Адаптация персонала – чья-то работа?!

Современные методы адаптации персонала.

Введение

В книги рассматриваются вопросы адаптации персонала в современном бизнес-сообществе. На основе личного опыта, опыта коллег, наблюдений и разностороннего анализа действий по адаптации персонала в различных отраслях современных компаний России, автор определяет основные направления путей средства-подготовки развития сотрудника в условиях нового коллектива.

Особое внимание уделено необходимости осуществления системного подхода к реализации практической деятельности и корпоративному воспитанию адаптируемого сотрудника.

Книга рассчитана на специалистов, работающих с персоналом, наставникам, руководителям отдела продаж, коммерческим и генеральным директорам компаний, подразделениям кадровых служб, руководителям малого, среднего и крупного бизнеса, собственникам бизнеса, ищущих способы создания качественной команды профессионалов.

Современное бизнес-сообщество, определяя основные линии развития, подчеркивает огромное значение своего участия в формировании высокопрофессионального коллектива. Необходимость научного подхода в подготовке кадров обуславливается специфическими особенностями контингента, своеобразие их познавательной, трудовой и других видов деятельности, мотивации и принятия культуры нового для себя общества.

Одним из ведущих факторов, при выборе места работы, становится социальный статус, приобретаемый работником.

Проблемы адаптации персонала стали наиболее актуальные в современном обществе благодаря принятию бизнесом самого факта необходимости построения партнерских, а не диктаторских методов взаимодействия с персоналом – между руководством и сотрудниками, собственником и компанией, компанией и её членами.

В книге, на основе теоретического и практического анализа проблемы адаптации персонала в России, предпринята попытка представить систему основных направлений, имеющих практическое значение. При системном подходе к проблеме обеспечивается установление связей между отдельными звеньями и этапами системы адаптации персонала.

Автор не претендует на всестороннее решение вопроса адаптации персонала, а даёт системные подсказки, внедрение которых, способствует упрощению процесса как для организации, так и для её членов.

Ваши мнение о прочитанном, критику и предложения, вопросы организации обучающих мероприятий? вы можете направлять лично автору по электронному адресу: grigreproject@gmail.com

Глава 1

Основы адаптации персонала.

Общая характеристика особенностей развития нового персонала.

В современном обществе отношения между сотрудником и организацией регулируются гражданским и трудовым кодексами, которые устанавливают права и обязанности работника и работодателя. Это в полной мере относится ко всем категориям сотрудников: действующим и недавно приступившим к трудовой деятельности в новом коллективе. Однако, вопрос трудовых взаимоотношений остаётся открытым и актуальным для изучения.

Связано это с несколькими факторами: особенности ведения бизнеса в России, наличие и уровень управленческих навыков кадровых служб, качество образования потенциального кандидата, мотивации, и других.

Достижением организацией качественной подготовки персонала становится возможным при реализации комплекса мероприятий, осуществляемых в управленческом подходе. Эти мероприятия создают предпосылки к максимально быстрому вливанию, а следовательно, и получению отдачи: реализации программы масштабирования или замещения кадров.

Внедрение комплекса мероприятий по адаптации персонала, предполагает дальнейшее повышение эффективности проводимых мероприятий, анализ и учёт особенностей кандидатов на ту или иную должность, а также, тенденции развития кадрового вопроса и новых требований социальной среды.

Кандидатов на должность следует разделять на три группы:

• Первая группа – условно «без опыта» работы

К ней относятся сотрудники без опыта работы, часто без законченного образования.

Сотрудники из первой группы нуждаются в постоянной посторонней поддержке, они не могут вести самостоятельной деятельности в полной мере удовлетворяющую работодателя.

• Вторая группа – условно «кандидаты», имеющие опыт.

Основание для попадания в эту группу становится наличие опыта работы в аналогичной или близкой к нынешней должности.

Сотрудники второй группы должны быть способны самостоятельно начать свою деятельность, так как им должны быть известны основные правила и требования.

• Третья группа – условно «профессионалы», способные внести изменения.

Являются максимально готовыми к выполнению поставленных задач сотрудниками, имеют опыт аналогичной должности и способны в короткий срок инициировать изменения.

Практика автора показывает, что примерно 30% знаний у «второй группы» кандидатов могут быть задействованы в новой работе сразу. Их требуется распознать и активировать максимально быстро, совмещая их применение с основной программой подготовки. (звонки клиентам, рассылка писем, или иная деятельность). «Третья категория» обязана обладать не менее 50% подобных знаний. «Первая категория» в связи со своей спецификой, может претендовать на теоретические знания своей работы, и не требует срочного привлечения к деятельности, не пройдя подготовки.

Основная задача при начале работы с группами кандидатов, это их определение, разделение и организация процесса адаптации в зависимости от уровня текущих знаний.

По данным автора подготовлена сводная таблица характеристик кандидатов по группам.

Характеристика кандидатов по группам:

Наличие данных статистических показателей обуславливает необходимость индивидуального подхода в процессе адаптации разных групп кандидатов и этапов их подготовки.

Выделяя основные характеристики групп кандидатов, следует обратить внимание, что «вероятная причина увольнения» является итогом принятия и воздействия на остальные характеристики таблицы, а главное – умение воздействовать на них для управления результатом.

Примером, для понимания озвученного станет: кандидат, имеющий обременение, которое составляет более 30% от его планируемого дохода, или наличие тенденций к увеличению доли в перспективе, что повлечет сокращение семейного дохода.

У людей, проходящих адаптацию, встречаются различные задатки и способности, интересы и характеры, профессиональный и жизненный опыт. Имея равную подготовку, новички обладают различными навыками социальной адаптации. Понимание особенности психологического развития кандидата даёт возможность определения путей его скорейшей адаптации в коллективе, понять сущность поведения человека, раскрыть его потенциал, что позволит эффективно управлять его способностями во благо компании в дальнейшем.

На процесс адаптации кандидата оказывает влияние ряд факторов:

• предыдущий род занятий;

• время работы на предыдущем месте;

• период «отдыха» после смены места работы;

• наёмный сотрудник или предприниматель,

• возраст кандидата и т.д.

Каждый из факторов по-разному влияет на процесс адаптации кандидата и успешное профессиональное развитие человека.

Например: ИТ-специалист в своей деятельности склонен к уединению при выполнении задач, его работа обычно имеет небольшое число контактов с внешней средой, попадая в сферу деятельности, требующую наличия большого количества общения с людьми, многозадачности, усложнит процесс адаптации в новой деятельности.

Изучение предыдущего опыта работы кандидата:

• как проходил обычно трудовой день кандидата;

• какие задачи он решал самостоятельно, а какие коллективно;

• за что отвечал и в чем только подчинялся;

• какие обучения проходил и как быстро.

помогает понять, как провести адаптацию кандидата с максимально быстрым результатом, с учётом особенности сотрудника, с возможностью быстрого вовлечения его в трудовую деятельность. Оценка его профессиональных возможностей позволит выстроить картину карьерного роста кандидата, что может стать значительным плюсом при формировании лояльности кандидата.

Весомый вклад в адаптацию вносит процесс общения кандидата с коллегами разного уровня иерархии компании, обмен знаниями, навыками, умениями, составляющими прочную основу индивидуального опыта сотрудников, что становится прочным каркасом профессионального образа жизни нового специалиста.

Анализ процесса адаптации показывает, что в период прохождения подготовки кандидат сталкивается с этапами повышенного интереса к своей новой деятельности и спада активности. Естественно, что повышенный интерес проявляется в момент положительной обратной связи от работодателя, т.е. когда у него хорошо получается делать свою работу, и спад в её отсутствие или из-за неудовлетворительной оценки за выполнение поставленных задач.

Тот или иной результат сказывается не отношении к окружающей среде, на настроении познавательной или общественной активности.

Однако, личные способности и умения не единственные показатели течения адаптации кандидата. Сотрудник в процессе своей деятельности подвергается различным влияниями, которые смягчают или обостряют, воздействие того или иного фактора.

Организовывая процесс адаптации сотрудника необходимо осуществлять индивидуальный подход к каждому человеку. Всесторонний и объективный учёт его развития является залогом вовлеченности в деятельность компании в дальнейшем. Поскольку умения человека проявляются в процессе деятельности можно сделать вывод, что чем сложнее и разнообразней деятельность сотрудника в процессе адаптации, тем больше предпосылок к развитию профессионального сотрудника по её окончанию.

В нашей жизни устоялось мнение, что период испытательного срока в новой компании, в течение которого человек проходит основную часть адаптации и зарекомендовывает себя, человек попадает в особые условия существования. Возникает необходимость в познании новых для себя людей, выстраивание с ними коммуникаций, вместо привычного круга коллег с предыдущего места работы, или родственников, вы попадаете в круг людей, в который вам предстоит влиться, зарекомендовать себя.

Перестройка личности, адаптация к новому кругу общения трудоёмкий процесс, который протекает по-разному и зависит от многих факторов:

• коммуникативные навыков человека;

• возрастная группа;

• тип личности: экстраверт или интроверт;

• характер человека;

и т.п.

Наблюдения автора показывают, что успешность перестройки личности новому окружению в значительной степени зависят от среды, в которую попадает человек претендующий на должность. Так, если кандидат оказывается в условиях чрезмерной опеки, когда окружающие, или наставник, или руководство, из добрых побуждений берут на себя заботу о кандидате, если при этом он не включается в реальные процессы компании, с которыми ему предстоит иметь дело в реальных условиях, не установил контактов с внешней и внутренней средой компании, процесс приспособления в новой должности происходит медленно и сопряжена с трудностями к моменту столкновения с ними в практике.

Если кандидат проявляет активность, самостоятельность и целеустремленность при выполнении своих обязанностей, то стимулирует раскрытие внутренних резервов, кроме того, практическая деятельность не только убеждает сотрудника в его возможностях, но и вводят его в определенные действенные отношения с другими людьми: коллегами, клиентами.

Таким образом, практическая деятельность, стимулируемая необходимостью доказать свою нужность на новом месте работы, и осознаваемая кандидатом как полезная, создает предпосылки для успешного приспособления человека к новым условиям труда.

Не следует сводить деятельность кандидата исключительно к выполнению его основных задач, хотя естественно, им должно быть посвящено максимальное время адаптации, однако, они не обеспечивают всестороннего развития сотрудника. Нужно сочетать основную деятельность с общественной, например выделить зону ответственность: работа с рекламациями, инвентаризация склада. Активное участие новичка в общей деятельности компании способствует воспитанию у них оптимизма, чувства полезности в коллективе.

Успеха достигают лишь те, кто ставит перед собой задачи, имеет перспективу. Такая устремленность в будущее не возникает сама по себе, она результат воздействия окружающей среды.

Если кандидат оказывается в окружении коллег, прошедших подобный путь и достигший успехов, если он осознает свою роли и значение в общественном деле, если, что особенно важно, сотрудник обладает идейной убежденностью, он, как бы приобретает зримые, конкретные контуры своей цели в компании.

Принципы адаптации сотрудника.

Подготовка сотрудников способных быстро приступить к выполнению своих задач, возможна при четком определении целей, принципов и путей развития специалиста на занимаемой им должности и отрасли в целом. Адаптация специалиста должна состоять из комплекса направленного воздействия на мотивацию, способности, особые умения и навыки кандидата, конечной целью которых является становление сотрудника как профессионала в отрасли. Овладение сотрудниками определенных умений, знаний и навыков непосредственно связанной с их деятельностью, и освоение смежных специальностей.

Адаптационная работа происходит с три этапа:

• базовая;

• стандартная;

• специальная подготовка.

Первый этап – «базовый». Воспитание у кандидата моральной готовности к выполнению своих функций на основе статистических данных коллег, выполняющих аналогичные задачи. Например: количество звонков за день по новым клиентам, выставление счетов в день по действующим клиентам, подготовка определённого количества актов сверки, инвентаризация складских остатков и тп.

Второй этап – «стандартный». Обучение стажеров умениям и навыкам позволяющие им выполнять свои функции. Например: технология звонка, работа с возражениями, коммуникация с поставщиками, изучение маркировки и расположение продукции.

Третий этап – «специальная подготовка». Обучение профессиональному мастерству. Например: как отстраняться от конкурентов, как договариваться с контактным лицом, производить комплектацию с сборку заказа, сдача налоговой документации в бухгалтерию.

Каждый этап требует формирования информационной базы для подготовки специалистов: очные и заочные курсы подготовки – лекции, тренинги, деловые игры, видео и аудио записи для самостоятельной подготовки

Все этапы адаптационной работы взаимосвязаны. Они могут выполняться последовательно, или заменяя один на другой, что зависит от уровня подготовки кандидата, его степени готовности к выполнению своих функций.

Этапы подготовки, несмотря на различные уровень, базируются на общих принципах.

Основные принципы адаптационной программы

Принцип сознательности – предполагает направленное формировании у сотрудника корпоративной идеологии компании, воспитание активной жизненной позиции.

В какой компании он собирается работать, какой вклад может сделать, а главное: какой результат от него ждут. И действительно, компании тратят колоссальные средства для формирования имиджа в головах своих покупателей в то время, как на адаптацию нового персонала отдельного бюджета не выделяют. Пытаясь «кое-как» подготовить сотрудника, ожидать великих достижений не стоит.

Принцип познавательной и общественной активности – требует включение кандидата в активную и самостоятельную практическую деятельность.

Безоговорочно, в компании в целом, либо как минимум говоря о различных её подразделениях, обязана существовать понятная всем модель поведения. Если культивируется демократический стиль управления, то он должен быть не менее бюрократизирован, чем авторитарная. Кому и каким способом донести свои идеи, предложения и форма их подачи должны стать понятны сразу по приходу в коллектив нового члена команды. Положительным элементом станет наличие истории ранее внедрённых новшеств – кем и когда были предложены, какой положительные эффект от внедрения дали, как был поощрён сотрудник, инициировавший предложение.

Принцип индивидуализации – учёт особенностей и сильны сторон каждого кандидата в процессе работы.

За невероятно трудоёмкой работой, которая зачастую требует от руководства длительного наблюдения за персоналом, кроется масса возможностей для адаптируемого и развития компании. Раскрывать и развивать сильные стороны персонала и сдерживать деструктивные – задача ведущая к созданию благоприятного климата в коллективе, а наличии системности, способствует масштабированию её в дальнейшем.