов, доставляющих вам удовольствие, – таких как, к примеру, подготовка к походу в дорогой ресторан. Какие полезные ритуалы вы исполняете сейчас? Мы введем в вашу жизнь несколько таких ритуалов, которые помогут вам в работе.

Вознаграждения

С моей стороны было бы нечестно требовать от вас выполнения довольно непростой работы и при этом оставить вас без вознаграждения. Нам нужен стимул, чтобы пройти через испытания. Нет, я, конечно же, говорю не о поездке на Таити. Я имею в виду радость, которая появится в вашей жизни после окончания обучения.

Часто самое большое удовольствие нам доставляют очень простые вещи. Я, к примеру, люблю животных. Есть один конь, который в молодости стал олимпийским чемпионом. Сейчас ему 26 лет, по лошадиным меркам он древний старик. Одно из приятных вознаграждений для меня – возможность сходить к нему в гости. Я выпускаю коня в загон, присаживаюсь на скамейку и наблюдаю за ним. Это встреча старых друзей, ничего более. А какие моменты приносят радость вам? Может, вам удастся превратить их в награду за хорошо выполненную работу?

Год начинается

Если вы хотите делать карьеру, а не просто ходить на работу, чтобы получать зарплату; если вам категорически не нравится, как выглядит ваше рабочее место; если вы хотите знать, как справляться с поглощающим потоком информации; и наконец, если вам больше всего на свете нужно упорядочить свою жизнь, – вы держите в руках правильную книгу. Чтение ее – шаг в нужном направлении. Но вам придется взять на себя обязательство измениться и действовать, чтобы добиться успеха. За все в жизни надо платить. Временами вы станете испытывать дискомфорт, и вам придется немало потрудиться. Зато награда за эти труды будет такой, о которой можно только мечтать. За год вы повысите качество своей работы. Вы сэкономите время, деньги и самый ценный ресурс – энергию. Энергия, какой бы она ни была – физической, ментальной, эмоциональной или духовной, – это ваша суть. Что было бы, если бы вы работали более продуктивно? Как бы проводили свободное время, которого в этом случае у вас стало больше? На что бы потратили сэкономленные деньги? Что бы доделали, если бы избавились от стресса? И как вы думаете, откуда в вашей жизни взялся хаос?

Наберитесь мужества и решимости. И не забудьте приготовить дневник. Мы отправляемся искать ответы на эти вопросы.

Январь. Начните с нуля

Пусть ведет тебя то, что ты любишь.

Руми

В декабре большинство из нас изнурено подготовкой к праздникам. А когда праздники заканчиваются, самое время перезарядить батарейки. Начался новый год, каникулы закончены, пора возвращаться к работе, вас переполняет энергия, желание перемен и роста.

Опыт прошлых лет, однако, научил тому, что эти эмоции – лишь часть уравнения. К примеру, я могу прийти в восторг от одной только мысли о похудании. Однако моя радость по этому поводу может заставить меня начать процесс, но и только. Как мы сбрасываем вес? Меньше едим и больше двигаемся. Чтобы положить начало переменам, нужно знать, что делать. Давайте перейдем к вашей работе – что здесь нужно сделать?

• В этом году я буду выходить из дома пораньше и перестану опаздывать на работу.

• Я получу диплом (напишу кандидатскую или докторскую) и смогу зарабатывать больше денег.

• Я уделяю своей(-ему) супруге(-у) и детям мало внимания. «Тебя интересует только работа!» – говорят они. Наверняка мою жизнь можно сделать более гармоничной.

• В этом году я возьму ситуацию под контроль / получу повышение / буду проводить меньше времени на работе.

Если хоть один из этих пунктов вам близок, соберитесь: перечисленные здесь задачи вполне решаемы. Весь этот год мы будем работать системно: многих настолько шокирует сама мысль о переменах в жизни, что они попросту теряют способность двигаться вперед. Уютный тезис о том, что синица в руке лучше журавля в небе, – враг перемен. Отпустите-ка синицу, вот что я вам скажу.

В конце года вы упорядочите свою жизнь, жизненное пространство и приблизитесь к достижению карьерных целей. Но только, пожалуйста, не пытайтесь сразу достичь всего, о чем мечтали. К успеху вы придете постепенно. Письменные задания в этой книге каждую неделю будут касаться каждый раз новой темы. А сами темы станут составной частью месячного курса. Итак, вот что нас ждет в январе:

• В первую неделю нового года постарайтесь проанализировать ситуацию, в которой вы оказались. Что конкретно вам не нравится в работе и что вы хотели бы изменить? Недовольство опустошает, зато конкретика наполняет энергией.

• На следующей неделе нужно понять, какое место вы хотите занимать на работе, и разработать план, как добиться этой цели. Он задаст направление движения.

• Чтобы претворить план в жизнь, необходимо составить расписание шагов, которые выведут вас из царства снов и мечтаний в реальность. Так что третью неделю мы посвятим работе с календарем.

• В конце месяца нам предстоит выполнить первое задание: упорядочить свое утро и перейти от напряжения к состоянию расслабленности.

Когда ваш план будет готов, потребуется новая атмосфера, которая поддерживала бы ваше стремление к переменам. Февраль и март мы потратим на перестройку рабочего места и создание идеальной системы документооборота. Первый квартал года, таким образом, связан исключительно с обретением инструментов, позволяющих добиться перемен.

Страх перед будущим – напрасная трата энергии, которая может понадобиться вам в работе. Пора избавиться от волнений, как избавляются от обуви, которая стала мала, и начать двигаться вперед.

Перемены начинаются тогда, когда нам удается совместить намерение с действием. Я люблю перемены… но только при условии, что их архитектором являюсь я сама! Когда жизнь один за другим преподносит неприятные сюрпризы, приступить к переменам непросто. Но преимущества методики, изложенной в этой книге, как раз в том и состоят, что, применив ее однажды – чтобы добиться необходимых перемен, – впоследствии можно использовать и в трудные минуты. Я бы очень хотела, чтобы вы овладели этим навыком.

В январе мы начнем вырабатывать новые хорошие привычки, которые затем можно будет превратить в систему или режим. Четвертую неделю посвятим разработке утреннего ритуала, ведь утренние дела задают тон всему дню!

Если с утра вы торопитесь и пребываете в состоянии стресса, вероятнее всего, то же будет и на работе. Важно, чтобы те аспекты жизни, которые вы можете контролировать, помогали вам, а не вносили в ваш быт кавардак.

Каждый месяц я буду предлагать вам по две организующие привычки, которые стоит выработать (не волнуйтесь – на это потребуется всего несколько минут). Одна из них будет касаться вашей работы, другая – дома. Поскольку эти сферы взаимосвязаны (успех в одной из них положительно влияет на другую), вы обязательно захотите изменить обе. Если окажется, что какую-либо из предложенных «привычек месяца» вы давным-давно выработали, переходите к следующей. Метод выработки новых привычек включает две составляющие: вы выбираете действие, а затем повторяете его ежедневно (даже по выходным) в течение трех недель, так что оно, как и положено привычке, становится вашей второй натурой. И вовсе я не пытаюсь загрузить вас до предела заданиями, чтобы вам не было скучно! Запомните: выработка этих привычек серьезно облегчит ваши рабочие будни в будущем.

Рабочая привычка месяца: сделайте перерыв

Первая привычка – легче не бывает! Ежедневно делайте пятиминутный перерыв в работе, чтобы дать телу подвигаться. Пройдитесь по улице. Поднимитесь по лестнице. Закройте дверь кабинета изнутри и, пока никто не видит, сделайте зарядку. Перерыв не обязательно должен быть затейливым – просто отдыхайте.

Почему это называется рабочей привычкой? Простой пятиминутный перерыв перезаряжает тело, словно батарейку, и возвращает ясность мысли. После него ваша работа станет более продуктивной вне зависимости от того, кто вы – кассир в супермаркете или генеральный директор крупной корпорации. Перерыв может продолжаться и дольше пяти минут, если у вас есть возможность и желание. Но в данном случае лучше разгораться медленно, чем сгореть за месяц. Так что, если это упражнение вам в новинку, попридержите свой энтузиазм и добивайтесь успеха постепенно. И вот еще что… по выходным делайте перерыв в домашней работе!

Домашняя привычка месяца: заправьте постель

День начинается и заканчивается не в офисе, а в спальне. Поэтому в январе надо будет приучить себя ежедневно заправлять свою постель. Неубранная кровать – знак того, что ваш день длится бесконечно: вы перетаскиваете события, эмоции и энергию из одного дня в другой, лишая себя возможности перезагрузки. Как только вы приучите себя ежедневно заправлять постель, каждый раз при входе в спальню будете ощущать прилив энергии.

Речь не идет о том, что кровать должна быть заправлена по-военному строго. Взбейте подушки и постелите покрывало – это отнимет у вас не больше минуты. (Кстати, не стоит заводить себе слишком много подушек – они могут стать бессознательным поводом не заправлять кровать.)

Первая неделя
Составьте расписание

На этой неделе вы можете:

• Придать своей карьере более осознанное направление.

• Выработать хорошие привычки.

Необходимое время: 30 минут.

Мой друг Фред работает пилотом в крупной авиакомпании. Обычно он летает одним и тем же маршрутом, но это не означает, что он входит в кабину, не ознакомившись с планом полета, не выяснив текущие погодные условия и т. д. Вы можете представить себе такое объявление для пассажиров: «Дамы и господа, добро пожаловать на борт нашего самолета. Через несколько минут мы вылетим из аэропорта Лос-Анджелеса в Нью-Йорк. Я вообще-то туда часто летаю, а вот последнюю неделю как-то не довелось. Но не волнуйтесь – у меня хорошая память. Если собьемся с курса, я полечу низко, чтобы вы смогли осмотреть окрестности, пока я не верну самолет на маршрут. Пристегните ремни – будет интересно!» Боюсь, что к моменту, когда пилот произнесет последнюю фразу, на выходе из самолета образуется давка. Вам кажется, что это пример из области фантастики? Что ни одна серьезная авиакомпания не позволит неподготовленному пилоту подняться в воздух? Возможно. Но знаете что? Если вы приходите на работу без плана на день, а потом судорожно пытаетесь взять ситуацию под контроль, вы мало чем отличаетесь от этого сумасшедшего пилота. И заметьте, у вас гораздо меньше шансов достичь цели, потому что, если собьетесь с курса, вам, в отличие от летчика, компьютеры не помогут. В ближайшие недели нам нужно добиться того, чтобы знать, куда и, главное, зачем вы двигаетесь.

Сила намерения

Вы никогда не замечали, что обычно идете туда, куда смотрите, и машину ведете туда, куда направлен ваш взгляд? Точно так же жизнь следует за вашими мыслями. Все зависит от вашего намерения – победить или проиграть. Выбор-то всегда за вами!

Иногда дискомфорт на работе может возникать из-за ощущения, что вы выбрали не тот путь. Конечно, хаос на рабочем месте может быть вызван отсутствием навыков организованности, но чаще он является симптомом внутреннего разлада. В течение года мы разберемся и с этим. «Что внутри, то и снаружи», – говорили древние. Конечно, они не имели в виду рабочую обстановку, но их мудрость вполне применима и к нашей ситуации. Будьте готовы к исполнению желаний.

Изменение направления жизни похоже на швартовку океанского лайнера в порту. Это непростой и длительный процесс. Ваши мысли похожи на те самые маленькие, но мощные буксиры, которые помогают кораблю пристать к берегу.

Самоинвентаризация

На первой неделе мы набросаем план, который добавит жизни радостей. С течением времени вы сможете добавлять в него новые пункты и таким образом получать представление о своем продвижении на пути к гармонии. С чего начать? С мыслей. Ведь в жизни удается только то, чему мы уделяем внимание.

Инструмент, который понадобится на этой неделе, – дневник. Это может быть школьный дневник или роскошный ежедневник в кожаной обложке. Мне долгое время нравились тетради с желтыми листами в линейку, но теперь мне думается быстрее и легче, когда я печатаю на компьютере.

Ключевой элемент, который позволит превратить дневник в полезный инструмент из арсенала успеха, – ваша готовность записывать ответы на вопросы, которые вы найдете в этой книге.

Время на ответы будет ограничено, потому что я не хочу, чтобы вы слишком тщательно их обдумывали. То, что придет в голову в первую секунду, будет ближе всего к истине. Если вы никогда не выполняли подобного задания, готовьтесь к неожиданностям. Написанное может отличаться от того, что вы подумаете в первую секунду. Попробуйте. А время можно контролировать при помощи секундомера в мобильном телефоне.

Где я?

На каком этапе жизни вы сейчас находитесь? На каком этапе карьеры? Удается ли вам следовать некогда составленному плану (он есть у каждого из нас, особенно когда мы молоды)? Или вы сбились с пути? Жизнь предъявляет вам неожиданные требования? Удалось ли вам пережить шторм и продолжить движение верным курсом или вы до сих пор не можете понять, как оказались на нынешней работе в данной должности? Пожалуйста, отвечайте как можно подробнее.

Как я оказался в этой ситуации?

Выявите обстоятельства, которые привели к текущему положению дел. Может быть, вас подкосила болезнь кого-то из близких? Или вы слишком спешите и беретесь за все подряд? Здесь не может быть верного или неверного ответа. Нам нужно увидеть механику процесса такой, какая она есть. И здесь вас опять-таки могут поджидать сюрпризы.

Зашли в тупик? Не знаете, что писать? Вот вам несколько подсказок. Давайте посмотрим, не подходит ли какое-либо из изложенных ниже описаний к вашей ситуации.

• Я начал работать здесь сразу по окончании колледжа и с тех пор место работы не менял. Это не то, чем я хотел заниматься, но платят хорошо, и к тому же отличный соцпакет.

• Я был безработным, и мне очень повезло с этим местом. У меня «отягчающие обстоятельства» – семья и возраст, так что не покапризничаешь.

• Мне нравится то, чем я занимаюсь. Но вот коллектив, в котором приходится работать, меня просто убивает.

• У нас не хватает сотрудников. Если бы их было больше, я имел бы просто идеальную работу.

• С работой все в порядке. Коллектив отличный, зарплаты высокие, соцпакет выше всяких похвал. Но дорога в офис и обратно отнимает слишком много времени, которое я мог бы уделить семье.

• Я думал, что собственное дело – это путь к свободе. Но на него приходится тратить столько времени, что я почти не вижу семью, а друзья обижаются, так как у меня никак не получается с ними встретиться.

Ну что, узнали свою историю? Или, может, вам подходит несколько?

Сделайте пятиминутный перерыв и кратко изложите свое отношение к сложившейся ситуации. Если ни один из предложенных мной вариантов на ваш случай не похож, опишите его в двух словах самостоятельно.

Нам необходимо проанализировать не микро-, а макроопыт. Если вы, к примеру, заняли нынешнюю должность случайно, серьезные изменения к лучшему в рабочей атмосфере не залечат ваших душевных ран. А нам надо добиться удовлетворения. (Ну а если вы один из тех немногих счастливцев, которые занимаются любимым делом в компании своей мечты, возблагодарите судьбу.)

Что я люблю?

Это самый важный вопрос моей книги. В молодости все кажется таким интересным, а потом оказывается, что многие из этих вещей ничего не значат. Смысл жизни, говорят нам, в том, чтобы побольше заработать. Потратьте минуту, вспомните, запишите и воссоединитесь со своими былыми интересами. Пора вернуть их в вашу жизнь.

В колледже основной моей специализацией было театральное искусство, а второй – романские языки. Это очень беспокоило моих родителей – они никак не могли понять, к какой именно работе я себя готовлю. Чтобы они перестали волноваться, перед окончанием колледжа я зарегистрировалась в работавшей при нем службе занятости.

Сотрудники этой службы послали меня на собеседование в ФБР. У меня появился шанс не просто стать правительственным агентом, но работать с приезжающими в США людьми в нью-йоркском аэропорту имени Джона Кеннеди. Родители немедленно увидели в этом прекрасную возможность использовать мою вторую специализацию – те самые романские языки. Несколько дней агенты ФБР опрашивали наших бруклинских соседей, собирая обо мне информацию. Я сходила в офис бюро в аэропорту, там у меня взяли отпечатки пальцев… Родители были на седьмом небе от счастья, когда из ФБР сообщили, что меня берут. Но вскоре наш дом погрузился в траур, потому что я отказалась от этой работы.

Как ни странно, но в довольно нежном возрасте – мне тогда было 21 год – у меня хватило мужества прислушаться к тихому внутреннему голосу, говорившему, что эта профессия не для меня. Не испугавшись возможных превратностей судьбы, я поверила в себя и решила попытать счастья в шоу-бизнесе. Правда, звездой так и не стала, но много лет была востребованной актрисой, и мне нравилась моя профессия. Сейчас я могу оглянуться и с удовлетворением отметить результат того выбора. А как было бы ужасно в конце жизни задаваться вопросом, что было бы, выбери я актерскую стезю…

Пытались ли вы воплотить в жизнь свои мечты? Приносит ли вам удовлетворение работа? Заметьте, совсем не обязательно занимать руководящий пост, чтобы ответить «да». Гордитесь ли вы тем, что делаете, и испытываете ли в конце рабочего дня чувство удовлетворения?

Если ваша профессия или нынешняя работа далека от того, о чем вы когда-то мечтали, можете ли вы ее поменять? Или, на худой конец, найти способ воплотить в жизнь свою мечту хотя бы частично?

Доктор Линда Чанг из Китая любила танцевать. Когда Линде исполнилось шестнадцать, она заявила родителям, что хочет стать профессиональной танцовщицей. Их реакция была как две капли воды похожа на реакцию моих родителей: «Найди себе настоящую работу!» И тогда она стала доктором восточной медицины, специалистом по акупунктуре с обширной и очень успешной практикой. Страсть Линды к танцу реализуется в невероятном числе занятий, которые она посещает каждую неделю. Танец не стал ее профессией, зато помогает ей сохранять форму.

Один мой знакомый всегда хотел стать актером, но выбрал более традиционный путь и сделал карьеру в одной из корпораций Америки. Теперь он на пенсии и почти все время проводит – угадайте где? На репетициях в местном любительском театре.

Составьте список своих пристрастий, пусть даже в нем будет всего одна или две цели, которые всегда притягивали вас. А затем перечислите два или три творческих способа реализовать вашу тягу к этим целям.

Неделя подходит к концу – самое время оценить, чего удалось достичь. Если вам не все нравится в работе, теперь вы понимаете, что проблема куда масштабнее. Кроме того, вы выяснили, как вышло так, что в настоящее время вы работаете именно здесь. В восточной философии есть замечательное понятие – майя, или иллюзия. Часто люди бывают недовольны своей работой по причинам, которые не имеют ровным счетом никакого отношения к реальным обстоятельствам. На этой неделе мы сбрасываем пелену майя и смотрим правде в глаза. И добавляем в эту реальность волшебства, возвращаясь к давно забытым пристрастиям, от которых поет душа. На следующей неделе мы поговорим о шаге на пути к переменам. Ну что, интересно?

Вторая неделя
Решите, где вы хотите оказаться

На этой неделе вы можете:

• Поставить реалистические карьерные цели, которых нужно достичь в этом году… или позже.

• Разбить путь к достижению этих целей на этапы.

Необходимое время: 90 минут.

Все мы видели героев фильмов, которые, проснувшись однажды утром, понимают, что жизнь проходит мимо, а они так и не добились того, чего хотели. Идентифицировать себя с таким героем очень легко. На этой неделе вы составите годовой план, который придаст нужное направление вашей жизни и сделает ее более осмысленной. После этого вам не придет в голову идентифицировать себя с этим архетипом, где бы он вам ни встретился, будь то кино или книга. Вы будете думать: он, что же, не ставил себе вообще никаких целей?

Движение вперед

Возьмем простой пример. Одним из новогодних подарков для большинства из нас неизменно оказывается пара-тройка лишних килограммов. Даже не рвитесь на весы: в ту минуту, когда выясняется, что джинсы на вас больше не застегиваются, понятно, что праздничная еда перешла со стола прямиком к вам на бедра и с этим надо что-то делать.

Цель: сбросить 2 кг.

Теперь нужно назначить дату, к которой эта цель должна быть достигнута. Предположим, вам нужно избавиться от лишних килограммов до свадьбы, которая состоится через два месяца.

Цель и дата: сбросить 2 кг к 1 марта.

Методика похудания проста и стара как мир: меньше ешьте, больше двигайтесь – и будете терять по полкилограмма в неделю. После установления цели вы, вероятно, изучите различные диеты и комплексы упражнений и выберете подходящие. Чтобы добиться успеха, вам понадобится и то и другое.

Цель, дата и план: сбросить 2 кг к 1 марта при помощи ежедневной низкоуглеводной диеты и пробежек по три раза в неделю.

А знаете, ведь эта простая цепочка и есть схема, следуя которой можно достичь любой цели. Определите, чего вы хотите, выделите этапы, а потом расположите их в логической последовательности. Откройте дневник, и начнем двигаться к наполненному смыслом будущему. В конце концов, наши цели нас именно в будущее и ведут.

Ваша работа

Предположим, вы проработали в своей должности около года и через несколько месяцев собираетесь просить о повышении зарплаты или продвижении по службе. В этой ситуации обычно две ловушки: врожденная неуверенность в себе и мысль о том, что хорошо работающему сотруднику начальство само, без всяких просьб, начинает платить больше. Попробуем, вместо того чтобы чувствовать себя жертвой, спланировать, как достичь назначенной цели. План может быть примерно таким.

Цель и дата: повышение зарплаты через два месяца

План: цель и дата у нас есть, теперь нужно понять, что понадобится для демонстрации того, что вы заслужили повышение. Что удалось сделать за этот год? А главное, что вы сделали такого, что не входило бы в ваши обязанности? Отвечайте как можно подробнее.

Чем я ценен для компании? В чем состоит мой уникальный вклад в ее развитие? (Подсказка: успехи менеджера отдела продаж можно измерить в долларах и центах. Топ-менеджера оценивают с точки зрения того, как он продвигает компанию в бизнес-сообществе. А помощника руководителя можно поощрять или не поощрять в зависимости от того, насколько он сам организован и насколько хорошо организована работа его начальника.)

Что я могу сделать за оставшиеся два месяца, чтобы повысить свои шансы на успех?

Есть ли рядом люди, выполняющие точно такую же работу? Одинаковые ли у нас зарплаты? Если нет, то, может быть, они пришли в компанию гораздо раньше меня?

Как мой оклад соотносится с уровнем зарплат в данной отрасли?

Свидетельствует ли общая экономическая ситуация или успехи моей компании (а возможно, и то и другое) о том, что в ее бюджете есть ресурсы для повышения мне зарплаты? Если руководство компании только что подписало распоряжение о замораживании зарплат и отказе от найма новых сотрудников в течение следующего финансового года, сейчас явно не лучшее время для просьб о повышении. Однако небесполезно будет документально зафиксировать ваш вклад в процветание фирмы. Это в любом случае поможет вам, когда придет удобный момент для просьбы.

Что еще вы можете проанализировать, чтобы увеличить свои шансы на успех? Чем больше продумаете заранее, тем убедительнее будет ваше выступление перед начальством.

Движение вперед: новая работа

Давайте посмотрим правде в глаза: ничто не вечно, в том числе ваша нынешняя работа. Я не к тому, что вы должны немедленно все бросить и уйти, но рано или поздно вы эту должность перерастете и надо будет принимать решение.

Цель и дата: новая работа через восемь месяцев.

План: схема перехода на новую работу похожа на план получения повышения. Нужно задаться теми же вопросами – о своих возможностях и достижениях, – но теперь в более широком смысле.

Для достижения этой цели можно использовать другие инструменты. Если вы дружите с Интернетом, зарегистрируйтесь на сайтах, где ищут работу. Если занимаете руководящий пост и живете в большом городе, дайте о себе знать хедхантерам. Возможно, ваши родственники, друзья, коллеги работают как раз в той сфере, которая вас интересует, – используйте все возможности.

Очень важно до начала поисков новой работы разложить все по полочкам. Если ваш нынешний работодатель раньше времени узнает о том, что вы ищете другую работу, вместо того чтобы получить новую должность, вы вполне можете оказаться в очереди на биржу труда. Еще раз: здесь очень важно все как следует подготовить. Вы не забыли вписать последние места работы в свое резюме? Ваш вклад в работу компании подтвержден документами? В следующей главе мы рассмотрим эти вопросы подробнее, а пока выберите время и соберите все возможные доказательства того, что вы – восходящая звезда в своей сфере деятельности!

Движение вперед: смена профессии

Возможно, воспоминания о былых увлечениях могут вызвать у вас желание сменить профессию. Каков бы ни был импульс, он требует тщательного анализа.

Цель и дата: сменить профессию в ближайшие полтора года.

План: самое сложное – выяснить, какого рода образование требуется для того, чтобы начать карьеру в области, которая вас интересует. Есть ли у вас необходимые дипломы и сертификаты или придется снова садиться за учебники?

Одна из моих клиенток по имени Фрэн оказалась в подобной ситуации. Она работает помощником руководителя, хорошо зарабатывает, у нее превосходная страховка, и ей очень нравятся сотрудники. Но Фрэн хочет работать с детьми, потому что считает, что это более осмысленная и полезная работа, нежели маркетинговое продвижение виджетов. Если говорить конкретнее, то она хочет помогать родителям детей-инвалидов получать финансовую, образовательную и психологическую помощь, которая им положена по закону.

Как показало изучение ситуации, степени бакалавра, которая имеется у Фрэн, недостаточно для того, чтобы работать в школах Калифорнии в качестве консультанта по специальному образованию, – для этого нужно защитить докторскую. Фрэн разработала трехлетний план смены профессии, включающий посещение ряда занятий в местном колледже.

А вам для смены профессии нужна научная степень? Знаете ли вы, в каких учебных заведениях вашего региона преподают интересующие вас предметы? Облегчит ли вам смену рода деятельности переезд в другой город? Поддержит ли ваше решение семья? Если да, то вашим родным, очевидно, придется разработать свой «переходный план».

Не пугает ли вас необходимость тщательного анализа ситуации? Нет ощущения, что лучше уж остаться работать на прежнем месте, потому что на сбор информации, необходимой для смены профессии, просто не хватает времени? А давайте не будем называть это серьезным словом «анализ» – просто скажите себе: «Я все как следует разузнаю – и это поможет мне воплотить мечту». Такая задача гораздо проще и приятнее!

Светлое будущее: чего вы хотите достичь?

Если вы не уверены в том, какую мечту воплощать, вот несколько вопросов для обнаружения секретов, которые прячутся у вас в подсознании. Возьмите свой дневник и повеселитесь. Вы – Индиана Джонс на задании. Труба зовет!

1. Чего бы вы хотели достичь в жизни больше всего на свете? (Если ответов несколько, перечислите их все, начиная с самого важного.)

2. Эта цель реалистична и достижима?

3. Сделали ли вы хоть что-нибудь для того, чтобы ваша мечта осуществилась? Если да, то что помешало вам довести дело до конца?

4. Какие шаги надо предпринять, чтобы эта цель перестала быть мечтой и стала реальностью?

5. Что мешает вам воплотить эту мечту прямо сейчас?

Пожалуйста, давайте точные и подробные ответы на эти вопросы.

Вот пример того, как может выглядеть это упражнение. На вопросы отвечает Дженет – менеджер среднего звена в большой корпорации, офис которой находится на Манхэттене.

Чего бы вы хотели достичь в жизни больше всего на свете?

Я бы хотела работать в компании, которая заботится о нашей планете, – такой как «Гринпис». Очень уважаю их за то, что они делают для защиты окружающей среды. А в молодости я очень любила музыку, вообще хотела бы найти способ сделать музыку частью своей жизни и, если возможно, работы.

Эта цель реалистична и достижима?

Переход на работу в «сознательную корпорацию» вполне реалистичен, но он может быть сопряжен с потерей в зарплате. Я не уверена, что, занимаясь этим, смогу по-прежнему жить на Манхэттене. Мне нужно сделать несколько звонков и посмотреть в Интернете уровень зарплат в таких компаниях. И еще нужно будет найти адреса офисов пяти компаний, которые мне подходят.

Сделали ли вы хоть что-нибудь для того, чтобы ваша мечта осуществилась?

Нет. До сих пор это было всего лишь мечтой.

Что вам мешало?

Родители все время твердили о том, что мне нужно обеспечить себе будущее, и никогда не поддерживали организации вроде «Гринпис». Они жертвовали деньги на медицинские исследования, потому что у нас в семье есть диабетики. Мой отец вообще считает глобальное потепление пиар-кампанией.

Какие шаги вам надо предпринять, чтобы эта цель перестала быть мечтой и стала реальностью?

Как я уже говорила, надо узнать, где находятся офисы интересных мне компаний, и понять, хочется жить в этих местах или нет. Если выяснится, что в каких-то городах я никогда не была, видимо, придется поехать туда на выходные – оглядеться, собрать информацию. Помимо уровня зарплат и местоположения, необходимо выяснить, как выглядят типичные вакансии в этих компаниях. Позволят ли мои навыки и опыт перейти на эту работу? Возможно, мне понадобится дополнительная подготовка: ученая степень, курсы по юриспруденции либо бухучету. А тем временем я, вероятно, поработаю на общественных началах. Это, с одной стороны, добавит мне уверенности в себе, а с другой – поможет познакомиться с нужными людьми.

Что касается музыки, то здесь я сомневаюсь. По-моему, сначала все-таки нужно разобраться с переходом на другую работу. Хотя я могу брать уроки игры на фортепиано. Столько лет не играла! А может, мне удастся найти недалеко от дома школу и разработать программу внеклассных занятий музыкой. Я открыта для любых идей!

Что мешает вам воплотить эту мечту прямо сейчас?

Думаю, я боюсь потерпеть неудачу и вызвать осуждение со стороны семьи и друзей. Никто не любит перемены, а это ведь будет настоящий переворот. В то же время, мне кажется, пройдет какое-то время и все увидят, как я счастлива. Сначала стану держать свои планы в тайне. А когда буду готова к переменам, поделюсь со всеми своей мечтой, целью и результатами анализа ситуации.

Сосредоточьтесь на будущем, а не на прошлом

В старой рекламе овощного сока V8 люди били себя по лбу, повторяя: «Блин, а ведь мог бы взять V8!» Так вот, после этого упражнения вы, возможно, сделаете примерно то же самое. Это так легко и так по-человечески – испытывать чувство вины, стыда или страха по поводу того, что могло бы случиться, но не случилось. Заменим фразы «Эх, надо было защитить диссертацию, съездить в Европу, купить дом, выйти замуж» более жизнеутверждающим тезисом «Я не осознавала, что, бросая колледж и выходя замуж, откладываю достижение своей цели – стать социальным работником. Но ведь учебу можно продолжить. Теперь для этого понадобится более долгий срок, потому что придется заниматься по вечерам и выходным, но зато я достигну своей цели».

Колин, моя знакомая, как-то пришла ко мне в полном отчаянии. Ее только что уволили с должности директора фонда помощи женщинам, пострадавшим от домашнего насилия. Эту работу Колин считала своим призванием, и увольнение ее просто раздавило. Мы решили, что наряду с восстановлением ее эмоционального состояния можно попробовать поискать другую работу, возможно в смежной сфере – такую, которая удовлетворила бы потребность Колин в служении обществу.

Вспомнив свои детские мечты и опыт взрослой жизни, Колин и в самом деле нашла новую профессию, которая должна была позволить ей в полной мере использовать свою способность сопереживать, коммуникабельность и навыки, которыми она успела овладеть. Но не все было так просто: для поступления на эту вакансию требовалась степень доктора философии, а Колин была всего лишь бакалавром.

И тогда она составила план. Творческий подход и вера в успех помогли Колин найти временную работу няней по выходным. Таким образом она могла работать с детьми и в то же время готовиться к началу новой карьеры. Поскольку Колин устроилась няней в состоятельную семью, ее частичная занятость фактически оплачивалась как полная. Работа ей очень нравилась, а в свободное время, которого у нее было предостаточно, она посещала занятия и готовилась к защите диссертации. Чтобы достичь цели, ей потребуется несколько лет, но она по-прежнему обеспечивает семью, поэтому в данном случае все только выигрывают.

Не все сразу

Если у вас несколько целей, которые вам одинаково дороги, не распыляйтесь: всего сразу достичь не удастся. Попробуйте сгруппировать их. Начните с той, которая даст положительный импульс к достижению остальных.

Из всех заданий года мне больше всего нравятся задания первой недели. Можно потратить много времени, мечтая о чем-то, вместо того чтобы работать над достижением целей.

Но вот наступает момент истины. Вы действительно хотите, чтобы то, о чем говорите, сбылось, или вам просто нравится мечтать? После окончания этой недели вы будете знать, как разбивать путь к достижению цели на этапы. Кстати, приготовьтесь к тому, что исполнение желаний может выглядеть немного не так, как вы себе представляли. Но «не так» часто значит «лучше». На следующей неделе мы изучим простой и нередко игнорируемый инструмент, который поможет на пути к осуществлению мечты. Отдохните и насладитесь наградой за письменную подготовку и тщательный анализ ситуации.

Третья неделя
Жизнь по календарю

На этой неделе вы можете:

• Составить календарь движения вперед.

• Заставить время работать на вас.

Необходимое время: 60 минут.

Сильвия – настоящий вечный двигатель. Она работает помощником руководителя и обладает удивительным даром «тушить пожары». Меня поразила ее способность двигаться вперед, сочетающаяся с очарованием и превосходным чувством юмора. Однако в один прекрасный день выяснилось, что насколько Сильвия великолепна в экстренных ситуациях, настолько же беспомощна в рутинном ведении проектов и выполнении повседневной работы.

Привычка откладывать работу до самого дедлайна обеспечивает постоянные приливы адреналина и делает жизнь интересной. Человек, способный в последний момент спасти весь отдел, воспринимается как герой. Но такая работа изматывает и физически, и духовно, и эмоционально.

Сильвии оказался необходим расширенный календарь. Как и многие, она кое-что записывала в календарь, но в основном полагалась на свою память. Мы разработали специальную систему записи всех ее встреч и дедлайнов. Каждый день у нее были дела, которые ей непременно нужно было завершить вне зависимости от того, какие «пожары» возникали в офисе. Осмысленное планирование позволило Сильвии и ее начальнику решить очень серьезные задачи, от которых зависело будущее компании.

Жизнь без сознательно выбранного направления никогда не меняется. «Ничего нового, все по-старому» – квинтэссенция такой жизни. Когда мы записываем задачи, нам легче судить о работе в целом. Мы перестаем мыслить короткими временными отрезками и охватываем взглядом более длительный период. К концу недели вы поймете, о чем идет речь. Приступим.

Ваш новый друг – календарь

Прежде всего давайте выясним, не из тех ли вы людей, чья память хранит подробности всего на свете? Вы не представляете, сколько клиентов говорят мне, что могут держать в голове все важнейшие детали. Нередко это весь их график, от еженедельного совещания у начальника в 8 утра по вторникам до делового обеда в 12:30 в четверг… Кстати, в этот четверг или в следующий? Я убеждаю их в том, что рано или поздно такие чудеса окажутся ему не под силу. В молодости у меня была фотографическая зрительная память и я тоже держала в голове очень многое. Но время шло, и этот навык начал давать сбои.

Календарь, еженедельник, ежедневник – ваша страховка. Он подсказывает, где вы были и куда идете. Если хотите добиться успеха, вам постоянно придется пользоваться той или иной календарной системой хотя бы для того, чтобы не тратить силы понапрасну. Рассмотрим основные типы календарей, из которых вы сможете выбрать себе подходящий.

Неправильные календари

Настольный календарь

Многие мои клиенты пользуются календарем, который просто лежит на рабочем столе. Это крайне неэффективно! Единственное исключение – такой календарь подойдет, когда у вас на столе нет документов. Если же, для того чтобы заглянуть в него, вам приходится отодвигать документы, справочники или ланч, пора все менять.

Карманный календарь

Карманными календарями я тоже не рекомендовала бы пользоваться – они такие маленькие, их будто выпускают для лилипутов. Я понимаю, что такие календари влезают в дамскую сумочку и карман пиджака. Их обложки часто изготовлены из кожи, поэтому они являются предметом роскоши и стоят целое состояние. Неважно, сколько вы заплатили, – если вам не хватает места для записей, календарь нужно менять.

Беспорядочный календарь

Между прочим, в конце декабря и начале января вы будете завалены календарями. Благотворительный фонд, которому жертвовали деньги, подарит вам свой, на обложке которого будут милые мордашки животных или голодающие дети. Партнеры подарят вам несколько штук с логотипами компаний. Коллеги и друзья наверняка закажут для вас календарь с изображением ваших детей или любимой собаки. Подаренные благотворительным фондом и партнерами выбросьте или всучите кому-нибудь. Над календарем от друзей и коллег поохайте, поахайте, а потом… ну, вы, наверное, и сами догадались – на помойку его! За исключением последнего случая все они – всего лишь недорогие инструменты маркетинга. Если чувство вины не позволит от них избавиться, да здравствует хаос.

Правильные календари

Бумажный ежедневник

В любом крупном магазине канцтоваров имеется широкий ассортимент ежедневников, которые вы можете приспособить к собственным нуждам. Лично я пользуюсь ежедневником Day Runner. Есть и другая хорошая система планирования – Day Timer. Многим моим клиентам, работающим в крупных американских компаниях, компания FranklinCovey предлагала не только ежедневники, но и бесплатное обучение обращению с ними. Мне кажется, система FranklinCovey все же сложновата, и к тому же в ней слишком много перекрестных ссылок. Но такой подход к делу, безусловно, заслуживает уважения. Не надо принимать систему полностью – адаптируйте ее к своим личным предпочтениям. Именно это ключ к успеху в работе с любым календарем и ежедневником.

Все компании, производящие бумажные календари, выпускают скоросшиватели для страниц и прочих вкладок (это могут быть вкладки с адресами и телефонами, визитницы, листы для заметок).

Я пользуюсь бизнес-вариантом Day Runner, потому что он большой, а значит, у меня много места для записей. Вам, возможно, захочется приобрести календарь среднего размера, чтобы брать его на встречи. Лично я никогда не выношу свой календарь за пределы рабочего кабинета. Каждый вечер заглядываю в него и составляю список дел на завтра. А потом очень приятно вычеркивать пункт за пунктом и видеть, что день прошел не зря и ты двигаешься вперед. Помните, этот список – не догма, вы же не на каменных скрижалях пишете!

Есть варианты ежедневников в обложках из натуральной и искусственной кожи, на магнитной застежке и на липучке – вы станете использовать свой календарь и скоросшиватель очень часто, так что подберите такой, вид которого будет доставлять эстетическое наслаждение.

К скоросшивателю обычно прилагается несколько листов бумаги. В магазине можно изучить, что еще предлагает компания-производитель: листы бухгалтерской отчетности, кармашек для ручек и карандашей, белые или линованные листки для заметок. Но самое главное – выбрать подходящий тип страниц для ежедневника. Посмотрим, что у нас есть.

Страницы для ежедневника: если ваше расписание нестабильно или его практически нет, помогут страницы, на которых сразу виден весь месяц с пустыми клеточками-днями. На прошлой неделе, к примеру, я работала с клиентами в пятницу, субботу и воскресенье. Мало того, что каждый из этих дней мне приходилось проводить на ногах по восемь часов, я знала, что еще по три часа буду проводить в пробках. Поэтому очень важно, чтобы понедельник стал днем отдыха. Если бы у меня не было еженедельника, я могла бы принять в этот день приглашение на светское мероприятие, не подумав о том, что, вероятно, буду слишком уставшей и вряд ли получу от него удовольствие.

Если работа связана с большим числом встреч и мероприятий, вам больше подойдет еженедельник-планировщик с днями, расписанными по часам. Каждая его страница будет, по сути, списком дел. Если вы собираетесь носить его с собой и в течение дня записывать информацию с адресами электронной почты и телефонными номерами, вносите эти данные в раздел «Контакты» (не забывая дублировать их в электронном виде или на бумаге) – тогда в ближайшие годы вам не придется пользоваться этим ежедневником как справочником.

Я оставляю себе визитку, только если мне по-настоящему интересен ее владелец или услуги, которые он может оказать. Храните визитницу в офисе и сразу по возвращении со встречи помещайте в нее полученные визитки. Если вы потратите всего минуту на то, чтобы изучить карточки, может выясниться, что они вам не очень-то и нужны. Со временем эти действия станут механическими и вы поймете, что они отнимают немного времени и при этом обеспечивают организованность. Ведь гораздо проще потратить две минуты на то, чтобы зафиксировать полученные за день контакты, чем раз в год садиться и тратить на это несколько часов только потому, что вам недосуг было заниматься этим ежедневно.

У большинства моих клиентов имеется коллекция визиток, а по столам у них обычно разбросаны клочки бумаги с номерами телефонов и адресами электронной почты. Примерно раз в год все это сгребается в кучу и летит в корзину. Не допустите, чтобы такое случилось и с вами. Это не только неэффективно, но и заставляет испытывать чувство вины. Лучше выработать еще одну хорошую привычку: в конце каждого рабочего дня записывать контакты. Данные с визиток заносите, к примеру, в компьютер, а сами визитки выбрасывайте.

Еженедельник – во многом полезный компромисс между двумя предыдущими системами. Он вполне оправдывает себя, если у вас стабильное расписание. Важность того или иного события легче оценить в масштабе недели, нежели в масштабе месяца.

Настенный календарь

Настенный календарь подойдет только в случае, если вам нужно время от времени быстро с ним сверяться. Когда сотрудники регулярно собираются в штаб-квартире или конференц-зале и важно быстро выяснить их местонахождение или дедлайны проектов, большой календарь и в самом деле будет полезен.

Но лучшее место настенного календаря – дом, хозяева которого водят своих детей на внеклассные занятия и бывают на светских мероприятиях. В этом случае он поможет всем придерживаться семейного расписания.

Электронный календарь

Электронный календарь – отличный инструмент вне зависимости от того, используете ли вы PC, Mac, коммуникатор или все сразу. Если работаете в крупной компании, скорее всего, вы пользователь PC и вашим календарем является Outlook. Календарная система Mac ничуть не хуже. Эти электронные календари автоматически выполняют работу, которую вручную вы проделывали бы гораздо дольше. Но суть вопроса – в слове «использовать». Ни одна система не сможет предугадать ваши расписание, потребности и метод работы. Вам самим нужно что-то делать с календарем, причем регулярно!

Онлайн-календарь

Онлайн-календари есть и у Google, и у Yahoo! и у AOL. Они созданы очень изобретательно, и работать с ними – одно удовольствие. Если вы проводите за компьютером целый день, календаря лучше вам не найти.

Назначив дату, записывайте ее. Всегда!

Любой календарь, бумажный или электронный, требует регулярной работы. Попробуем оценить время, которое предстоит затратить на выполнение этого задания. Поначалу, если раньше вы не вели календарь, может показаться бессмысленным тратить время на то, чтобы записывать что-то или в письменном виде отмечать изменения в графике встреч. Между тем на поддержание календаря и контактов в порядке обычно уходит не больше десяти минут в день.

А сколько времени вы тратите сейчас на то, чтобы найти то или иное приглашение? Вы знаете, что скоро нужно будет посетить прием, но не помните: он в эти выходные или в следующие? Будет ли у вас время купить подарок? А с работой успеете управиться? Никогда не случалось биться головой о стену при осознании, что времени на подготовку проекта меньше, чем казалось? Подобные ситуации порождают стресс, иссушающий физически и эмоционально.

Если вам нужно что-то сделать – принять участие в рабочем совещании, сходить на концерт дочери или слетать в Даллас на переговоры, – вы должны немедленно внести это событие в календарь. Очень полезная привычка. Вы замечали, что супруги, которые счастливы в браке, никогда не отвечают на приглашения «да»? Они всегда говорят что-то вроде «У меня в этот день ничего нет, нужно посмотреть, что у жены/мужа». Вот и вы, прежде чем дать ответ на приглашение, должны сверяться со своим календарем. Он – хранитель ключа к вашему времени. И к вашему будущему.

Направьте всю свою энергию без остатка на текущие дела. Это легко сделать, если вы сознательно планируете каждый день. Если расписание формируется стихийно, трудно соответствовать моменту. Вы все время спрашиваете себя: «Что там у меня дальше по плану? Не забыл ли я чего? А может, я сейчас должен заниматься не этим, а чем-то другим?» Самоорганизация при помощи календаря требует времени, но эти затраты несопоставимы с затратами на систему под названием «Я и так все помню». Попробуйте. В конце концов, что вам терять, кроме стресса, раздражения и – о да! – потраченного впустую времени.

Четвертая неделя
Избавляемся от утренней спешки

На этой неделе вы можете:

• Начать ложиться спать пораньше, завтракать и делать утреннюю зарядку.

• Упорядочить утренние сборы на работу и навести порядок на кухне.

• Потренироваться принимать решения.

• Ввести утренний режим.

Необходимое время: от 30 до 90 минут.

Мы привыкли делить свою жизнь на отрезки. Рабочее время отделяем от времени, которое проводим с семьей и друзьями, посвящаем хобби или, скажем, духовным исканиям. Восточная философия предлагает рассматривать все аспекты нашей жизни как части единого целого. Напомню мою любимую пословицу: «Как человек делает что-то одно, так он делает и все остальное».

На этой неделе мы изучим, что происходит у вас дома по утрам. Не бывает ли так, что, выйдя из дома и еще не доехав до офиса, вы уже чувствуете себя усталым? Если вечно просыпаете, не можете с утра найти одежду, не успеваете позавтракать и выходите из дома с осознанием того, что все равно уже опоздали, вы наверняка приносите негативные эмоции и на работу. Более того, постоянно воспроизводите эту утреннюю суматоху в течение рабочего дня. Вечно не хватает времени, вы не можете быстро найти нужную информацию… День начинается с драмы и продолжается в том же духе. Не ваш ли это случай?

От хаоса к величию

Если говорить об иерархии в еде, то завтрак – это король.

Опишите-ка свой завтрак (он у вас вообще бывает?). Наступает год перемен, поэтому давайте обратим внимание на него. Перейдете ли вы на новые продукты или просто улучшите те, что едите сейчас, – новые утренние ритуалы начинаются с еды.

Не знаю, как вы, а я, когда куда-то не успеваю и тороплюсь, впадаю в панику и потом несколько часов не могу прийти в себя. На этой неделе вы займетесь организацией легкого старта рабочего дня. Мы рассмотрим все элементы: еду, зарядку, пожирателей времени, вроде электронной почты, и, конечно, важнейший ингредиент – сон.

Еда – это топливо. Завтракайте!

Правильное питание позволяет нам ясно мыслить и легко концентрировать внимание, а также обеспечивает нас силами для работы. Если ваш обычный завтрак – это сахар, кофеин, белый хлеб и другие источники калорий или, хуже того, вы вообще не завтракаете, значит, утром вряд ли чувствуете себя бодрым и готовым к работе. Тело – машина, которой нужно топливо. Полноценный завтрак – важный ключ к хорошему дню. Вне зависимости от того, из чего состоит ваш завтрак, готовить его надо легко и быстро. Пора забыть про мюсли, спрессованные в батончики, особенно если есть их собираетесь за рулем или в вагоне метро. (Кстати, посмотрите, из чего они сделаны: если среди основных ингредиентов есть кукурузный сироп, то считайте, что вы съели «сникерс».)

Потратьте несколько минут на составление утреннего меню на следующую неделю, а потом включите все необходимые ингредиенты в список продуктовых покупок. Попробуйте питаться правильно хотя бы неделю – и посмотрим, заметите ли вы разницу.

Пятнадцатиминутная зарядка

Вам нужна энергия. Выделите 15 минут для утренней зарядки перед выходом из дома. Лично я в те периоды жизни, когда зарядку делать не получалось, начинала чувствовать себя вялой и утомленной.

Не нужно устраивать марафон. Начните с малого. Если вы живете в многоквартирном доме – пользуйтесь лестницей вместо лифта. Или купите DVD с упражнениями и занимайтесь вместе с семьей. Вы получите энергию, необходимую для начала дня, и, более того, тело начнет меняться, укрепляя вашу уверенность в себе. Одна перемена к лучшему вызывает к жизни другие!

Ложитесь спать на полчаса пораньше

Если заканчиваете работу за полночь, а встаете с рассветом, вы всегда будете чувствовать себя изможденным. Для оптимального функционирования телу нужен отдых. Научитесь ложиться спать и вставать чуть раньше. Это самый легкий способ разорвать порочный круг хронических опозданий.

Не пользуйтесь повторным звонком будильника – вставайте сразу. Если вам все-таки нужно время, чтобы проснуться, я рекомендую два будильника, но без кнопки повторяющегося звонка, и пусть один срабатывает за 15 минут до вашего подъема. Прозвонил один – приготовиться, прозвонил другой – проснись и пой!

ПО-ПРЕЖНЕМУ ЧУВСТВУЕТЕ СЕБЯ УСТАЛЫМ? ОБРАТИТЕСЬ К ВРАЧУ!

У меня была клиентка, которая категорически не могла вставать по утрам на работу. Она постоянно опаздывала, и, как следствие, ей грозило увольнение. Она решила обратиться к врачу, и анализ крови выявил анемию. Несколько недель приема железосодержащих пищевых добавок – и женщина была в полном порядке. Возможно, ваше постоянное утомление – тоже следствие какого-нибудь недомогания, например низкого уровня гормонов щитовидной железы. Не упускайте шанс проверить свое здоровье – сходите на прием к врачу (особенно если последний раз делали это больше года назад).

Избавляемся от электронных пожирателей времени

Не надо проверять почту сразу после пробуждения. Хотя, если вам приходится ездить по миру, я могу понять необходимость быть в курсе того, что произошло за ночь. Доктору тоже может понадобиться информация об изменении состояния пациента. Но для большинства людей проверка электронной почты превращается в ловушку. Просто удивительно, насколько изобретательны мы бываем, когда не хотим начинать работать.

Готовясь к новому дню, не вздумайте залезать ни в личную, ни в рабочую почту. Не проверяйте продажи. Ничего не покупайте. Все это сможете сделать чуть позже. Например, займитесь этим в общественном транспорте по дороге на работу.

От экрана отвернуться очень сложно, но вам это по силам. Почему бы вместо того, чтобы тратить время на просмотр почты, не съесть вкусный завтрак? После него читать письма вы будете гораздо внимательнее.

Прослушивание голосовой почты

Подумайте логично – если на работе случится что-то действительно серьезное, коллеги сумеют вас найти. Вот только «серьезное» происходит крайне редко. Посвятите утро себе и своим семейным обязанностям, а работа пусть дожидается своей очереди. Иногда потребность постоянно проверять электронную и голосовую почту является симптомом проблем, которые вызваны отнюдь не работой, зато очень сильно на нее влияют. Не заполняет ли ощущение нужности коллегам эмоциональный вакуум внутри вас? Нет ли проблем дома – с супругом, родителями, детьми? Не пытаетесь ли вы отгородиться от этих проблем, с головой уйдя в работу?

Интернет-серфинг

«Ух ты! Сегодня я проснулся рано и у меня есть пять минут, чтобы полазить по Интернету или закончить игру, в которую я вчера начал играть». И вот спустя полчаса вы безнадежно опаздываете на работу. Вспомните старый антинаркотический слоган и скажите «нет» компьютеру. А на интернет-серфинг или игру выделите 20 минут в конце дня – пусть это будет наградой. Утром же концентрируйтесь на другом.

Пользуйтесь секундомером!

Если по утрам вы часто теряете время и никак не можете избавиться от этой пагубной привычки, почему бы не прибегнуть к помощи секундомера и не засечь, сколько времени вы тратите на бесполезные занятия, перечисленные выше? А что, если тратить это время по-другому? Предположим, выяснится, что каждое утро интернет-серфинг отнимает у вас 20 минут. Если вы при этом еще не поели и не сделали зарядку, быть может, пора оторваться от компьютера? Как уже было сказано, вместо более раннего подъема вам нужно просто сконцентрироваться на других занятиях.

Наведите порядок на кухне

Серьезно испортить настроение с самого утра вполне способна не организованная должным образом кухня. Давайте-ка быстренько там приберемся – это будет хорошей подготовкой к следующему месяцу, когда мы начнем разбираться с беспорядком на вашем рабочем месте.

Готовы?

Запустите секундомер и продвигайтесь от чашки к чашке, от шкафа к шкафу, не забывая при этом заглянуть под раковину. Убирайте все, чем не пользуетесь в данный момент. Может, эти предметы вообще пора выбросить? Или пожертвовать на благотворительные цели? Возможно, они понравятся вашему другу? Присмотритесь – не водится ли у вас в столе гусятница, которой вы пользуетесь раз в год? Не пора ли унести ее в гараж или отвезти на дачу, чтобы освободить место на кухне? В общем, вы поняли принцип. И не забудьте проверить срок годности на упаковках продуктов в холодильнике – наверняка узнаете много нового… Точнее, старого.

Принимайте решения быстро. Если кухня большая, вам, возможно, понадобятся дополнительные 20 минут, чтобы выполнить это задание. Прежде чем перейти в мир документов и проектов, потренируемся наводить порядок здесь. А в итоге получим очищенную от хлама кухню, на которой ничто не помешает готовиться к новому дню.

Удалив из кухни ненужные вещи, вы почувствуете, что многое изменилось. На полное преображение этого помещения времени сейчас нет, но вы можете, посмотрев вокруг, решить, что еще хотите сделать, и установить таймер на 30 минут. Вот наводящие вопросы:

Ваши чашки, стаканы и тарелки сгруппированы в удобных местах или рассованы по разным шкафам? Тарелки и стаканы обычно хранятся по обеим сторонам раковины. Если у вас на столе стоит кофемашина, поставьте чашки на ближайшую к нему полку, лучше всего – над ним. Так можно будет брать чашку, пока варится кофе.

В одном ли месте хранится у вас еда? Сгруппирована ли она по категориям? Если утром вы ищете хлопья, не бывает ли так, что они оказываются завалены банками консервов?

Возможно, вы сэкономили бы много времени, если бы ваши дети обслуживали себя сами? Поставьте их тарелки и чашки пониже: так, чтобы они могли до них достать, – и тогда дети запросто позавтракают без вашей помощи. Это и время сэкономит, и добавит детям уверенности в себе.

Возможно, ваши старшие дети могли бы взять на себя часть утренних обязанностей – накрыть на стол, убрать со стола; загрузить грязную посуду в посудомоечную машину, а чистую вынуть и разложить по местам… А также помыть посуду вручную и поставить ее в сушку; вынести мусор; выгулять собаку; накормить домашних животных; опорожнить кошачий туалет; и, наконец, помочь младшим братьям и сестрам. Какие еще обязанности вам приходится выполнять по утрам? Ни один человек на свете не должен отвечать за все, особенно работающий вне дома родитель.

Спланируйте время утреннего туалета

Разработайте ритуал для ванной, который поможет вам сэкономить время. Я, к примеру, прежде чем пойти в душ, подготавливаю все косметические и лечебные средства, которые использую перед выходом из дома. И экономлю много времени, сразу возвращая косметику, дезодорант, зубную щетку, зубную нить и ополаскиватель для рта на свои места, чтобы взять их там же завтра. Возможно, этот способ поможет и вам.

Чем больше членов вашей семьи по утрам борются за право занять ванную комнату первым, тем сложнее собираться на работу. Почему бы всей семье вместе не составить соответствующий график? Кому первым идти в душ? Сколько времени выделить каждому на утренний туалет? Может, что-то удобнее делать не в ванной, а в спальне? К примеру, если заняться макияжем при естественном освещении в спальне, это позволит другому члену семьи провести больше времени в душе. Чем больше семья, тем тщательнее надо прорабатывать график.

УТРЕННИЕ СБОРЫ

Вот примерное утреннее расписание для работающей матери-одиночки с двумя детьми школьного возраста – дочерью-школьницей и маленьким сыном.

5:30 Пробуждение и душ.

5:45 Десятиминутная зарядка или короткая прогулка с собакой. До начала занятий (или до выхода на прогулку) включить кофеварку, подготовленную с вечера.

6:00 Разбудить дочь. Пока та принимает душ и одевается, упаковать ланчи для всех. Меню на эту неделю было составлено на предыдущей, тогда же были куплены нужные продукты.

6:15 Разбудить сына. У него, как и у сестры, есть 15 минут на то, чтобы принять душ и одеться. Дочь тем временем помогает маме накрыть на стол и приготовить завтрак.

6:30 Совместный завтрак из здоровых продуктов. Проверить возможные изменения в расписании и обязательно внести их в календарь Outlook.

6:45 Пока дети выносят мусор, кормят и поят собаку и моют посуду (или загружают ее в посудомоечную машину), еще раз проверить их рюкзаки (если, конечно, дети в таком возрасте, когда это необходимо) и свою сумку. Те, у кого есть мобильные телефоны, отключают их от зарядных устройств и кладут в рюкзаки или сумочки.

7:00 У каждого есть 20 минут на последние приготовления.

Вывести машину из гаража в 7:30. Десять минут припасены на непредвиденные обстоятельства, при необходимости они могут быть потрачены на любом этапе сборов.

7:40 Высадить дочь на остановке школьного автобуса, отвезти сына в детский сад и примерно в 7:50 выехать на работу.

К 8:30 доехать на работу.

Подчините утро режиму

Как облегчить утренние сборы на работу? Попробуем выработать режим, подходящий для вашей ситуации. В домашнем расписании (или, если угодно, домашней системе) хорошо то, что он складывается из ряда хороших привычек. По сути, выполняя одно простое упражнение, вы приобретаете организаторские навыки.

Итак, вечером сделайте следующее:

• Заранее накройте стол для завтрака.

• Положите хлопья на нижнюю полку шкафа, чтобы дети могли позаботиться о себе сами.

• Распределите обязанности.

• Решите, кто позаботится о собаке (или другом домашнем животном), а кто вынесет мусор.

• Приготовьте себе одежду на завтра и убедитесь в том, что не забыли ни чистое белье, ни украшения.

• Научите детей готовить одежду и школьные принадлежности заранее, чтобы утром уже не тратить на это время.

Наслаждайтесь освободившимся временем

Когда режим войдет в вашу жизнь, вы получите вознаграждение в виде свободного времени. Скажем, я по утрам собираюсь очень медленно, спешку не выношу.

Поэтому, чтобы утро прошло спокойно, вынуждена просыпаться за два часа до выхода из дома. Первый час я посвящаю медитации, выгуливанию собаки, завтраку и беглому просмотру газеты. В течение второго часа принимаю душ, одеваюсь и еще раз вывожу собаку на прогулку.

Все, что мне нужно для работы, будь то подарок для кого-то или документы, я приготовила с вечера. Портфель полностью собран. То же касается и ланча. Одежду на сегодня я приготовила загодя. Таким образом, утром все готово и все под рукой.

Если мне удается сделать утренние дела быстрее, чем обычно, дополнительное время я использую по своему усмотрению. Ваш режим создан, чтобы служить вам. Экспериментируйте с ним как угодно.

Путь к успеху и сбалансированной жизни начинается каждое утро. На этой неделе вы заслуживаете аплодисментов за проделанную работу. Для достижения успеха один аспект нашей жизни должен развиваться в связке с другими. Как проходит ваше утро, так пройдет и день. Чуть больше сна ночью, более здоровая еда по утрам и зарядка принесут огромную пользу. Думаю, уже через три недели вы и не вспомните, что когда-то жили по-другому.

Январь: краткое изложение

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Вы работаете в атмосфере хаоса? Или хаос на работе лишь отражение того, что вы… попросту несчастны? Первую проблему можно решить при помощи организаторских методик. Для решения второй вам придется переосмыслить направление, в котором движется ваша жизнь. Помните: это уникальный шанс, а не домашняя работа!

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Задаем реалистичные цели на год. Теперь ваша работа станет целенаправленной.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Некоторые инструменты бесполезны в борьбе против пустой траты времени. Вооружаемся самым действенным оружием – обычным календарем.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Разрабатываем режим, который обеспечит плавный переход от утра к рабочему дню.

Февраль. Сделайте свое рабочее пространство максимально комфортным

Человек работает лучше всего, когда не мотивирован ни деньгами, ни славой, ни чем-либо еще… Именно такая работа способна изменять мир.

Свами Вивекананда

Теперь у вас есть план на будущее, и в этом месяце мы можем засучить рукава и взяться за организацию рабочего пространства. Порядок позволит легче добиться целей, которые вы перед собой поставили. Рабочее место может либо поддерживать ваши усилия, либо, наоборот, губить на корню все, что делаете. Если вы легко находите нужные документы, если вам не нужно обшаривать всю комнату в поисках ручки и если коллеги все время отмечают, как чудесно выглядит ваш кабинет, это свидетельствует о том, что рабочее пространство помогает вам.

Расчистка офисных завалов – одна из важнейших процедур, которые я проделываю вместе с клиентами. Энергия не видна в пространстве, но мы можем ее почувствовать. Вы будете в буквальном смысле ощущать себя по-новому в кабинете, когда там останется меньше вещей. Удаление большого количества хлама дает немедленный и ошеломляющий результат. Коллеги сразу же возрадуются расчищенному проходу к вашему столу, а вам непременно захочется продолжить путешествие в мир организованности, когда вы наконец-то без усилий откроете шкаф и увидите, сколько места у вас теперь на столе.

В конце месяца, хорошенько потрудившись, вы превратите офис в своего верного слугу – и не на неделю, а навсегда! И каждый раз, приходя на работу, будете ощущать умиротворение.

Выясните, как образовался хаос

Если вы завалены работой, не исключено, что в вашем кабинете (или на рабочем столе) образовались горы всякой всячины. Почему так случилось? Вот несколько возможных причин:

• Вы не умеете быстро принимать решения. Когда мы не знаем, как поступить с какой-нибудь вещью, она так и остается лежать на месте. После январской тренировки этих проблем возникнуть не должно.

• Вы понятия не имеете, как избавиться от этого хаоса. Хорошо бы куда-нибудь засунуть эти кипы бумаги, но куда? Найти место не так трудно, как кажется на первый взгляд, – нужно разбить процесс на этапы и вооружиться соответствующими инструментами.

• Помните – на то, чтобы навести порядок, нужно время.

«Откуда мне взять время на уборку, если я не могу ни на секунду оторваться от работы?» Ваша жалоба? Ну что ж, вы правы, организация требует времени. Но зато какие она дает преимущества!

Если суммировать время, которое вы в течение года проводите в поисках вещей, затерявшихся на рабочем столе и в шкафах, выяснится, что на наведение порядка понадобится несоизмеримо меньше. Должным образом организованное рабочее место поможет вам в дальнейшем экономить время, которое можно будет уделить работе. Вот вам и повышение эффективности!

Кроме того, избавившись от хаоса, вы снизите вероятность возникновения стресса, вызванного беспорядком. Постоянный стресс может привести к проблемам со здоровьем или усугубить уже существующие, тогда как порядок обеспечивает спокойствие и гармонию.

Когда вы в очередной раз потеряете ключи или важный документ, последите, как реагирует на стресс ваше тело. Сердце колотится? Вы взмокли? Желудок скрутило? Потратьте время на организацию пространства, и эти неприятности исчезнут из вашей деловой жизни.

Наконец, работая в организованном пространстве, вы всегда знаете, что у вас есть и чего нет. А потому не станете, к примеру, тратить деньги на расходные материалы, запас которых еще не исчерпан, или заставлять секретаря делать очередную копию контракта.

Это наиболее очевидные преимущества. Но можете добавить к этому списку свои.

Разбейте процесс на этапы

Я предпочитаю выделять на работу, связанную с организацией пространства, большие отрезки времени. Но вместе с тем отдаю отчет в том, что вы такого себе позволить не можете, иначе начнете опаздывать на работу или приходить в офис по выходным. Как бы велико ни было ваше желание начать жить организованной жизнью, рабочие и домашние дела могут свести эти благие намерения на нет. Контроль над ситуацией можно получить, разбив проект на этапы. В этой книге я буду давать задания, которые не должны отнять у вас много времени. Посвящайте им полчаса – час ежедневно. Правило такое: один ящик письменного стола, одна полка книжного шкафа, один документ за один прием – и так до тех пор, пока не станете организованным. Следите за тем, как множатся ваши достижения. Каждое маленькое дело – это вклад в конечный результат, построение сбалансированной жизни.

Ну вот! Настало время засучить рукава и потрудиться. Вы готовы? Тогда новое рабочее пространство ждет вас.

Рабочая привычка месяца: пейте воду

Если вы не любите пить воду, я вас не осуждаю. Я тоже не любила, пока мне не пришлось пройти через химиотерапию. (Надо было пить по меньшей мере восемь стаканов воды в день, чтобы токсичные химикаты вымывались из организма.) Когда курс лечения закончился, я решила взять питье воды в привычку. И обнаружила, что во время напряженного рабочего дня это помогает избавиться от стресса. Честно-честно!

Если вы привыкли целыми днями пить газировку или кофе, вот вам новая здоровая привычка: каждое утро ставьте на рабочий стол пол-литровую бутылку воды. Берите ее с собой на встречи. Пусть она будет с вами в машине, в метро, в электричке. И помните: к концу дня вы должны ее выпить. По выходным держите бутылку под рукой дома и берите ее с собой, когда идете в магазин или на прогулку. Используйте многоразовую бутылку или в начале каждого месяца закупайте несколько упаковок воды. Разумеется, вы можете пить и больше, но для начала пол-литра – это нормально.

Домашняя привычка месяца: начните с ванной

Торопясь на работу, мы часто оставляем за собой комнату в таком виде, будто по ней прошелся ураган. Нам кажется, что, не приводя комнату в порядок, мы экономим время. На самом же деле таким образом готовим себя к погружению в хаос. Когда мы возвращаемся в эту комнату, беспорядок вызывает у нас чувство усталости или, того хуже, ощущение неудачи. В феврале наша домашняя привычка будет связана с ванной – и мы разделим ее на три части.

• Осмотрите свое полотенце. Не пора ли ему в стирку? Если нет, аккуратно повесьте его обратно на вешалку для полотенец (не бросайте на пол!), если да – положите в корзину.

• Протрите умывальник и другие поверхности влажной губкой или специальной салфеткой. В принципе, вы можете хранить моющее средство подо всеми раковинами в доме. Полочки и прочие поверхности в ванной так и притягивают к себе капли шампуня, зубной пасты и прочих прилипчивых продуктов. Не дайте им присохнуть!

• Если у вас в ванной стоит мусорное ведро – перед уходом опорожните его.

Первая неделя
Верните себе рабочий кабинет

На этой неделе вы можете:

• Взглянуть на свое рабочее пространство со стороны.

• Поставить кабинету диагноз и разработать метод «лечения».

• Сделав быструю уборку, избавиться от беспорядка.

Необходимое время: 120 минут (впрочем, время будет варьироваться в зависимости от размера кабинета и масштабов хаоса).

Любому офисному работнику, от председателя совета директоров до простого клерка, нужно иметь функциональное пространство. Вне зависимости от того, где вы работаете – в отдельном кабинете или офисном отсеке, – вам необходимо пространство для работы и размышлений. Какого бы размера ни было ваше рабочее место, оно находится под вашим полным контролем и представляет собой превосходный полигон для применения лучшего совета моей мамы: «У каждой вещи должно быть свое место, и каждая вещь должна быть на своем месте. В этом случае, когда бы она тебе ни понадобилась, ты всегда сможешь ее найти».

В возвращении предмета на предназначенное для него место и заключается поддержание порядка. Рано или поздно вы все куда-нибудь кладете – так почему бы не класть вещи на место? Энергетические затраты вроде бы те же, зато сколько времени вы сэкономите в будущем!

В этом месяце мы пройдемся по вашему рабочему пространству, удаляя все лишнее и бесполезное. А потом каждому оставшемуся предмету назначим определенное место. Представьте, что вам никогда больше не придется спрашивать себя: «Куда же я дел эту папку? Ведь она все время лежала вот здесь!»

Глобальных задач мы пока перед собой не ставим. На этой неделе вы выясните, что именно в офисном пространстве мешает вам работать.

Эксперимент «Свежий взгляд»

Этот забавный эксперимент нужно проводить после того, как вы некоторое время находились вне офиса. Может быть, вам удастся прийти за несколько минут до начала рабочего дня или сократить время обеденного перерыва? Выберите удобное для себя время.

Представьте, что вы впервые видите свое рабочее место. Это позволит вам посмотреть на вещи свежим взглядом. Вам никогда не звонили родственники или друзья с сообщением, что они буквально через пять минут зайдут к вам, так как находятся неподалеку? В такие моменты вы видите свой дом по-другому. Скажем, сегодня воскресенье, вы с наслаждением читаете газету. Возможность разбрасывать вокруг себя по полу и по дивану газетные страницы действует на вас расслабляюще. Но теперь вы понимаете, что источник расслабленности вряд ли произведет приятное впечатление на гостей. Я хочу, чтобы под таким углом вы взглянули и на свой офис.

Вот несколько вопросов, которые помогут вам поставить диагноз своему рабочему месту и определить зоны, за которые вы должны приняться в первую очередь. Не забывайте, мы представили, что вы оказались в своем кабинете впервые.

Для начала вопросы о самом рабочем месте

Что вы с первого взгляда поняли о его хозяине? Аккуратен ли он или это человек-тайфун? Как вы считаете, это впечатление в целом соответствует вашему характеру?

Каким вам кажется рабочее пространство – организованным или хаотичным? Какое из этих слов люди чаще всего используют, когда им нужно описать вас?

Вы комфортно себя чувствуете в этом пространстве или все время боретесь с желанием сбежать? Если вы дали положительный ответ на вторую часть вопроса, не кажется ли вам, что этот хаос – одна из причин ваших трудностей с исполнением своих обязанностей?

Разумно ли, на ваш взгляд, используется пространство или вы видите множество предметов, место которым либо дома, либо и вовсе в мусорном ведре?

Свободен ли пол или каждый раз, входя и выходя из кабинета, вы преодолеваете полосу препятствий из стопок документов и папок?

Есть ли в этом кабинете предметы, которые говорят о том, что собой представляет хозяин помещения (картины на стенах или личные фотографии), или вы находитесь в стерильном пространстве, которое не дает никакого представления о своем хозяине? Каким бы ни был ваш ответ, он вас устраивает?

Если в кабинете есть книжный шкаф, имеется ли там свободное место для книг или полки забиты посторонними вещами?

А теперь сосредоточим внимание на важнейшем элементе рабочего кабинета – столе. Как бы вы ответили на такие вопросы:

Свободна ли поверхность вашего стола или она превратилась в кладбище документов? Вы хотели бы использовать свой стол с большей пользой, но не можете найти на нем места, потому что фотографии, еда и различные электронные устройства оккупировали каждый квадратный сантиметр? Организованы ли ящики стола или набиты чем попало? Закрываются ли эти ящики? Не залеплен ли монитор желтыми листочками с разными напоминаниями?

СОЗДАНИЕ ОСМЫСЛЕННОГО ПРОСТРАНСТВА

Уолтер – известный адвокат, совладелец большой юридической компании. Впервые войдя в его большой кабинет, я увидела повсюду стопки документов. «Ну это же документы…» – сказал Уолтер. Он привык к беспорядку.

Нередко мы собираем горы хлама и обещаем себе, что потом обязательно со всем этим разберемся. Но эти горы часто остаются с нами навсегда – со временем мы перестаем их замечать! Уолтер игнорировал не только кипы документов: горы справочников, которые он часто использовал в работе, валялись на полу у стола. В кабинете стоял большой шкаф, на открытых полках располагались дипломы и семейные фотографии Уолтера. Я спросила, что хранится внутри. Уолтер не смог вспомнить, потому что не заглядывал в шкаф уже много лет. И знаете, что мы там нашли? Пыльные учебники по юриспруденции! Эти книги, которые Уолтеру уже никогда не понадобятся, съедали его рабочее пространство. Что еще выявил свежий взгляд на кабинет Уолтера? В шкафу было два маленьких ящика, забитых всякой всячиной – про нее тоже все забыли. Для начала мы потратили несколько часов на разбор завалов на столе, распределяя документы по делам, которые вел Уолтер. Работу со многими он уже закончил, теперь бумаги нужно было присовокупить к остальным документам по каждому делу. Помощник унес рассортированные нами материалы в архив, а сам Уолтер, впечатленный результатом, решил навести настоящий порядок в кабинете.

Мы пришли к выводу, что ему необходимы два дополнительных стеллажа: один – для справочников, другой – для материалов, готовых к отправке в архив. Теперь документы, попавшие на второй стеллаж, автоматически становились предметом заботы помощника. В итоге стеллажи избавили Уолтера от скоплений книг и документов на полу и на столе. После того как мы вынули из шкафа старые учебники, появилось свободное место. Мы очистили ящики и поместили туда ряд редко используемых, но все же необходимых папок. Это позволило освободить пространство для текущей работы в ящиках стола. Уолтера так захватил процесс уборки, что мы наполнили мусором все корзины в кабинете и вынуждены были попросить у завхоза еще контейнер. Так всего за несколько часов кабинет Уолтера превратился из не то архива, не то помойки в отлаженную юридическую машину.

Опишите, как вы себя чувствуете в офисе? Каково ваше общее впечатление от него? Возможно, следующие вопросы помогут вам сформулировать свои ощущения.

Войдя в этот кабинет, вы почувствовали прилив энергии или, наоборот, упадок сил?

Вы всем говорите, что это «черная дыра»? Или вы считаете, что в этом пространстве вполне можно работать, просто нужно кое-что поправить?

Что вы чувствуете, когда начальник или коллеги неожиданно приходят к вам в кабинет, – гордость или стыд? Не говорите ли вы: «Ой, прошу прощения за беспорядок на кресле, я как раз собирался убрать, а тут вы пришли…»

Что у вас получилось? Каковы три главные особенности вашего рабочего пространства? Входят ли они в этот список или это что-то необычное?

Не стоит огорчаться, если выяснилось, что вы оказались во всех или в большинстве традиционных ловушек хаоса. Этот месяц мы как раз потратим на то, чтобы из них выбраться. И заметьте: чем больше вам придется потрудиться, тем сильнее будет чувство удовлетворения в конце месяца.

Радуетесь, думая: «Эге, а мне не так уж много надо сделать»? Или не можете поверить, как же это вы до сих пор не замечали, до чего ужасно выглядит ваше рабочее место? Вспомните: сейчас мы собираем факты. Это упражнение не предназначено для того, чтобы вызвать у вас чувство вины или стыда – таким эмоциям нет места в мире дзен-организации. Теперь вы знаете, какие проблемы предстоит решить, а значит, настало время для еще одного любимого мной упражнения. Готовы?

Скоростная пятнадцатиминутная уборка

Установите будильник (можно использовать будильник в мобильном телефоне) и передвигайтесь по кабинету на максимально возможной скорости. В руках у вас должны быть прочные мешки для мусора или корзина для бумаг. Обращайте внимание на очевидный мусор, лишние предметы или вещи не из вашего кабинета. О наведении порядка в ящиках или сортировке документов пока не думайте – скоростную уборку там проведем чуть позже. Сейчас мы решаем небольшую задачу.

Выбрасывайте то, что нужно выбросить, а те предметы, которые следует взять с собой домой, складывайте отдельно. Но отнести их нужно сегодня! Вы же не хотите, чтобы в углу кабинета появилась очередная гора хлама? Не превращайтесь в Уолтера доорганизационной эпохи! В отдельную кучку сложите то, что нужно кому-то вернуть. Если эти вещи вам одолжили коллеги, можете возвратить их с благодарственной запиской сразу после окончания уборки.

Что выбросить, что унести домой, что вернуть коллегам? Я разделила кабинет на зоны, чтобы немного упростить задание.

Сначала посмотрим на эти замечательные гостинцы из дома, которые наводняют большинство офисов, – еду и одежду.

• Выбросьте засохшие конфеты, шоколадные батончики и т. д. Проверьте сроки годности на всех упаковках.

• Избавьтесь от коробок из-под фастфуда и банок (бутылок) из-под напитков. У одной моей клиентки под столом полгода гнил банан. Ничего удивительного: с глаз долой – из сердца вон.

• Спортивный костюм в офисе – это нормально, вы берете его с собой в фитнес-центр. Но запихивать в ящик стола маленький магазин спорттоваров – это уж слишком.

• Спортивная сумка – тоже хорошо. Но если вы посещали фитнес-центр в последний раз несколько месяцев назад, отвезите-ка ее домой. Привезете обратно, когда решите продолжить занятия. А заодно прикиньте, нельзя ли обойтись сумкой поменьше.

• Дополнительная пара обуви на случай ненастной погоды полезна, если вы живете в континентальном климате. Но две пары – это уже лишнее.

• Один зонтик – хорошо, два – перебор.

• Разберемся с повседневной одеждой. Если у вас в офисе холодно, не исключено, что на ваших книжных полках или в ящиках стола собралась коллекция свитеров. Почему бы не надевать свитер, подходящий к вашей одежде, дома? Или не хранить на работе один стандартный свитер черного или бежевого цвета, который подойдет практически к любой одежде?

• Стоячая вешалка избавит вас от необходимости запихивать свитера и пальто в книжные шкафы и ящики стола. Ее можно спрятать за дверью или поставить в угол.

Другой элемент хаоса – офисные принадлежности и оргтехника. То, что предназначено для служения нам, запросто может мешать. Посмотрим.

• Как насчет принадлежностей, которые вам больше не пригодятся? К примеру, у вашей компании изменились телефоны и вам выдали новые бланки и визитки. В таком случае сдайте старые в макулатуру, вместо того чтобы хранить их на полке годами.

• Ваша компания перешла на другой формат документов и старые папки больше не подходят? Отдайте их тем, кому они могут пригодиться (к примеру, канцелярии в школе вашего ребенка или районной библиотеке). Не можете придумать, кому отдать, тогда просто выбросьте их.

• Осмотрите полки и рабочий стол – нет ли там электронных устройств, которыми вы больше не пользуетесь (или не пользовались никогда)? Мы как раз пытаемся избавиться от ментальности, частью которой являются фразы вроде «Когда-нибудь это может мне понадобиться».

• Избавьтесь от устаревших справочников.

Теперь сфокусируем внимание на вещах, которые вы принесли из дома, чтобы сделать атмосферу в офисе более уютной. Проверьте, не многовато ли их на вашем рабочем месте.

• Старые фотографии нужно отвезти обратно. (Если ваш сын уже получил диплом, а на снимке он – первокурсник, может, пора заменить фото?)

• Если в вашем офисе жарковато, не устанавливайте слишком много вентиляторов или один, но такой большой, что с его помощью вполне можно охладить все здание. В том, что касается комфорта, мы часто перегибаем палку. Посадите свое рабочее пространство на диету. Кстати, это предупреждение касается и обогревателей. Вам и в самом деле мало одного? И не забывайте, на самом деле вы месяцами не пользуетесь вентилятором или обогревателем! Их стоит отвезти домой и привезти тогда, когда они потребуются.

• Вы случайно не коллекционер? Один или два предмета могут способствовать индивидуализации рабочего пространства, а вот пятьсот плюшевых медвежат, черепашек, лягушек и прочей живности – это, уж извините, перебор.

Мы подошли к последней категории – «разное». Какие малозначительные предметы можно в нее включить?

• Взгляните на заслуженного собирателя пыли – офисный сувенир, который вам никогда в жизни не пригодится. Что мешает избавиться от него? Чувство вины? У вас есть выбор: сплавить эту вещь одному из коллег (разумеется, только в том случае, если вам ее подарили не на работе), отдать своему ребенку в качестве игрушки, оставить дома до праздника обмена подарками (подробности см. в главе «Декабрь») и, наконец, просто выбросить. Чувство признательности за подарок вполне понятно, однако нет никакой необходимости становиться его заложником и хранить бесполезную вещь, которая к тому же вам не нравится.

• Нет ли у вас в кабинете предметов, которые вы собирались вернуть в магазин? Проверьте чек. Если вы опоздали, а использовать эту вещь дома нельзя, сделайте кому-нибудь неожиданный подарок. Это гораздо лучше, чем позволить этой штуке и дальше пожирать ваше ценное и, я полагаю, далеко не безграничное рабочее пространство.

Помнится, я работала с врачом, который собирал марки с конвертов. Такого количества марок, как у него, я не видела ни разу! Он просто неаккуратно вырывал из конвертов части с марками – вне зависимости от того, что на последних было изображено. Я обрезала края его марок, собрала их в один конверт и выбросила обрезки. А что вы сделаете со своими находками?

Когда услышите свой будильник, вынесите мусор. Верните взятые на время вещи коллегам. То, что нужно отвезти домой, сложите в багажник машины или, если поедете общественным транспортом, в коробку. И никаких колебаний! Помните, что вы развиваете в себе умение принимать решения, а не подвергать все сомнению!

Вторая неделя
Примените Волшебную формулу

На этой неделе вы можете:

• Узнать, как работает Волшебная формула, наведя порядок в ящиках рабочего стола.

Необходимое время: от 30 до 120 минут (время может варьироваться в зависимости от положения дел на вашем столе).

Когда я только начинала работать с клиентами, была уверена, что однажды передо мной поставят организационную задачу, которую я не смогу выполнить. От мысли об этом просыпалась по ночам перед встречами с новыми клиентами: что я им скажу, если это все-таки произойдет? Спустя почти три года перестала волноваться по этому поводу, потому что заметила, что все мои проекты похожи друг на друга. Шкафы и папки, офисы и гаражи – любую зону хаоса позволяли упорядочить три шага. Я назвала их Волшебной формулой. Обещаю, что, когда вы овладеете техникой этих трех простых шагов, сможете применять их для организации чего угодно. Это и есть волшебство. В нашем случае формула поможет вам привести в порядок стол как снаружи, так и внутри. Волшебная формула:

1. Убрать.

2. Категоризировать.

3. Организовать.

Важно помнить, что не следует браться за решение всей задачи в целом. Никогда не устану это повторять! Каждый проект необходимо разбивать на посильные этапы. Знаете старую шутку: «Как съесть слона?» Ответ – «По кусочку». Рассмотрим каждый шаг по очереди.

Убрать

Уборка – это не только вынос мусора (хотя наверняка у вас в кабинете немало вещей, которые так и просятся на помойку). Этот шаг может быть творческим, поскольку он связан с удалением всего, что вам больше не нужно, всего, что вы больше не используете, всего, что вы просто не хотите держать в офисе. Он включает в себя возвращение взятых на время вещей коллегам, ненужных покупок – в магазин, сдачу бумаги в макулатуру или просто возвращение предмета на свое место. После уборки пространство начинает выглядеть менее хаотично, а это способствует ясности мысли. У вас уже был подобный опыт: на прошлой неделе вы провели скоростную уборку в офисе.

Категоризировать

Категории – основа организованной системы. Вы обретаете реальную силу, когда с первого взгляда можете сказать, сколько у вас тех или иных вещей. Дома в необходимости категоризации можно убедиться на примере кухонной утвари, продуктов и моющих средств. Если они категоризированы, вы точно знаете, когда покупать мыло, а когда – макароны. И рассортировать таким образом можно все – от канцелярских принадлежностей до документов. К примеру, если вы объедините маленькие предметы в одну категорию, гарантирую, вас удивит, сколько в вашем кабинете скрепок, кнопок и скотча. Пока они не собраны в одном месте, об их истинном количестве можно только догадываться. Чуть ниже мы рассмотрим категоризацию документов, связанных с тем или иным проектом. Тип предметов может меняться, но принципы организации остаются неизменными.

Организовать

Последняя часть Волшебной формулы – организация категорий таким образом, чтобы зона, в которой мы наводим порядок, стала приятной глазу и функциональной. На этой неделе мы наведем порядок в ящиках стола. Я научу вас применять формулу и расскажу о средствах, которые навсегда сохранят в ящиках чистоту. Если в вашем офисе этих средств не окажется, купите их – стоят они недорого. (В конце концов, если вы уйдете с этой работы, купленные вами инструменты организации можно будет забрать с собой.) Должным образом организованные ящики повысят продуктивность вашей работы.

Тридцатиминутная скоростная уборка

Вы уже опытный уборщик, так что устанавливайте таймер на 30 минут и ныряйте в свои ящики. Я знаю, что это страшно – именно там оказывается вся офисная мелочь, которую туда запихивают. Я хочу, чтобы в следующие 30 минут вы забыли о жалости. Если этот предмет не используете, если он не нужен или не нравится – в мусор! Если вы считаете, что какая-то из вещей пригодится вам дома, откладывайте в отдельную кучку. Предмет принадлежит кому-то еще? Вернете его сразу по истечении получаса. Одна просьба: если у вас есть ящик для документов, забитый именно документами, не трогайте его до следующего месяца. А вот все, что не связано с документами, переберите. Обычно задняя часть ящика превращается в мертвую зону. Ну-ка, что вы там прячете? Таймер сработал, теперь посмотрим, что у вас осталось, и займемся организацией. Вот несколько подсказок. На данном этапе мы ищем предметы, от которых можно немедленно избавиться. Если вы не уверены – стоит ли выбросить вещь, задайте себе вопрос: когда я использовал ее в последний раз? Если это было давно (или этого не было никогда) и вы храните эту вещь «на всякий случай», советую расстаться с ней. Помните: скоростная уборка – это один из способов овладения первой частью Волшебной формулы.

Избавьтесь от следов фастфуда

Один из ваших ящиков забит предметами, оставшимися от обедов и перекусов? Палочек там больше, чем в китайском ресторане? Салфетки, пластиковые приборы – помните, вы их не покупали, вы купили еду, а они достались бесплатно. Так что либо отнесите это на офисную кухню, либо просто выбросьте.

Если у вас несколько меню из разных заведений, где вы заказываете еду, соберите их вместе. Позже можете вложить в скоросшиватель (это зависит от того, сколько у вас меню и как часто вы ими пользуетесь). Если работаете на ресепшен, разложите меню в алфавитном порядке по прозрачным файлам скоросшивателя с твердой обложкой, который любой сотрудник офиса сможет взять с вашего стола, и снабдите его надписью «Меню».

Если же у вас всего пара меню, храните их в мягкой папке с файлами. И помните, что многие рестораны выкладывают свои меню в Интернет, – может, пора выбросить бумажные версии?

Избавьтесь от лишних канцтоваров

Отправьте в корзину все офисные принадлежности, которые вы не используете в работе, и отложите те, что нужно вернуть офис-менеджеру. Иметь одну пачку скрепок на случай, если они закончатся в степлере, – нормально, но зачем вам сразу пять? Они только занимают место.

Трезво оцените количество имеющихся у вас ручек. Выбросьте те, в которых кончились чернила, и решите, сколько нужно из числа тех, что остались. Если вы пользуетесь только автоматическими карандашами, обыкновенные, которые нужно точить, просто отдайте кому-нибудь. Как насчет фломастеров и маркеров? Может, их у вас тоже слишком много? Они, между прочим, высыхают так же, как ручки.

Одни острые ножницы нужны вам непременно. А сколько их в столе? Если лишние принадлежат вам, увезите их домой. Если компании – отдайте офис-менеджеру. То же касается линеек, макетных ножей и прочего инструментария.

Калькуляторы

Не слишком ли много у вас калькуляторов? Весьма вероятно, что калькулятор вообще не нужен, – если нужно что-то посчитать, к вашим услугам компьютер и мобильный телефон.

Бумага

Бланки, конверты, открытки, визитки лучше всего хранить в столе. Оставьте их разумное количество. Что значит «разумное количество»? Ответ зависит от частоты использования данных предметов. Сохраните столько, сколько вам реально может понадобиться в ближайшие полгода. К примеру, если вы редко пользуетесь блокнотом, в ящике хватит и одного. Если же не можете без блокнотов и то и дело исписываете их до последней страницы, храните в столе хоть десять.

Заметками на карточках сейчас мало кто увлекается. Если вы один из редких индивидуумов – замечательно, пусть у вас на столе стоит коробка с такими карточками. Если же вы вообще мало что пишете от руки, будьте реалистом и экономьте рабочее пространство. Если ваша компания снабжает сотрудников карточками, держите несколько в столе, понадобится больше – можно обратиться к офис-менеджеру.

Визитки

Визитки – забавная вещь в мире бизнеса. Большинство моих клиентов хранят карточки с предыдущих работ. Зачем – понятия не имею. Возможно, так они бессознательно фиксируют, где они были и чем занимались. У вас есть упаковки старых визиток? Выбросьте их. А если так уж нужно оставить что-нибудь на память о прошлых местах работы, несколько карточек положите в красивую визитницу. Если в вашем столе есть ящик для бумаг, мертвая зона в его задней части – идеальное место для хранения визиток (я очень надеюсь, что там будет лежать лишь одна упаковка).

Наводя порядок на столе, вы наверняка отыщете такие сокровища, которых я себе даже представить не могу. Спросите себя: «Я и в самом деле использую эту вещь или она была нужна мне раньше?» Будьте честны с самим собой.

Вот список наиболее часто встречающихся при уборке предметов. Там, где нужно, не забывайте проверять срок годности.

• Косметика: лак для волос, кисточки, расчески и гели.

• Витамины, пищевые добавки, лекарства.

• Пища: пачки чипсов, чай, сахар и т. д.

• Различные декоративные элементы, которые когда-то стояли у вас на столе или были для этого предназначены.

• Средства личной гигиены.

• Чистящие средства, особенно спреи для оргтехники.

Настало время установить таймер и потратить еще 15 минут на избавление от вещей, которыми вы не пользуетесь. Если они еще могут пригодиться (косметика или пищевые добавки, срок годности которых пока не истек), заберите их домой. Будьте безжалостны. Вы представить себе не можете, сколько раз я входила в кабинеты клиентов, восхищалась чистотой и порядком, но затем они открывали ящик стола – и впечатление тут же портилось. Каждый день они садились за свой стол и старались работать как можно лучше, но рядом с ними зияла черная дыра. Берегитесь ее! Помните, что для нас важна любая зона рабочего пространства, даже если ее видите только вы. Вы – главная часть уравнения, и дзен-организация изменяет ваше рабочее место так, чтобы оно служило вам, а не чтобы им восхищались другие.

Эти подсказки помогут избавиться от лишних вещей (вне зависимости от того, что они собой представляют) безо всякого сожаления.

Установите таймер. Увидимся примерно через 35 минут: 30 – на то, чтобы поупражняться в уборке мусора и быстром принятии решений, а 5 – на расчистку завалов в вашем рабочем пространстве.

Категоризируйте оставшиеся канцелярские принадлежности

За время осмотра ящиков стола вы, возможно, устроили там беспорядок почище того, что был. Не пугайтесь, это нормально. Прежде всего расчистите место для работы. В некоторых случаях я использую не поверхность стола, а пол. Мы готовы к следующей части Волшебной формулы: категоризации. Начните с первого ящика. Выньте из него все, располагая имеющие друг к другу отношение предметы рядом. К примеру, скрепки, скотч и клей – это предметы одной категории. Почему? Потому что они скрепляют одно с другим. Имеет смысл держать их в одном месте – когда вам понадобится что-то скрепить, вы просто выберете один из ряда этих инструментов. Степлер лучше держать рядом с удалителем скрепок и т. д. – думаю, суть вы уловили.

Обычно для канцелярских принадлежностей выделяется два-три ящика. Верхний – это ваш командный центр. Когда вам понадобится инструмент, он должен быть под рукой. Попробуйте создать свои категории. Возможно, вам поможет перечень категорий, которые использую я при организации ящиков стола.

• Скрепляющие инструменты (скрепки, кнопки и т. д.).

• Писчие принадлежности (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, ластики и т. д.).

• Предметы личной гигиены (дезодорант, женские гигиенические средства, лак для волос и т. д.).

• Товарные чеки.

• Разное (деньги, батарейки, ключи, печати, визитки, линейки и т. д.).

• Клейкие листочки (разных размеров, форм и цветов).

• CD- и DVD-болванки.

• Блокноты.

• Конверты разных размеров.

• Фирменные бланки и конверты вашей компании.

• Чистящие средства.

Какие категории вы могли бы добавить к этому списку? Как только вынете все из ящика и произведете категоризацию, возможно, обнаружите, что можете выбросить чуть больше. Дело в том, что, когда мы видим сгруппированные предметы, легче понять, что у нас их больше, чем нужно. Вспомните нашу мантру: если вы купили вещь, которая теперь не нужна, заберите ее домой; если она принадлежит компании – верните завхозу или отдайте коллегам. Избавляйтесь от всего, что вам больше не пригодится.

Протрите поверхность стола. Теперь мы готовы к последней части Волшебной формулы – организации категорий.

УДИВИТЕ ИХ!

Если эта книга лежит у вас на столе или коллеги видят, как вы носитесь по офису, и слышат таймер, они могут начать комментировать происходящее (хотя их никто об этом и не просил). «Ого! Решил организовать рабочее пространство? Интересно, хватит ли тебя хоть на пару недель?» «Ничего себе, ну и беспорядок ты тут устроил!» «Что, пытаешься победить хаос? Ну-ну, удачи». И так без конца. Когда вы услышите такой комментарий, улыбнитесь, кивните в знак согласия и продолжайте заниматься своим делом. Не обсуждайте свои действия и не пытайтесь защититься от нападок. Получайте удовольствие. Скажите себе: «Да, Реджина была права, началось. Ну что ж, посмотрим, как вы удивитесь, когда выяснится, что это работает!» У вас есть выбор: потратить силы впустую или сберечь их. Докажите этим комментаторам делом, что при желании возможно все.

Проводите организацию при помощи правильных инструментов

Нам ни к чему, чтобы организация стоила вам больших денег, но все же я порекомендую несколько предметов, которые помогут не только организовать содержимое ящиков стола, но и сохранить такой порядок вещей надолго. Первое – это подложка, которую стелют в ящик. Я предпочитаю толстые, которые выглядят как бумажные полотенца и легко моются. Их обычно продают в рулонах, так что вам придется потратить несколько секунд на то, чтобы отрезать кусок нужного размера. Прокладка станет ключевым элементом организации ящика – она зафиксирует заданный вами порядок расположения предметов. Без нее достаточно будет одного хорошего толчка – и вуаля! Хаос вернется.

Когда будете покупать прокладку, не забудьте прихватить несколько маленьких контейнеров-пеналов – в них вы станете хранить мелкие предметы, которые в противном случае начнут рассыпаться по ящику. Эти контейнеры бывают акриловыми, пластиковыми и деревянными. Я предпочитаю акриловые, потому что их можно время от времени протирать, сохраняя первозданный вид вашего ящика. Контейнеры стоят недорого, к тому же при переходе на другую работу вы сможете взять их с собой – они будут служить вам и на новом месте. Я бы купила контейнеры разной формы и размера – их можно будет складывать в ящике, словно головоломку. Я ведь предупреждала, что организация – это весело? Впрочем, если вы хотите воздержаться от покупки контейнеров, ничего страшного в этом нет.

Возможно, компания выдала вам стандартный квадратный поддон, разделенный на секции. Он идеально подойдет для узкого среднего ящика. Маленьких углублений вполне достаточно для канцелярских принадлежностей. Если вы ощущаете себя комфортнее с большим запасом канцтоваров, можете хранить это все в отдельных пластиковых ящиках. Правда, для этих ящиков понадобится дополнительное место, и это точно будет не стол. Если у вас есть невысокий шкаф, он подойдет. Если нет – попробуйте приспособить для этого нижнюю полку книжного шкафа.

Вот подсказки для организации категорий

Положите ручки, карандаши, фломастеры и прочие писчие принадлежности, которыми вы регулярно пользуетесь, в настольный органайзер размером не больше кофейной чашки. У меня были клиенты, у которых на столе стояло несколько больших органайзеров. Это создает визуальный хаос и ложное ощущение безопасности. Ограничьтесь тем, чем пользуетесь в течение дня. Вам часто нужны ножницы? Поставьте их в этот органайзер. Иначе им место в верхнем ящике стола.

Если вам больше нравится пустой стол, не держите на нем писчие принадлежности. Их тоже можно сложить в верхний ящик, а запас – в большой пластиковый контейнер. Я в данном случае предпочитаю пенал. У меня есть небольшой матовый пенал, который лежит на верхней полке одного из трех моих офисных книжных шкафов – в нем я и храню запасные ручки, карандаши и т. д. У него есть и дополнительная функция: он служит держателем для справочников, в которые я время от времени заглядываю.

Для скрепляющих инструментов использую стандартный офисный органайзер, который находится в неглубоком верхнем ящике стола и который я щедро наполняю скрепками, резинками и клипсами для бумаги. Кстати, скрепки необязательно должны быть стандартными – их дизайн может быть весьма разнообразным и веселым.

Скрепки для степлера я бы из упаковки не вынимала – их очень легко рассыпать. Одной пачки, лежащей в задней части ящика, вам хватит на несколько месяцев. У меня на столе стоит диспенсер для скотча, в отдельном пластиковом ящике лежат еще два. Скотч высыхает, так что держать его про запас в больших количествах бессмысленно.

Очень многие хранят в ящиках стола чеки. Но знаете что? Им там не место! У вас есть выбор. Первый вариант: можно взять подвесную папку (обычно это картонная папка с металлическими уголками-«крючками», используется для хранения документов в «висячем» положении) с файлами, сделать на ней соответствующую надпись и, распределив чеки по категориям, поместить их в нее. Если ваши чеки в основном небольшого размера, купите папку с широким дном, краями «гармошкой» и карманами для файлов. Второй вариант: воспользуйтесь большими, четко маркированными конвертами.

Кстати, раз уж речь зашла о конвертах – с ними мои клиенты часто перебарщивают. Зачем хранить кучу конвертов в ящиках стола, когда можно воспользоваться подвесной папкой? Если же файлы не подходят к вашим ящикам, просто обратитесь к офис-менеджеру.

Клейкие листочки нравятся всем. Признайтесь, вам ведь хотелось бы, чтобы их изобретателем были именно вы? У большинства людей любовь к этим листочкам выражается в том, что листочков в их кабинете хватило бы на целую армию. Я бы оставила одну небольшую пачку на столе (для этого существуют специальные диспенсеры), а остальное отправила в один из тех акриловых органайзеров, которые упоминала выше. Кстати, снимите с листочков прозрачную пленку, в которой их продают. Зачем? От упаковки нужно избавляться при первой возможности – она зря занимает место, и смотреть на нее не особенно приятно.

Если вы храните в ящиках что-то связанное с личными банковскими счетами, лучше заберите эти предметы домой. В мире, где каждый день крадут личные данные, рано или поздно кто-то воспользуется тем, что вы не закрыли ящик на ключ.

Некоторые мои клиенты работают в офисах, где либо бумаг не так уж много, либо их папки хранятся в архивных шкафах вне рабочего пространства. Если это ваш случай, чудесно – положите в ящик для картотеки предметы личной гигиены и прочие вещи, которые хотите иметь под рукой. Постарайтесь только не превратить этот ящик в мусоросборник.

Впрочем, предметы гигиены лучше все же держать в одном из пластиковых ящиков. А в другой можно положить еду. (Еще одно предостережение: не забывайте о правилах хранения продуктов. Вы ведь не хотите, чтобы в вашем кабинете завелись тараканы, мыши или крысы?)

Все, что лежит на дне кучи, легко забыть и трудно достать. А вам нужно знать, что у вас есть, и иметь возможность немедленно этим воспользоваться. Контейнеры помогают избежать накопления посторонних вещей в ящиках стола. Заведите несколько в ящике для картотеки и храните в них различные мелкие предметы. Хотя лично я все же предпочитаю использовать картотечный ящик по назначению. Ведь это так важно – всегда иметь под рукой нужные документы (подробнее об этом мы поговорим в марте). В задней части ящика, как уже упоминалось, всегда существует мертвая зона. Если вам нравятся блокноты, сложите их туда.

И, наконец, вездесущие CD. Диски с нужными вам материалами можно хранить в скоросшивателе или специальном кейсе. Если у вас нет достаточно глубокого ящика для хранения чистых CD, может, свободное место найдется в книжном шкафу? На худой конец, если вы часто их используете, просто поставьте за монитором специальную пластиковую стойку.

А теперь сделаем шаг назад и оценим результат труда. Предвижу, что вы удивитесь, осознав, что должным образом организованные ящики стола могут вызвать у вас ощущение контроля над ситуацией и спокойствия. Ведь все, что нужно, всегда под рукой, а значит, вы экономите время!

Третья неделя
Расчистите свой стол

На этой неделе вы можете:

• Быстро избавиться от хлама, мусора и прочих ненужных вещей.

• Решить, какие предметы стоит держать на столе.

Необходимое время: по меньшей мере 60 минут (в зависимости от конкретной ситуации возможны варианты).

Я уверена, что вид организованных ящиков вас приятно удивил. А теперь наша цель – стол. Данная зона функционирует с ящиками как единое целое. Как часто мне попадаются клиенты, которые мало того что работают в маленьких офисных отсеках, так еще и заваливают свой стол всяким добром!

Доступ к рабочему пространству

Беспорядок на столе, как и в любом другом месте, вызывается главным образом нашей неспособностью принимать решения. «А это пусть пока полежит здесь», – говорим мы, и организации приходит конец. Едва почувствовав зарождение этой мысли, гоните ее прочь!

Потрудитесь принять решение, где именно должна лежать данная вещь. Ключевой вопрос, который вы должны себе задать: «Зачем этот предмет?» Ответив на него, вы поймете, в какую категорию он входит.

Прежде чем приступить к блиц-уборке посторонних предметов со стола, оцените ситуацию. Не все рабочие пространства одинаковы. Попытаемся оценить ваше. Нам нужно понять, то ли у вас хорошая ситуация и вы просто плохо ею пользуетесь, то ли вам не повезло с рабочим местом.

Достаточно ли на вашем столе места для компьютера и работы с документами? Если да, но вам все равно вечно тесно, я готова поспорить, что всему виной – лишние предметы. Оглядите стол: не видите ли вы предметов, которые пора вернуть офис-менеджеру или забрать домой?

Большую часть стола занимает компьютер, а на меньшей вы работаете с документами, ведь так? Это обычное дело для большинства офисов. Иногда меньшая часть превращается в склад великого множества разнообразных электронных устройств – от принтеров и факсов до сканеров. Некоторые мои клиенты поставили на стол стойку для оргтехники, и теперь гаджеты у них стоят на двух уровнях. Если это ваш случай, спросите себя: а все ли эти устройства вам нужны? Если да, то нельзя ли их переместить со стола в какое-нибудь более подходящее место? Ведь вам необходимо пространство, которое позволяло бы свободно разложить документы.

Попытайтесь взглянуть на ситуацию со стороны. Помните ли вы, как выглядело рабочее пространство до того, как вы его заняли? Сузили вы его или расширили? Нет ли в вашем кабинете больших часов, притом что часы ведь есть и у вас на запястье, и в компьютере, и в мобильном телефоне? Взгляд со стороны поможет выявить и других пожирателей пространства. Прикиньте, что вы уберете со стола, после того как мы запустим таймер. У меня есть базовые правила для этой процедуры, но вначале – одна история.

Запущенный отсек Сони

Соня сказала мне, что хочет стать организованной. У нее появилось ощущение, что состояние ее рабочего места отрицательно сказывается на продажах. Увидев ее стол, я поразилась: там попросту не было свободного места. Я не могла понять, как Соня и двое ее коллег, деливших с ней отсек, умудрялись там дышать, не говоря уже о том, чтобы работать. Стол был кошмаром наяву: кипы документов, стопки папок; что важно, что нет – никто не знает.

Я включила таймер и попросила Соню сделать блиц-уборку. Поначалу она двигалась быстро, а почувствовав, что начала замедляться, я стала «заводить» ее вопросами: «Когда ты пользовалась этим в последний раз?», «Зачем это здесь?», «Тебе это и вправду нужно?». Спустя 15 минут наконец-то показалась поверхность стола. Соню это занятие увлекло. Мы с ней работали два дня и за это время вынесли столько мусора, что невозможно было представить, как все это умещалось в маленькой Сониной комнатке.

Мы создали систему папок, разобрались в ящиках стола и расчистили его поверхность. Угадайте, к чему это привело? Соня перестала опаздывать на работу, потому что больше не боялась своего рабочего места. Она начала использовать стол как рабочее пространство, а не как место, куда можно что-то положить. Вскоре ее продажи взлетели до небес.

Мы с Соней до сих пор общаемся. Она помнит тот день, когда обычный офисный стол превратился для нее в один из инструментов достижения успеха. Теперь настала ваша очередь.

Блиц-уборка стола

Вот некоторые мысли, касающиеся вещей, которые вам придется выбросить, сдать в утиль, отдать или вернуть. Прочитайте этот раздел, установите таймер – и за работу!

Документы, которые вам больше не нужны (деловые записки, старые приглашения на семинары, флаеры, меню и т. д.), отправляйте в корзину. (Документы из текущих и недавно законченных проектов отложите в сторону – категоризацией и организацией архивных материалов мы займемся чуть позже.)

Бумажные стаканчики из-под кофе имеются? В мусор! А как насчет чашек и тарелок, возврата которых ждет не дождется офисная кухня?

Возможно, вы обнаружите предметы, принадлежащие другим сотрудникам офиса. Отложите их в сторону, чтобы затем вернуть законным владельцам.

Нет ли вещей, которые нужно положить в портфель и отвезти домой?

А книг, которые надо поставить обратно на книжную полку?

Нельзя ли закрыть папки и убрать их со стола в другое место?

Вам могут встретиться папки уже завершенных проектов. Их нужно отложить, а затем отправить в архив.

Пожиратели пространства

Фотографии

Ваш стол заставлен семейными фотографиями? Почему бы не перевести их в цифровой вид! Пусть сменяются в режиме слайд-шоу на экране вашего компьютера. Или, может, сделать одну из фотографий, самую свежую, обоями «рабочего стола»? Или, скажем, повесить этот снимок на стену?

Мелкие канцтовары

Не слишком ли много у вас на столе мелких канцелярских принадлежностей? Вот вам их список для начала: степлеры, удалители скрепок, диспенсеры для скотча, подставки для ручек и карандашей. Оставьте себе по одному предмету каждого вида, а остальные раздайте тем, кто в них нуждается.

Электроточилка для карандашей

Проверьте, не занимает ли электроточилка слишком много места? Как часто вы ею пользуетесь? Не следует ли вынести ее в коридор? Заодно розетка освободится…

Цветы

Нет ли у вас на столе цветов? Действительно ли искусственным место именно здесь? Не пора ли пересадить живые? (Поднимите горшок – если корни растения пробрались в дренажное отверстие, пора подобрать горшок побольше.) Не лучше ли будет поставить цветок на полку книжного шкафа или на подоконник? Может быть, стоит оставить на работе искусственные цветы, а живые забрать домой?

Подставка для документов

У большинства офисных работников есть папки, которые всегда должны быть под рукой. Это может быть общая офисная документация или бумаги пары важных проектов. Существует несколько типов подставок для документов. Подробнее об этом мы поговорим в марте, а пока отмечу лишь, что моя любимая подставка позволяет держать папки горизонтально. Вертикальное расположение – это всегда риск, что папка раскроется, а ее содержимое разлетится по всей комнате. (Кстати, вне зависимости от того, как именно расположены папки, гораздо проще ориентироваться, когда на них есть ярлыки. Для изготовления ярлыков можно воспользоваться специальным устройством или напечатать их на компьютере.)

Если вы загружены работой, подставка для документов – то, что вам нужно. Но сначала убедитесь, что она вам в самом деле нужна и ваш ящик для папок не забит при этом всякой ерундой. Систему папок мы разработаем в марте. К тому времени мы их все переберем. Что за папки вы храните на столе? Возможно, в них лежат старые рабочие материалы, которые нужно отправить в шредер? Можно ли почистить и систематизировать ваши папки? Держите ли вы их в алфавитном порядке? Нет ли у вас документов, связанных с уже завершенными проектами и подлежащих отправке в архив?

Картотека визиток

Есть ли у вас на столе картотека визиток? Если ваши карточки разбросаны как попало, вы не сможете справиться с этим во время блиц-уборки. Этот проект потребует больше времени. Посвятите картотеке 20 минут. Быстро пролистайте карточки и вытащите те, владельцев которых вы не можете вспомнить, а также те, которые не использовали более года. Рынок меняется быстро, и не исключено, что эти люди давным-давно сменили работу. Не стоит недооценивать Интернет – он поможет вам найти кого угодно. Если все-таки жалко выбрасывать старые визитки, сложите их в конверт и приложите к другим архивным материалам.

Работа с документами

Разбираясь на столе, вы рано или поздно столкнетесь с необходимостью категоризации документов. Как уже было сказано, систему организации документов мы создадим в следующем месяце. Это один из самых сложных, длительных и важных проектов года. Пока же сгребите все документы в одну стопку и начинайте разбирать ее, распределяя бумаги по следующим категориям: «Выбросить» (сделайте это немедленно!), «Отправить в шредер» и «В работе». После этого создайте категории для проектов, которые вы ведете. В марте мы заведем особые папки, взяв документы «В работе», которые вы отложили сегодня, и разбив их на более мелкие категории. Так вы сможете лучше контролировать текущие задания. А пока просто соберите эти документы в одну папку. Это первый большой шаг. Заглядывайте в папку по утрам, чтобы понять, что вам предстоит сделать в течение рабочего дня.

Распределите документы для проектов в соответствующие папки, подготовленные заранее. Что, не подготовили? Не беда: тогда просто разложите их в алфавитном порядке. А теперь в зависимости от размера папок и частоты использования положите их либо в подставку для документов, либо в ящик стола – займемся ими через месяц. Сегодня мы просто собрали разрозненные бумаги в одну папку.

До тех пор пока вы не создадите систему документации или не усовершенствуете уже имеющуюся, пользуйтесь временными папками. Время, когда вы позволяли бумагам, словно опавшим листьям, заваливать ваш стол, прошло. Возможно, поначалу вы почувствуете себя не в своей тарелке, но через три недели, поверьте, и не вспомните, что можно работать по-другому.

Если категоризация вас пугает, крепитесь: со временем она станет для вас естественным занятием.

Решите, что вам нужно

Вернемся к вашему рабочему столу. Вы навели на нем относительный порядок. Теперь пора ответить на вопрос: какие вещи из тех, что лежат на столе, вам действительно здесь необходимы? То есть нужно понять, чем вы пользуетесь постоянно. Возьмем, к примеру, хирургов: у них в специальном поддоне лежат инструменты, необходимые при операции. Представьте, насколько неэффективной была бы их работа, если бы им пришлось всякий раз искать нужный инструмент в куче других? Столь же неэффективной становится и ваша работа, если у вас на столе хранится огромное количество предметов, которые вы держите там на всякий случай.

ВЗГЛЯНИТЕ НА СВОЙ СТОЛ

В магазинах – огромное количество офисных принадлежностей, облегчающих жизнь. Но нет ни одного человека, которому они бы понадобились все сразу! Вот список основных предметов для рабочего стола. Сообразуйте свой выбор со здравым смыслом.

Монитор.

Телефон.

Лотки для входящей и исходящей почты.

Лампа.

Справочная папка (см. Март).

Мелкие принадлежности (степлер, диспенсер для скотча и подставка для ручек и карандашей, в которой можно также держать и ножницы, и открыватель писем).

Лотки для бумаг.

Салфетки.

Держатель для клейких листочков.

Блокнот.

Если есть место – семейная фотография или цветок.

У многих моих клиентов имеется один и тот же набор, состоящий из подставки для ручек и карандашей, степлера и диспенсера для скотча. У них даже коврики для мышки на столах одинаковые. Если и вы регулярно пользуетесь этими инструментами, предлагаю купить набор, на который приятно будет смотреть. Но вообще-то, на мой взгляд, все эти предметы вам не нужны. У меня на рабочем столе стоит только плоский монитор, клавиатура и лампа. Все! В течение рабочего дня на столе скапливаются бумаги. Да, еще бутылка воды, которая всегда при мне – до тех пор, пока я не выпью свою норму (пол-литра жидкости).

Компьютер

Надеюсь, что монитор у вас плоский. Если это не так, смело просите руководство заменить его.

Телефон

Вы левша или правша? Убедитесь, что телефон находится с той стороны, откуда удобнее брать трубку. И, конечно, надо следить, чтобы телефонный провод при этом не протягивался через весь стол, роняя стоящие на нем предметы.

Настольный органайзер

Не разбросаны ли по вашему столу карандаши, ручки, маркеры, клейкие листочки и т. д.? Сложите их в по-новому организованные ящики. Если вам все же нужно держать кое-что из этих предметов на столе, воспользуйтесь органайзером или купите специальные контейнеры.

Лотки

Лотки хорошо бы использовать для входящей и исходящей почты. Подробнее этот вопрос мы разберем в марте. А пока запомните, что у этих лотков особое предназначение. Не позволяйте им превратиться в мусоросборники и не кладите туда посторонние бумаги. Если в течение дня вы пользуетесь разными видами бланков, стойка с лотками – отличное место для них: так вы сможете быстро достать нужный бланк. Пригодятся они и тем, кому приходится печатать несколько вариантов одного и того же документа. При этом можно использовать цветную бумагу. Не скупитесь – лотки из дешевого пластика хрупки и неустойчивы, от них будет больше проблем, нежели пользы.

Боксы для файлов

Многим нравятся держатели, в которых файлы расположены в ряд. У таких держателей нет стенок, и, на мой взгляд, они совершенно бесполезны. Если вы, как и я, не слишком ловки, то проклянете тот день, когда доверили важные документы этому приспособлению. А как из него разлетаются чеки и визитки! Нет, я предпочитаю переносные боксы, которые делают как из пластика, так и из дерева. Они позволяют брать нужные документы с собой. Если вы работаете дома, теплый летний рабочий день сможете проводить в саду. В офисе же такие боксы дают возможность носить документы на встречу или совещание.

К этому моменту вы научились организовывать стол и прилегающую к нему зону. Пространство вокруг вас избавлено от посторонних вещей. У каждого оставшегося предмета есть свое место. Вы точно знаете, какие канцелярские принадлежности у вас есть и где они лежат. Одним словом, вы контролируете пространство. Готова поспорить: до этой недели вы думали, что дело обстоит как раз наоборот.