Kitabı oxu: «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут»

Переводчик В. Подобед

Руководитель проекта А. Василенко, А. Деркач

Корректор C. Мозалёва

Компьютерная верстка М. Поташкин

Арт-директор С. Тимонов

Иллюстратор В. Молодов

© Pragmatic Programmers, LLC, 2009

© Издание на русском языке, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2013

© Предисловие к русскому изданию. А. Улесов, 2012

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

* * *

Что говорят об этой книге читатели

Штаффан предлагает нам теорию и практику метода помидора Франческо Чирилло в привлекательной упаковке и с чудесными иллюстрациями. Восхитительная и крайне полезная книга!

Рон Джеффрис,

www.XProgramming.com

Метод помидора – поразительно простой и мощный способ повысить вашу продуктивность, а эта книга – превосходный учебник по использованию этого метода.

Дейв Клейн,

автор книги Grails: A Quick-Start Guide

Спасибо за столь прекрасную и глубокую книгу! Я внесла ее в список рождественских подарков для своих друзей.

Портия Тан,

наставник-консультант по гибким технологиям разработки, директор по стратегическим вопросам, emergn

Метод помидора – это метод планирования работы, который изначально был создан с оглядкой на проектные подходы, предлагаемые гибкими методологиями разработки. Если вы хотите изучить этот метод и достичь в его применении совершенства, вам потребуется эта книга. Штаффан шаг за шагом, с юмором и примерами показывает, как работает этот метод и чем он может быть вам полезен. Ваши оценки времени станут точнее, и вы станете успевать больше прежнего.

Джоанна Ротман,

писательница, консультант

Это легкая для чтения книга, идея которой способна изменить жизнь каждого из нас, у кого «слишком много дел и слишком мало времени». После того как Штаффан познакомил меня с методом помидора, я стал гораздо более надежным человеком как профессионально, так и в личной жизни. Как было бы здорово, если бы эта книга попалась мне на глаза несколько лет назад!

Томас Нильссон,

технический директор и наставник по использованию гибких технологий разработки, Responsive Development Technologies AB

Инвестиции в знания приносят наибольшую отдачу.

Бенджамен Франклин

Предисловие к русскому изданию

В детстве я, как и многие мои сверстники, проводил лето у бабушки. А моя бабушка, как и многие бабушки в те времена, очень любила консервировать помидоры. Я хорошо помню, как вместо игры в «казаки-разбойники» с утра плелся в огород, собирал спелые, сочные плоды, потом самоотверженно отмывал их в тазу с чуть сколотой на краю эмалью… Больше всего в этом процессе я ненавидел мыть банки и чистить чеснок.

Моя бабушка никогда не обучалась менеджменту, а потому задачи ставила как умела. В итоге я простодушно считал своей главной задачей уместить в одну чистую банку как можно больше помидоров (с учетом моей нелюбви к мытью банок такое толкование было особенно привлекательным). И однажды бабушка, наблюдая за тем, как я пытаюсь упихать в трехлитровую банку ведро помидоров, не выдержала и сказала:

– Саш, мы не сок делаем – мы делаем помидоры. Помой еще одну банку.

– А может, порезать их дольками? – с робкой надеждой спросил я.

– Тогда это будут уже не помидоры – это будет салат, – ответила бабушка.

Детство давно закончилось, но этот образ остался со мной. Моя консультантская работа то и дело ставит передо мной все те же вопросы: «Не много ли помидоров для одной банки? Если попытаться успеть сделать все дела за сегодня, не получится ли вместо помидоров томатный сок? Такой ли результат мне нужен? Как лучше всего управлять “количеством помидоров в банке”?»

Книга, которую вы держите в руках, посвящена именно этим вопросам. По забавному стечению обстоятельств автор описанного здесь метода пришел к очень похожей метафоре – но совершенно другим путем.

Метод помидора – мощный и глубокий инструмент самоорганизации. Однако, как и любой другой инструмент, он требует правильного использования. Если вы попытаетесь увидеть в нем «еще один» метод управления временем (тайм-менеджмента), вы, скорее всего, с недоумением отложите его в сторону. При таком поверхностном взгляде метод помидора покажется чем-то лоскутным и неполным: комбинация хронометража («Да, забавно: таймер в виде помидора – и что?..») и списков дел («Их тут два – как будто чем больше, тем лучше…»), в которой вроде бы нет места стратегии и целям… Дело, однако, в том, что метод помидора сам по себе не является методикой управления временем и не должен рассматриваться как альтернатива другим методикам; он – их прекрасное дополнение, которое позволяет преодолеть некоторые распространенные сложности тайм-менеджмента.

Если попытаться охарактеризовать его одной фразой, то это метод управления вниманием.

Чтобы вам было проще найти для метода помидора правильное место в своем арсенале, я предлагаю вам взглянуть на него в несколько более широком контексте – в контексте личной эффективности.

Пытаясь организовать свою деятельность, каждый человек раз за разом ищет ответ на несколько типичных вопросов:

Что сделать? У любого из нас есть (в голове, в Outlook’е, в блокноте) список задач – у кого-то систематический и полный, у кого-то беспорядочный и фрагментарный. Когда этот список надежен, полон и актуален, снижается количество неприятных «сюрпризов» (забыл, не успел, сделал лишний крюк…). Трудность состоит в том, что окружающая нас обстановка меняется очень быстро: все время всплывают новые задачи, а что-то из прежних теряет свою актуальность. Здесь метод помидора не предлагает вам ничего революционного: общий список дел, список дел на день и ясные правила обращения с ними.

Как делать? Для каждой задачи нужно определить исполнителя (что-то мы делаем самостоятельно, что-то полностью поручаем другим людям, для чего-то привлекаем помощников) и выбрать подход или алгоритм решения. Поскольку метод помидора никак не затрагивает содержание деятельности, то в этом вопросе он уступает дорогу другим вашим навыкам: делегирование, постановка задач, контроль исполнения и весь свод ваших профессиональных знаний.

На чем сфокусироваться? Чтобы начать действовать, мы должны из всего списка выбрать ту единственную задачу, которой займемся прямо сейчас. Зачастую мы настолько боимся совершить неправильный выбор, будто нам предоставлена всего одна попытка. Однако патологическое неумение расставлять приоритеты – проблема очень редкая, а настоящая сложность состоит в том, чтобы не «залипнуть» в принятом решении и вовремя его пересмотреть. Метод помидора не поможет вам выбрать самую приоритетную задачу, но поможет приступить к этому своевременно. Это позволит быстро скорректировать курс, если первоначальное решение окажется не самым оптимальным, а также даст возможность оперативно реагировать на изменения в окружающем мире.

Как сосредоточиться? Это наиболее уязвимое место практически всех методик тайм-менеджмента и самая сильная сторона метода помидора.

Когда мы уже выбрали себе задачу, нам зачастую сложно приступить к ее решению. Мы не знаем, с чего начать, мы ходим вокруг да около, мы с тоской думаем о жестких сроках и мысленно рисуем себе картину провала… Метод помидора мягко сдвигает мотивацию, справедливо указывая на то, что самое лучшее теперь – уйти с головой в решение выбранной задачи, не заботясь ни о чем другом в ближайшие 25 минут.

Как только мы погрузились в дело, нас начинают отвлекать – и если это не телефонные звонки и не коллеги с вопросами, то это наши собственные мысли на темы, слабо связанные с задачей. Метод помидора предлагает простые и действенные правила нейтрализации отвлекающих факторов.

Наконец, когда мы «въехали» в задачу, мы нередко рвемся вперед, пока не свалимся от истощения сил. Метод помидора помогает предотвратить утомление, задавая четкий и эффективный ритм приложения усилий и отдыха.

Как извлечь опыт? Сама постановка этого вопроса для многих уже инсайтна. Работа сделана. Помидоры – в банке. В чем-то мы собой довольны, в чем-то нет. В этой точке полезно заняться анализом, чтобы в следующий раз действовать более эффективно. Однако для такого анализа нам, как правило, не хватает двух вещей: времени и информации. И если первая из проблем сложна и возвращает нас на самый верхний уровень, где метод помидора работает рука об руку с другими подходами, то вторая проблема до обидного проста: эх, если бы мы собрали немножко данных по ходу дела… Метод помидора предлагает сделать сбор метрик – показателей вашей деятельности – органичной частью процесса решения задачи, тем самым переводя вас от управления вниманием к самосовершенствованию.

В этом году я предложил использовать метод помидора 23 топ-менеджерам, с которыми занимался коучингом по вопросам личной эффективности. Поделюсь одним из наиболее поразительных результатов.

Генеральный директор небольшой компании, придерживавшийся «политики открытых дверей», после знакомства с методом помидора повесил на своей двери таймер и стал иногда ее закрывать, включая таймер. Теперь все желающие попасть к нему точно знают, через сколько минут он будет готов уделить внимание их вопросу, а у него появились периоды времени, в которые его гарантированно никто не беспокоит. Идея оказалась настолько заразительной, что в течение двух месяцев стала частью корпоративной культуры компании: на тех менеджеров, у которых нет на двери таймера, смотрят с недоумением. «За полгода мы закончили столько неподъемных проектов!.. Я понял, что главных вещей на самом деле всего три: быть честным с самим собой, не отвлекаться и делать выводы, которые потом внедрять в жизнь. Это и есть тот волшебный ключик, который был мне нужен», – сказал он мне.

Возьмите из метода помидора то, что работает лично для вас. Если в чем-то сомневаетесь – попробуйте. Если сразу не получается, проявите чуть-чуть упорства и попробуйте раза три.

Уверен, что результат вас удивит.

Александр Улесов,

партнер «ЭКОПСИ Консалтинг»,

руководитель направления «Развитие персонала и внедрение изменений»

Предисловие Франческо Чирилло

Кто из нас не хотел бы избавиться от стрессов? Сыпать блестящими идеями? Совершенствоваться? Наслаждаться свободным временем? Но как нам достичь этих целей? Ведь нас постоянно прерывают, наши задачи накладываются друг на друга, на нас неумолимо надвигаются дедлайны – и все это сводит на нет наши лучшие намерения. Факторы стресса вроде перечисленных выше губительны: они создают еще более сильное напряжение, они заставляют нас вести себя непоследовательно и неуправляемо, они лишают нас осознанности, мешают сосредоточиться и мыслить ясно. В итоге наш ум беспорядочно блуждает между прошлым и будущим в поисках причин, на которые можно списать нашу мнимую неспособность сделать свою работу.

С помощью придуманного мною метода помидора мы можем остановиться, понаблюдать, вернуть себе осознанность и на этом пути сделать еще несколько шагов к самосовершенствованию. Из фактора стресса время превращается в нашего союзника, который помогает нам полностью сосредоточиться на настоящем без напряжения и переутомления. Метод помидора дает вам возможность быть сильным без натужности и учит достигать своих целей легко и с улыбкой.

Штаффан – опытный и внимательный пользователь метода помидора. На протяжении многих лет я работал с группами и отдельными людьми, которые стремились усовершенствовать свои рабочие процессы и оптимизировать свое время с помощью метода помидора, и могу сказать, что работа Штаффана – лучшее свидетельство его таланта и силы воображения. Эта книга поражает меня наглядностью, с которой Штаффану удалось представить идеи моего метода; читатели без сомнения оценят ту пользу, которую смогут извлечь из его опыта и знаний. Книга содержательна, доходчива, кратка и побуждает действовать. Это настоящее сокровище! Наслаждайтесь!

Время пошло!

Франческо Чирилло,

генеральный директор XPLabs SRL, Рим,

создатель метода помидора

www.pomodorotechnique.com 2009 г.

Предисловие Хенрика Ниберга

(Завожу таймер. Тик-тик-тик…)

В моем еженедельном плане всегда есть пара дней «затишья». В эти дни я отвечаю на письма, готовлюсь к предстоящим мероприятиям и выполняю другую бумажную работу. Первым делом я решаю, нужно ли мне в такой день быть эффективным. Сегодня я стремлюсь к эффективности, а потому выбрал из своего реестра дел несколько пунктов на восемь помидоров и добавил их в список дел на день.

Когда-то я считал, что могу сделать 12 помидоров в день (в конце концов, это «всего-навсего» шесть часов), однако практика показывает, что цифра 8 более реалистична, поскольку в методе помидора принимается в расчет только время сосредоточенной работы. Реальность – прекрасный, но порой суровый наставник. Прежде я полагал, что на подготовку к занятиям уходит два помидора. На деле оказалось, что для этого нужно четыре помидора – как минимум вдвое больше, чем я думал. Это заставило меня искать способы делать это более эффективно, и теперь я свел эту цифру к трем. Благодаря методу помидора я стал лучше планировать свое время, успевать больше дел с меньшими усилиями и высвобождать больше времени для семьи и увлечений.

(Открываю свой блог, чтобы взглянуть на свои прежние заметки о методе помидора. О, смотри-ка: есть новый комментарий! Стоп. Я не буду читать его сейчас – я ведь «в помидоре», верно? Предполагается, что сейчас я полностью занят написанием предисловия. А к комментарию я вернусь позже. Помечаю внешнюю помеху.)

Когда моя жена Сиа слышит тиканье моего таймера, она понимает, что меня не следует отвлекать без необходимости. Она знает, что через 12 или 13 минут (в среднем) таймер прозвенит – и у меня будет короткий перерыв, во время которого я обниму ее, чтобы вознаградить себя за законченный помидор, а ее – за то, что позволила мне его закончить.

Звучит глуповато, да? Действительно, чувствуешь себя немного не в своей тарелке, позволяя какому-то дурацкому таймеру диктовать, что тебе делать. Именно по этой причине я и принимаю каждый день решение о том, буду ли я сегодня требовать от себя эффективности. Однако метод помидора в самом деле полезен, а потому с легким ощущением нелепости вполне можно смириться. В конце концов, такое ощущение – хорошее напоминание о том, что жизнь не сводится к спискам дел, которые нужно выполнить.

Если я решил, что сегодня высокая эффективность мне не нужна, я оставляю таймер в ящике стола. Я проведу день в расслаблении – буду спокойно откладывать дела на потом и не стану загонять себя в рамки самодисциплины. Так я, по крайней мере, не обманываю себя и…

(Дз-з-з-зынь! Помидор закончился… одну секундочку – только допишу эту фразу.)

…и не питаю несбыточных надежд на то, что справлюсь со всеми делами.

(X. Сегодня Сиа нет дома, так что объятий не будет. Побренчу пару минут на бас-гитаре – а потом назад, за стол. Так… продолжить писать – или прочитать комментарий в блоге? Нет, я сейчас в потоке. Пишу дальше – блог может подождать. Завожу таймер. Тик-тик-тик…)

Метод помидора очень похож на такие гибкие методики программирования, как Scrum и XP, только работает на «микроуровне». Как будто ты – команда из одного человека, которая выполняет 25-минутные итерации. Разница в том, что в гибких методологиях под скоростью обычно понимают то, сколько работы делается в расчете на одну итерацию, а в методе помидора скорость – это количество помидоров в день. Вы успеваете переделать много дел, фокусируясь не на том, чтобы их сделать, а на самой фокусировке!

Штаффан, спасибо тебе за то, что познакомил меня с методом помидора! Я рад видеть, что этот метод становится все более популярным, потому что это еще один очень полезный инструмент для арсенала гибких методологий.

Ах, да – о самой книге: если вы уже достигли безупречной дисциплины и эффективности, она вряд ли будет вам полезна. Если вы на другом краю – то есть совершенно лишены дисциплинированности, – вы, вероятно, не справитесь даже с тем, чтобы дочитать эту книгу до конца, не говоря уж о том, чтобы применить изложенные в ней принципы. Впрочем, вероятнее всего, вы находитесь где-то посередине, подобно большинству из нас. В этом случае примите мои поздравления! Книга Штаффана не только поможет вам подняться на новую высоту, но и сделает ваше путешествие приятным, развлекая вас великолепными рисунками и историями из жизни. Наслаждайтесь!:o)

(Возвращаюсь назад, чтобы немного отшлифовать текст…)

(Дз-з-з-зынь! X. Для первого наброска более чем достаточно – можно отправлять Штаффану.)

Хенрик Ниберг,

наставник по гибкому и бережливому процессу разработки, Crisp, Стокгольм,

член совета директоров Agile Alliance,

автор книги Scrum and XP from the Trenches 2009 г.

Глава 1
Одно дело в каждый отрезок времени

О’Гурчик и Арти Шок в баре

О’Гурчик: Как сегодня поработалось?

Арти Шок: Кошмар. Ничего не закончил.

О’Гурчик: Почему «кошмар»? Тебе нужно было что-то закончить?

Арти Шок: Конечно, нужно! Я должен был доделать и сдать новую функцию печати. Я планировал разобраться с ней сегодня.

О’Гурчик: Но не разобрался?

Арти Шок: Нет. Меня постоянно отрывали разными запросами – просили сделать что-то еще.

О’Гурчик: А что было важнее – эти просьбы или твоя функция печати?

Арти Шок: Ну… не знаю. Я не сравнивал.

О’Гурчик: И ты не закончил ничего – и функцию печати не доделал, и важные просьбы не выполнил?..

Арти Шок: Как можно столько всего успеть за один день?!

О’Гурчик: А я не спрашиваю, успел ли ты доделать все; я спрашиваю, доделал ли ты что-нибудь.

Арти Шок: Нет, до конца – ничего.

О’Гурчик: Думаю, тебе стоит попробовать метод помидора. Ты полностью фокусируешься на одном деле на 25 минут, а затем, после короткого перерыва, сравниваешь новые запросы с той задачей, над которой уже работаешь. Ты решаешь, что более приоритетно, и дальше действуешь в соответствии с этим.

Арти Шок: Я готов попробовать все что угодно!..

Первое знакомство

Если вы хотите сосредоточиться, вам необходимо освободить свой ум от мыслей.

На протяжении этой книги я описываю свой опыт применения метода помидора. Вы научитесь всему, что необходимо для использования этого метода, а попутно узнаете о том, как он повысил мою собственную продуктивность. Кроме того, я включил в книгу выводы исследований человеческого мышления, которые объясняют, почему этот метод работает, некоторые идеи по адаптации метода и описание того, в каких направлениях вы можете изменять и расширять его сами.

Первая глава начинается с нескольких историй и дает вам возможность опробовать метод помидора на собственном опыте. Я хочу, чтобы вы попытались выполнить практическое задание как можно раньше: благодаря этому у вас появится контекст, в который вы сможете поместить оставшуюся часть книги. Завершается эта глава перечнем тех симптомов в моей жизни, которые помогли мне понять, что мне следует более осмысленно тратить время и прилагать более сосредоточенные усилия. Где-нибудь в этом описании вы можете узнать себя. А начинается моя история с автобусной поездки.

Автобусное время

Я живу в пригороде Стокгольма. Поскольку я консультант, мои рабочие дни проходят обычно в офисах клиентов где-нибудь в деловом центре города. Всего в 100 метрах от моего дома есть автобусная остановка. Каждое утро начинается одинаково: я выхожу к остановке и жду автобуса. Когда он подъезжает, я захожу внутрь и сажусь на свое любимое место. Дорога в деловой центр занимает примерно 25 минут, и я всегда трачу это время на чтение книги, связанной с моей работой.

На протяжении этих 25 минут у меня нет возможности налить себе чашечку кофе, включить телевизор, заглянуть на сайт своего любимого онлайн-сообщества или сделать еще какую-нибудь из тех вещей, которые время от времени становятся вдруг ужасно нужными и важными, когда я пытаюсь читать ту же книгу дома. Более того, я не знаю тех людей, которые едут в автобусе вместе со мной. Иногда я могу поприветствовать кого-то, кто кажется мне знакомым, но этим дело и ограничивается – нет больше ничего, что отвлекало бы мое внимание.

Промежуток времени, занятый чтением в автобусе, имеет четкие временные рамки, посвящен одной деятельности с единственной целью и приводит к поразительным результатам. Я никогда не узнаю столько нового, как во время утренней поездки в автобусе. Я абсолютно сосредоточен на чтении книги и пребываю в полной уверенности, что водитель автобуса сообщит мне, когда нужно будет прерваться.

Но ни я, ни вы не можем ездить на автобусе туда-сюда весь день, чтобы поддерживать такой уровень продуктивности. К счастью, в этом нет необходимости. Метод помидора поможет вам разделить свой день на такие небольшие «автобусные поездки». Ваша задача – решить, куда вы «едете», поставить таймер и сосредоточиться на своей работе.

Таймер-помидор

Франческо Чирилло описал свой метод помидора в 1992 году, однако история метода началась раньше – в конце 1980-х, когда Франческо учился на младших курсах колледжа. Благодаря круглому красному звенящему предмету его раздражение собственной низкой продуктивностью и беспорядочностью учебы вылилось в блестящую идею: «Я заключил с самим собой пари – унизительное, но именно поэтому действенное: «Спорим, что я смогу 10 минут полностью – действительно полностью – посвятить учебе!» Мне нужен был какой-то объективный способ проверять себя, что-то вроде школьного звонка, и тут мой взгляд упал на кухонный таймер в форме помидора (или томата, если Италия вам не так близка, как мне) – другими словами, я нашел свой «помидор» [9].

Метод помидора поможет вам превратить время из врага в друга. Вместо того чтобы тревожиться по поводу сроков, которые наступят через час, день, неделю или месяц, вы просто заводите таймер на 25 минут и полностью сосредотачиваетесь на текущей задаче. Если 25 минут закончились и таймер прозвенел, а вы все еще работаете над задачей, это вовсе не значит, что вы «не успели закончить». Совсем наоборот: это аплодисменты за то, что вы полностью посвятили работе заданный промежуток времени.

Если говорить совсем коротко, то в этом и состоит суть метода помидора: вы выбираете задачи, которыми будете сегодня заниматься, ставите таймер на 25 минут и приступаете к первой из них. Помимо этого вы каждый день окидываете взглядом итоги дня, составляете соглашение с самим собой на предстоящий день, разбираетесь с помехами и оцениваете необходимые усилия. Эта книга расскажет вам о том, как я пользуюсь этим методом, включая ведение записей о делах и выбор самых важных задач.

Практикум: деятельность в четких рамках

Хотя это звучит просто, давайте попробуем заняться делом, ограниченным четкими временными рамками, чтобы вы могли попробовать это на себе. Возьмите лист бумаги и ручку. Составьте список из нескольких дел, которыми вы могли бы заниматься прямо сейчас, если бы не читали эту книгу. Это может быть заполнение какого-нибудь бланка, поиски чего-нибудь в Интернете, электронное письмо, которое надо написать, или любая другая задача административного толка.

Какая из задач в этом списке – самая важная? Какую вы предпочли бы решить в первую очередь? Заложите эту страницу закладкой и выполните следующие шаги:

1. Заведите таймер на 10 минут.

2. Полностью сосредоточьтесь на этой задаче.

3. Остановитесь, как только таймер прозвенит, – даже если задача не завершена.

4. Сделайте трехминутный перерыв и вернитесь к чтению книги.

Как прошел эксперимент? Удалось ли вам не думать о других вещах в течение этих 10 минут? Как часто вы поглядывали на таймер?

При использовании метода помидора таймер обычно заводят на 25 минут. Если у вас есть желание, вы можете продолжить чтение книги именно в таком режиме: вы читаете на протяжении 25 минут (которые отмеряет, конечно же, ваш таймер), а между периодами чтения делаете трехминутные передышки.

Прадедушка Макс

В начале двадцатого столетия мой прадедушка Макс переехал в Берлин, где основал компанию по производству одежды. Компания процветала, и немалую роль в этом сыграл его главный жизненный принцип: «Нельзя крутить одной попой на двух свадьбах сразу». Другими словами, в каждый момент времени нужно полностью сосредоточиться на одном деле.

Взгляните на поговорку прадедушки Макса и на метод помидора как на полный отказ от параллельной загрузки, принимаемый как данность. Как в этом случае убедиться, что вы заняты действительно самым важным из дел? Я поступаю так: сначала стараюсь понять, что на самом деле имеет для меня значение, другими словами – какого результата я хочу добиться. Затем сосредотачиваюсь на той деятельности, которая приведет меня к этому результату. Но прежде чем сосредоточиться, я завожу таймер. Позже он подаст мне сигнал, и тогда я заново проанализирую, является ли та задача, на которой я сфокусировался, по-прежнему самой значимой.

Прадедушка Макс, вне всякого сомнения, предвосхитил современные методы управления вниманием!

Что дает метод помидора?

Я хочу немного рассказать о том, почему я начал применять метод помидора, чтобы вы могли оценить, подходит ли он вам. До того как я взял на вооружение этот метод, мое время, казалось, просто пропадало в никуда: пф-ф – и все! Большая часть дел, которые я намеревался выполнить в течение дня, оставалась невыполненной. Изучив ситуацию более пристально, я выявил ряд симптомов, которые требовали вмешательства. Готов поспорить, что среди них есть один-два хорошо вам знакомых. Ниже перечислены типичные проблемы, из-за которых люди не успевают справиться со своей работой. Оставшаяся часть книги посвящена описанию того, как те приемы, которые предлагает метод помидора, способны помочь вам в преодолении этих проблем.

Воодушевление падает с ростом сложности задачи. Если задача сложна, ее невозможно завершить в течение одного 25-минутного промежутка времени, и тогда у вас появляется желание отложить ее. Прокрастинация – откладывание на потом – приносит сиюминутное облегчение, однако проблема при этом никуда не исчезает. Неважно, насколько сложной является задача, – важно начать ее решать. Заведите таймер – и через полчаса у вас будет уже что-то сделано, а перерыв послужит вам наградой.

Склонность к прокрастинации нарастает, если задачи скучны. Пока вы не закончите дело, оно не будет иметь никакой ценности. Да, конечно, наносить последние штрихи всегда скучно. Однако постарайтесь не думать о том, какую часть задачи осталось доделать. Вместо этого представьте себе, как вы скоро покончите с одним помидором. А затем вас ждет награда.

Сделано много тяжелой работы, но значимые дела все еще не завершены. В методе помидора вы с утра планируете свою работу, принимая на себя обязательство сделать некоторый небольшой набор дел. Затем перед каждым помидором вы заново оцениваете приоритеты, выбирая одно конкретное дело, которое важнее всего завершить. Вы всегда будете заняты только самой значимой работой и ничем иным.

С приближением срока сдачи работы нарастает напряженность. Работа во внеурочные часы и в выходные в конечном итоге не дает никакого выигрыша в продуктивности. Если вы вынуждены посвящать работе больше времени, чем для вас комфортно, вы не сможете долго поддерживать высокий уровень качества. Действуя в ритме метода помидора – используя 25-минутные итерации, не пренебрегая перерывами и фокусируясь в каждый период времени строго на одном деле, – вы сможете поддерживать устойчивый рабочий темп.

Ваше мышление медленно переключается между работой и отдыхом. Порой время теряется в те моменты, когда вы просто уходите на перекус и возвращаетесь с него. Тот промежуток времени, который нужен, чтобы снова вникнуть в задачу, незаметно вносит свою лепту. В методе помидора вам помогают ритуалы. Заведите часы. Послушайте, как персонально для вас прозвенит звонок. Составьте список дел на день, который легко окинуть одним взглядом. Условные рефлексы – великая вещь.

Ошибки повторяются снова и снова. Чтобы избежать повторения одних и тех же ошибок, в конце каждого дня выполняются три последних этапа метода помидора. Запись, обработка и визуализация вместе позволяют каждый день оглядываться назад и служат ключевыми элементами, которые позволяют вам настроить рабочий процесс под себя, что подразумевает ежедневное обучение и самосовершенствование. Это означает, что вы можете начать применять ту версию метода, которая описана здесь, а затем, когда будете лучше понимать свои рабочие привычки, постепенно подстроите ее под свой рабочий контекст.

Усилия, которых требует задача, оказываются недооцененными. Когда мы разбиваем задачу на меньшие части, мы лучше понимаем ее. Если для какого-то дела, по вашим оценкам, требуется больше семи помидоров, вы можете разделить его на несколько дел. Оценка времени в помидорах дает вам моментальную обратную связь о темпе вашей работы, когда вы сравниваете количество запланированных для конкретного дела помидоров с количеством реально потраченных. Это называется количественной оценкой.

Недооценивается масштаб задачи. Иногда по мере работы над задачей от нее начинают отпочковываться вторичные задачи. Метод помидора позволяет без проблем справиться с этим: вы просто добавляете эти вторичные задачи в список срочных и незапланированных дел, а затем с удвоенной энергией беретесь за завершение основного дела. Это называется качественной оценкой.

Ваш мозг занят сутолокой других мыслей. Иногда сфокусироваться на одном деле сложно потому, что у вас все время есть множество других прекрасных идей. Просто запишите их под списком срочных и незапланированных дел, а потом направьте усилия на то дело, которым занимаетесь. Если вы хотите сохранить сосредоточенность, вам нужно освободить свою голову от толчеи посторонних мыслей.

Ваше время съедается сложной и капризной методологией организации работы. Метод помидора настолько прост, что его понимают даже те мои дочери, которые еще не ходят в школу. Вам не нужны изощренные инструменты. Вам не нужно корпеть полдня над артефактами, которых требует процесс. Вам не нужен наставник, который, сидя бок о бок с вами, будет разъяснять вам тонкости терминологии. Более того, метод помидора очень гибкий. Изменяйте его, изменяйте каждый день, чтобы избежать ненужной рутины.

В потоке вы забываете о целостной картине. Мозгу нужно время, чтобы упаковать воспоминания, разглядеть закономерности и сделать выводы. Применяя метод помидора, вы делаете перерыв каждые полчаса. Это дает вашему мозгу возможность усвоить все то, что прошло через ваши органы чувств за время последнего помидора. Когда вы возвращаетесь к работе, вы способны видеть общую картину, и у вас с большой вероятностью появится как минимум пара-тройка новых идей.

Оценки воспринимаются как обещания. Невозможно точно предсказать, сколько времени займет то или иное дело, связанное с исследованиями или проработкой новых идей. Вы можете лишь сделать как можно более точное предположение. Привычка (свойственная вам самим или вашим коллегам) видеть в ваших предположениях обещания порождает излишнюю тревожность. Чтобы обойти эту ловушку стороной, в методе помидора принимают в расчет только помидоры. 25 минут усилий позволяют сосредоточиться на деле, даже если срок сдачи близок. Тем не менее вы должны регулярно сообщать о ходе дел всем заинтересованным лицам.

Рабочий процесс не опирается на факты. В течение дня вы измеряете показатели рабочего процесса – метрики; это называется этапом мониторинга. Результаты мониторинга можно использовать в ходе ежедневной ретроспективы, чтобы на следующий день усовершенствовать процесс. Вы сами решаете, что отслеживать, – это зависит от текущей рабочей ситуации. Однако начать стоит с подсчета помех и завершенных помидоров.

Другие сваливают на вас работу. Когда другие люди перекладывают на вас работу, которой вы вовсе не хотите заниматься, она вряд ли доставит вам удовольствие. Противоречие между «должен» и «хочу» известно как кошмарная альтернатива [13]. Но есть третий путь. В методе помидора вы с утра выбираете ряд дел, которые считаете выполнимыми за день. Когда вы сами активно формируете список дел на день, а не ждете, пока его сформируют другие, сваливая на вас свои дела, возрастает ваше влияние на собственную жизнь.

Перфекционизм превращается в препятствие. Дожидаться, пока вам в голову придет безукоризненное решение задачи, – это просто форма прокрастинации. В методе помидора для прокрастинации нет места. Вы просто делаете шаг вперед и приступаете к помидору, и вам не нужно заботиться о «безупречности». Вы заводите часы и в течение 25 минут прикладываете силы к решению задачи – и наградой за это служит возможность поставить «X» напротив помидора и перерыв.

Вам мешает действовать страх неудачи или критики. Метод помидора – это ваше соглашение с самим собой, ваш процесс выполнения этого соглашения и ваши метрики. Вы не обязаны делиться этим с другими. Найдите то, что срабатывает в вашем случае. Количество законченных в течение дня помидоров – это ваш инструмент; он предназначен для того, чтобы вы могли работать эффективнее, делать больше и получать больше удовольствия. Это число не будет использовать ваш начальник для проверки вашей продуктивности.

Нашли ли вы в этом списке что-либо, знакомое вам по офисной жизни? Большинство людей находят. А если все эти «помидоры», «этапы», «списки» выглядят для вас китайской грамотой, разобраться в них вам поможет чтение этой книги.

Самоанализ: одно дело в каждый отрезок времени

• Когда вы заняты каким-либо делом, что заставляет вас прерываться до его окончания?

• В каком месте вам легче всего сосредоточиться на чтении?

• Что вы делаете, чтобы не приступать к скучной задаче?

• Какого рода дела обычно занимают у вас больше времени, чем вы предполагали изначально?

• Приходится ли вам заниматься административными задачами в ущерб более важным делам?

Глава 2
Контекст

О’Гурчик и Арти Шок в зоопарке

О’Гурчик: Ты попробовал применять метод помидора?

Арти Шок: Да. Отличная вещь. Я столько всего успел!

О’Гурчик: Прекрасно. Я знал, что он придется тебе по душе.

Арти Шок: Я сомневался, что он мне поможет, – но он помог.

О’Гурчик: Так и должно было случиться: ты так устроен.

Арти Шок: В смысле?..

О’Гурчик: Тебе придется немного разобраться в том, как работает твой мозг. Вокруг тебя есть силы, которые действуют против твоей природы.

Арти Шок: А метод помидора помогает мне взять все эти окружающие стимулы под контроль, да?

О’Гурчик: Совершенно верно. Более того: мы можем заставить ту часть мозга, которую мы унаследовали от рептилий, работать на нас.

Основы

Войти в состояние потока гораздо проще, когда вы отдохнули, уселись и сосредоточились, чем когда вы слоняетесь без дела в ожидании вдохновения.

В этой главе мы бросим взгляд на то, что ученые знают о вас, о вашем мозге и о том, как он работает. Читайте разделы этой главы как короткие не связанные друг с другом истории и не заостряйте свое внимание на том, как эта информация пригодится вам в дальнейшем. Позже вы поймете, что метод помидора позволяет вам опираться на свою человеческую природу, а не бороться с ней.

Этажи мозга

Мне нравится считать, что у мозга есть четыре «этажа»: ствол, лимбическая система, кора и лобные доли. У каждой из этих частей свои сильные стороны и свои слабости. Пока для каждой из них у вас имеется подходящая роль, вместе они образуют непобедимую команду.

Ствол мозга мы унаследовали от своих предков-пресмыкающихся, живших на Земле сотни миллионов лет тому назад. Благодаря этой части мозга в нашем распоряжении есть надежные рефлексы, которые избавляют нас от необходимости постоянно задействовать сознание.

Наличием лимбической системы мы обязаны более близким к нам млекопитающим. Она помогает работать нашей долговременной памяти, а также передает выше сигналы поощрения. Эта область отвечает за наши чувства и наши отношения с себе подобными.

Кора мозга в большей степени развита у более интеллектуальных животных (таких, как мы – люди). Она обеспечивает работу сознания и дает возможность познавать мир. Она позволяет нам видеть целостную картину и делать из нее выводы.

Лобные доли – наша отличительная черта. Она наделяет нас воображением и способностью создавать новое. Благодаря ей мы можем приводить аргументы и понимать доводы других людей, планировать, кооперироваться и менять направление приложения усилий [17].

Производительность мозга

Каждый час мозг человека пропускает через себя 150 литров крови и получает 2 грамма глюкозы (соответствует примерно кубику сахара-рафинада) и 3 литра кислорода. Хотя доля мозга в массе тела составляет всего 2 процента, он потребляет 20 процентов кислорода, поступающего в организм [23].

Наш мозг содержит примерно 100 миллиардов нервных клеток. Эти клетки называются нейронами и общаются друг с другом посредством 100 триллионов синаптических связей. Число возможных маршрутов наших мыслей – единица с 800 нулями! [8]

Чтобы приблизиться по сложности поведения к человеку, компьютер должен иметь быстродействие 100 миллионов MIPS¹. Шахматный компьютер Deep Blue, выступавший в 1997 году против чемпиона мира по шахматам Гарри Каспарова, содержал в себе специальные микросхемы, которые обрабатывали шахматные ходы со скоростью, эквивалентной быстродействию 3 миллионов MIPS. При сохранении темпов роста вычислительной мощности самых производительных компьютеров можно ожидать, что компьютеры, подходящие для создания человекоподобных роботов, появятся где-то в 2020-х годах [24].

Ритм

У нашего тела есть множество ритмов. Они помогают нам и управляют нами с момента рождения и до момента смерти. Электрическая активность мозга, электрическая активность сердца, дыхательные циклы – вот лишь несколько примеров ритмов нашего тела. Наша потребность в пище и отдыхе меняется вполне предсказуемо. Даже уровень гормонов следует циклическому графику.

Общественные ритмы важны не меньше. Для многих людей пропустить празднование Рождества или день рождения кого-либо из членов семьи – вселенская катастрофа, хотя впереди, вероятно, еще много празднований и дней рождения.

Многие наши базовые ритмы контролируются стволом мозга. Мы унаследовали их от приматов, живших очень-очень давно. Регулярная, ритмичная жизнь оптимальна для нашего мозга. Смещение ритмов нарушает работу мозга: перелет через несколько часовых поясов вызывает ощущение разбитости. Люди, живущие вне ритмов, склонны чувствовать тревогу и дезориентацию [17].

Это не значит, что ритмы у всех одинаковы. Ритм марафонского бегуна отличается от ритма спринтера. Разница не только в выносливости и темпераменте – разница в количестве времени до следующего перерыва, следующей передышки. Это – ритм перерывов [21].

Суеверие или способ сосредоточиться?

Адриан Муту – знаменитый футболист. Он играл за «Ювентус», «Интер», «Челси» и забил множество голов за румынскую сборную. Сам он объясняет свой успех очень просто и обескураживающе: «Меня нельзя сглазить, потому что я надеваю белье наизнанку».

Тёрк Венделл на протяжении более чем десяти лет является питчером Главной лиги бейсбола. Он играл за «Кабз», «Метс», «Филлис» и «Рокиз». На его счету не меньше 515 страйк-аутов. Почему во время игр он то и дело скрывался за дагаутом? Вот почему: он чистил зубы перед каждым иннингом².

Джон Терри – капитан «Челси» и сборной Англии на протяжении многих лет. Он был отмечен множеством званий и наград, таких как место в сборной мира FIFA, «Игрок года PFA», «Лучший защитник лиги чемпионов UEFA». Почему? Если вы спросите его об этом, он расскажет про то, что перед каждой игрой слушает один и тот же диск Ашера, паркуется в одном и том же месте и ровно трижды обматывает шнурки вокруг щиколоток.

Попробуйте с утра поменяться с коллегой в офисе рабочими местами. Вероятно, это будет сказываться на вашей концентрации на протяжении всего дня. Благодаря повторению одних и тех же жестов и ритуалов мозг настраивается на режим, который лучше всего подходит для решения определенного вида задач.

Условные и безусловные рефлексы

Нобелевский лауреат 1904 года Иван Павлов благодаря случайности совершил выдающееся открытие. Он обратил внимание на то, что у собак в его лаборатории начинает обильно выделяться слюна, когда они видят сотрудников, которые обычно их кормят.

Павлов поставил длинную серию опытов, в которых он подавал собакам различные сигналы, прежде чем показать корм. Среди этих сигналов были электрические разряды, свист, стук метронома, звук камертона, а также визуальные стимулы. Как он и предполагал, спустя какое-то время слюноотделение у собак начиналось каждый раз в ответ на сигнал.

Рефлекс – это особый сигнал, порождающий некоторое конкретное действие. Слюнотечение при звуках метронома обусловлено предыдущим личным опытом. У собак этот рефлекс возник благодаря обучению.

Эволюция видов снабдила нас безусловными рефлексами – такими как моргание. Подобно условным рефлексам, безусловные рефлексы также ассоциативны. Однако в отличие от условных они являются врожденными.

Вот пример привычки из моей жизни: поскольку каждый вечер я чищу зубы перед сном, прежде чем отправиться в кровать, то теперь я чувствую сонливость уже в тот момент, когда выдавливаю зубную пасту на щетку. Сходным образом благодаря методу помидора я обучил свой мозг сосредотачиваться, когда я завожу кухонный таймер, и расслабляться, когда таймер звенит. Даже сам по себе тикающий звук повышает мою концентрацию. Это – условные рефлексы.